3 مكونات اجتماع العمل: إشعار وجدول الأعمال والدقائق

بعض المكونات الرئيسية لاجتماع العمل هي: 1. إشعار الاجتماع ، 2. جدول أعمال الاجتماع و 3. محضر الاجتماع

إشعار الاجتماع:

عند عقد اجتماع ، يجب إرسال إخطار إلى جميع الأشخاص الذين سيحضرونه.

يجب أن تستوفي هذه الشروط:

1. يجب أن يكون تحت سلطة مناسبة

2. يجب أن يذكر اسم المنظمة

3. يجب أن يذكر اليوم والتاريخ والوقت والمكان. أيضا ، في بعض الأحيان ، كيفية الوصول إلى المكان

4. يجب أن يكون في وقت مبكر. بعضها يتطلب إشعارًا لمدة سبعة أيام ، أي حوالي 48 ساعة.

5. يجب أن يذكر الغرض ، وإذا أمكن ، جدول الأعمال

6. يجب أن تحمل تاريخ التداول وتوقيع أمين / أمين

7. يجب أن تذهب إلى جميع الأشخاص المطلوبين في الاجتماع

8. يجب أن يذكر TA / DA إلخ. مستحق الدفع والترتيبات الخاصة بذلك

من الناحية العملية ، من الضروري التأكد من وصول الإشعار في الوقت المناسب. ويمكن أن يتم ذلك عبر الهاتف. قسم الإرسال والوظيفة عرضة للتأخير

وكثيراً ما نجد أنه بين تاريخ رسالة من إحدى المنظمات العامة الرئيسية وعلامة البريد على الرسالة ، هناك فجوة تتراوح بين 10 و 12 يومًا. يجب ألا يصل الإشعار الذي يجب أن يصل إلى سبعة أيام قبل الاجتماع سبعة أيام بعد الاجتماع.

جدول أعمال:

وكما ذُكر آنفاً ، فإن جدول الأعمال هو قائمة البنود التي يتعين النظر فيها في الاجتماع. يطلق عليه أيضا الأعمال أو ترتيب الأعمال. انها تأتي من الكلمة اللاتينية agendum (المفرد) والتي تعني "شيء يجب القيام به". لكن جدول الأعمال (صيغة الجمع اللاتينية) يستخدم كاسم مفرد.

إنها خريطة الطريق للاجتماع. إشعارات العينة أعلاه تحتوي بالفعل على تلميح لكيفية كتابتها. قد يكون جدول الأعمال جزءًا من الإشعار أو يمكن إرفاقه كمرفق. يقوم منظم الاجتماع / السكرتير بإعداده بالتشاور مع الرئيس والحصول على موافقته.

يجب أن تغطي بنود جدول الأعمال كل ما هو ضروري للنظر في ذلك الوقت. اجتماعات تأخذ الوقت والجهد لترتيب ؛ وبالتالي يجب أن يكون جدول الأعمال مدروسًا بشكل جيد.

يمكن استنباط العناصر من:

(أ) الدقائق السابقة

(ب) الاقتراحات الواردة

(ج) الإجراءات والأحداث منذ الاجتماع الأخير

(د) مراسلات المنظمة

يحتوي جدول الأعمال على عناصر روتينية بالإضافة إلى عناصر خاصة.

فيما يلي بعض الإرشادات لإدراج العناصر:

1. اعتذارات من الأعضاء الغائبين (لا حاجة لكتابة سابقًا)

2. التعازي إن وجدت (قد تكون أو لا تكتب سابقا)

3. القراءة والموافقة على محضر الاجتماع الأخير

4. المسائل الناشئة عن محضر الاجتماع السابق (لا داعي ذكر هذا دائمًا)

5. العناصر العاجلة وغير المثيرة للجدل

6 - المسائل التي تتطلب مناقشة ومناقشات عن كثب

7. أي بنود جديدة في الموقع بموافقة الرئيس

8. موعد اللقاء التالي.

البند الأخير في الاجتماع هو تصويت بالشكر لرئيس مجلس الإدارة ولكن هذه الحاجة يجب ذكرها. يتم ذكر البنود بإيجاز أو بإتقان وفقا للممارسة أو الحاجة.

النمط المستخدم هو على النحو التالي:

(ط) تعيين مراجعي الحسابات

(2) تعريف الأعضاء الجدد

(3) قراءة دقائق

(رابعا) التفرغ للاعتماد على منح بادمشري له / لها

أو

(ط) قراءة وموافقة محضر الاجتماع السابق

(2) النظر في مشروع الإعلان

(3) تنظيم معسكر للتبرع بالدم

(4) تعيين لجان فرعية للمنافسة الرياضية والمنافسة الموسيقية

يجب أن يكون جدول الأعمال قابلاً للتحكم خلال الوقت الذي يتم التصرف فيه. بعض الأندية لديها حد زمني لمدة اجتماع (على سبيل المثال 90 دقيقة) ، والتي تملي تلقائيا نطاق المناقشة.

محضر الاجتماع:

محاضر الاجتماع هي سجل المناقشات / القرارات الواردة فيه. لديهم وضع رسمي. فهي مفيدة في القانون ، وفي بعض الحالات التي يتطلبها القانون كتابتها. تكون الدقائق نهائية عندما تتم الموافقة عليها من قبل أعضاء المجموعة التي تتعلق بها ، وبشكل عام في الاجتماع التالي ، ويوقعها الرئيس.

حتى لو كانت هناك لحظات عاطفية في اللقاء ، فإن الدقائق مكتوبة بطريقة غير عاطفية ، فهي باردة ، وواقعية ، وغير شخصية ، وغير متحيزة. علاوة على ذلك ، فإن متطلبات الوقت بالنسبة لمعظم الناس هي أن المحضر يجب أن يكون مختصاً ، بحيث يتحول إلى الأساسيات.

فقط بعض المنظمات تتطلب أن تسجل المناقشات التفصيلية كذلك (أي من قال ماذا وماذا كانت ردود الفعل ... حتى تم التوصل إلى القرار). عادة ، جسد سجلات الدقيقة.

(أ) الاقتراحات والتعديلات عليها

(ب) مقدم الاقتراح والمؤيد له

(ج) تفاصيل التصويت ، إن وجدت

(د) التوصيات

(هـ) المقررات / القرارات

(و) المهام المخصصة للأفراد واللجان الفرعية

يجب أن يعطي المحضر الإجمالي ما يلي:

1. اسم المنظمة / الوحدة

2. اليوم والتاريخ والوقت والمكان

3. العدد بالترتيب (مثال: الاجتماع ^{الثالث والثلاثون} ...)

4. أسماء الرئيس والأمين

5. أسماء الأعضاء الحاضرين

6. أسماء الغائب

7. الحضور من خلال دعوة خاصة ، مثل المدقق ، مقدمي الطعام ، الخ.

8. سجل المعاملات (على المبادئ التوجيهية المذكورة أعلاه)

9. توقيع السكرتير وبعد موافقة الرئيس.

نصائح لكتابة الدقائق:

يتم كتابة المحاضر بشكل عام من قبل السكرتير من الملاحظات التي تم أخذها خلال الاجتماع. يمكنه / يمكنها استخدام جدول الأعمال كإطار لكتابتها واستخدام أشكال قصيرة ، اختصار ، إلخ ، لأخذ ملاحظات سريعة ودقيقة. قد يضطر إلى مطالبة الأعضاء بتكرار كلماتهم للحصول عليها بشكل صحيح.

يجب عليه تدوين جميع التفاصيل اللازمة للنسخة العادلة من الدقائق. يمكن كتابة بنود الدقائق تحت عناوين قصيرة مثل تلك المستخدمة في جدول الأعمال.

(أما بالنسبة لقراءتها ، فإن بعض اللجان تقوم بتعميمها مقدما وتقرأها ، وإلا فإن القارئ يجب أن يقرأها بصوت عال وبوضوح وسرعة).

بأسلوب حكيم ، يستخدمون أحد هذه الإنشاءات:

ا. تم الاتفاق على الموافقة على محضر الاجتماع السابق.

ب. تقرر إنشاء لجنة فرعية للنظر فيها

ج. تقرر عقد معسكر للتبرع بالدم في 15 أغسطس. (الفعل يستخدم في الحالة الشرطية: "أن يتم ، يتم تعيينه" ، وما إلى ذلك)

بدلا من ذلك ، ويرد الوصف في صيغة الماضي:

1. دقيقة من اللقاء الأخير:

تلا السكرتير محضر الاجتماع المؤرخ ... وتمت الموافقة عليهما.

2. التبرع المستلم:

أبلغ الرئيس أنه تلقى تبرعا من روبية. 50000 من العضو السابق السيد جوبال راثي.

في وقت الموافقة ، يسأل الرئيس: "هل تقبل الدقائق كما هي؟" أو "أي أمور تنشأ عن الدقائق؟"

إن قدرتك على كتابة دقائق جيدة يمكن أن تكسبك مركزًا في المؤسسة. أيضا ، إذا كنت تشغل منصبا ولا تعرف كيف تكتب دقائق ، فقد تواجه الإحراج.

المؤتمرات:

لمنح وسيلة للتشاور ، ومؤتمر الأعمال هو الجمع بين الأشخاص الذين لديهم هدف تجاري مشترك بهدف التشاور أو المشورة أو التوصية. بالمقارنة مع الاجتماع ، يكون المؤتمر غير رسمي وغالبا ما يكون أكبر بكثير. الغرض منه أقل تحديدًا من هدف الاجتماع.

قد تعقد منظمة مؤتمرات منتظمة (على سبيل المثال سنويًا) حيث يجتمع المندوبون لتبادل وجهات نظرهم ومناقشة خبراتهم وتجميع أفكارهم. المشاركة هي الميزة البارزة في المؤتمر.

ومن الأمثلة على المؤتمرات - مؤتمر مستشاري التأمين على الحياة ، ومؤتمر تجار السكوتر ، ومؤتمر رجال الأعمال الصغار ، ومؤتمر مصنعي الطلاء ، إلخ.

يتم إثراء المندوبين بعروض المتحدثين الرسميين كما في المناقشات غير الرسمية. لكي تكون اللجنة فعالة ، يجب أن يكون لديها حوالي سبعة أعضاء في حين أن المؤتمر قد يكون من 15 إلى 20 مشاركًا أو أكثر.

مزايا المؤتمرات:

(1) تبادل وجهات النظر والخبرات

(2) يتم تقديم جوانب مختلفة من مشكلة مشتركة.

(3) يجوز للإدارة أن تلتقي وتتشاور مع مجموعات خاصة مثل التجار ، العملاء ، قادة النقابات العمالية.

(4) يمكن للمتحدثين الخبراء تقديم المشورة وتنوير المندوبين.

(5) يمكن تقديم التطورات الجديدة والاستراتيجيات الجديدة.

(6) يمكن إزالة الشكوك.

(7) يتم تحفيز الموظفين من خلال المشاركة.

مساوئ المؤتمرات:

(1) عندما يُدعى الموظفون إلى مؤتمر ، قد تتجاوز أهميتهم الذاتية الإدارة وقد تظهر الإدارة حسب وجهات نظرهم.

(2) إذا تم استدعاء الموظف إلى مؤتمر فوق مستوى تفاهمه ، فقد يشعر بأنه في غير مكانه.

(3) إذا كان رئيس المؤتمر غير مستعدين ، فقد لا ينصف الأمور.

أنواع المؤتمرات:

على أساس الهدف ، يمكن تصنيف المؤتمرات على النحو التالي:

1. مؤتمر إعلامي:

في هذا النوع من المؤتمرات ، فإن الهدف هو إعطاء المعلومات إلى الصغار. يمكن نقل السياسات الجديدة والتكنولوجيات الجديدة وإعادة التنظيم وما إلى ذلك أسفل الخط. هذا هو نوع من الاتصال الهبوطي.

2. مؤتمر حول الحل المقترح:

تتم مناقشة مشكلة أو موقف يواجه الشركة مع حل ممكن. تولد الإدارة مناقشة حول الاقتراح بمعرفته بالجدارة.

3. مؤتمر حل المشكلات:

هنا لا يوجد حل جاهز ولكن يتم دعوة الأفكار من المشاركين وإلقاء المناقشة.

4. مؤتمر الموازنة / التنبؤ / التقدير:

عندما ترغب إحدى الشركات في تحديد هدف وتريد تعاون الموظفين ، يتم استدعاء مثل هذا المؤتمر. مع الأخذ بعين الاعتبار الأهداف العامة للشركة ، تتم مناقشة الميزانية / التوقعات / التقدير.

بما أن الموظفين يشاركون في التوقعات ، يمكنهم التحدث عن بيئاتهم الخاصة. أيضا ، من الأسهل الحصول على تعاونهم والتزامهم بعد هذا المؤتمر.

5. مؤتمر التدريب:

التدريب هو نشاط مستمر في منظمة تقدمية. يتم استدعاء المؤتمرات لتدريب المديرين التنفيذيين في مجالات جديدة من الخبرة. يجوز لأي بنك أن يرتب لعقد مؤتمر تدريبي حول إعادة التأهيل الصناعي لضباطه الميدانيين.