دليل المبتدئين لمراقبة الميزانية

مكونات نظام مراقبة الميزانية:

تتمثل سياسة الشركة لفترة محددة في الميزانية الرئيسية التي ترد تفاصيلها في عدد من الميزانيات الفردية تسمى الميزانيات الوظيفية.

أنواع مختلفة من الميزانيات:

تم تطوير أنواع مختلفة من الميزانيات مع مراعاة الأغراض المختلفة التي تخدمها.

يمكن تصنيف الميزانيات وفقًا لما يلي:

(1) التغطية التي تشملها ؛

(2) القدرة التي ترتبط بها ؛

(3) الشروط التي تستند إليها ؛ و

(4) الفترات التي يغطونها.

يتم تطبيق التحكم في الميزانية على نظام الإدارة والمراقبة المحاسبية والذي يتم من خلاله توقع جميع العمليات والمخرجات في أقرب وقت ممكن والنتائج الفعلية عندما يتم مقارنتها بتقديرات الميزانية.

تعرف CIMA ، لندن سيطرة الميزانية على أنها - إنشاء الميزانيات المتعلقة بمسؤوليات المديرين التنفيذيين لمتطلبات السياسة والمقارنة المستمرة للنتائج الفعلية مع الميزانية ، إما لتأمين الإجراء الفردي لأهداف تلك السياسة أو توفير شركة أساس لتنقيحها.

ميزات:

تتمثل خصائص أدوات التحكم في الميزانية الواردة في هذا التعريف في:

(ط) إنشاء ميزانيات لكل وظيفة وقسم في المنظمة.

(2) المسؤولية التنفيذية من أجل أداء المهام المحددة بحيث يمكن تحقيق أهداف المؤسسة.

(3) المقارنة المستمرة للأداء الفعلي مع الأداء في الميزانية لمعرفة التغيرات من الميزانية ووضع مسؤولية المديرين التنفيذيين عن الفشل في تحقيق النتيجة المرجوة على النحو الوارد في الميزانية.

(4) اتخاذ إجراءات تصحيحية مناسبة لتحقيق الهدف المنشود إذا كان هناك اختلاف في الأداء الفعلي عن الأداء المدرج في الميزانية.

(5) تنقيح الميزانيات في ضوء تغير الظروف.

الميزانية والميزنة ومراقبة الميزانية :

الميزانية هي مجرد توقعات للأحداث المستقبلية التي يتم التعبير عنها من الناحية الكمية. ينفذ ثلاث وظائف أساسية للشركة.

هم انهم:

(ط) تشير إلى المبلغ والتوقيت الدقيق لاحتياجات الشركة للتمويل في المستقبل.

(2) يتخذ إجراءات تصحيحية حيث لا تتطابق الأرقام المدرجة في الميزانية مع الأرقام الفعلية.

(3) أنه يوفر أساسا لتقييم الأداء.

الميزنة هي تقنية لصياغة الميزانيات. يشير إلى المسار الصحيح لإدارة الأعمال. وهو يساعد الإدارة على توقع المشاكل المختلفة للعمل ووضع التدابير التصحيحية للتغلب على المشاكل.

مراقبة الميزانية هي أسلوب الرقابة الإدارية من خلال الميزانيات. تم تصميمه لمساعدة الإدارة في تخصيص المسؤوليات المختلفة. إنه نظام لتحقيق أهداف الشركة بأقل تكلفة ويوفر أداة قوية لإدارة الأداء الفعال للوظائف الإدارية.

وقد أعطى كل من رولاند وويليام في كتابهما المعنون "الميزنة لمراقبة الإدارة" الفرق بين الميزانية والميزنة ومراقبة الميزانية على النحو التالي:

"الميزانيات هي الأهداف الفردية للإدارة ، وما إلى ذلك. في حين يمكن القول أن الميزنة هي عملية بناء الميزانيات. ويشمل نظام مراقبة الميزانية كل هذا بالإضافة إلى ذلك يشمل علم التخطيط للميزانيات نفسها واستخدام هذه الميزانيات لتحقيق أداة إدارة شاملة لتخطيط الأعمال ومراقبتها ".

وبالتالي ، فإن الميزانية هي خطة مالية ومراقبة في الميزانية تنتج عن إدارة الخطة المالية.

أهداف مراقبة الميزانية :

الهدف الرئيسي للرقابة على الميزانية هو تخطيط ومراقبة ومراقبة وتكييف الموارد لتحقيق أهداف العمل المتفق عليها في حين تبقى ضمن الحدود المبلغة. تم التخطيط لمراقبة الميزانية لمساعدة الإدارة في تخصيص المسؤوليات والسلطة للمساعدة في وضع تقديرات وخطط للمستقبل ، للمساعدة في تحليل الاختلافات بين النتائج التقديرية والفعلية ووضع أساس للقياس أو المعايير لتقييم الكفاءة العمليات.

تتمثل الأهداف العامة لمراقبة الميزانية فيما يلي:

1. التخطيط:

الخطوة الأولى والأكثر أهمية في فهم الميزانية هي التخطيط. يتضمن التخطيط معرفة ما يمكن أن تحققه الميزانية المثالية. بدون التخطيط السليم ، ستكون الميزانية أشبه بكثير بالخريطة بدون وجهة. يختلف التخطيط للميزنة الشخصية مع التخطيط للأعمال.

اﻟﺗﺧطﯾط ﯾﮭﺗم ﺑﺗﺣدﯾد ﻧوع ، ﮐﻣﯾﺔ وﺟودة اﻟﺧدﻣﺎت اﻟﺗﻲ ﺳﯾﺗم ﺗﻘدﯾﻣﮭﺎ ﻟﻟﮭﯾﺋﺎت اﻟﻣﮐوﻧﺔ ، وﺗﻘدﯾم ﺗﮐﺎﻟﯾف اﻟﺧدﻣﺔ وﺗﺣدﯾد ﮐﯾﻔﯾﺔ دﻓﻊ اﻟﺧدﻣﺎت. ولجعل الميزانية فعالة ، يجب أن تأخذ في الاعتبار مصادر الدخل الحالية والنفقات الجارية.

ستحقق الميزانية هدفها على أساس المستويات الحالية للإيرادات والمصروفات. الميزانية هي خطة للسياسة التي يجب اتباعها (إغراء الفترة الزمنية المحددة لتحقيق هدف معين. سيضطر التحكم في الميزانية إلى الإدارة على جميع المستويات للتخطيط في الوقت المناسب جميع الأنشطة التي يتعين القيام بها خلال الفترات المقبلة.

تحقق الميزانية كخطة عمل الأهداف التالية:

(أ) يسترشد العمل بالخطة المدروسة جيدا لأن الميزانية تعد بعد دراسة وبحوث دقيقة.

(ب) تعمل الميزانية كآلية يتم من خلالها تنفيذ أهداف وسياسات الإدارة.

(ج) هو جسر يتم من خلاله التواصل بين الإدارة العليا والعاملين الذين ينفذون سياسات الإدارة العليا.

(د) يتم اختيار مسار العمل الأكثر ربحية من مختلف البدائل المتاحة.

(ﻫ) الميزانية هي صياغة كاملة لسياسة التعهد الذي يجب متابعته لغرض تحقيق هدف معين.

2. التنسيق:

تنسق الرقابة على الميزانية مختلف أنشطة الشركة وتضمن تعاون جميع المعنيين حتى يتسنى تحقيق الهدف المشترك للشركة بنجاح. إنه يجبر التنفيذيين على التفكير والتفكير كمجموعة. وينسق الاتجاهات الاقتصادية الأوسع والموقف الاقتصادي للمشروع. كما أنه مفيد في تنسيق السياسات والخطط والإجراءات.

تشبه المنظمة التي لا تخضع لرقابة الموازنة سفينة تبحر في بحر مستأجر. تعطي الميزانية توجيهًا للعمل وتضفي معنى ودلالة على تحقيقه من خلال المقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المدرج في الميزانية.

3. التحكم:

يتكون التحكم من الإجراء اللازم لضمان توافق أداء المؤسسة مع الخطط والأهداف. السيطرة على الأداء ممكن مع معايير محددة سلفا والتي وضعت في الميزانية.

وبالتالي ، فإن الرقابة على الميزانية تجعل الرقابة ممكنة من خلال المقارنة المستمرة للأداء الفعلي مع تلك الخاصة بالميزانية وذلك للإبلاغ عن الاختلافات من الميزانية إلى إدارة الإجراءات التصحيحية.

4. الإبلاغ والتقييم:

التقييم هو عملية تلقائية أو فعل لتقييم فعالية المشروع وكفاءته وتكاليفه وأهميته وتأثيره بناءً على أهداف محددة. يتضمن تقييم الموازنة جمع وتحليل البيانات حول أنشطة الميزانية. التقييم هو تحسين كل من مشروع مستمر وجعل المشاريع المستقبلية.

الميزانيات تضع الأساس للتقارير والتقييمات في نهاية الفترة. عندما تكون الميزانية مرتبطة بأهداف المؤسسة ، فإنها يمكن أن تسهل تقييمات الكفاءة والفعالية. يساعد التقييم والإبلاغ الملائمين المؤسسة على تسهيل تحديد وحل المشاكل المختلفة للعمل ، أي تسهيل تحديد المشكلات وحلها.

وبالتالي ، فإن نظام الموازنة يدمج الوظائف الإدارية الرئيسية لأنه يربط بين وظيفة التخطيط للإدارة العليا ووظيفة التحكم التي تتم على جميع المستويات في التسلسل الهرمي الإداري. لكن كفاءة الميزانية كجهاز للتخطيط والتحكم تعتمد على النشاط الذي يتم استخدامه فيه.

يمكن تطوير ميزانية أكثر دقة للأنشطة التي توجد فيها علاقة مباشرة بين المدخلات والمخرجات. تصبح العلاقة بين المدخلات والمخرجات الأساس لتطوير الميزانيات وممارسة السيطرة.

مراقبة الميزانية والمحاسبة

إن وجود نظام سليم للمحاسبة أمر ضروري لتطوير ميزانية مرضية. يعتمد تشكيل الميزانية على المعلومات التي يتم جمعها بشكل كبير من نظام محاسبة التكاليف. وتتمثل إحدى الخصائص الهامة لمراقبة الميزانية في مقارنة الأداء الفعلي بالتقديرات أو الأهداف السابقة المحددة في الميزانية للتأكد من أن الأداء الفعلي يتجه في الاتجاه الصحيح.

يمكن تفريغ هذه الوظيفة فقط على توافر معلومات محاسبية موثوقة وفورية. يجب أن يوفر النظام المحاسبي معلومات سرية من حيث سلطة ومسؤولية المؤسسة حتى يمكن أن تكون المسئولية عن المزالق ثابتة ويمكن اتخاذ إجراء تصحيحي. يجب أن تكون المعلومات المحاسبية متوافقة مع متطلبات مراقبة الميزانية حتى يمكن تطوير ميزانيات مرضية.

لقد رأينا أن مراقبة الميزانية تعتمد على المحاسبة. وبالمثل ، يعتمد نظام جيد لحساب التكاليف على تشغيله الفعال على إجراء سليم في الميزانية. تستند محاسبة التكاليف ، والمحاسبة العامة بشكل خاص ، إلى ميزانية دقيقة للمصروفات في المستقبل ، تقابل مختلف القدرات التشغيلية.

يتم تحديد معدل النفقات العامة للامتصاص في الوظائف أو الأوامر أو العمليات على أساس التقديرات المستقبلية التي تم إعدادها أثناء إعداد الميزانيات المختلفة. يتم تحديد التكاليف المقدرة أو التكاليف القياسية على التكاليف المدرجة في الميزانية للمواد والعمالة والنفقات العامة. ولذلك ، فإن تطوير نظام فعال لمراقبة الميزانية هو شرط مسبق هام لتشغيل نظام تقدير التكاليف السليم.

أساسيات نظام فعال لمراقبة الميزانية:

بالنسبة لنظام فعال لمراقبة الميزانية ، يجب أن يكون هناك بعض الشروط الأساسية الضرورية. هذه هي كما يلي:

(1) دعم الإدارة العليا:

لا يمكن لأي نظام تحكم أن يكون فعالاً إلا إذا حصل على الدعم الكامل من كل عضو من أعضاء الإدارة ، ويجب أن تلتزم الإدارة العليا بشكل خاص بفكرة الميزانية وكذلك بالمبادئ والسياسات التي يقوم عليها النظام.

(2) الأهداف المعقولة:

يجب أن تكون أهداف الميزانية واقعية ويجب أن تمثل أهدافًا معقولة.

(3) الأهداف الواضحة:

يجب تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها من خلال الميزانيات بشكل واضح.

(4) مشاركة المسؤولين التنفيذيين المسؤولين:

يجب على أولئك الذين يعهد إليهم بأداء الميزانيات المشاركة في عملية تحديد الميزانيات. وهذا يضمن التنفيذ السليم للبرامج.

(5) نظام المحاسبة المناسب:

هناك علاقة وثيقة بين الميزنة والمحاسبة. على المرء أن يعتمد على قسم المحاسبة للحصول على بيانات تاريخية موثوقة. محاسبة المسؤولية أمر ضروري لمراقبة الميزانية الناجحة.

(6) تعليم الموازنة المستمر:

يجب أن يكون هناك نظام للتعليم المستمر للموظفين حول أهداف وتقنيات الميزنة.

(السابع) الحد الأقصى للربح:

يجب دائمًا الحفاظ على هذا الهدف النهائي لتحقيق الربح الأقصى.

(ثامنا) اليقظة المستمرة:

مطلوب اليقظة المستمرة بحيث ينبغي الإبلاغ عن المقارنة المستمرة بين البيانات المدرجة في الميزانية والبيانات الفعلية والتباين.

(9) تكلفة النظام:

يجب أن لا تكون تكلفة النظام أكثر من الفائدة المستلمة من النظام.

(x) التنسيق مع التكاليف القياسية:

عند استخدام نظام التكلفة المعيارية أيضا ، يجب إعداد برنامج الميزانية بالتنسيق مع التكلفة القياسية.

منظمة مراقبة الميزانية:

من الضروري أن يكون لدى المخاوف خطة محددة للتنظيم لإعداد الميزانية والمحافظة عليها وإدارتها. يجب أن يكون هناك مخطط هيكلي.

قد يكون على النحو التالي:

ويبين الرسم البياني للمنظمة أن الرئيس التنفيذي هو رئيس نظام مراقبة الميزانية. يفوض سلطته إلى مسؤول الميزانية الذي يرى أن جميع الميزانيات منسقة وموجهة في الوقت المناسب. سيقوم المديرون الآخرون بإعداد الميزانيات الموضحة أمامهم في الرسم البياني. وبالتالي ، فإن مراقبة الميزانية هي إجراء متضافر يشارك فيه جميع الأفراد ويجب أن يكون هناك تنسيق من أجل الربط الصحيح فيما بينهم.

يجب أن يؤخذ كل المسؤولين عن تنفيذه وأداءه في الثقة. عندما يكون هناك تقسيم واضح للمسؤولية والسلطة ، لن يكون هناك تداخل. وسوف يخلق العمل الجماعي وروح التعاون بين الموظفين ، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى درجة عالية من الوعي بالميزانية.

ويرأس منظمة مراقبة الميزانية بصفة عامة مدير تنفيذي معروف باسم مراقب الميزانية أو مدير الميزانية أو مسؤول الميزانية. يجب أن يعين الرئيس التنفيذي المسؤول التنفيذي الذي يجب أن يعطى واجبه المحدد بإدارة الميزانية. يجب أن تكون رتبته مساوية للمديرين الوظيفيين الآخرين.

وبما أن عمله سيتناول إعداد وتنسيق الميزانيات التي تتضمن أرقامًا ، فسيكون عادةً شخصًا لديه معرفة بالمحاسبة. يجب أن يكون لديه أيضًا معرفة فنية بالنشاط التجاري. يجب أن يرى أن المديرين الفنيين يرسمون الميزانيات في الوقت المناسب.

كما أنه يطارد الميزانيات ويرى أن الأداء الفعلي يتماشى مع الأداء المدرج في الميزانية وأن يصدر التحذير في الوقت المناسب عندما يختلف الأداء الفعلي اختلافاً جوهرياً. وينبغي أن يساعد في تنقيح الميزانيات إذا كانت هناك تغييرات أساسية في الظروف بعد إعداد الميزانيات.

هو التأكد من أن يتم إعداد الميزانيات وفقا لدليل الميزانية. مراقب الموازنة لديه وظيفة الموظفين. ليس لديه وظيفة خطية باستثناء قسم خاص به. وظيفته هي تقديم المشورة للمديرين الخط.

تطوير الميزانيات ليس مسؤولية مباشرة للمراقب المالي. موقفه هو منصب المشرف ومنسق جميع وظائف الميزانية. عموما في المؤسسات الكبيرة يتم تعيين مراقب الموازنة بدوام كامل ولكن في المؤسسات الصغيرة ، يكون مسؤول كبير مسؤولا عن تنفيذ نظام مراقبة الميزانية إلى جانب حضور واجباته الخاصة.

تساعد مراقب الميزانية لجنة الموازنة. سوف تشمل لجنة الموازنة المدير العام (أو أي رئيس تنفيذي آخر) ، مدير المبيعات ، مدير الأعمال ، محاسب أو مراقب الميزانية ، مسؤول المشتريات ، مدير شؤون الموظفين ومديري الإدارات. عموما المدير العام يعمل رئيسا للجنة.

سيقوم المديرون الوظيفيون بإعداد الميزانيات وتقديمها إلى اللجنة للموافقة عليها. من واجب لجنة الميزانية إجراء التعديلات اللازمة في الميزانيات ، وتنسيق جميع الميزانيات ، وأخيرا الموافقة على الميزانيات. الميزانية هي وظيفة إدارية ، وأقرب رابطة من مختلف المسؤولين التنفيذيين المسؤولين عن وظائف مختلفة من الأعمال أمر ضروري ؛ لذلك يتم تضمين جميع المديرين الفنيين في لجنة الميزانية.

لجنة الميزانية هي لجنة استشارية. ويدرس تقارير الميزانية التي تجرى مقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المدرج في الميزانية وتوصي باتخاذ إجراءات تصحيحية للتناقض بين الميزانية الفعلية والميزانية.

عادة ما يتم تكليف لجنة الموازنة بالواجبات التالية:

1. لتلقي وتدقيق ومراجعة واعتماد الميزانيات الوظيفية التي يعدها كل قسم / قسم.

2. لتلقي التقارير وفقا للجدول الزمني ومقارنة الفعلية مع الأرقام المدرجة في الميزانية.

3. لتحديد المسؤولية عن طريق تحليل الانحرافات واقتراح الإجراء التصحيحي أو مراجعة الميزانية ، إذا لزم الأمر.

4. المشاركة في المناقشة لتقييم المشاريع أو البرامج المختلفة التي لها تأثير مباشر على الميزانيات.

يمكن تلخيص واجبات مراقب الميزانية على النحو التالي:

1. إنشاء التنسيق بين مختلف المديرين الفنيين وتوفير التوجيه لهم في جميع المسائل المتعلقة بالميزانيات.

2. مراجعة وتعديل دليل الموازنة عند الضرورة.

3. لإعداد برامج الميزانية وإصدار تعليمات للتنفيذ السليم لكل برنامج.

4. مراجعة وتدقيق الميزانيات الوظيفية التي يتم تلقيها من مختلف الإدارات وتقديم المعلومات اللازمة التي لها تأثير على إعداد ميزانياتها.

5. مناقشة المتطلبات المقترحة للإدارات والميزانيات العامة مع لجنة الميزانية.

6. لإعداد الميزانيات الموجزة بالتشاور مع لجنة الموازنة ووضع جميع المعلومات والميزانيات أمام لجنة الميزانية.

7. مراجعة الميزانيات وفقاً لتوجيهات لجنة الموازنة ووضعها أمام مجلس الإدارة للموافقة النهائية قبل إرسالها إلى الإدارات المختلفة المعنية.

8 - لجمع التكاليف الفعلية من مكتب التكلفة ومقارنتها بالأرقام المدرجة في الميزانية في تقارير الميزانية ، ووضعها أمام لجنة الميزانية لاتخاذ القرار ونقلها في النهاية إلى مديري الإدارات للتأكد من امتثالهم لها.

ويتحمل المراقب المالي للميزانية المسؤولية إلى الرئيس التنفيذي أو الرئيس أو رئيس الحسابات ، إذا كان مرتبطاً به. لديه صلة وثيقة بين السجلات المحاسبية والميزانية. لديه الوصول إلى جميع السجلات المحاسبية ، وبالتالي تجنب تداخل العمل من خلال توفير جميع المعلومات عند الحاجة.