مراقبة الميزانية ونسب الرقابة (مع الحسابات)

ويعد إعداد الميزانية الخطوة الأولى في نظام مراقبة الميزانية. إن تنفيذ الميزانيات هو المرحلة الثانية التي تحتاج إلى تقارير مستمرة عن أداء الميزانية في فترات زمنية قصيرة. إن إعداد الميزانيات وحدها لن يحقق الكثير ما لم يتم إجراء مقارنة منتظمة بين الأداء الفعلي والأداء المدرج في الميزانية. وبالتالي ، يعد الإبلاغ السليم عنصراً أساسياً في مراقبة الميزانية.

يتم بانتظام تقديم التقارير اليومية / الأسبوعية / الشهرية تبعاً لطبيعة العمليات التي ينطوي عليها نتائج مختلف الوظائف إلى الإدارة ، ويجب اتخاذ إجراء المتابعة على الفور.

في هذا الصدد ، ستثبت تقارير الميزانية التي توضح المعلومات التالية أنها مفيدة:

(أ) مستوى الميزانية المدرج في الميزانية والتكلفة المدرجة في الميزانية ،

(ب) التكلفة المدرجة في الميزانية لمستوى النشاط الفعلي ،

(ج) التكلفة الفعلية للنشاط الفعلي ،

(د) الفرق بين الأرقام المدرجة في الميزانية والأرقام الفعلية ،

(هـ) أسباب التباين.

تكمن أهمية الإبلاغ في حقيقة أنه يسلط الضوء على المجالات التي تحتاج إلى اهتمام الإدارة. وسوف يساعد في اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب لاتخاذ تدابير تصحيحية. وبالتالي ، سوف تكشف التقارير عن الأشخاص المسؤولين عن التباين. ومن الممكن أيضًا ألا يكون التباين بسبب الموظف ولكن قد يكون بسبب عوامل خارجية (مثل تغير في معدلات الأجور ، وأسعار المواد ، وسوق الركود ، وما إلى ذلك) التي لا يمكن التحكم فيها والتي لا يمكن اعتبار مسؤول أو مسؤول تنفيذي مسؤولاً عنها.

يجب أن تشرح تقارير الموازنة المقدمة إلى الإدارة العليا الفرق بين الربح في خطة الربح والأرباح الفعلية التي تشير إلى العوامل التي تنطوي عليها المصطلحات الكمية والمالية ، وأن توضح تدفق الأموال والتوقعات في هذا الصدد وأن تقدم تعليقات حول تحقيق أهداف وغايات شركة.

يمكن إعداد تقارير ميزانية مختلفة مثل تقرير ميزانية المبيعات وتقرير ميزانية الإنتاج وتقرير ميزانية المشتريات وتقرير ميزانية العمل وتقرير ميزانية المصروفات وتقرير الميزانية النقدية وتقرير ميزانية النفقات الرأسمالية وتقرير ميزانية البحث والتطوير وما إلى ذلك ، لتسليط الضوء على أنشطة الميزانيات الوظيفية المختلفة.

نسب التحكم:

يتم استخدام نسب التحكم التالية من قبل الإدارة لمعرفة ما إذا كانت انحرافات الأداء الفعلي عن الأداء المدرج في الميزانية مواتية أو غير مواتية. إذا كانت النسبة 100٪ أو أكثر ، يعتبر الأداء مناسبًا وإذا كانت النسبة أقل من 100٪ ، يعتبر الأداء غير مرضٍ.

(1) نسبة السعة = الساعات الفعلية المجهزة / الساعات المحددة في الميزانية × 100

تشير هذه النسبة إلى مدى استخدام ساعات النشاط المدرجة في الميزانية بالفعل. إذا كانت النسبة 85٪ ، يتم استخدام السعة المدرجة في الميزانية حتى٪ 85 و 15٪ من السعة غير المستخدمة.

(2) نسبة النشاط = الساعات القياسية للإنتاج الفعلي / الساعات المحددة بالميزانية × 100

هذه النسبة تقيس مستوى النشاط الذي تم تحقيقه خلال فترة الميزانية.

تشير هذه النسبة إلى ما إذا كانت جميع أيام العمل المدرجة في الميزانية في فترة الميزانية متاحة في الممارسة الفعلية. إذا كانت النسبة أكثر من 100٪ ، فقد تم توفير المزيد من الأيام في الممارسة الفعلية والعكس صحيح إذا كانت النسبة أقل من 100٪.

المثال التوضيحي 1:

يتم تصنيع مقالتين X و Y في قسم. توضح مواصفاتها أنه يمكن إنتاج 2 X's أو 8 Y في ساعة واحدة. الإنتاج المدرج في الميزانية لشهر يونيو 2011 هو 200 X و 400 Y. بلغ الإنتاج الفعلي في نهاية الشهر 250 X و 480 Y وبلغ عدد الساعات الفعلية التي تم إنفاقها على هذا الإنتاج 160 ساعة. اكتشف معدلات السعة والنشاط والكفاءة في يونيو 2011.

اطلع أيضًا على نسبة التقويم إذا كانت أيام العمل الفعلية خلال الشهر هي 27 يومًا تقابل 25 يومًا في الميزانية.