قنوات الاتصال التجارية: القنوات الرسمية وغير الرسمية

قنوات الاتصال المختلفة هي: 1. قناة رسمية للاتصال 2. غير رسمي قناة الاتصالات / الكرمة!

يمكن أيضا تصنيف الاتصالات وفقا لدرجة الاحتفال أو شكلي لها.

وبالتالي يمكننا تقسيم التواصل إلى فئتين رئيسيتين:

1. قناة الاتصال الرسمية:

والقناة الرسمية للاتصال هي وسائل الاتصال التي يسيطر عليها عادة الأشخاص في مواقع السلطة في المنظمة. ومن ثم ، فقد تمت الإشارة إليها أيضًا باسم "الخط الرئيسي للتواصل التشغيلي" الخاص بالمنظمة.

جميع التقارير والسجلات والأشكال الأخرى التي توفر معلومات العمل لأجزاء مختلفة من منظمة يتم تضمينها في قناة الاتصال الرسمية. لا تعمل قنوات الاتصال هذه تلقائيًا. ستضمن المؤسسة التجارية الجيدة أن يتم تخطيطها وتصميمها بعناية وفقًا لاحتياجاتها.

مزايا:

(1) فعالة:

تعتبر القنوات الرسمية أكثر فعالية من قنوات الاتصال. مع تزايد حجم المنظمات باستمرار ، تساعد القنوات الرسمية في سد الفجوة في عملية الاتصال. إنها وسيلة متاحة بسهولة للوصول إلى كل ركن من أركان المنظمة ، وهو ما سيكون أمراً صعباً.

(ب) منع الغمر:

في القنوات الرسمية ، وضعت القواعد بشكل جيد. على سبيل المثال ، يتواصل عامل مع المشرف ، المشرف مع المدير ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، يتم تصفية المعلومات الضرورية فقط وإرسالها إلى الأعلى. إنه يمنع الإدارة ذات المستوى الأعلى من التورط مع التفاصيل الدقيقة (التفاصيل العملية) للمعلومات ويجعلها حرة لاتخاذ قرارات أكبر والإدارة العامة.

(3) مراقبة أفضل:

يمكن لأي منظمة تصميم قنوات رسمية لتناسب احتياجاتها الخاصة. هذا يمكن أن يساعد في مراقبة الأنشطة التنظيمية. يمكن أن تضمن أن يتم حل المشاكل دون الكثير من التأخير.

(4) المناخ الجيد:

تعكس قنوات التواصل الرسمية الجيدة الاحترافية. إنها تساعد على تعزيز المنظمة. كما أنهم يحافظون على السيطرة على الموظفين الإداريين.

سلبيات:

(1) التدفق الحر للمعلومات بدون ضوابط:

القنوات الرسمية تردع التدفق الحر للمعلومات. تتطلب الشكليّة أن يأخذ تدفق المعلومات مسارًا محددًا فقط. هذا يمنع التدفق الطبيعي للمعلومات.

(2) مضيعة للوقت:

غالبًا ما تؤدي القنوات الرسمية للتواصل إلى تأخيرات. قد لا تصل المعلومات مباشرة إلى الشخص الذي يقصده. في كثير من الأحيان ، يجب أن يتخذ مسارًا رسميًا دائرًا حيث قد تكون الروابط المتداخلة بلا معنى. ونتيجة لذلك ، يمكن أن تصبح قنوات الاتصال الرسمية مضيعة للوقت.

(3) يؤثر على صنع القرار:

يعد ترشيح المعلومات ورصدها عند المستويات الدنيا بمثابة سيف ذو حدين. في حين أن لها مزاياها ، فقد تمنع أيضًا المعلومات الحيوية من الوصول إلى الإدارة العليا. هذا قد يغير المنظور أثناء اتخاذ القرارات.

2. غير رسمي قناة الاتصالات / الكرمة:

غالبًا ما يثبط أو يُنظر إلى قناة الاتصال غير الرسمية في "منظمة" ، وهي غير معترف بها رسمياً. يشار إليها بشكل شعبي باسم الكرمة. هذا لأنه يعمل في جميع الاتجاهات بغض النظر عن الهيكل الرسمي.

يمكن إرجاع أصل مصطلح الكرمة إلى الطريقة التي نما بها الكرمة النباتية عبر أسلاك التلغراف ، مما جعل الرسائل التلغرافية تذهب في اتجاهات غير مقصودة. في الحياة التجارية ، تدين كرمة العنب بوجودها لطبيعة الإنسان الثرية.

يميل البشر للتحدث بشكل فضفاض أو طفيف مع شركائهم أينما كانوا. من وقت لآخر يشعرون بالحاجة إلى تحريرهم من ضرورة التمسك بالمنطق أو الحقيقة.

بينما يتابع الناس أعمالهم ، يجرون محادثة عارضة مع أصدقائهم في المكتب. هذه المحادثات تتعامل مع كل من المسائل الشخصية والتجارية. هذا يؤدي إلى توليد مطحنة الشائعات ، وهي شجرة العنب.

يتم تصنيف الكرمة إلى أربع فئات:

حبلا واحد : كل واحد يخبر آخر.

المجموعة أو سلسلة القيل والقال: واحد يخبر جميع الأشخاص في مجموعته / مجموعتها.

سلسلة الاحتمال: كل منها يخبر عشوائيا عدد من الناس.

سلسلة العنقودية: البعض يخبر الآخرين المختارين.

Grapevine يفي بالاحتياجات الاجتماعية للأعضاء ، يؤدي إلى المزيد من العلاقات الإنسانية المريحة (جزئيا من خلال الإفراج عن الخيال) ، يعمل على سد الثغرات المحتملة في التواصل الرسمي وروابط حتى أولئك الناس الذين لا تقع في التسلسل الرسمي للقيادة.

خصائص أخرى من الكرمة هي:

(ط) إنها أكثر توجهاً نحو الناس ثم موجهة نحو القضايا.

(2) قد لا تكون صحيحة تماما ويمكن الاعتماد عليها.

(3) تدفقات إرسال العنب في جميع الاتجاهات في المنظمة.

(iv) معلومات Grapevine تنتقل بسرعة كبيرة.

(5) لا يمكن تحديد مسؤوليتها.

العوامل المؤدية إلى الكرمة:

تنشط مطحنة الإشاعات عند وجود العوامل التالية في مؤسسة:

(ط) انعدام الإحساس بالاتجاه ، لا سيما في أوقات الأزمات. كلما زاد عدم اليقين ، ازدادت الشائعات.

(2) تشكيل مجموعات مفضلة من الموظفين من قبل الإدارة. هذا يولد انعدام الأمن بين الموظفين الآخرين مما أدى إلى الشائعات.

(3) يؤدي الافتقار إلى الثقة بالنفس بين الموظفين إلى تكوين مجموعات. هذه المجموعات في كثير من الأحيان تشغيل مطاحن الشائعات.

مزايا:

(ط) السرعة:

السرعة هي الميزة الأبرز لقناة الاتصال هذه. من الممكن نقل المعلومات بسرعة ملحوظة حيث لا توجد حواجز رسمية ولا توقف. وهكذا ، قد تنتشر شائعة كحرائق الغابات.

(2) التغذية الراجعة:

التعليقات عبر هذه القناة أسرع بكثير من قناة التواصل الرسمية. تشبه القناة نبض المؤسسة. غالبًا ما يصل رد الفعل إلى القرارات والسياسات والتوجيهات إلى المديرين بشكل أسرع عبر هذه القناة أكثر من الدور الرسمي.

(3) الوظيفة الموازية:

لا تتمتع القناة غير الرسمية بعقوبة رسمية ، ولكنها موازية حتمًا للقناة الرسمية. يعمل كقناة اتصال تكميلية في منظمة. من المعروف أن المديرين الجيدين يستخدمون القناة غير الرسمية لمصلحتهم لنقل المعلومات غير الملائمة للقنوات الرسمية.

(4) نظام الدعم:

A grapevine هو نظام دعم غير رسمي تم تطويره بواسطة الموظفين داخل المؤسسة. إنه يقربهم أكثر ويمنحهم ارتياحًا كبيرًا.

سلبيات:

(ط) أقل مصداقية:

الكرمة أقل مصداقية من قناة اتصال رسمية. لا يمكن أن تؤخذ على محمل الجد لأنها تنطوي على كلمة في الفم فقط. ولذلك ، فمن المحتمل أن تكون متناقضة.

(2) المعلومات الانتقائية:

عادة ما تفشل القنوات غير الرسمية في حمل المعلومات الكاملة. نتيجة لذلك ، لا يحصل المتلقي على جوهر الرسالة بأكملها. قد يستخدم مهربو الأذى أو أصحاب المصالح الخاصة القناة لنقل المعلومات الانتقائية.

(ثالثا) يخلق مشكلة:

يمكن لكرمة العنب أن تعزز المشاكل داخل المنظمة حيث لا تتحكم في المعلومات المرسلة والمستلمة وتصويرها وتصوراتها. يحصل تشويه المعلومات. يمكن أن يكون الكرمة مرادفاً لنشر قصص كاذبة أو برية.

(4) التسرب:

قد يتم تسرب المعلومات في الوقت الخطأ. يمكن أن يُعزى مصطلح "السر المفتوح" في المنظمة إلى مثل هذه التسريبات.