10 مزايا اتباع الهيكل البيروقراطي لإدارة منظمتك

مزايا اتباع الهيكل البيروقراطي لإدارة منظمتك!

الشكل التقليدي يعني بنية بيروقراطية حيث يكون هناك تسلسل هرمي للسلطة والمسؤولية وتتدفق الاتجاهات في المقام الأول من الإدارة العليا إلى المستويات الأدنى من العمال من خلال رتبها الهرمية. هذه المبادئ التوجيهية هي:

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg

1. يجب أن يتم تحديد خطوط السلطة بوضوح ويجب أن تكون من أعلى إلى أسفل المنظمة:

ويعرف هذا المبدأ باسم المبدأ القياسي ويشار إلى خط السلطة باسم تسلسل القيادة. يتم اتخاذ القرارات الرئيسية ويتم صياغة السياسات على مستوى الإدارة العليا ويتم ترشيحها من خلال مستويات الإدارة المختلفة للعمال. يجب تحديد خط السلطة بوضوح بحيث يعرف كل شخص في هذه السلسلة القيادية سلطته وحدوده.

2. يجب على كل شخص في المنظمة إبلاغ مدير واحد فقط:

ويعرف هذا بمبدأ "وحدة القيادة" ويعرف كل شخص من الذي يقدم التقارير له ومن الذي يقدم التقارير إليه. هذه العملية تقضي على الغموض والارتباك الذي يمكن أن ينتج عندما يكون على الشخص أن يقدم تقارير لأكثر من رئيس واحد.

3. يجب تحديد مسؤولية وسلطة كل مشرف بوضوح وكتابة:

سيوضح هذا الدور الدقيق للمشرف فيما يتعلق بحدود سلطته. تُعرّف السلطة بأنها "الحق الرسمي في طلب إجراء من الآخرين" ، والمسؤولية هي مسؤولية هذه السلطة. مع وجود سلطة ومسؤولية محددة بوضوح ، سيكون من الأسهل على المشرف تتبع المشكلات ومعالجتها واتخاذ قرارات سريعة عند الضرورة.

4. كبار المديرين مسؤولون عن أعمال مرؤوسيهم:

لا يمكن للمدير أو المشرف أن ينأى بنفسه عن أفعال مرؤوسيه. ومن ثم ، يجب أن يكون مسؤولاً عن أفعال مرؤوسيه.

5 - ينبغي تفويض السلطة والمسؤولية إلى الحد الأقصى من التسلسل الهرمي قدر الإمكان:

هذا سيضع قوة اتخاذ القرار بالقرب من العمليات الفعلية. وهذا من شأنه أن يمنح الإدارة العليا مزيدًا من وقت الفراغ لتكريسه في التخطيط الاستراتيجي وصنع السياسات بشكل عام. هذا ضروري بشكل خاص في المنظمات الكبيرة المعقدة. يُعرف هذا المبدأ باسم "اللامركزية في السلطة" مقارنةً بالسلطة المركزية حيث يتم اتخاذ جميع القرارات في القمة.

6. يجب أن يكون عدد مستويات السلطة أقل ما يمكن:

وهذا من شأنه أن يجعل التواصل أكثر سهولة وضوحًا واتخاذ القرار بشكل أسرع. عادةً ما تؤدي سلسلة الأوامر الطويلة إلى "الانطواء" ، لأن المسؤوليات ليست محددة بوضوح وبالتالي تصبح غامضة. وفقا لغيلمور ، فإن معظم المنظمات لا تحتاج إلى أكثر من ستة مستويات من الإشراف بما في ذلك مستوى الرئيس.

7. يجب تطبيق مبدأ التخصص حيثما أمكن:

تقسيم دقيق للعمل يسهل التخصص. يجب تعيين وظيفة واحدة لكل شخص حيثما كان ذلك ممكنًا. هذه القاعدة تنطبق على الأفراد وكذلك الإدارات. ستؤدي العمليات المتخصصة إلى الكفاءة والجودة. ومع ذلك ، يجب ربط كل مجال من مجالات التخصص بالنظام المتكامل الكامل عن طريق تنسيق جميع أنشطة جميع الإدارات.

8 - ينبغي أن تظل وظيفة الخط ووظيفة الموظفين منفصلة:

سيؤدي تداخل هذه الوظائف إلى غموض. وظائف الخط هي تلك التي تشارك مباشرة في العمليات التي تؤدي إلى تحقيق أهداف الشركة.

وظائف الموظفين هي مساعدة لوظيفة الخط وتقدم المساعدة والمشورة. على سبيل المثال ، الوظائف القانونية والعلاقات العامة والترويجية هي جميع وظائف الموظفين. وينبغي تنسيق أنشطة المديرين المباشرين ومديري الموظفين من أجل تحقيق نتائج متآزرة.

9. يجب أن يكون نطاق السيطرة معقولًا ومتماسكًا:

يحدد "نطاق السيطرة" عدد المراكز التي يمكن تنسيقها من قبل مسؤول تنفيذي واحد. قد يكون نطاق السيطرة ضيقًا حيث يوجد عدد قليل نسبيًا من الأفراد الذين يرفعون تقاريرهم إلى المدير نفسه أو قد يكون واسعًا حيث يخضع العديد من الأفراد لإشراف المدير نفسه.

ومع ذلك ، فإن مثل هذا المدى من السيطرة سيعتمد على تشابه أو اختلاف مواقف المرؤوسين ومدى ترابط هذه المواقف. وكلما كانت هذه المواقف أكثر ترابطًا ، كان التنسيق أكثر صعوبة. في مثل هذه المواقف المتشابكة ، من المستحسن أن لا يكون هناك أكثر من خمسة أو ستة من الأتباع الذين يعملون تحت أي مسؤول تنفيذي واحد.

10. يجب أن تكون المنظمة بسيطة ومرنة:

يجب أن تكون بسيطة لأنه من الأسهل إدارتها ويجب أن تكون مرنة لأنها يمكن أن تعتمد بسرعة على الظروف المتغيرة. ينبغي أن يكون من السهل توسيعه أو تخفيضه حسب الطلب في الأوقات. وعلاوة على ذلك ، فإن البساطة ستجعل الاتصال أسهل وأكثر سرعة ودقة ، وهو أمر ضروري للمنظمات الناجحة.

في حين أن هذه المبادئ ، بشكل عام ، تنطبق على المنظمات الكلاسيكية كما اقترح كل من فريدريك تايلور وهنري فايول ، وتم اعتمادها لتسهيل الإدارة ، فقد تطورت بعض المبادئ الحديثة التي أصبحت جزءًا لا يتجزأ من معظم المنظمات الحديثة.

هذه المبادئ الجديدة لصنع القرار التشاركي ، وتحديات العمل الصعبة ، والإدارة بالأهداف ، واللامركزية في السلطة ، وسرعان ما تم دمجها مع المبادئ التقليدية. والفكرة هي تحفيز الإبداع وتشجيع النمو وتحسين الاستفادة من جميع الموارد في الوصول إلى أهداف المنظمة.