نموذج لجنة التنظيم (نظرة عامة)

نموذج لجنة التنظيم: الحاجة ، أنواع ، مزايا وتفاصيل أخرى!

قد يجتمع عدد من الأشخاص لاتخاذ القرار ، وتحديد مسار العمل ، وتقديم المشورة للمسؤولين المختصين في بعض الأمور ، وهو شكل من أشكال تنظيم اللجان. إنها طريقة للتفكير الجماعي وحكم الشركات والقرار المشترك. يجوز تكليف إحدى اللجان ببعض الوظائف الإدارية أو من المتوقع الحصول على بعض الخدمات الاستشارية أو الاستكشافية. اللجنة ليست نوعًا من التنظيم المنفصل بهذه الصفة. ولكنها طريقة لربط الأشخاص أو المجموعات بالإدارات الرئيسية للحصول على المشورة والتوجيه في تخطيط الأعمال وتنفيذها. تجمع مجموعة من الأشخاص المختصين والمهتمين أفكارهم لتسهيل عملية صنع القرار.

في بعض الأحيان ، هناك حاجة للحصول على رأي الأشخاص الآخرين لاتخاذ قرارات مهمة. يتم تجميع تفكير الأشخاص المتنوعين من خلال المداولات والمناقشات ويتم التوصل إلى قرارات مشتركة. بسبب المعلومات والتحليلات الجماعية ، من الأرجح أن تضع اللجان حلولاً للمشاكل المعقدة. مع نمو تنظيم الحاجة إلى اللجنة أكثر.

الحاجة إلى اللجان:

السبب الرئيسي للجان هو ضمان الحكم المشترك في الأمور الإدارية.

يتم تشكيل اللجان للأسباب التالية:

1. توفر اللجان منتدى لتبادل الأفكار بين أعضاء المنظمة.

2. قد ينتج عن تبادل الأفكار بين الأعضاء بعض الاقتراحات والتوصيات التي قد تكون مفيدة للمنظمة.

3. يمكن أن يكون هناك مناقشة مناسبة حول المشاكل الحالية والجهود المبذولة لإيجاد حلول.

4. قد تكون هناك حاجة أيضا إلى اللجان في وضع وتطوير السياسات التنظيمية.

أنواع اللجان:

يمكن تشكيل لجان مختلفة بمعرفات وأغراض مختلفة. قد تكون بعض اللجان الاستشارية فقط لبعض قد تؤدي وظائف إدارية.

هناك ما يلي أنواع من اللجان:

1. اللجان الرسمية وغير الرسمية:

إذا تشكلت لجان كجزء من الهيكل التنظيمي وتفوض بعض الواجبات والسلطات ، فهي لجنة رسمية ويمكن تشكيل لجنة غير رسمية لمعالجة بعض المشاكل ، وقد يدعو المدير بعض الخبراء لمساعدته في تحليل مشكلة واقتراح مناسبة حل. قد يدعو الرئيس التنفيذي إلى اجتماع رؤساء الإدارات وبعض الخبراء لإيجاد حل لمشكلة ما. في كلتا الحالتين هي حالة لجنة غير رسمية.

2. اللجان الاستشارية:

هذه هي لجان المشورة لرؤساء المجالات في بعض القضايا. قد يحيل ضباط الخطوط بعض المشاكل أو القضايا إلى لجنة المشورة. ستقوم اللجنة بجمع المعلومات حول المشكلة والتوصية بحل لها. يتمتع موظفو الخط بسلطات قبول أو تعديل أو رفض اقتراحات اللجان الاستشارية. لا تتمتع هذه اللجان بسلطات إدارية ولا يمكنها ممارسة وجهات نظرها بشأن المسؤولين التنفيذيين.

3. اللجان الخطية:

قد تكون هناك لجان ذات صلاحيات إدارية. بدلا من إعطاء العمل لشخص واحد قد يتم تعيينه لعدد من المديرين التنفيذيين. تسمى اللجان التي لها صلاحيات إدارية اللجان الخطية أو الجمعية. تساعد اللجان الخطية في تخطيط سياسات وبرامج الشركة وتنظيم الجهود لتحقيق هذه الخطط ، إلخ. كما تقوم هذه اللجان بتوجيه ومراقبة أنشطة الموظفين لتحقيق الأهداف التنظيمية.

مزايا شكل اللجنة المنظمة:

يتمتع شكل لجنة التنظيم بالمزايا التالية:

1. تجمع الآراء:

ينحدر أعضاء اللجان من خلفية مختلفة ومجالات خبرة ولديهم وجهات نظر وقيم مختلفة. عندما يجلس الأشخاص الذين يتمتعون بقدرات متنوعة معا ويناقشون مشكلة ، يتم إبراز الجوانب المختلفة للحالة ويتم تقييم الإيجابيات والسلبيات. سوف يساعد الرأي المجمّع في اتخاذ رؤية واقعية للمشكلة.

2. تنسيق أفضل:

يقوم شكل اللجنة بتنظيم المزيد من التنسيق بين مختلف شرائح المنظمة عند جلوس ممثلي مختلف الإدارات معاً ، فهم يفهمون ويقدرون الصعوبات التي يواجهها الآخرون. هذا النوع من المناقشات الصريحة يساعد على تحديد أهداف الإدارات المختلفة ويتم تحقيق تنسيق أفضل من خلال هذا النوع من صنع القرار.

3. موازنة المشاهدات:

يساعد هذا النوع من التنظيم في تحقيق التوازن بين الآراء التي يعبر عنها مختلف الأشخاص. هناك ميل إلى التأكيد على جوانب إدارة المرء من خلال تجاهل الطابع المتصل بالمشاكل في مختلف الأقسام. تساعد إحدى اللجان على إظهار وجهة نظر متفق عليها للمشكلة من خلال مراعاة الآراء المختلفة التي يتم التعبير عنها في مثل هذه الاجتماعات.

4. الدافع:

تتكون اللجان من المدراء وكذلك المرؤوسين. يتم إعطاء آراء المرؤوسين الاعتراف والأهمية. إنه يمنحهم التشجيع ويجعلهم يشعرون بأنهم جزء لا يتجزأ من عملية صنع القرار. هذه اللجان تعزز معنويات المرؤوسين وتحفزهم على تحسين أدائهم.

5. تشتت الطاقة:

قد يؤدي تركيز السلطة في عدد قليل من الأشخاص إلى إساءة استخدام السلطة والقرارات الخاطئة. من خلال نشر الصلاحيات بين أعضاء اللجنة ، يمكن حل هذه المشكلة.

6. قبول أفضل للقرارات:

يتم قبول القرارات التي تتخذها اللجان بشكل أفضل من قبل المرؤوسين. قد تكون قرارات الفرد أوتوقراطية بينما تقرر اللجان من منظور أوسع للتنظيم. بما أن هناك ظلال مختلفة من الناس ممثلة في اللجان ، فإن هذه القرارات مقبولة بشكل أفضل.

7. التواصل الأفضل:

إنه منتدى أفضل لمناقشة الأمور ذات الاهتمام المشترك والوصول إلى استنتاجات معينة. يمكن نقل هذه القرارات بشكل صحيح إلى المرؤوسين من خلال أعضاء اللجنة. سوف ينقل الأعضاء معلومات صحيحة وأصيلة وينقلون أيضا خلفية اتخاذ تلك القرارات.

8. التدريب التنفيذي:

توفر اللجان منتدى جيدًا لتدريب المدراء التنفيذيين. يتعلمون قيمة التفاعل وديناميكيات المجموعة والعلاقات الإنسانية. انهم يتعرضون لمختلف وجهات النظر وتعلم فن الوصول إلى القرارات وحل المشاكل التنظيمية.

ضعف شكل اللجنة من التنظيم:

هذا الشكل من التنظيم يعاني من نقاط الضعف التالية:

1. التأخير:

العيب الرئيسي للجنة شكل المنظمة هو تأخير في اتخاذ القرارات. يعبر عدد من الأشخاص عن وجهات نظرهم في الاجتماعات ويتم اتخاذ الكثير من الوقت للتوصل إلى قرار. كما أن تحديد اجتماعات اللجان يستغرق وقتًا طويلاً. يتم إصدار جدول أعمال ويتم تحديد تاريخ ملائم للاجتماع. عملية اتخاذ القرار بطيئة للغاية وقد يتم فقد العديد من الفرص التجارية بسبب تأخر القرارات.

2. حل وسط:

بشكل عام ، يتم بذل الجهود للتوصل إلى قرارات بتوافق الآراء. يتم اتخاذ وجهة نظر الأغلبية كقرار بالإجماع من اللجنة. قد يكون تفكير الأقلية صحيحًا ولكن قد لا يتم متابعته للفرد. قد يقبلون أقل من الحل الأمثل ، بسبب الخوف من أنه إذا ثبت أن حلهم خطأ ، فسيتم إلقاء اللوم عليه.

3. لا المساءلة:

لا يجب حل أي مساءلة فردية إذا كانت هذه القرارات سيئة. يحاول كل عضو في اللجنة الدفاع عن نفسه بالقول إنه يحل حلاً مختلفاً. إذا لم يتم إصلاح المساءلة ، فهذا هو ضعف المنظمة.

4. الهيمنة من قبل بعض الأعضاء:

بعض الأعضاء يحاولون الهيمنة في اجتماعات اللجنة. يحاولون توجيه وجهة نظرهم على الآخرين. إن عدوانية بعض الأعضاء تساعدهم في الحصول على الأغلبية معهم ويتم تجاهل رأي الأقلية. هذا النوع من اتخاذ القرار ليس في مصلحة المنظمة.

5. العلاقات المتوترة:

في بعض الأحيان تصبح العلاقات بين أعضاء اللجنة أو مع الآخرين متوترة. إذا اتخذ بعض الأعضاء مواقف مختلفة حول بعض القضايا ، فقد يشعر البعض بالإهانة. في حال نوقشت بعض المسائل المتعلقة بالأشخاص الآخرين في إحدى اللجان ، والأعضاء الذين يتخذون موقفا لا يحبه هؤلاء الأشخاص قد يسيئون إليهم. عموما يتم تسريب المناقشات في الاجتماعات إلى غيرهم من الموظفين. قد لا يحب بعض الذين تأثروا سلبًا بعض القرارات غير السارة. يؤثر على علاقات الموظفين ليس فقط على الوظيفة ولكن على المستوى الشخصي أيضًا.

6. عدم فعالية:

دور اللجان غير فعال في جميع المجالات. قد تكون اللجان مفيدة في الحالات التي تتعلق بالتظلم أو مسائل الإدارات الشخصية. قد لا تكون اللجان فعالة عندما يتم صياغة السياسات وتتطلب اتخاذ قرارات سريعة. ستكون المبادرة الفردية أكثر فعالية في هذه الحالات. لذلك فإن اللجان لها دور محدود لتلعبه.

المبادئ التوجيهية لأعضاء اللجنة:

من أجل تفعيل عمل اللجان ، يجب على الأعضاء اتباع هذه الإرشادات:

1. يجب على الأعضاء التأكد من أن الأجواء في الاجتماعات ودية وغير رسمية.

2. يجب على الأعضاء التعبير عن آرائهم بوضوح ومنطق والاستماع إلى ردود الأفعال بهدوء.

3. لا ينبغي تجاهل الخلاف. لا ينبغي أن يساوموا فقط من أجل الانسجام. يجب توجيه النقد على القضايا وليس على الأشخاص.

4. يجب التأكد من أن الرئيس لا يهيمن بشكل مفرط. يجب أيضا أن تعامل وجهات نظره بنفس الطريقة التي تعامل بها الآخرين. آرائه لا ينبغي أن تؤخذ على أنها نهائية.

5. لا ينبغي أن يؤخذ الاختلاف في الاجتماع على المستوى الشخصي. ينبغي تجنب روح المنافسة وينبغي تعزيز التعاون.

كل هذه المبادئ التوجيهية لن تعمل فقط على تلطيف لجان العمل بل ستجعلها أيضًا أداة فعالة للمنظمة.