نظام المحاسبة المحوسبة: ميزات ومزايا وتفاصيل أخرى

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الحاجة والميزات والمتطلبات والمزايا والعيوب والمشاكل التي تواجه نظام المحاسبة المحوسب.

الحاجة إلى المحاسبة المحوسبة:

تنشأ الحاجة إلى المحاسبة المحوسبة من مزايا السرعة والدقة وانخفاض تكلفة التعامل مع المعاملات التجارية.

العديد من المعاملات:

نظام المحاسبة المحوسب قادر على عدد كبير من المعاملات بسرعة ودقة.

التقارير الفورية:

وهي قادرة على تقديم تقارير سريعة وجودة بسبب سرعتها ودقتها.

تخفيض في عمل الورق:

يتطلب نظام المحاسبة اليدوي مساحة تخزين كبيرة للحفاظ على السجلات / الكتب المحاسبية ، والقسائم / المستندات. تعتمد متطلبات الكتب والقرطاسية وكتب الحسابات مع القسائم والمستندات بشكل مباشر على حجم المعاملات التي تتجاوز نقطة معينة.

هناك حاجة ماسة لتقليل العمل الورقي والاستغناء عن حجم كبير من كتب الحساب. ويمكن تحقيق ذلك بمساعدة نظام محاسبة محوسب.

تقارير مرنة:

التقارير مرنة في نظام المحاسبة المحوسبة. وهي قادرة على توليد تقارير عن أي رصيد عند الاقتضاء ولأي مدة تكون خلال الفترة المحاسبية.

استعلامات المحاسبة:

هناك استعلامات المحاسبة ، والتي تستند إلى بعض المعلمات الخارجية. على سبيل المثال ، يمكن الإجابة على استعلام متعلق بحسابات العملاء المتأخرين بسهولة عن طريق استخدام دعم لغة البرمجة المهيكلة [SQL] لتقنية قواعد البيانات في نظام المحاسبة المحوسب. سيكون مثل هذا التمرين صعبًا ومكلفًا في نظام المحاسبة اليدوي.

مرفق الانترنت:

يوفر نظام المحاسبة المحوسب تسهيلات على الإنترنت لتخزين ومعالجة بيانات المعاملات لاسترداد المعلومات لإنشاء وعرض التقارير المالية.

صحة:

المعلومات والتقارير التي تم إنشاؤها دقيقة وموثوق بها للغاية لصنع القرار. في نظام المحاسبة اليدوي ، حيث أن العديد من الناس يقومون بهذه المهمة وحجم المعاملات كبير للغاية ، فمن المرجح أن تكون هذه المعلومات والتقارير مشوهة وغير موثوقة وغير دقيقة.

الأمان:

هذا النظام مؤمن بدرجة عالية ويمكن الحفاظ على سرية البيانات والمعلومات ، عند مقارنتها بنظام المحاسبة اليدوي.

قابلية التوسع:

يمكن للنظام التعامل بسهولة مع الزيادة في حجم الأعمال. لا يتطلب الأمر سوى مشغلي بيانات إضافيين لتخزين قسائم إضافية.

الميزات الخاصة لنظام المحاسبة المحوسب:

1. يؤدي إلى إعداد سريع للحسابات وإتاحة البيانات والسجلات المحاسبية في الوقت المحدد.

2. يضمن السيطرة على العمل والسجلات المحاسبية.

3. الأخطاء والأخطاء ستكون على الأقل في المحاسبة المحوسبة.

4. صيانة البيانات والسجلات المحاسبية الموحدة ممكن.

5. من السهل الوصول والمرجعية للمعلومات المحاسبية هو ممكن.

6. المرونة في الحفاظ على الحسابات ممكن.

7. ينطوي على عمل أقل من رجال الدين وهو أنيق جدا وأكثر دقة.

8. يتكيف مع الاحتياجات الحالية والمستقبلية للأعمال.

9. يولد تقارير شاملة لنظام المعلومات الإدارية في الوقت الحقيقي ويضمن الوصول إلى المعلومات الكاملة والحاسمة على الفور.

متطلبات نظام المحاسبة المحوسب:

الإطار المحاسبي:

يعتبر الإطار المحاسبي الجيد من حيث مبادئ المحاسبة والترميز والتجميع هو شرط مسبق. هو بيئة تطبيق نظام المحاسبة المحوسبة.

إجراءات التشغيل:

إن إجراء التشغيل المدروس والمصمَّم جيداً والمزود ببيئة تشغيل مناسبة ضروري للعمل مع نظام المحاسبة المحوسب. يعد حساب الكمبيوتر أحد التطبيقات الموجهة إلى قواعد البيانات ، حيث يتم تخزين بيانات المعاملة في قاعدة بيانات منظمة بشكل جيد.

يعمل المستخدم على قاعدة البيانات هذه باستخدام الواجهة المطلوبة. وهو يأخذ التقارير المطلوبة عن طريق التحويلات المناسبة للبيانات المخزنة في المعلومات. ومن ثم ، فإنه يشمل جميع المتطلبات الأساسية لأي تطبيق موجه نحو قاعدة البيانات في أجهزة الكمبيوتر.

مزايا المحاسبة المحوسبة:

1. أفضل جودة العمل:

عادة ما تكون الحسابات التي يتم إعدادها باستخدام أجهزة الكمبيوتر موحدة ، وأنيقة ، ودقيقة ، وأكثر وضوحًا من الوظيفة اليدوية.

2. تكاليف التشغيل المنخفضة:

الكمبيوتر هو توفير العمالة والوقت. ومن ثم ، فإن حجم العمل الذي يتم التعامل معه بمساعدة أجهزة الكمبيوتر ينتج عنه اقتصاد وتكاليف تشغيل أقل.

3. كفاءة محسنة:

الكمبيوتر يجلب السرعة والدقة في إعداد السجلات والحسابات وبالتالي يزيد من كفاءة الموظفين.

4. تسهيل التحكم الأفضل:

من وجهة نظر الإدارة ، يمكن التحكم بشكل أكبر وقد تتوفر المزيد من المعلومات مع استخدام الكمبيوتر في المحاسبة. يضمن الأداء الفعال في العمل المحاسبي.

5. دقة أكبر:

المحاسبة المحوسبة تضمن الدقة في السجلات والبيانات المحاسبية. ويمنع الأخطاء الكتابية والسهو.

6. تخفيف رتابة:

المحاسبة المحوسبة تقلل من الرتابة عن القيام بمهام محاسبية متكررة ، وهي مملّة وتستغرق وقتا طويلا.

7. تسهيل التوحيد القياسي:

المحاسبة المحوسبة تسهل توحيد إجراءات وإجراءات المحاسبة. لذلك ، يتم ضمان توحيد في المحاسبة.

8. التقليل من الأخطاء الرياضية:

أثناء القيام بالرياضيات باستخدام أجهزة الكمبيوتر ، يتم التخلص من الأخطاء تقريبًا ما لم يتم إدخال البيانات بشكل غير صحيح في المقام الأول.

مساوئ المحاسبة المحوسبة:

1. الحد من القوى العاملة:

إدخال أجهزة الكمبيوتر في العمل المحاسبي يقلل من عدد الموظفين في المنظمة. وبالتالي ، فإنه يؤدي إلى قدر أكبر من البطالة.

2. التكلفة العالية:

لا تستطيع شركة صغيرة تثبيت نظام حساب الكمبيوتر بسبب تكلفته العالية في التركيب والصيانة. ليكون أكثر اقتصادا يجب أن يكون هناك حجم كبير من العمل. إذا لم يتم استخدام النظام بكامل طاقته ، فإنه سيكون غير اقتصادي للغاية.

3. تتطلب المهارات الخاصة:

نظام الكمبيوتر يدعو لمشغلي درجة عالية من التخصص. توافر مثل هؤلاء الموظفين المهرة نادرة للغاية ومكلفة للغاية.

4. مشاكل أخرى:

قد يؤثر الإصلاح المتكرر وفشل الطاقة على العمل المحاسبي كثيرًا. أجهزة الكمبيوتر عرضة للفيروسات. في كثير من الأحيان سوف يفترض الناس أن الكمبيوتر يقوم بالأمور بشكل صحيح وأن المشاكل ستظل دون رادع لفترة طويلة من الزمن.

المشاكل التي تواجهها في نظام المحاسبة المحوسبة:

1. تدريب المستخدم:

يحتاج المستخدم ، لاستخدام برنامج محاسبة الكمبيوتر ، إلى فهم مفاهيم البرنامج. ومن ثم ، ينبغي أن يخضع للتدريب المناسب. يجب أن يتعلم مشغل الكمبيوتر أساسيات الكمبيوتر ومفاهيم البرنامج والعمل مع برنامج نظام التشغيل [مثل Windows / DOS] وبرنامج المحاسبة.

2. اعتماد النظام:

باستخدام حل الكمبيوتر يجعل المستخدم يعتمد بالكامل على نظام الكمبيوتر ويستلزم توافر الكمبيوتر في جميع الأوقات. إذا كان النظام غير متاح [بسبب عطل في الأجهزة أو انقطاع التيار الكهربائي] ، فسيكون من الصعب التحقق من الحسابات.

3. متطلبات الأجهزة:

مطلوب نظام كمبيوتر كامل مع طابعة لتشغيل نظام المحاسبة المحوسبة. قد لا تتحمل معظم المؤسسات الصغيرة إمكانية الحصول على مثل هذه المرافق بالبرمجيات الضرورية.

4. فشل النظام:

عندما يكون هناك تعطل نظام [تعطل القرص الصلب] ، هناك خطر كبير من فقدان البيانات المتوفرة على القرص الصلب في أي وقت. سيكون من المؤلم للغاية ، إذا حدثت المشكلة في نهاية السنة المالية ، عندما تكون البيانات المالية جاهزة.

5. النسخ الاحتياطية والمطبوعات:

يجب إجراء نسخ احتياطي للبيانات بشكل منتظم بحيث يمكن استعادة البيانات من الأقراص المرتدة [النسخ الاحتياطية] عند فقدان البيانات. قد تكون النسخ المطبوعة المنتظمة من معلومات النظام مفيدة كسجلات يدوية.

6. إدارة القسائم

يسمح برنامج المحاسبة بتغيير البيانات بسهولة. إذا وضعت قسيمة خطأ في رأس خاطئ ، سيكون من الصعب جدا فرز وإرجاع القسيمة. إدارة القسيمة جيدة للغاية.

7. الأمن:

يجب توفير حماية إضافية لأن المعالجة غير الصحيحة للنظام [الأجهزة / البرامج] قد تكون خطيرة. يجب تعيين كلمات المرور والأقفال وغيرها ، بحيث لا يمكن لأي شخص غير مصرح له التعامل مع النظام.