6 أهم تقنيات نظام مراقبة المخزون
بعض من أهم تقنيات نظام مراقبة المخزون هي: 1. إعداد مستويات المخزون المختلفة. 2. الاستعدادات لميزانيات المخزون. 3. الحفاظ على نظام المخزون الدائم. 4. وضع إجراءات الشراء المناسبة. 5. معدلات دوران المخزون. و 6. تحليل ABC.
1. إعداد مستويات المخزون المختلفة:
لتجنب الإفراط في التخزين وتحت تخزين المواد ، يتعين على الإدارة اتخاذ القرار بشأن الحد الأقصى والمستوى الأدنى ومستوى إعادة الطلب ومستوى الخطر ومستوى متوسط المواد التي يتم الاحتفاظ بها في المتجر.
يتم شرح هذه الشروط أدناه:
(أ) إعادة ترتيب المستوى:
يُعرف أيضًا باسم "مستوى الطلب" أو "نقطة الطلب" أو "حد الطلب". إنها نقطة يجب أن يتم فيها ترتيب توريد المواد.
يتم تحديد هذا المستوى في مكان ما بين الحد الأقصى والمستوى الأدنى بطريقة بحيث تكون كمية المواد التي يمثلها الفرق بين مستوى إعادة الطلب والمستوى الأدنى كافية لتلبية متطلبات الإنتاج حتى وقت يتم تجديد المواد. يعتمد مستوى إعادة الطلب بشكل أساسي على الحد الأقصى لمعدل الاستهلاك ووقت الطلب. عند الوصول إلى هذا المستوى ، سيبدأ أمين المتجر في طلب الشراء.
يتم حساب مستوى إعادة الترتيب بالمعادلة التالية:
مستوى إعادة الطلب = أقصى معدل استهلاك × أقصى مهلة
(ب) المستوى الأقصى:
المستوى الأقصى هو المستوى الذي لا يجب أن يصل إليه السهم أبداً. تعرف أيضًا باسم "الحد الأقصى" أو "الحد الأقصى للمخزون". وظيفة الحد الأقصى من الأهمية أمر ضروري لتجنب حجب رأس المال غير الضروري في المخزونات ، والخسائر بسبب التدهور وتقادم المواد ، والنفقات العامة الإضافية والإغراءات للسرقات وما إلى ذلك. يمكن تحديد هذا المستوى بالصيغة التالية. الحد الأقصى لمستوى المخزون = مستوى إعادة الطلب + كمية إعادة الطلب - (الحد الأدنى للاستهلاك × الحد الأدنى لفترة إعادة الطلب)
(ج) المستوى الأدنى:
وهو يمثل أدنى كمية من مادة معينة لا ينبغي أن يسمح للسهم بتخفيضها. يجب الحفاظ على هذا المستوى في كل مرة بحيث لا يتم وقف الإنتاج بسبب نقص أي مادة.
إنه مستوى المخزون الذي يجب وضع أمر جديد عليه لتجديد المخزون. يتم تحديد هذا المستوى عادة من خلال الصيغة التالية:
المستوى الأدنى = مستوى إعادة الطلب - (معدل الاستهلاك العادي × فترة التسليم العادية)
(د) متوسط مستوى المخزون:
يتم تحديد مستوى المخزون المتوسط بمتوسط الحد الأدنى والحد الأقصى للسهم.
الصيغة لتحديد المستوى كما يلي:
المستوى المتوسط = 1/2 (مستوى المخزون الأدنى + مستوى المخزون الأقصى)
يمكن التعبير عن هذا أيضًا من خلال المستوى الأدنى + 1/2 من إعادة ترتيب الكمية.
(هـ) مستوى الخطر:
مستوى الخطر هو المستوى الذي لا يسمح للأسفل تحت أي ظرف من الظروف بالهبوط فيه. مستوى الخطر أقل بقليل من الحد الأدنى ، وبالتالي يجب على مدير المشتريات بذل جهود خاصة للحصول على المواد والمتاجر المطلوبة.
يمكن حساب هذا المستوى بمساعدة الصيغة التالية:
مستوى الخطر = متوسط معدل الاستهلاك × وقت العرض في حالات الطوارئ.
(و) كمية الأمر الاقتصادي (EOQ):
واحدة من أهم المشاكل التي يواجهها قسم المشتريات هي مقدار الطلب في كل مرة. الشراء بكميات كبيرة ينطوي على تكلفة شراء أقل. لكن تكلفة حملهم تميل إلى أن تكون أعلى. وبالمثل ، إذا تم إجراء المشتريات بكميات أقل ، تكون تكاليف الاحتفاظ أقل بينما تكون تكاليف الشراء أعلى.
ومن ثم ، يجب أن تحدد قسم الشراء كمية الشراء الأكثر اقتصادية أو الكمية المثلى بالنظر في عوامل مثل تكلفة الطلب أو الإمساك أو الحمل.
يمكن حساب ذلك بواسطة الصيغة التالية:
Q = √2AS / I
حيث يشير Q إلى الكمية لكل طلب ؛
A يقف للمتطلبات السنوية للبند من حيث الروبية.
S يقف على حساب وضع أمر في روبية. و
أقف مقابل كلفة تحمل المخزون لكل وحدة في السنة بالروبية.
2. إعداد ميزانيات الجرد:
المنظمات التي لديها متطلبات مادية ضخمة عادة ما تعد ميزانيات الشراء. ينبغي إعداد ميزانية الشراء في وقت مبكر. يجب إعداد ميزانية الإنتاج والمواد القابلة للاستهلاك ولمواد رأس المال والصيانة بشكل منفصل.
توفر ميزانية المبيعات بشكل عام الأساس لإعداد خطط الإنتاج. لذلك ، فإن الخطوة الأولى في إعداد ميزانية الشراء هي إنشاء ميزانية المبيعات.
وفقًا لخطة الإنتاج ، يتم إعداد جدول المواد وفقًا للمبلغ والعائد الوارد في الخطة. لتحديد الكميات الصافية التي سيتم شراؤها ، يجب إجراء التعديلات اللازمة للسهم الموجود بالفعل.
يتم تقييمها كمعدل قياسي أو السوق الحالية. بهذه الطريقة ، يتم إعداد ميزانية شراء المواد. يجب إرسال الميزانية المعدة لذلك إلى جميع الإدارات المعنية حتى يمكن تنظيم التزامات الشراء الفعلية حسب الميزانيات.
في الفترات الدورية يتم مقارنة الأرقام الفعلية بالأرقام المدرجة في الميزانية وإبلاغ الإدارة بها والتي توفر أساسًا مناسبًا للتحكم في شراء المواد ،
3. الحفاظ على نظام الجرد الدائم:
هذا هو أسلوب آخر لممارسة السيطرة على المخزون. ومن المعروف أيضا باسم نظام الجرد الآلي. الهدف الأساسي من هذا النظام هو توفير تفاصيل حول كمية وقيمة المخزون لكل عنصر في كل الأوقات. وهكذا ، يوفر هذا النظام رقابة صارمة على مخزون المواد حيث يمكن التحقق من المخزون المادي بانتظام مع سجلات المخزون المحفوظة في المخازن ومكتب التكلفة.
4. إنشاء إجراءات شراء مناسبة:
يجب وضع وإجراء إجراءات شراء مناسبة لضمان مراقبة المخزون الضرورية. يتم تضمين الخطوات التالية.
(أ) طلب الشراء:
هذا هو الطلب الذي قدمه مختلف رؤساء الإدارات أو أمين مخزن لمتطلباتهم المادية المختلفة. يبدأ بدء الشراء بإيصالات طلب الشراء من قِبل قسم المشتريات.
(ب) دعوة الاقتباسات:
سيدعو قسم الشراء عروض الأسعار لتوريد البضائع عند استلام طلب الشراء.
(ج) جدول الاقتباسات:
سيتم إعداد جدول عروض الأسعار بواسطة قسم المشتريات على أساس عروض الأسعار المستلمة.
(د) الموافقة على المورد:
يتم وضع جدول عروض الأسعار أمام لجنة الشراء التي تختار المورد من خلال النظر في عوامل مثل السعر وجودة المواد وشروط الدفع وجدول التسليم إلخ.
(هـ) أمر الشراء:
إنها الخطوة الأخيرة ويتم إعداد أمر الشراء بواسطة قسم المشتريات. هو إذن خطي إلى المورد لتوفير نوعية وكمية محددة من المواد في الوقت المحدد والمكان المذكور في الشروط المحددة.
5. معدل دوران المخزون:
يتم حسابها لتقليل المخزون باستخدام الصيغة التالية:
معدل دوران المخزون
= تكلفة السلع المستهلكة / المباعة خلال الفترة / متوسط المخزون المحتفظ به خلال الفترة
تشير النسبة إلى مدى سرعة استخدام المخزون للإنتاج. أعلى نسبة ، أقصر سيكون مدة المخزون في المصنع. هذا هو مؤشر كفاءة إدارة المواد.
قد تكشف المقارنة بين مختلف معدلات دوران المخزون في بنود مختلفة مع تلك السنوات السابقة الأنواع الأربعة التالية من المخزونات:
(أ) المخزونات البطيئة:
هذه المخزونات لديها نسبة دوران منخفضة للغاية. ينبغي أن تتخذ الإدارة جميع الخطوات الممكنة للحفاظ على هذه المخزونات عند أدنى المستويات.
(ب) المخزون الخامل:
هذه المخزونات لا يوجد طلب. يتعين على المدير المالي أن يتخذ قرارًا بشأن ما إذا كان يجب الاحتفاظ بهذه المخزونات أو إلغائها بناءً على سعر السوق الحالي ، وما إلى ذلك.
(ج) المخزونات المتقادمة:
لم تعد هذه المخزونات مطلوبة بسبب خروجها عن الطلب. يجب التخلص من هذه المخزونات على الفور.
(د) قوائم الجرد السريعة:
هذه المخزونات في الطلب الشديد. يجب أن تؤخذ العناية المناسبة والخاصة فيما يتعلق بقوائم الجرد هذه بحيث لا تعاني عملية التصنيع بسبب نقص هذه المخزونات.
نظام مراقبة المخزون الدائم:
من الضروري جدًا الحصول على معلومات حول التوافر المستمر لأنواع مختلفة من المواد والمتاجر التي تم شراؤها وإصدارها وتوازنها في متناول اليد. يمكّن نظام مراقبة المخزون الدائم الشركة المصنّعة من معرفة توفر هذه المواد والمخازن دون الخضوع لعملية مرهقة من أخذ المخزون المادي.
وبموجب هذه الطريقة ، يتم الاحتفاظ بالمعلومات المناسبة المتعلقة بالاستلام والمسألة والمواد الموجودة. الهدف الرئيسي من هذا النظام هو الحصول على معلومات دقيقة حول مستوى المخزون لكل عنصر في أي وقت.
لا يمكن أن يكون نظام مراقبة المخزون الدائم ناجحًا إلا إذا كان مصحوبًا بنظام من عمليات أخذ المخزون المستمر ، أي التحقق من إجمالي المخزون من المخاوف 3/4 مرة في العام عن طريق اختيار 10/15 عنصرًا يوميًا (مقابل أخذ المخزون المادي يحدث مرة واحدة في السنة).
تؤخذ العناصر في التناوب. من أجل الحصول على مزيد من السيطرة الفعالة ، عادة ما تتم عملية أخذ المخزون المستمر من قبل شخص آخر غير صاحب المتجر. هذا سوف يتحقق من أداء أمين مخزن أيضا. يمكن اختيار العناصر عشوائياً للحصول على فحص مفاجئ. يعتمد نجاح نظام مراقبة المخزون الدائم على التنفيذ السليم لنظام أخذ المخزون المستمر.
6. تحليل ABC:
من أجل ممارسة السيطرة الفعالة على المواد ، فإن طريقة ABC (التحكّم الأفضل دومًا) تكون ذات استخدام هائل. تحت هذه الطريقة يتم تصنيف المواد إلى ثلاث فئات وفقًا لقيمها الخاصة. تشكل المجموعة "أ" عناصر مكلفة قد لا تتجاوز 10 إلى 20٪ من إجمالي البنود ولكنها تمثل حوالي 50٪ من القيمة الإجمالية للمتاجر.
تمارس درجة أكبر من السيطرة للحفاظ على هذه العناصر. تتكون المجموعة "ب" من عناصر تشكل 20 إلى 30٪ من بنود المتجر وتمثل حوالي 30٪ من إجمالي قيمة المتاجر.
يمكن اتخاذ درجة معقولة من العناية من أجل السيطرة على هذه العناصر. في الفئة الأخيرة أي مجموعة "Q" يتم تغطية حوالي 70 إلى 80 ٪ من العناصر بتكلفة حوالي 20 ٪ من القيمة الإجمالية. يمكن الإشارة إلى هذا على أنه فئة residuary. يمكن أخذ نوع من الرعاية الروتينية في حالة الفئة الثالثة.
تعرف هذه الطريقة أيضًا باسم "مراقبة المخزون وفقًا لطريقة القيمة" ، و "منهج القيمة الانتقائية" و "منهج قيم الأجزاء التناسبية".
إذا تم تطبيق هذه الطريقة بعناية ، فإنها تضمن خفضًا كبيرًا في نفقات التخزين كما أنها مفيدة جدًا في الحفاظ على العناصر المكلفة.
