عملية التحكم: 4 خطوات رئيسية تشارك

السيطرة هي جزء لا يتجزأ من الجهد الإداري. ممارسة العديد من التقنيات والمهارات الإدارية توفر بعض المقاييس المدمجة في التحكم. إذا ، على الرغم من ذلك ، فقد تبين أن بعض الإجراءات والممارسات الإدارية غير كاملة بسبب القيود البشرية ، يجب تطبيق طرق الضبط مباشرة.

وفقًا لـ Newman ، تتضمن عملية التحكم الخطوات التالية (الشكل 8.1):

الخطوة - 1: وضع المعايير:

يمكن تطوير العديد من أنواع المعايير. النوع الاكثر شيوعا يشمل الوقت والجودة والكمية والتكلفة. يجب أن تمثل المعايير التي تم وضعها أهداف المنظمة ويجب التعبير عنها بعبارات ملموسة مجدية. من الواضح أنه لكي تكون المعايير ذات مغزى ، يجب فهمها وقبولها من قبل الأفراد الذين يتم التحكم بهم. خلاف ذلك ، سيكون هناك مقاومة من الأفراد المعنيين لتحقيق هذه المعايير.

الخطوة الثانية: قياس الأداء مقارنة بالمعايير:

يعد قياس الأداء أو الناتج الجزء الأساسي من عملية التحكم. يجب النظر في عدد من القضايا المتعلقة بالقياس.

ما الذي يجب قياسه؟

كيفية قياس؟

من يجب أن يفعل القياس؟

متى وكم مرة لقياس؟

(أ) ما الذى يجب قياسه؟

المخرجات المرغوبة هي تلك التي سيتم قياسها. قد يكون ذلك سهلاً ، إذا أخذنا في الاعتبار حساب عدد القطع التي ينتجها الميكانيكي أو حجم المبيعات الذي يحققه أحد مندوبي المبيعات. لكن بالنسبة لأنواع أخرى من الوظائف ، الأمر ليس بهذه البساطة.

(ب) كيفية القياس؟

بالنسبة لبعض الوظائف ، من الممكن اتخاذ تدابير كمية. ولكن بالنسبة للآخرين ، لا يمكن تعريف المخرجات وقياسها بشكل ذاتي. أفضل طريقة عملية للتعامل مع هذه المشكلة هي الوصول إلى مجموعة كبيرة من الفنانين أنفسهم في تقديم خطط وتدابير لأدائهم.

(ج) من الذي يجب أن يقيس؟

عادة ما تكون المناصب الإدارية مخولة بنوع من سلطة القياس. ومن المتوقع أن يراقبوا أداء مرؤوسيهم لضمان أن الأداء مناسب.

(د) متى القياس؟

فيما يتعلق بعمليات الإدارة ، من الأفضل قياس وقياس نقاط القرار الهامة (الهامة).

الخطوة الثالثة: التقييم:

في مرحلة التقييم ، يجب استخدام بعض الأحكام لتحديد ما إذا كان الانحراف عن المعيار يتطلب أي تصحيح لإعادته إلى الخط. المجالات التي تكون فيها بعض الذاتية في التقييم ضرورية هي المساحة الإحصائية في مراقبة الجودة ، والتقديرات الزمنية الأكثر تفاؤلاً / الأكثر احتمالاً ، والتي يسمح بها في عملية بيرت ، وتقديرات التكلفة الزائدة أو النقصية.

في جميع هذه الحالات ، يجب أن يعلم المقيم أن المخطط كان يهدف إلى السماح ببعض المرونة المحدودة في تقييم المعايير الفعلية مقابل التخطيط ، وأنه لا ينبغي أن يتوقع دقة بالغة في الوصول إلى المعايير.

الخطوة الرابعة: تعديل الأداء:

بمجرد أن يعلم المدير أن الأداء لا يصل إلى علامة عليه فعليه معرفة السبب الصحيح لذلك. إذا توقف الأداء بسبب عدم اتباع الخطة ، فقد يكون إجراء التغييرات في الأنشطة هو النهج المناسب. ولكن ، قد تكون هناك حالات تم فيها اتباع الخطة بالضبط ، ولا تزال هناك فجوة بين الأداء الفعلي والأداء المطلوب ، ثم تحتاج الخطة نفسها إلى التغيير.

قد تكون التوقعات ضعيفة ، أو قد تنشأ مشاكل غير متوقعة لجعل الخطة غير مناسبة لواقع الوضع. أخيراً ، قد تكون الخطط جيدة وأن تكون الأنشطة مناسبة ، لكن الهدف قد يكون غير قابل للتحقيق. ومن ثم ، يجب على المدير تحديد ما إذا كانت الأنشطة أو الخطط أو الأهداف أو بعض مجموعات منها تتسبب في حدوث المشكلة قبل إجراء تعديلات ذات معنى.