16 نصائح سريعة لإجراء اجتماع فعال (مع قائمة مرجعية)

الاجتماع الفعال هو رضيع الجميع ، وليس فقط رئيس مجلس الإدارة أو الجهة الراعية له. نحن نحصد ما رأيناه.

1. وضوح الهدف:

يجب أن تكون أهداف الاجتماع واضحة ويجب أن يتم توضيح النهج بشكل جيد. ثم يمكن أن تكون المناقشة موجهة نحو الهدف.

2. رئيس مناسب:

يجب أن يتناسب الرئيس مع هذه المناسبة. اختارت إنجلترا تشرشل كرئيس وزراء في زمن الحرب ولكن عندما تم تأسيس السلام.

3. إحاطة جيدة:

يجب أن يكون جميع الأعضاء على إحاطة جيدة وتشجيع للمساهمة في الاجتماع.

4. ضمان الالتزام بالمواعيد:

بما أن وقت الجميع مشترك ، يجب على الرئيس اتخاذ خطوات لضمان الالتزام بالمواعيد. يجب أن يكون هناك مكافآت لها والعقوبات (حتى لو كانت دقيقة) لعدم الحفاظ عليها من العادة المطلقة.

5. إدارة الوقت:

لكي يبدأ وينتهي في الوقت المحدد وينصف جدول الأعمال ، يجب على الرئيس أن يحدد الوقت بشكل جيد. يجوز تخصيص البنود الفردية على جدول الأعمال في وقت محدد لتحقيق التوازن بين تخصيص الوقت.

6. لديك استراتيجية:

منذ قدوم الكريكت ليوم واحد ، كنا نسمع عن الإستراتيجية كثيراً. يجب أن يكون للقاء الموصل إستراتيجية سابقة التخطيط لكيفية التعامل مع أشخاص معينين ، وبعض القضايا ، وبعض المواقف المتوقعة.

7. قرارات واضحة:

يجب أن تكون القرارات واضحة وتخصيص الواجبات حسب المقدرة والاستعداد. يجب أن يكون هناك التزام واضح من الأعضاء.

8. الروح الديمقراطية:

الديمقراطية هي من أجل التنمية العادلة للجميع. دع الجميع يساهمون ، يتم تمثيلهم ، في تناول قرارات الاجتماع.

9. تشجيع الاستماع:

يتم تشجيع الاستماع عندما تكون الأشياء ذات أهمية للجميع. لكن الدوافع المختلفة تجذب الناس المختلفين. غير المستمعين يواجهون احتمال الرفض والرقابة.

10. حل النزاعات:

ينبغي حل صدام الآراء. بدلا من تحريك القضايا ، يمكن للمرء أن يجتمع بها وجها لوجه.

11. اشرح الجوانب الإيجابية والسلبية:

يجب على الرئيس أو المتحدث المطلع أن يشرح الصالح في الفكرة وكذلك السيئ. السياسة القائمة على القضية هي الأفضل. يجب تشجيع المقاربة العقلانية والحرجة والمعرفة وغير العاطفية.

12. استخدام الاختلافات:

إذا نشأ خلاف في الإجراءات ، فقد يكون مصدرًا لفكرة أفضل.

13. ملاحظات غير شخصية:

لا يحتاج العضو إلى الدخول في الحياة الشخصية للآخرين عندما يكون الاجتماع حول القضايا ، وليس الحياة الشخصية لأي شخص.

14. إعطاء خيار متعدد:

لإعطاء الأعضاء الشعور باختيارهم وقررتهم ، من المفيد منحهم خيارات مختلفة والوصول إلى الأفضل.

15. تحقيق الذات:

يجب أن يكون الاجتماع مستوفيًا من حيث جودة القرارات وجودة المشاركة. في جو ودي ، برئاسة غير متحيزة ، فإن هذا الشعور أسهل في التطور. يحتاج الأعضاء إلى رضاهم العاطفي.

16. احصل على الحلول النهائية:

بدلاً من الحلول أو الحلول الوسطى في منتصف الطريق ، يجب اتخاذ حلول حاسمة.

المزالق:

في أثناء عقد الاجتماع ، يجب أن نحافظ على:

(أ) بداية متأخرة

(ب) الانغماس في القضايا الثانوية

(ج) تجاوز الحد الزمني

(د) الانقطاعات

(هـ) الاحتكار من قبل عضو أو مجموعة فرعية

(و) عبر الحديث

(ز) الكلام الملموس

(ح) الاضطرابات العاطفية

(1) رئاسة ضعيفة أو متحيزة

(ي) غياب اللاعبين الرئيسيين

(ك) جدول أعمال طموح للغاية

(ل) الاجتماع كبديل للتفكير والعمل (نوع من صب المشاكل على مجموعة وإيجاد كبش فداء)

قائمة مرجعية لإجراء الاجتماعات الجيدة:

بصفتك منظمًا للاجتماعات ، قد تجد هذه القائمة مفيدة.

1. ينبغي ترتيب الكراسي ، الطاولات ، إلخ.

2. إذا كان للأعضاء أن تحمل لوحات تحمل أسماء وشارات وما إلى ذلك ، ينبغي ترتيب هذه.

3. وينبغي توفير المواد القرطاسية مثل الدبابيس والمشابك والشريط اللاصق ، ورقة ، والأقلام ، وما إلى ذلك.

4. يجب اختبار نظام العنوان العام.

5. للإسقاط البصري ، يجب اختبار الجهاز.

6. يجب أن تكون عناصر العرض جاهزة ، وعند الضرورة ، ثابتة.

7. يجب أن تكون القاعة نظيفة ومجانية لسهولة الحركة. لا أسلاك على الأرض حيث يمكن للمرء أن رحلة.

8. يجب أن تكون هناك ترتيبات لتناول الوجبات الخفيفة والمياه وغيرها ، إذا لزم الأمر. يعتقد البعض أنه "لا اجتماع بدون أكل".

9. التأكد من حصول الأعضاء على إشعار. التأكد من أنهم يأتون جاهزين. توقيت هاتفك لهو أمر مهم.

10. يحتاج الخبراء الخارجيون إلى معالجة خاصة. يجب اتخاذ الترتيبات لتلقي ومرافقتهم.

11. على المرء أن يرى الإضاءة والتهوية والصوتيات (انتشار الصوت) ودرجة حرارة مكان اللقاء.

12- إن تنظيم اجتماع كبير هو في حد ذاته وظيفة للجنة. على المرء أن يرى أن المنظمين المشتركين لديهم إحاطة جيدة وأن خطوط الاتصال مفتوحة معهم.

13. بعد الاجتماع ، يجب أن تكون إجراءات المتابعة سريعة. إن نجاح اللقاء والثناء عليه قد يجعلنا نشعر بالرضا الذاتي لدرجة أننا قد نصبح عاطلين عن العمل.

14. على المرء أن يتابع خطة العمل عن طريق تشكيل سلسلة إشراف. وهذا من شأنه أن يزيل النقد الأكثر أهمية الذي ينطبق حتى على الاجتماعات التي يتم إجراؤها بشكل جيد - كل الكلام دون أي إجراء.