6 المبادئ الرئيسية للشراء

تلقي هذه المقالة الضوء على المبادئ الستة الرئيسية للشراء في إدارة المواد. المبادئ هي: 1. نوعية الحق 2. الكمية الصحيحة 3. السعر المناسب 4. المصدر الصحيح 5. الوقت المناسب 6. المكان المناسب.

مبدأ الشراء # 1. الحق الجودة:

تم تعريف الجودة على أنها القدرة على القيام بشيء معين أو القدرة على تلبية حاجة معينة.

بمعنى آخر ، الجودة تعني القيمة المفيدة لشيء محدد لغرض محدد لتحقيقه.

نقطة الانطلاق لتحديد جودة المواد المطلوبة في المؤسسة هي الاستخدام النهائي ، أي ما يُراد عمله أو إنجازه.

ثم يتعين علينا تحديد مواصفات وهذا هو نوعية كل شيء. تعتبر المواصفات النوعية الكاملة والكاملة جزءًا أساسيًا من عقد الشراء.

جودة المادة لها علاقة مباشرة مع استخدامها النهائي. بعبارة أخرى ، تعني الجودة غير اللائقة أن المنتج النهائي إما جيد جدًا أو سيئ جدًا لغرض معين. كلاهما له تأثير مباشر على التكاليف والقدرة التنافسية للمنتج النهائي. في حالة واحدة ، فإن بعض التكلفة الإضافية يجب أن تجعل الجودة أكثر مما هو ضروري ، وفي حالة أخرى ، سوف تعاني جودة المنتج الذي يتم تكبده.

يمكننا التعبير عن الجودة بطرق مختلفة ، مثل الأبعاد ، والأوزان ، والمقاييس ، والخصائص الكيميائية ، والخصائص الفيزيائية ، والقوة ، والطاقة ، والحدود والتسامح ، والصلابة ، والانتهاء ، واللون ، والسعة ، والمتانة ، وخصائص الأداء ، والمظهر ، والتصميم ، إلخ.

يجب تحديد متطلبات الجودة أولاً ثم تحديدها بشكل صحيح. الغموض في تحديد الجودة هي واحدة من المشاكل الرئيسية في الشراء. يمكن تجنب ذلك من خلال التأكد من أن المورد يفهم تمامًا ما هو مطلوب من قبل المشتري. إذا كان المورد لا يفهم متطلبات الجودة بشكل صحيح ، سيتم توفير أنواع معينة من المواد الخاطئة.

هذا ، بدوره ، قد يؤدي إلى مشاكل مختلفة مثل وقف الإنتاج ، ورفض المنتج النهائي (ق) من قبل الناس مراقبة الجودة ، وظهور خردة كمية (نسبة) عالية ، في نهاية عملية الإنتاج. كل هذه الكمية تضيع.

الجودة الصحيحة تعني أن الجودة يجب أن تكون صحيحة ، وليست عالية جدًا أو منخفضة جدًا. دائماً ما ترغب عملية الإنتاج في الحصول على أفضل جودة من أجل التأكد من أن المنتج النهائي هو الأفضل جودة في حالة قطع الغيار والمكونات. من الضروري التأكد من أن الماكينة لا تخرج عن نطاق السيطرة بسبب سوء نوعية هذه المواد.

من المهم أن يعرف المشتري الغرض الدقيق الذي تتطلبه المواد ويجب عليه محاولة إقناع الناس بالانتاج لقبول المواد التي تخدم الغرض. وفي الوقت نفسه ، يجب ألا يتعامل مع أي مخاطرة لا مبرر لها في شراء مواد رديئة قد تكون أكثر تكلفة على المدى الطويل.

في حالة الشك ، يجب عليه مناقشة الأمر مع شخص الإنتاج وجمع المعرفة منه فيما يتعلق بالاستخدام. يجب أن يكون لدى المشتري أيضًا معرفة بالمواد من مختلف العلامات التجارية ، فضلاً عن المواصفات المتوفرة في السوق.

مبدأ الشراء # 2. الكمية الصحيحة:

يجب أن يشتري المشتري المواد بالكمية المناسبة لضمان عدم توقف الإنتاج أو عدم تكديس المخزون الإضافي. عادة ، يقوم جناح مراقبة المخزون في قسم الشراء (المخازن) بإصلاح كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) ، أي الكمية التي يجب شراؤها في كل مرة للحصول على أقصى فائدة بأقل تكلفة إجمالية.

هذا الشرط مذكور في أمر الشراء ومن الضروري أن نرى تسليم المواد.

مبدأ الشراء # 3. السعر المناسب:

ليس من السهل تحديد السعر المناسب للمواد. ومع ذلك ، من خلال تحليل التكلفة والقيمة يمكن للمرء أن يخمن ما ينبغي أن يكون العنصر تكلفة. بعد ذلك ، ستحدد مهارة التفاوض لدى المشتري وعلاقاته مع المورد وطبيعة المنافسة في السوق سعر الشراء الفعلي.

تُعد هذه الوظيفة ذات أهمية قصوى لأن هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه المشتري مفيدًا جدًا للشركة. ولكن لتنفيذ هذه الوظيفة بشكل صحيح ، يجب أن يكون لدى المشتري فكرة شاملة عن أسعار السوق ، خاصة الأسعار الحالية للمواد الخام ، والاتجاهات المستقبلية المحتملة ، والظروف البيئية التي تؤثر على الأسعار. لا يجب على المشتري أن يجبر البائع على قبول أي سعر مقتبس من قبل المورد. هناك طرق مختلفة لتحديد السعر المناسب.

قد يُطلب من المورّد تقديم تفاصيل عن أسعار المواد الخام ، والتكاليف العامة ، والأرباح ، وما إلى ذلك ، ويتعين على المشتري التحقق من بنود التكلفة المختلفة بمقارنتها بالبيانات المتاحة. قد يأخذ أيضا مساعدة من قسم الإنتاج. في بعض الحالات المناقصة لعدد كبير من الموردين قد يساعد أيضا في الحصول على السعر الصحيح.

ومع ذلك ، يجب على المشتري استخدام حكمه لأن الموردين في كثير من الأحيان يشكلون كارتل أو جمعية (حلقة) وهم يقتبسون الأسعار المرتفعة. هذا من شأنه أن يشكل مشكلة خطيرة للغاية. يمكن للمشتري إما كسر الحلقة أو استدعاء جميع مقدمي العروض لخفض أسعارها على أساس عقلاني. لشراء المواد الهندسية يجب أن يكون لدى الفرد المعرفة التقنية الأساسية للتعامل مع الموردين.

ينبغي للمرء أن يكون لديه فكرة عن السعر المناسب للمواد ، وينبغي مقارنة الأسعار الحالية بالأسعار الماضية لمعرفة مدى ارتفاع الأسعار خلال فترة زمنية معينة.

مبدأ الشراء # 4. المصدر الصحيح:

المصدر الصحيح يعني المصدر الموثوق به في جميع النواحي مثل الجودة والتسليم وخدمة ما بعد البيع ، وما إلى ذلك. من الواضح أنه عندما تتم جميع الأشياء الأخرى بشكل صحيح (أي اختيار الجودة والكمية والأسعار الصحيحة) ، يجب أن يكون مصدر الإمداد من مكان الحصول على المواد صحيحًا بشكل تلقائي.

ومع ذلك ، هناك حالات يحدث فيها الشذوذ ولذلك ، فمن الضروري الحصول على المواد من المصدر الصحيح.

يجب على المورد المناسب استيفاء الشروط الأساسية التالية:

(أ) يجب أن يكون مجهزاً بالكامل لتصنيع وتوريد المواد المطلوبة.

(ب) يجب عليه النظر في مصلحة الشركة ومساعدة المشتري كلما كان هناك أي مجال لتخفيض التكاليف عن طريق توفير مواد بديلة مناسبة لهذا الغرض.

(ج) يجب عليه أيضا مساعدة المشتري في أبحاث السوق.

(د) يجب أن يكون مهذبا.

(هـ) يجب أن يكون في وضع يمكنه من مساعدة المشتري في تحسين المفاوضات المتعلقة بالتسليم متى كان ذلك ضروريا.

(و) يجب أن يكون رجل نزاهة.

لاختيار المصدر أو تطوير المصدر الصحيح للإمداد ، يمكن الحصول على معلومات أولية حول اسم وعنوان الموردين بمساعدة ما يلي:

(1) كتالوج الموردين

(2) طلب التجارة والدلائل

(3) المجلات التجارية

(4) الصفحات الصفراء لدليل الهاتف

(5) ملفات البائعين

(6) أدلة المشترين

(7) مندوب مبيعات

(8) المعارض التجارية - المعارض التجارية الصناعية

(9) موظفي الشركة

(10) لقاء البائع المشتري

(11) شراء الادارات من المنظمات المماثلة.

هناك طرق مختلفة للتحقق من الموردين المناسبين. يتم إعطاء نماذج تسجيل البائعين النموذجية إلى المورد من قِبل قسم المشتريات. مثل هذه النماذج يجب أن تعطي كل المعلومات الضرورية كما هو مطلوب من قبل المشتري.

عند استلام الاستمارة كاملة ، يجب على ممثل المشتري الاتصال في مقر البائع وتقديم تقريره (يحتوي على جميع النتائج التي توصل إليها).

يجب عليه التأكد من العوامل التالية خلال زيارته وتفتيشه في مصنع المورد:

(1) الدراية الفنية للمورد فيما يتعلق بتصنيع المواد.

(2) القدرة المالية للمورد للقيام بهذه المهمة.

(3) الإعداد التنظيمي والقوة العاملة للمورد.

(4) سجلات الأداء السابق للمورد في تسليم المواد في الوقت المناسب وبالكمية والكمية المناسبين.

(5) القدرة على توصيل المواد على الفور وبالكمية المطلوبة.

(6) وحدة التصنيع الخاصة.

(السابع) نظام مراقبة الجودة للشركة.

(8) الموظفين والقدرة الخطية للشركة.

(9) مستوى الخدمة.

(x) تاريخ علاقات العمل في الشركة.

إذا كان هذا التقرير يلبي حاجة تلك الشركة بعينها ، فيجوز تسجيل البائع في قائمة الموردين المعتمدين وإصدار أمر محاكمة. ينبغي الحكم على أداء البائع فقط بعد تنفيذ أوامر مرضية وفي الوقت المناسب.

قد يصبح المورد المناسب اليوم موردًا خاطئًا في العام المقبل. كضمان ضد هذه الإمكانية ، يجب أن تحتفظ إدارة المشتريات أيضًا بسجل لأداء الموردين المختلفين. هناك بعض الطرق النموذجية لتقييم أداء المورد. وعلاوة على ذلك ، يمكن استخدام معايير أو معايير مختلفة لمقارنة مورد واحد بآخر.

مبدأ الشراء # 5. الوقت المناسب:

مثلما يضطر المرء إلى شراء المواد بالكمية الصحيحة ، يجب عليه أيضًا الحصول عليها بالضبط عند الحاجة. مرة أخرى يتم تحديد مواعيد التسليم من قبل الشركة أو إدارة مراقبة المخزون. إنه من واجب إدارة المشتريات الأساسي متابعة الأوامر وضمان بقاء تدفق المواد دون تغيير.

يجب أيضًا ملاحظة أنه يتم تسليم المواد بالضبط في الوقت المناسب. تعتبر هذه الوظيفة مهمة جدًا في الهند حيث يفشل الموردون في الحفاظ على جدول التسليم.

مبدأ الشراء رقم 6. المكان المناسب (التسليم):

مهمة قسم الشراء لم تنته حتى يتم تسليم المواد في المكان المناسب. لذلك ، يصبح هذا أيضًا الوظيفة الأساسية لقسم الشراء. لنفترض أن نزول قسم المشتريات في منطقة تاراتالا في كلكتا ، وتم حجز المواد إلى محطة هوراه للسكك الحديدية. يجب التأكد من أن يتم مسح المواد من هوراه وتسليمها إلى النزول.