الأنشطة المشاركة في العملية الإدارية لمؤسسة الأعمال

فيما يلي بعض الأنشطة الهامة التي ينخرط فيها في العملية الإدارية لمشروع تجاري:

تم استنتاج أن جميع وظائف وسياسات العمل يجب أن تكون موجهة لتحقيق رضا العملاء. وكما قال بيتر إف دراكر بوضوح ، فإن التعريف الوحيد الصالح لغرض أي عمل هو إنشاء عميل.

وبالتالي ، يجب أن يكون الهدف الأساسي لأي مدير أعمال هو إنشاء تدفق مستمر من العملاء الراضين عن الأعمال. يجب أن يكون هذا الهدف هو القوة المحركة لجميع أنشطة مدير الأعمال.

المستخدم الأكثر استخدامًا لأنظمة معلومات الأعمال هو مدير الأعمال. وبالتالي ، ينبغي أن يكون فحوى نظم المعلومات التجارية على احتياجات مدير المعلومات.

لذلك ، من الضروري فهم الإدارة والعملية الإدارية. الإدارة هي ما يفعله المدير. ما يعطينا إياه المدير نظرة ثاقبة في عملية الإدارة.

إنه رأي مقبول عالمياً بأن الإدارة هي فن إنجاز الأشياء من خلال الآخرين لتحقيق أهداف معينة. تركز وجهة النظر هذه في الإدارة على العملية الإدارية (أي الفن) المشاركة في تحقيق النتائج المرجوة.

تتضمن العملية الإدارية الأنشطة التالية:

أنا. التخطيط،

ثانيا. تنظيم،

ثالثا. التوظيف،

د. توجيه،

ضد السيطرة.

من أجل فهم ما يجب أن تستهدفه نظم المعلومات التجارية ، من الضروري فهم الأنشطة التي تنطوي عليها العملية الإدارية.

1. التخطيط:

يشير التخطيط إلى تحديد مسار العمل في المستقبل لتحقيق الأهداف المرجوة. وهو يعني اتخاذ قرار مسبق بما يجب القيام به ، وكيفية القيام به ، ومتى يتم ذلك ، ومن يقوم بذلك. وهو عبارة عن "إجراء تنفيذي يجسد مهارات التنبؤ والتأثير والتحكم في طبيعة واتجاه التغيير". التخطيط يسبق جميع الوظائف الأخرى للمدير.

فإنه يعوض عدم اليقين وتأثير التغيرات في البيئة. يمكن للتخطيط السليم أن يساعد المدير على مواجهة تحديات التغيرات البيئية بفعالية. يتم رسم الخطط مع التركيز على الأهداف. وبالتالي ، يوجه التخطيط الإجراءات في المؤسسة لتحقيق الأهداف المرجوة.

إنها تملأ الفجوة بين ما هو واقع الحال اليوم وما هو الوضع المرغوب في الأعمال في المستقبل. يتم استخدام الخطط لتقييم الأداء وممارسة الرقابة في المؤسسة. التخطيط منتشر وتقريبا الجميع في خطط المنظمة.

قد تختلف طبيعة الخطة باختلاف مستويات الإدارة. يجب أن تكون الخطط في المستويات الأدنى من التسلسل الهرمي الإداري ضمن حدود الخطط العامة للمدراء في أعلى المؤسسة. قد تكون الخطط من أنواع مختلفة ، مثل الرسالة والأهداف والاستراتيجيات والسياسات والقواعد والإجراءات والبرامج والمشاريع والميزانيات.

يتم رسم أنواع مختلفة من الخطط على مستويات مختلفة من الإدارة. على سبيل المثال ، مهمة وأهداف واستراتيجيات المنظمة هي الحصر الحصري لإدارة المستوى الأعلى.

الخطط بمثابة أسس الإدارة. الأنشطة الإدارية الأخرى تحددها الخطط. التخطيط يسبق تنفيذ جميع الأنشطة الإدارية الأخرى ، مثل التنظيم والموظفين والتوجيه والتحكم.

أحد أهم أسباب تصاعد نشاط التخطيط بين المدراء هو أنهم يدركون فوائد الاستباقية بدلاً من كونها تفاعلية. الاستثمارات الضخمة ودرجة عالية من المخاطر في المشاريع الجديدة تجعل من الضروري للمدير أن يخطط مسبقا ومحاولة إزالة أكبر قدر ممكن من عدم اليقين.

إن تعقيد العمليات التجارية يجعل تخطيط الأعمال نشاطًا مجزيًا أيضًا. كما أن توافر نماذج أفضل وأكثر موثوقية لتوقع المستقبل والحد من عدم اليقين قد أضاف إلى زيادة نشاط التخطيط.

تتضمن عملية التخطيط الخطوات التالية:

(1) يعتبر إدراك الفرص أو التطورات بداية عملية التخطيط. هذا ينطوي على تقييم نقاط القوة والضعف في البيئة داخل وخارج منظمة الأعمال.

(2) تحديد الأهداف للمؤسسة والوحدات التنظيمية الفردية في ضوء التطورات الجديدة للفرص.

(3) إنشاء مباني التخطيط الحرجة فيما يتعلق بالبيئات الداخلية والخارجية التي تعمل فيها الخطط. يتضمن ذلك تحديد نقاط القوة والضعف في المشاريع التجارية من حيث المنتجات والأسواق والعمليات والتقنيات والموظفين ، إلخ.

(4) تحديد مسارات العمل البديلة لتحقيق الأهداف.

(5) تقييم مسارات العمل البديلة في ضوء تأثيرها على تحقيق الأهداف.

(6) اختيار أفضل مسار بديل للعمل.

(7) صياغة الخطط المشتقة لدعم الخطة.

تجدر الإشارة إلى أن كل خطوة من الخطوات المذكورة أعلاه في عملية التخطيط تتطلب الكثير من المعلومات المتعلقة بالبيئة الداخلية والخارجية التي يجب أن تعمل فيها الخطط. تتضمن المعلومات المتعلقة بالبيئة الخارجية الاتجاهات الاقتصادية والتغيرات التكنولوجية وتوافر وتكلفة الموارد المختلفة ، إلخ.

تتضمن المعلومات المتعلقة بالبيئة الداخلية توقعات المبيعات والموارد المالية والخطط وحالة توفر الموارد في الشركة وما إلى ذلك. يحتاج المدير أيضًا إلى أدوات مختلفة لتحليل المعلومات المتعلقة بالبيئة.

تتضمن عملية التخطيط التوقع والتنبؤ. وهذا يتطلب معلومات تتعلق بالعوامل الداخلية والخارجية التي من المحتمل أن تؤثر على الحالة المستقبلية.

تمثل المعلومات المتعلقة بأهمية هذه العوامل وأثرها النسبي مدخلاً هامًا في عملية التنبؤ والتنبؤ بالأحداث المستقبلية. استخدام المحاكاة ، وتقنيات الذكاء الاصطناعي ، والشبكات العصبية ، والمنطق الضبابي ، وما إلى ذلك بمساعدة أجهزة الكمبيوتر الحديثة ، حسنت القيمة التنبؤية للخطط ، بالإضافة إلى القيمة المضافة لمعلومات التخطيط.

2. تنظيم:

ينطوي التنظيم على تحليل الأنشطة التي يتعين القيام بها لتلبية متطلبات الخطة ، وتجميعها بحيث يمكن تعيينها لأشخاص أو مجموعات من الأشخاص في الوحدات التنظيمية وتفويض السلطة لاستخدام موارد المنظمة لأداء المسؤوليات المنوطة بها.

تنظيم يتعلق الناس والمهام والتكنولوجيا. وبما أن هذه العوامل تختلف من منظمة إلى أخرى ، فلا يوجد تصميم تنظيمي نموذجي يناسب جميع المؤسسات.

يجب تصميم الهيكل التنظيمي وفقًا للمتطلبات والشروط الخاصة بالمنظمة. وبما أن الأفراد والمهام والتكنولوجيا يخضعون لديناميكيات البيئة ، يتم إعادة هيكلة المنظمات في ضوء بيئة الأعمال المتغيرة.

ترتبط الهياكل التنظيمية ونظم المعلومات ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض. إذا كان الهيكل التنظيمي هو جسم المؤسسة التجارية ، فإن نظام المعلومات هو نظامها العصبي.

ينبغي تصميم الهيكل التنظيمي مع مراعاة التدفق الطبيعي للمعلومات في المؤسسة التجارية. يجب أن تطابق مخططات قياس الأداء تدفق المعلومات وهيكل التنظيم.

من الناحية المثالية ، ينبغي أن يتسبب أي تغيير في نظم المعلومات في حدوث تغير مماثل في الهيكل التنظيمي ؛ وإلا لن تكون أنظمة المعلومات قادرة على عكس خطط العمل. على سبيل المثال ، فإن التقدم في تقنيات قاعدة البيانات واستخدام أنظمة المعلومات الموزعة لها تأثيرها الخاص على الطريقة التي يتم بها تصميم هياكل المنظمة اليوم.

وعلى العكس ، إذا تغيرت البنية التنظيمية ، يجب أن يتغير نظام المعلومات أيضًا من أجل مواكبة الحقائق الجديدة لعمليات الأعمال. على سبيل المثال ، في إحدى المؤسسات ، استلزمت التغييرات في الهياكل التنظيمية التي تبررها المنافسة المتزايدة إعادة تصميم أنظمة المعلومات لتقدم ليس فقط المعلومات إلى المديرين فيما يتعلق بالأحداث في المؤسسة ولكن أيضا بالخبرة في عملية الأعمال. وكان يتعين إدماج أدوات تحليل المعلومات وأدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى في نظم المعلومات لتعزيز عملية صنع القرار.

قد تكون إعادة هيكلة منظمات الأعمال مؤلمة ومكلفة إذا لم تكن نظم المعلومات متطورة بشكل جيد. يمكن لنظم المعلومات الفعالة أن تساعد في تسهيل عملية إعادة الهيكلة ومساعدة المديرين على التأقلم مع التغييرات في وظائفهم وأنشطتهم المحددة.

يمكن لنظام المعلومات الذي يحتفظ بجزء من قاعدة المعرفة للمؤسسة أن يساعد بشكل كبير في التعامل مع المواقف الجديدة لمدير معين.

3. التوظيف:

التوظيف هو عملية الإشراف على الهيكل التنظيمي. يجب أن يضمن المدير أن النوع المناسب من الأشخاص يملأ المراكز في الهيكل التنظيمي. يشمل التوظيف اختيار وتقييم وتطوير الموظفين في المنظمة.

الخطأ الشائع الذي يرتكبه المدير هو تجاهل نشاط التوظيف ، وتركه لقسم شؤون الموظفين. يعتبر نشاط التوظيف مهمًا للغاية بحيث لا يمكن إدراجه في قسم شؤون الموظفين. بما أن أداء المدير يعتمد ، إلى حد كبير ، على أداء مهامه الفرعية ، فإن أي إهمال لوظيفة التوظيف يمكن أن يؤثر سلبًا على الفاعلية الإدارية.

ومع تزايد الاعتماد المتبادل بين مختلف الوظائف ، أصبح تقييم الموظفين أكثر تعقيدا. هناك حاجة لاستخدام تقنيات أكثر تقدمًا لتقييم الأداء. يمكن تطبيق هذه التقنيات بمساعدة البنية التحتية لتقنية المعلومات.

يمكن لنظم المعلومات المصممة جيدًا جمع المعلومات حول عوامل النجاح الحاسمة المختلفة لكل منصب إداري ومراقبة الأداء على أساس منتظم. يمكن للتقدم في تقنيات الوسائط المتعددة أن يساعد في أتمتة أنظمة التدريب والتطوير.

4. الإخراج:

ينطوي التوجيه على توجيه وتوجيه وإلهام الأشخاص في المنظمة لوضع أفضل ما لديهم لتحقيق الأهداف المشتركة للمنظمة. وبالتالي ، يتعلق التوجيه بعملية تحفيز وقيادة والتواصل مع الأشخاص في المنظمة من أجل تحقيق أهداف الشركة.

نشر المعلومات يلعب دورا حاسما في توجيه جهود الناس في المؤسسة. في المشاريع التجارية التي تنتشر فيها العمليات في منطقة جغرافية واسعة ، يجب أن يكون الموظفون متنقلين ومن المرجح أن يكونوا في موقع بعيد عن أعضاء الفريق الآخرين والمتفوقين المباشرين في التسلسل الهرمي الإداري.

وبالتالي يصبح من الصعب توجيه المرؤوسين لأن الاتصال قد يكون مكلفًا للغاية وقد لا يصل إلى الوجهة في الوقت المناسب. اليوم ، نظم المعلومات هي مركبات التواصل الرسمي.

لقد غير مرفق البريد الإلكتروني واستخدام شبكة الإنترانت الطريقة التي تجري بها الاتصالات الرسمية في مؤسسات الأعمال. يمكن للتدفق السلس للمعلومات عبر الأقسام المختلفة بمساعدة أنظمة المعلومات أن يساعد أيضًا في تقليل فجوات الاتصال التي تعتبر في كثير من الأحيان السبب الرئيسي لعدم رضا الموظف.

5. السيطرة:

السيطرة هي عملية تقوم بتحليل ما إذا كانت الإجراءات قد تم اتخاذها حسب الخطط وتتخذ إجراءات تصحيحية لجعلها تتوافق مع الخطط. وبالتالي ، فإن التخطيط هو أساس السيطرة.

وهو يركز على الأنشطة التي يتم تنفيذها ونتائج هذه الأنشطة من حيث تأثيرها على تحقيق أهداف الخطة.

زيادة حجم المؤسسات التجارية جعلت من النشاط الصعبة أكثر صعوبة زيادة المنافسة في السوق يتطلب تفويضا أكبر للعمل واللامركزية في صنع القرار من أجل ضمان استجابة أسرع في عمليات المشاريع التجارية. وبالتالي ، يلعب التحكم دورًا مهمًا في ضمان كفاءة وفعالية المؤسسة.

تلعب أنظمة المعلومات دورًا مهمًا في عملية التحكم. لا تساعد هذه الأنظمة في قياس أداء العمليات فحسب ، بل تساعد أيضًا في تحديد انحرافات الأداء عن الخطط.

ثم يتم تحليل المقارنة بين الأداء المخطط والفعلي بمساعدة نظم المعلومات لتحديد أسباب الانحرافات. يتم استخدام المعلومات البيئية لتحديد هذه الأسباب.

تعتبر المعلومات المتعلقة بالإجراءات التي يتم اتخاذها أو ما يحدث في بيئات العمل الداخلية والخارجية ضرورية لممارسة السيطرة.

في وقت سابق ، كانت معظم هذه المعلومات تأتي عن طريق الملاحظة الشخصية من قبل المدير. جعلت زيادة حجم مشروع الأعمال الملاحظة الشخصية شكلاً صعبًا للغاية من السيطرة.

هناك اعتماد أكبر على التقارير المكتوبة. مع تزايد النشاط التجاري ليصبح أكثر نشاطًا من حيث المعرفة وتكوين العاملين في المؤسسة من قبل العاملين في مجال المعرفة ، أصبح قياس الأداء أكثر تعقيدًا. التقارير الجدولية البسيطة فيما يتعلق بتحقيق الأهداف الكمية ليست كافية للتحكم.

تستخدم وظيفة التحكم المعلومات المتعلقة بالأداء المخطط والأداء الفعلي للوصول إلى الانحرافات. لا تقوم نظم المعلومات الفعالة بتحديد هذه الانحرافات فحسب ، بل تساعد أيضًا في تحليل الانحرافات لتحديد أسباب الانحراف. كما أنها تساعد في تعديل الخطط بسرعة في ضوء التعليقات.

أصبح مفهوم الموازنة المرنة شائعًا نظرًا لتوافر مرافق معالجة معلومات أفضل. مع توافر أنظمة المعلومات في الوقت الحقيقي ، فإن المعلومات المتعلقة بالأداء تتدفق بسرعة. هذا يساعد في ممارسة السيطرة بسرعة ، مما يؤدي إلى انخفاض تكلفة أخطاء التخطيط.

تساعد أنظمة المعلومات التجارية الحديثة المديرين في التعلم من التجارب السابقة بأقل تكلفة للأخطاء. يمكن تخزين معلومات التحكم التفصيلية الآن لمدة أطول وتحليلها عند ملاحظة ظروف مماثلة لتوقع التغيرات في البيئة. يمكن أن تساعد أنظمة المعلومات الحديثة في التعامل مع آليات التحكم المعقدة بشكل تلقائي تقريبًا.

الاستثناء التقارير هو جانب آخر من السيطرة التي اكتسبت شعبية بسبب التقدم في تكنولوجيا المعلومات. تمكن أنظمة المعلومات الحديثة المديرين من الوصول بشكل أسرع إلى المعلومات المتعلقة بالاستثناءات ومساعدتهم على اتخاذ قرارات أسرع للتخفيف من الأثر السلبي للحالات الاستثنائية من خلال مراجعة الخطط على الفور. يمكن لنظام معلومات فعال أن يساعد في تحويل كارثة إلى خسارة طفيفة ، حيث أنه سيصدر تحذيراً في المراحل المبكرة من الوضع الاستثنائي.

كل واحدة من هذه الوظائف الإدارية سيتم تنفيذها على جميع مستويات الإدارة. تعتمد فعالية المدير على مدى فعالية أدائه لهذه الأنشطة الإدارية. قد لا يكون من الممكن التأكد من النشاط الذي يتم تنفيذه من قبل مدير في وقت معين لأنه لا يزال منخرطًا في أنشطة إدارية متعددة.