5 المبادئ التوجيهية لكل من المجموعات وأعضاء منظمة لتحقيق نتائج فعالة
لكي تحقق المجموعات نتائج فعالة ويصل الأعضاء إلى توافق في الآراء ، تم وضع بعض الإرشادات المفيدة ويجب الالتزام بها.
يقترح سيريل أودونيل بعض المبادئ التوجيهية لتشكيل المجموعات وإجراءات العمل بالإضافة إلى سلوك الأعضاء على النحو التالي:
للمجموعات:
1. يجب تحديد أهداف المجموعة أو اللجنة بوضوح بحيث يمكن أن تركز المناقشة على هذه الأهداف.
2. يجب تحديد سلطة اللجنة. هل تشكلت اللجنة فقط من أجل التوصية بالحلول أم أنها مخولة بتنفيذ قراراتها؟
3. يجب تحديد حجم المجموعة بعناية. إذا كانت الإدارات المختلفة ، تشارك ، قد يكون من الضروري التمثيل الصحيح من كل قسم. عادة ما تكون المجموعات المكونة من سبعة إلى عشرة أعضاء كافية.
4. يجب تعيين قائد المجموعة أو اختيارها على أساس قدرته على إدارة الاجتماع. يجب أن يكون لديه الخبرة الفنية وكذلك المهارات في العلاقات بين الأشخاص.
5- ينبغي إرسال جدول الأعمال الدقيق للاجتماع إلى جميع الأعضاء وينبغي توفير جميع المواد الداعمة للاجتماع. يجب الحفاظ على سجل مكتوب للجوانب الهامة للمناقشة.
للأعضاء:
1. يجب على الأعضاء التأكد من أن الأجواء في اجتماعات اللجنة مريحة وغير رسمية.
2. يقوم كل عضو بدور نشط في المناقشة ويوضح موقفه بوضوح ومنطقي. كما أنه يستمع إلى أي ردود أفعال بهدوء ويعطي وجهات نظر مضادة ، إن وجدت.
3. لا يجب على العضو التنازل ببساطة عن التناغم. لا ينبغي تجاهل الخلافات ، ولكن يجب حلها. يجب توجيه النقد نحو القضايا وليس على الأشخاص.
4. يجب على الأعضاء التأكد من أن قائد المجموعة لا يسيطر بشكل مفرط. آرائه لا ينبغي اعتبارها نهائية. يجب التعامل مع وجهات نظره بنفس الطريقة مثل أي آراء الأعضاء الآخرين.
5. يجب على الأعضاء التأكد من أن الخلافات لا تنطوي على شخصيات ، ولكن فقط الآراء. وعلاوة على ذلك ، ينبغي ألا تستمر هذه الخلافات لأسباب شخصية بعد انتهاء الجلسات ، وإلا فإن هذه لن تكون مدمرة تقنياً واجتماعياً فحسب ، بل قد تؤدي أيضاً إلى اختلافات غير ضرورية مع نفس الأشخاص في الاجتماعات المقبلة.
يجب أن يكون هناك روح التعاون بدلا من المنافسة بين الأعضاء. ومن شأن هذا التعاون أن يؤدي إلى مزيد من الاستجابة الإيجابية لبعضهم البعض ، واحترام آراء بعضهم البعض ، والمزيد من المشاركة والالتزام بالمهمة الحالية وزيادة الرضا عن نجاح المهمة.
هذه المبادئ التوجيهية عند اتباعها بشكل صحيح يجب أن تحسن كفاءة وفعالية الفرق.
