رسائل التجميع: إرشادات لكتابة رسائل الكتابة (مع عينات)

مجموعة رسائل: مبادئ توجيهية لكتابة رسائل جمع (مع عينات)!

يتم كتابة خطابات التحصيل عندما يتعين عليك استرداد / تحصيل مستحقاتك من العميل ، للحصول على السلع أو الخدمات المقدمة على الائتمان. إذا لم يدفع العميل في الوقت المناسب ، يصبح من الضروري تذكيره. هذه حالة حساسة ، لأنك من ناحية تريد الاحتفاظ بعلاقة العمل ، ومن ناحية أخرى ، فإنك تريد نقودك في الوقت المناسب.

ومن ثم ، فإن لبّ اللغة ضروري لإقناع العميل (الذي قد يكون هو نفسه يواجه صعوبات مالية) بدفع مستحقاتك على أي حال. في بعض الحالات ، يكون من واقع الأعمال أن تقبل الدفع الجزئي أيضًا.

إرشادات لكتابة رسائل المجموعة:

1. اللباقة وضبط النفس:

إن تذكير شخص بأنه فشل في الوفاء بالتزاماته المالية مسألة حساسة.

ومن ثم يجب عليك استخدام لغة براعة وضبط النفس. وعلاوة على ذلك ، يتعين عليك توفير حالتين: أن الدفعة قد تم إرسالها / استلامها بالفعل ولكن ليس ضمن معرفتك ، أو أن السلع / الخدمات غير مرضية.

قد يواجه المشتري صعوبات في تحقيق قيمة من مستلزماتك. في الوقت نفسه ، يتأخر بعض العملاء عادةً أو يتجاهلونهم. لذلك يجب أن تؤخذ كل حالة على أساس الوقائع الموضوعية.

2. نغمة مهذب:

رجل الأعمال الجيد لديه زاوية عمله المستقبلية في ذهنه ويستخدم لغة مهذبة في خطاب جمع. يتجنب إيذاء القارئ. حتى إذا كانت آخر رسالة جمع تهدد الإجراء القانوني ، فإن العمل الجيد يتطلب منك أن تكون مؤدبًا وأن تستخدم كلمات مثل "مع الأسف".

3. إظهار فهم مشاكل العميل:

إذا كان العميل محاصراً في وضع مالي صعب بنفسه ، ولم يكن لديه مال جاهز ولم يتمكن من تحقيق النقد من بضاعتك ، فقد يكون لديه أسباب وجيهة لعدم الدفع أو عدم القدرة على الدفع. كمجموع من الرسوم ، قد تضطر إلى المشاركة إلى حد ما في مشاكله وإيجاد حل مشترك للحصول على قيمة لسلعك. يجب أن تظهر هذه الحساسية في رسالتك والنهج الشامل للمجموعة.

4. خطوات تقدمية في كتابة سلسلة من رسائل الجمع:

قد يحدث أن مكالمة مجموعة واحدة ليست كافية للحصول على مستحقاتك. قد يتخلف العميل عن عمد أو بطريقة أخرى في الدفع.

المراحل في كتابة مجموعة الرسائل في سلسلة هي:

(ط) تذكير رسمي ، على افتراض أنه سيدفع ، بنبرة معتدلة.

(2) تذكير أكثر حزماً وإقناعاً يؤكد ضرورة الدفع هنا والآن.

(3) خطاب "الملاذ الأخير" ، والذي ينص على أنه يجب على العميل الدفع ، وإلا سيتبع الإجراء القانوني

رسائل جمع المرحلة الأولى:

في هذه المرحلة ، الرسالة رسمية. حتى يمكن استخدام رسالة مطبوعة. من المفترض أن العميل قد نسيت أن يدفع ، وسوف يعمل على التذكير في وقت واحد.

بداية مفيدة لأحرف التجميع الأولى:

(1) نلاحظ أن حسابك كان مستحقًا للدفع على… 1s المعلق في كتبنا.

(2) يجب أن نلفت انتباهكم إلى فاتورتنا رقم. لـ Rs ...

(iii) يجب أن نذكرك بأننا لم نستلم الرصيد المعروض في مقابل اسمك في بياننا المؤرخ ... والذي يصل إلى Rs. وهو الآن أكثر من شهر متاخر.

الغلق:

(ط) نأمل أن تقوم بتسوية الفاتورة عن طريق العودة.

(2) نتطلع إلى التحويلات الخاصة بك في غضون الأيام القليلة المقبلة.

(3) في حالة إرسال الدفعة في غضون ذلك ، يمكنك تجاهل هذا الإشعار.

تذكير رسمي عينة:

تذكير مقنع / شركة:

في حالة عدم جلب رسالة التحصيل الأولى في الدفعة بعد الانتظار ، يتم إرسال رسالة ثانية خلال 15-20 يومًا تقريبًا. في هذه الرسالة تكون اللغة أكثر ثباتًا ولكن لا تزال النغمة مهذبة. أنت لا تزعج الزبون بل تسعى إلى تعاونه.

بعض المبتدئين:

(ط) نرى من سجلاتنا أن تذكيرنا لك بدفع الفاتورة مؤرخة ... هذا التاريخ غير موجود.

(2) نشير إلى رسالتنا المؤرخة ... التي تطلب منك تسوية مستحقاتك.

(iii) يجب أن نذكرك مرة أخرى بمستحقاتك بموجب الفاتورة الخاصة بنا ... التي تم ذكرها ... لـ Rs… ، التي يبدو أن تذكيرنا الأول تاريخًا لها ... ، غير موجود لك.