السيطرة على مسألة المواد: ورقة ورقة العلاج والعلاج والتحليل
السيطرة على مسألة المواد: ورقة بيل ، العلاج والتحليل القضية!
مسألة المواد:
يتم الاحتفاظ بالمواد في المتاجر بحيث يمكن أن يقوم صاحب المتجر بإصدارها في أي وقت تتطلبه إدارات الإنتاج. ولكن يجب أن لا يقوم صاحب المتجر بإصدار المواد ما لم يتم تقديم طلب ترخيص للمواد.
طلب المادي:
يجب أن يقوم صاحب المتجر دائماً بإصدار المادة على أساس السلطة المناسبة لتجنب اختلاس المواد. عادة ما يتم منح هذه السلطة من قبل رئيس قسم الإنتاج على نموذج يعرف باسم طلب المواد.
حكم النموذج على النحو التالي:
يتم ترقيم طلب الاستلام بشكل متسلسل من قبل صاحب المتجر بحيث لا يتم ترك أي طلب للمحاسبة في المحاسبة. إلى جانب الرقم المتسلسل الذي يكتبه صاحب المتجر ، يجوز للإدارة التي تضع الطلب أن تضع رقمها المسلسل الخاص بها.
يتم إدخال التفاصيل المتعلقة بالكمية الصادرة وعدد طلبات الشراء للمتاجر في عمود إصدار بطاقة الحاوية بحيث تظهر بطاقة الحاوية التوازن الصحيح للمادة. بعد ذلك ، يتم إرسال طلبات الشراء هذه إلى مكتب التكلفة حيث يتم ملء أعمدة السعر والمبالغ بحيث يتم منح الائتمان للمواد الصادرة في دفتر الأستاذ المخزني ويمكن منح المدين للوظيفة التي تتلقى المادة في دفتر الأستاذ الوظيفي.
يخدم طلب المواد الغرض من السلطة إلى صاحب المتجر لإصدار المواد ، بحيث يتم توقيعه فقط من قبل الشخص المخول بذلك ، حتى لا يكون هناك أي خطأ في المواد. لتجنب سوء الاستخدام والزيادة المفرطة في المواد ، يتم الاحتفاظ بقائمة بأسماء الأشخاص المصرح لهم بسحب المواد مع تواقيع عيناتهم من قبل صاحب المتجر.
فاتورة المواد :
تقدم قائمة المواد قائمة كاملة بجميع المواد المطلوبة بكميات لوظيفة أو طلب أو عملية معينة. وبالتالي ، يتم سرد كافة المواد المطلوبة لوظيفة أو ترتيب أو عملية معينة بواسطة قسم الإنتاج في مستند واحد. يخدم هذا المشروع الغرض من طلب المواد وترسل جميع المواد المدرجة في الفاتورة إلى قسم الإنتاج.
يجب إعداد قائمة المواد إذا كانت المهمة ذات طبيعة غير قياسية بحيث يمكن إجراء تقدير معقول لكافة المواد المطلوبة من قبل قسم الإنتاج قبل بدء العمل.
نموذج عينة من فاتورة المواد هو كما يلي:
مزايا فاتورة المواد:
(1) تخدم قائمة المواد غرض سلطة لإدارة الإنتاج لوضع طلبات للمواد كما هو مذكور فيها.
(2) يخدم الغرض من طلب الشراء أو الشراء عند موظف الشراء لشراء المواد اللازمة لوظيفة معينة.
(3) إنه يخدم الغرض من طلب المواد لمسألة المواد من قبل صاحب المتجر.
(4) يصبح تسعير الوظائف أكثر سهولة لأن قسم التكلفة يمكنه استخدام فاتورة واحدة من المواد لحساب تكلفة المواد الصادرة لكل وظيفة
(5) يتم تسهيل التحكم في استخدام المواد في حالة الوظائف غير القياسية إذا تم إصدار المواد وفقًا لقانون المواد. يتم إعداد فاتورة المواد مع مراعاة التقدير العلمي لكافة المواد المطلوبة لوظيفة معينة. وبالتالي ، يمكن اكتشاف الهدر إذا كانت الكمية الفعلية للمواد المصدرة أكبر من الكمية الموضحة في فاتورة المواد.
(6) المشتريات ، من المواد يمكن التخطيط لها مسبقا لتجنب تأخير الإنتاج.
(7) إن استخدام فاتورة المواد يوفر الوقت الذي كان سيُهدر بطريقة أخرى لإعداد طلبات منفصلة لمواد مختلفة.
الفرق بين طلب المواد و فاتورة المواد :
طلب المواد هو وثيقة تخوِّل أمين المخزن بإصدار المواد الواردة فيه إلى الإدارة المستهلكة. فاتورة المواد من جهة أخرى هي وثيقة تعطي قائمة بكافة المواد المطلوبة بمواصفات وكميات لمهمة أو طلب أو عملية معينة.
غالبًا ما يخدم قانون المواد الغرض من طلب المواد لأنه يعرض قائمة بجميع المواد المطلوبة لوظيفة أو طلب أو عملية معينة ولكن طلب المواد يعطي قائمة بالمواد التي يتطلبها قسم معين في وقت معين.
لذلك ، يمكن أن تحل فواتير المواد محل طلب المواد ولكن لا يمكن لمطلب المتاجر أن يحل محل فاتورة المواد. وتساعد فاتورة المواد في الحفاظ على التحكم الكمي في المواد المرسومة من خلال طلبات الشراء بسبب وجود هدر إذا كانت الكمية الفعلية للمواد التي تم سحبها أكبر من الكمية المعروضة في فاتورة المواد.
يمكن أن تكون فاتورة المواد مفيدة جدًا في حالة الوظائف غير القياسية في حين أن طلب المواد لن يخدم هذا الغرض.
تساعد قائمة المواد في إرسال عروض أسعار تنافسية لأن قائمة المواد يتم إعدادها مع مراعاة التقدير العلمي لكافة المواد المطلوبة لوظيفة أو طلب أو عملية معينة. هذا الأمر غير ممكن في حالة طلب المستودع الذي يتم إعداده فقط في وقت الحصول على المواد الصادرة من المتاجر.
لقد رأينا أن فاتورة المواد يمكن أن تخدم غرض طلب مخازن ولكن لا يمكن لمطلب المتجر أن يخدم غرض فاتورة المواد.
ومع ذلك ، فإن التعايش بين كلتا الوثيقتين أمر مرغوب فيه في الحالات التالية:
1. عندما لا يتم رسم المواد الموضحة في فاتورة المواد على مدى فترة زمنية طويلة ؛
2. عندما يتم اعتماد نظام التكاليف القياسية ؛ و
3- في حالة اتباع مهمة أو بدل تكاليف ، يجوز استخدام طلبات المخازن لأي مسألة تتعلق بالمواد أكثر من الكميات المذكورة في فواتير المواد الخاصة بالدفعات أو الوظائف التي يتعين القيام بها.
معالجة مواد الفائض:
يتم ترقيم طلبات الشراء المتسلسلة بشكل متسلسل من قبل صاحب المتجر ويتم إدخال التفاصيل المتعلقة بالكمية الصادرة وعدد طلبات الشراء للمتاجر في عمود إصدار بطاقة الحاوية. بعد ذلك ، يتم إرسال طلبات الشراء هذه إلى مكتب التكلفة حيث يتم ملء أعمدة السعر والمبالغ ويتم إدخال الإدخالات في دفتر الأستاذ في المتجر ودفتر الأستاذ الوظيفي.
في بعض الأحيان قد تصدر المواد التي تتجاوز متطلبات وظيفة معينة أو أمر عمل لتسهيل التعامل معها. على سبيل المثال ، لا يمكن قطع ألواح حديدية أو حديدية في المتاجر إلى الحجم المطلوب ، وفي الوقت نفسه يمكن تشغيلها بشكل ملائم في الأعمال عندما تكون بالحجم الكامل. في مثل هذه الحالة ، يتم تحميل الكمية الكاملة الصادرة على الوظيفة أو أمر العمل ويمكن إعادة المواد الفائضة من تلك الوظيفة إلى المتاجر أو نقلها إلى وظيفة أخرى.
عودة فائض المواد:
عندما يتم إرجاع المواد الزائدة إلى المخازن ، يتم إعداد "مذكرة إرجاع المواد" أو "مذكرة الخصم متجر" أو ملاحظة الائتمان للتسوق في الدائرة حيث المواد الزائدة. يقوم صاحب المحل بتوقيع جميع النسخ الثلاث كرمز لاستلام المادة الفائضة ويحفظ نسخة واحدة منه لنفسه لإجراء الإدخالات على جانب استلام بطاقات الحاويات. يتم إرسال النسخة الثانية إلى مكتب التكلفة لإدراجها في دفتر الأستاذ في المتاجر ولإعطائها فرصة للوظيفة الخاصة حيث تكون المواد زائدة ومرتجعة.
يتم إرسال النسخة الثالثة إلى القسم الذي يقوم بإرجاع المادة الفائضة. يرد حكم المذكرة أدناه:
نقل مواد الفائض:
يجب تجنب نقل المواد الزائدة من وظيفة إلى وظيفة أخرى قدر الإمكان. يتمثل الاعتراض الرئيسي في أن السجل الخاص بالنقل قد لا يتم ، وقد تكون التكلفة المادية الفعلية للوظيفة غير دقيقة.
الاستثناء من إرجاع المواد الفائضة إلى المخازن هو أنه عند إعادة المواد إلى المخازن قد تكون مكلفة بسبب المسافة أو المبالغ المفرطة لرسوم المناولة ، يمكن نقل المواد إلى وظيفة أخرى قريبة من مهمة النقل.
سيؤدي ذلك إلى توفير تكلفة النقل من مهمة النقل إلى المتجر ومرة أخرى من المتجر إلى المهمة الأخرى. سيتم توفير كمية كبيرة من نفقات النقل إذا كانت المواد التي سيتم نقلها ثقيلة. ومع ذلك ، يجب السماح بنقل المواد من وظيفة إلى مهمة أخرى مع إعداد مذكرة نقل المواد.
يرد حكم هذه الملاحظة أدناه:
يتم إعداد مذكرة نقل المواد في الدائرة التي تكون فيها المادة زائدة ويتم إرسال نسخة واحدة من المذكرة إلى مكتب التكلفة لعمل السجلات اللازمة. يتم خصم العمل الذي يتلقى هذه المواد ويُنسب إلى الوظيفة التي تنقل المادة.
ملخص المواد أو ورقة تحليل القضايا المادية :
يجب إجراء تحليل دوري للعديد من طلبات الشراء والمذكرات التي يتم إرجاعها ومذكرات نقل المواد ويجب إعداد بيان يوضح نظرة سريعة على قيمة المواد المستهلكة في كل وظيفة. يُعرف هذا البيان باسم "ملخص المادة" أو "ورقة تحليل القضايا المادية".
حكم الخلاصة يرد تحت:
يقدم الملخص المادي غرضًا مفيدًا للغاية ، حيث إنه يعرض كمية المواد التي سيتم خصمها لمختلف الوظائف والنفقات العامة. يجب أن يكون المبلغ الإجمالي للمتاجر المخصومة لمختلف الوظائف والنفقات العامة هو نفس القيمة الإجمالية للمتاجر التي يتم إصدارها في أي فترة.
