التحكم: التعريف والمقاصد والطرق والوسائل

اقرأ هذه المقالة للتعرف على التعريف والأغراض والطرق ووسائل الرقابة في الإدارة العامة.

التعريف والطبيعة:

عملية إدارية أخرى مهمة هي السيطرة. هذا يعني القدرة على التأثير على سلوك الناس أو مسار الأحداث. لكن هذا التعريف غير كافٍ لاكتساب المعنى الكامل للسيطرة المستخدمة في الإدارة العامة أو المنظمة. المعنى الحقيقي للسيطرة هو ضمان تشغيل المنظمة في الخطوط أو العملية المحددة. تنشأ فكرة السيطرة عندما يتبين أن الإدارة لا تدار بشكل صحيح. كل منظمة لديها بعض الأغراض المحددة وتحاول السلطة بإخلاص تحقيق تلك الأهداف. ولكن في الوضع الفعلي تظهر عدة عقبات تعرقل تحقيق الأهداف. من أجل وقف هذا الحادث غير المرغوب فيه ، هناك حاجة إلى آلية من شأنها أن تحبط النتائج غير المرغوب فيها.

في كل منظمة أو كل قسم من الإدارة العامة ، تبين أن بعض العناصر المتمردة تعارض نظام أو سياسة السلطة. هذا يرجع إلى اختلاف الرأي أو التوقعات. إذا لم تتخذ السلطة أي إجراء احترازي قد يؤدي إلى إلحاق الضرر بجسم الإدارة. لإيقاف هذه النتيجة غير المرغوب فيها ، هناك ترتيب لفحص هذه النتيجة ويسمى هذا بالتحكم. ومن ثم فإن التحكم هو أسلوب لضمان تنفيذ اعتراض المنظمة في الوقت المناسب وإحباط تقدم المعلومات التي قد تقف في طريق تنفيذ السياسة.

يستخدم مصطلح السيطرة أيضا بمعنى آخر. كل إدارة عامة منظمة بشكل هرمي مما يعني أن هناك مراحل مختلفة وكل مرحلة لها واجبات ومسؤوليات محددة. من واجب السيطرة أن نرى أن كل شخص يؤدي وظيفته المخصصة له في التسلسل الهرمي. سيؤدي غياب السيطرة إلى فوضى في الهيكل الهرمي. لكن السيطرة توقف هذه النتيجة غير المرغوب فيها.

أغراض السيطرة:

الغرض الرئيسي من السيطرة هو إزالة العوائق التي تعرقل أغراض الإدارة العامة أو المنظمة. المنظمة هي للتفاعل مع البيئة المحيطة بها أو الوضع الذي ينشأ في داخلها. كل هذه تتطلب أن السلطة التنفيذية يجب أن يكون لديها ما يكفي من السلطة للتصدي للوضع.

لدى الإدارة العامة أو المنظمة بعض الأهداف المعلنة وهي تدرك في بعض الأحيان أن هناك تباينا صارخا بين الأهداف المعلنة والوضع الفعلي. الرئيس التنفيذي ، لن يسمح باستمرار هذا التناقض ، وفي هذا الصدد ، سوف يشرع في ممارسة سلطته للقبض على التناقض.

في سياق الأنشطة ، قد لا تنجح الإدارة العامة أو المنظمة في تحقيق جميع الأهداف المعلنة ، ويوقف هذا الفشل التقدم. هذا الأمر غير المبرر للحالة قد يلهم رئيس المنظمة بممارسة سلطته لعكس الموقف. هذا هو اسم آخر للتحكم.

قد تنشأ أزمة داخل الإدارة العامة أو عناصر خارجية أو أزمة قد تحدث أثراً سلبياً على الإدارة العامة أو المنظمة. كلاهما يجب التحقق من أجل تحرير المنظمة من الأزمة. هذا يتطلب السيطرة.

في عملية الإدارة ، قد ترتكب المنظمة أخطاء ، ومن أجل إيقاف تكرار الأخطاء ، يكون السلاح الأكثر فاعلية هو السيطرة. أن يخطئ الإنسان ، ولكن من أجل تحسين التنظيم لا يمكن إغفاله أو إغفاله. من خلال سيطرة السيطرة ، تقوم السلطة بتصحيح الخطأ.

لديها غرض آخر. إذا كان أعضاء الإدارة على دراية تامة بأن السلطة لديها ما يكفي من القوة لاتخاذ إجراءات ضد الموظفين الضالعين الذين سيكونون بمثابة نوع من التدقيق على جزء من الموظفين.

طرق السيطرة :

PPB أو PPBS:

الإدارة العامة أو التنظيم كلاهما موجه نحو النتائج. بمعنى أنهم يريدون دائما تحقيق النجاح ، أو بمعنى آخر ، فوائد السياسة التي اعتمدوها. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يحددون أولاً السياسة ويبدأون التنفيذ. إذا كان هناك نقص في ملحق السياسة ، يبدأ الضباط في التحقيق في القضية وتطبيق آلية التحكم.

هناك العديد من طرق السيطرة و PPB أو PPBS هي واحدة من هذه. يعني تخطيط برمجة نظام الموازنة. في منتصف الستينات من القرن الماضي في بعض منظمات الولايات المتحدة الأمريكية ، اقترح المسؤولون التنفيذيون PPBS كطريقة للتحكم في المنظمة وتحفيزها ، وبعد فترة من الوقت ، أثارت نتائج PPBS إعجاب المنظمين والمديرين التنفيذيين الآخرين. أعجب الرئيس الأمريكي ليندون ب جونسون بما فيه الكفاية عند رؤية نتائج PPBS وقرر تطبيقه في النظام الفيدرالي. منذ عام 1965 ، تم الاعتراف PPBS كطريقة قوية للسيطرة على وظائف الإدارة العامة.

ما هو PPBS؟ "إنه نظام لتخصيص الموارد مصمم لتحسين كفاءة وفعالية الحكومة من خلال وضع أهداف تخطيطية بعيدة المدى ، وتحليل تكاليف وفوائد البرامج البديلة التي تلبي هذه الأهداف وتوضيح البرامج كمقترحات الميزانية والتشريعات والتوقعات طويلة الأجل" . إن PPB هي طريقة فعالة للغاية للتحكم في وظائف المنظمة لأنها تقرر الوظائف والأهداف قبل بدء الوظائف. بعد انقضاء الفترة تبدأ السلطة في التحقيق في مقدار الأهداف التي تم تحقيقها. حتى قبل ذلك ، يتم التقييم الدوري أيضًا.

لا يهتم PPB فقط بالمدخلات والمخرجات ولكن أيضًا بالآثار والبدائل. إن PPB هي طريقة شاملة للتحكم في مختلف جوانب الإدارة العامة. ويمكن أيضا أن تسمى سياسة PPB أسلوب التكلفة-المنفعة للتحكم في الإدارة العامة.

بشكل عام ، يتم تطبيق سياسة التكلفة-المنفعة في الاقتصاد ولكن من منتصف الستينات من القرن الماضي يتم تطبيقها في أداء المنظمات. في جميع فروع الإدارة العامة الأمريكية تقريباً ، تم تطبيق PPB وتم فحص النتائج. وقد ادعى أن PPB قد حققت نتائج مرضية. ومع ذلك ، لم يكن بلا انتقادات واعتراضات.

تخصيص الأموال وسيلة أخرى للتحكم في الإدارة العامة. وهذا يعني أنه في بداية السنة المالية ، يتلقى كل فرع من فروع الإدارة العامة مبلغًا معينًا من الأموال لتحقيق أهدافه. في نهاية السنة المالية ، يكون كل قسم ملزمًا دستوريًا بتقديم تقارير تتضمن إنجازه. وتوجه السلطة العليا كل دائرة لإعداد ميزانيتها الخاصة وكذلك الخطط التي سيتم إنفاق الصندوق عليها. هذه طريقة فعالة للتحكم.

تعرف الإدارة حسب الهدف بشعبية باسم MBO. دعونا نحدده بعد هنري. يمكن تعريف الإدارة بالأهداف على أنها عملية يتم من خلالها تحديد أهداف المنظمة وأهدافها من خلال مشاركة أعضاء المنظمة من حيث النتائج المتوقعة وتخصيص الموارد وفقًا لدرجة تحقيق الأهداف والغايات التنظيمية.

يهتم الـ PPB بالمدخلات والمخرجات والآثار والبدائل. ولكن ، على العكس ، فإن MBO تعني مقدار الأهداف التي تم تحقيقها. لا يمكن فصل MBO عن المدخلات والمخرجات والآثار. PPB يفكر في البدائل ولكن MBO لا أعتقد ذلك. في مختلف فروع الإدارة العامة الأمريكية يستخدم على نطاق واسع.

يرى خبراء الإدارة العامة أن كلا من PPB و MBO هما سلاحان قويان لمراقبة مختلف جوانب التنظيم والإدارة العامة. تقييم لأهمية MBO ، أدلى بعض الباحثين بالتعليق التالي: "لقد كانت MBO جزءًا أساسيًا من الحركة لتعزيز القدرة الإدارية في القطاع العام".

وهناك طريقة أخرى للتحكم في الإدارة العامة تتمثل في تحديد الأهداف واقتراح طرق كيفية تحقيقها. المرحلة التالية هي الأهداف والطرق التي يتم تداولها بين جميع فروع المؤسسة. إذا تم ذلك بشكل صحيح ، في نهاية الفترة أو السنة المالية ، سيكون من السهل جدًا تقييم ما تم إنجازه وما لا يزال غير مستحق.

هناك طريقة أخرى للتحكم وتسمى تقييم الأداء. إنها بلا شك وسيلة فعالة. في العديد من المنظمات ، يتم تحديد الواجبات أو المهام بوضوح ، كما يتم ذكر مقدار العمل الذي يتعين على الموظف الفرد القيام به. تبدأ السلطة في نهاية الفترة بالتقييم ، وإذا كان هناك فرق كبير بين ما يجب القيام به وما تم القيام به ، يمكن للسلطة التنفيذية المسؤولة عن هذه المهمة اتخاذ إجراء ضد الموظف المعني.

لا تزال الطريقة الأخرى للسيطرة وتسمى ميزنة قاعدة الهدف أو TBB. وهذا يعني أنه يُطلب من العديد من المؤسسات إصلاح أهدافها أو أهدافها أو قيام السلطة بإصلاح الهدف ، وبعد ذلك يتم تخصيص الموارد لتحقيق الأهداف. في نهاية الفترة يتم إجراء تقييم شامل. طريقة TBB للتحكم شائعة في العديد من إدارات النظام الإداري الأمريكي. لكن نيكولاس هنري يعتقد أنها بطريقة مختلفة. يقول أن TBB مدفوعة بالإيرادات وفي هذا الصدد فإن TBB نظام موازنة واقعي بشكل غير عادي.

وسائل التحكم:

يتم التحكم في التنظيم الحكومي أو الإدارة العامة بطرق متنوعة ، وبعضها مذكور أدناه. داخل المنظمة توجد آلية ذاتية التنظيم والتي يمكن أن تسمى الضوابط والتوازنات. وحتى داخل المؤسسة ، هناك العديد من الإدارات التي يتم تنظيمها بطريقة يتم فيها تعيين قسم واحد في كثير من الأحيان ضد قسم آخر ، وبالتالي لا يمكن لأي قسم العمل بشكل مستقل. قد يطلق على هذا الأمر الضوابط والتوازنات وهو سمة مميزة للنظام الدستوري الأمريكي.

تبقي وسائل الإعلام الإلكترونية والطباعة على يقظة دائمة على أنشطة الإدارات والوكالات الحكومية. أي إنتهاك للمبدأ العام أو الخطر في المصلحة العامة يلفت إنتباه وسائل الإعلام ويجبر النقد العام على سلطة الإدارة العامة أو المنظمة لاتخاذ إجراءات أو اتخاذ إجراءات احترازية. هذا أمر شائع في أي ديمقراطية.

في جميع الديمقراطيات الليبرالية هناك العديد من جماعات المصالح وجماعات الضغط. واحدة من المهام الهامة هي رؤية وحماية مصالح الجمهور الذين يدينون بالولاء لهم. ولا سيما في الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة ، يوجد عدد كبير من هذه المجموعات ويمنع انتباهها السلطة من اتخاذ أي إجراء قد يضر بمصالح أي مجموعة.

السيطرة على السلطة التشريعية هي أيضا فعالة جدا. في الديمقراطية البرلمانية ، تخضع الوزارة للمساءلة أمام المجلس التشريعي وتكون السلطة التشريعية بدورها مسؤولة أمام الناخبين. وتضمن سلسلة المساءلة هذه ألا يكون الجهاز التنفيذي (البيروقراطية جزءًا منه) ولا يمكن للهيئة التشريعية أن تتعارض مع المصالح العامة.

وأجبرت الانتخابات الدورية الهيئة التشريعية على عدم القيام بأي شيء قد يخلق شعورا بعدم الرضا في أذهان الناخبين ويلحق الضرر بفرص الفوز في الانتخابات المقبلة. هذا الوضع يجبر الهيئة التشريعية على تشديد حزام الرقابة على الإدارة العامة. هذه هي سمة مشتركة يمكن العثور عليها في النظم البرلمانية.

هناك أيضا سيطرة على القضاء وهو فعال جدا ومنتشر. في العديد من الدول ، تضمن الدساتير الحقوق الأساسية وأي تقلص أو انتهاك لهذه الحقوق قد يجتذب إجراءات ضرورية قد تكون عقابًا. هذه السلطة القضائية هي سيطرة واضحة ومحتمة على الإدارة العامة للدولة. حتى المنظمات غير الحكومية ليست حرة من الرقابة القضائية.

لا سيما نظام الإدارة الأمريكية ، والسيطرة القضائية على النظام السياسي بأكمله فعالة للغاية. إن السيطرة على السلطة القضائية للولايات المتحدة الأمريكية تذكرنا بعبارة "الإجراءات القانونية الواجبة". ويعني ذلك أن أي فعل من أشكال السلطة ينتهك الوظيفة العادية لأي مؤسسة قد يُطعن أيضًا في المحكمة.

الهيكل الدستوري مؤطر بحيث لا تستطيع الإدارات الحكومية الحكومية إنفاق المال العام بطريقتها الخاصة. هناك قسم تدقيق ويجب أن يتم تدقيق الأموال التي تنفقها الإدارة العامة. لكل سنة مالية ، يتم اعتماد الميزانية من قبل السلطة التشريعية وليس لدى أي إدارة حرية صرف الأموال وفقا لإرادتها الخاصة. يضع نظام التدقيق سلسلة في كل قسم من أقسام الإدارة العامة. حتى الحكومات المحلية والهيئات الأخرى لا تملك حرية تجاوز تقديرات الموازنة.

أعتقد أن المحاسبة هي أقوى سلاح للسيطرة على الإدارة العامة. من الشائع جدا أن كل قسم - بطريقة أو بأخرى - يكون مسؤولا أمام أي شخص. يظل تنبيه المواطنين والعديد من الهيئات الأخرى متيقظًا على سير عمل الحكومة.