إدارة التكلفة: دليل كامل لإدارة التكلفة

العديد من الشركات غير مستعدة. وفي الوقت الذي يتنبأ فيه أصحاب الأعمال التجارية بالميزانيات للسنوات القليلة القادمة ، يجب عليهم السماح بمثل هذه التكاليف المرتفعة والبحث عن طرق "لإدارة التكاليف المعقولة" لممارسة الأعمال التجارية. من خلال توفير الحلول المناسبة لعملائك - كمزود تقني لمكاتبهم - يمكنك لعب دور مهم في مساعدة الشركات على إدارة التكاليف. ستقوم أيضًا بتعزيز العلاقات وخلق فرص مبيعات لصفقتك.

من المهم أن يدرك عملاؤك أن تكلفة النشاط التجاري الهامة ولكن نادراً ما يتم قياسها هي الإنتاجية المكتبية. مع وجود ممارسات فعالة لإدارة تكاليف المكاتب ، يمكنها تقليل المخاطر المرتبطة باضطرارها إلى تحمل التأثيرات الاقتصادية المستمرة وغير المتوقعة من أحداث مثل الكوارث الطبيعية في عام 2005.

نظرًا لأنهم يرون طرقًا لتوفير المال ، فلديك فرصة لمساعدة عملائك على فهم أن تكنولوجيا المكاتب الحالية توفر أدوات لتلبية احتياجات الإنتاجية بشكل أفضل. من خلال تحديث المعدات المكتبية الحالية ، دمج وتخصيص الأجهزة متعددة الوظائف في سير العمل وتعظيم قدراتها ، سيحقق عملاءك مستويات جديدة من توفير التكاليف على المدى الطويل والإنتاجية.

زيادة الفعالية:

تبدأ إدارة التكاليف المعقولة بتحليل لسير العمل في إنتاجية المكاتب وكفاءتها. يوفر فهم استخدام التكنولوجيا والتكاليف ذات الصلة نقطة انطلاق لأفضل استخدام لتقنية المكتب المتصل بالشبكة. لقد كان من المعتاد تكميل أجهزة المكاتب الحالية بشكل صارم على أساس "صاعد". ومع ذلك ، في مرحلة معينة ، يجب أن يتم إجراء تحليل تدفق العمل - الذي يجريه الوكيل الخاص بك - في نطاق عمل كل عميل لتحديد التكوين الأكثر فعالية من حيث التكلفة لتقنية المكاتب في المستقبل.

هل يعرف عملاؤك أن الشركات قد خفضت التكاليف بنسبة تصل إلى 20 إلى 30 بالمائة من خلال الاستخدام الأفضل لموارد المعدات الحالية واعتماد أجهزة نسخ وطباعة متعددة الوظائف حديثة؟ إن تحقيق وفورات بنسبة 30 في المائة يعد أمراً مهماً عندما يعتبر المرء أن البحث يشير إلى أن الشركات تنفق حوالي 10 في المائة من إيراداتها على إنتاج الوثائق وإدارتها وتوزيعها. يمكن أن يوفر تحديد احتياجات إدارة المستندات مزيدًا من الفرص لدمج المستندات الإلكترونية بفاعلية في تدفق العمل الإجمالي للعمل بدلاً من مجرد طباعة المستندات كناتج مطبوع مكلف.

هذه المدخرات المخفية كبيرة عند النظر في بعض الأفراد بطباعة آلاف الصفحات في السنة. يعد تحليل تدفق عمل المستندات استثمارًا مفيدًا لعميلك لتحديد الوفورات المحتملة. بالإضافة إلى إيجاد طرق لمعالجة التكاليف المرتبطة بطباعة كميات كبيرة من الوثائق الورقية ، يوجد عامل تكلفة المعدات نفسها.

كما تعلم ، في السنوات الأخيرة ، استمرت تكلفة الوحدة للأجهزة المكتبية الجديدة متعددة الوظائف في الانخفاض بينما استمر تزايد عدد ميزات الأجهزة. ومع ذلك ، يجب أن يفهم العملاء أن مجرد الترقية إلى الأجهزة متعددة الوظائف الجديدة ليس هو الحل الكامل.

تقدم الآن الأجهزة متعددة الوظائف ميزات أكثر من التي يستخدمها المستخدم العادي أو أنها تدرك وجودها. على سبيل المثال ، على الرغم من أن التوصيل الشبكي لمعدات المكتب قد يكون حديثًا وفقًا لمعايير اليوم ، إلا أن إمكانات أحدث مثل المسح غير مستغلة بالكامل كمساعدات تكاليف باهظة. يمكن للتوصية المهنية والتدريب المخصص على أساس احتياجات العمل الفريدة توفير آلاف الدولارات على مدار سنوات عديدة.

الشركات قادرة أيضا على تحقيق مستويات جديدة من الإنتاجية من خلال التدريب على المعدات المناسبة. بصفتنا وكلاء ، ندرك جيدًا أن عمليات النسخ والمسح الضوئي والمشاركة - العمليات طويلة المدى التي كانت تتطلب استخدام أجهزة متعددة - قد تم تخفيضها إلى عمليات فردية. إن نقص استخدام هذه القدرات بين عملائك هو في كثير من الأحيان نتيجة مباشرة لنقص التدريب والوعي. انهم بحاجة الى معرفة كيفية تطبيق أفضل قدرات الأجهزة متعددة الوظائف في مكاتبهم.

تكاليف العمالة:

تمثل تكاليف العمالة ، التي تعتبر مزيجًا من تكاليف الأعمال المكتبية والإشراف ، جزءًا رئيسيًا في ميزانية أي إدارة قياسية تعتمد تكاليف العمل على مستوى النشاط وإجراءات الاسترجاع والحجم وأنواع اللوازم والمعدات المستخدمة. يتم إعطاء مستوى الصوت ومستوى النشاط عوامل لا يمكن تغييرها ، ولكن يكون لمدير السجلات بعض التأثير على إجراء الاسترجاع. كما يتم تحديد الإمدادات ، مثل مجلدات الملفات وحاويات المستندات ، بواسطة مدير السجلات ، الذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الأنواع المختلفة من الحاويات سوف تؤثر على الوقت المستغرق في حفظ الملفات و / أو استردادها.

ترتبط تكاليف العمل ارتباطاً مباشراً بمستويات الكفاءة ، التي تمثل الإمدادات والمعدات مكونات رئيسية لها.

لتحليل تكلفة العمالة لحاويات الوثائق والمعدات ، يتعين علينا تقسيم التكاليف إلى العناصر التالية:

(1) معدات الوصول إلى الوقت ؛

(2) وقت وصول حاوية المستندات ؛

(3) مستند إدخال الوقت

(4) وثيقة استعادة الوقت و

(5) معدات استعادة الوقت.

تكاليف التخزين:

المجال الوحيد الذي يمكننا من خلاله تطوير صيغ تكلفة عامة تنطبق على أي نوع من المعدات أو التركيب هو التخزين. هنا نعتبر تكلفة تخزين المستندات في حاويات المستندات لفترة احتفاظ محددة.

تعتمد تكاليف تخزين السجلات على:

(1) المعدات واللوازم ،

(2) الفضاء المحتلة ، و

(3) تكلفة الفضاء.

لأغراض المقارنة ، من المفيد حساب التكلفة LFF في السنة ، والتي يمكن القيام بها في ثلاث خطوات:

الخطوة 1: تكلفة جميع معدات التعبئة + تكلفة اللوازم = تكلفة المواد:

لتحديد تكلفة المواد يجب أن نعرف تكاليف المعدات القدم ز (LFF). كيف يمكننا الحصول على تكلفة وإمدادات المعدات الخطية للإيداع لكل LFF؟ إذا تم شراء معدات جديدة ، يجب أن يحدد سعر العرض من بائع محتمل التكلفة من حيث LFFs. في بعض الأحيان يتم ذكرها كتكلفة لكل LFI ، والتي يمكن تحويلها إلى تكلفة لكل LFF عن طريق ضرب البيانات في 12.

على سبيل المثال ، قد يكون سعر شراء خزانة بأربعة أدراج ، لديها سعة 100 LFIs ، 100 دولار ، وبالتالي فإن تكلفة المعدات لكل LFI هي 100: 100 ، أو 1 دولار. بضرب هذا الرقم في 12 ، نصل إلى 12 دولارًا كتكاليف لكل LFF. لحساب تكلفة المعدات الموجودة التي لا يعرف سعر الشراء ، خذ 3040 في المئة من تكلفة النظام الجديد كأساس لهذا الحساب.

وبمجرد حصولك على تكلفة السكن الخاص بك في LFF ، ستحتاج إلى تحديد تكلفة الإمدادات لكل LFF. اكتشف أولاً عدد المجلدات والمجلدات / الحاويات الموجودة في نظامك لكل LFF. أفضل طريقة للحصول على هذه البيانات هي حساب عدد المجلدات المجلدات ، أو جيوب لديك في درج واحد أو على رف واحد.

حدد درجًا أو رفًا بسمك المجلد / الموثق / الحاوية النموذجي ومتوسط ​​شروط التحميل. ثم قسّم عدد الحاويات على عدد LFIs واضرب الناتج حسب عدد السجلات لكل LFF. إذا ، على سبيل المثال ، هناك ؛ 0 سجلات في درج 25 بوصة ، ثم هناك 24 سجلات لكل LFF (50:25 = 2 ، 2 × 12 = 24). أو إذا كان لديك 90 سجلًا على رف عرضه 3 أقدام ، فهناك 30 سجلًا لكل LFF (90/3 = 30).

بعد ذلك ، يتعين علينا تحديد تكلفة تقديم الإمدادات لكل LFF ، أي تكلفة المجلدات والمجلدات والجيوب وأي نوع آخر من حاويات المستندات ، بما في ذلك أوراق المقسم والتسميات والمثبتات والجيوب الداخلية والمرفقات الخاصة. للقيام بذلك ، حدد تكلفة الإمدادات لكل 1000 سجل ، ثم اضرب هذا الرقم بعدد السجلات لكل LFF ، كما هو محدد أعلاه:

تكلفة الوحدة × عدد السجلات = تكلفة وحدة المواد

إذا افترضنا أن تكلفة الإمدادات هي 400 دولار لكل 1000 دولار ، وأن هناك 50 سجلًا لكل LFF ، فإن تكلفة الإمدادات لكل LFF هي 20 دولارًا.

من خلال إضافة تكلفة المعدات لكل LFF إلى تكلفة التوريد لكل LFF ، يمكننا حساب تكلفة المواد لكل LFF. وبالتالي ، إذا كانت تكلفة المعدات 12 دولارًا لكل LFF وتكلفة الإمدادات 20 دولارًا لكل LFF ، فإن تكلفة المواد 32 دولارًا لكل LFF.

الخطوة 2: (عامل كفاءة الفضاء × تكلفة الحوزة) + تكلفة الخدمة العقارية = تكلفة الفضاء لكل LFF سنويا:

يكلف المال لشغل مساحة ، وتكاليف العقارات تتزايد كل عام. حتى إذا كانت مؤسستك تمتلك مبنىها ، فيجب أن تكون على علم بالتكاليف المحاسبية للمساحة التي يشغلها نظام السجل. بعد كل شيء ، إذا لم يتم استخدام هذا الفضاء للسجلات ، يمكن استخدامه لغرض آخر أو مستأجرة.

يعتمد مقدار المساحة المشغولة على التخطيط والحجم والمعدات. لا يستطيع مدير السجلات عادة القيام بالكثير عن وحدة التخزين ، حيث يتم إنشاء هذا من قبل المنظمة. الطريقة الوحيدة للتأثير على الأحجام عن طريق تغيير الجدول الزمني للاحتفاظ والتي قد تكون صعبة ، إن لم تكن مستحيلة. المنطقة التي يستطيع مدير السجلات مراقبة المساحة التي يشغلها نظام السجل هي اختيار المعدات.

المعدات المختلفة لديها كفاءات الفضاء المختلفة. وهذا يعني أنه عند تخزين سعة معينة ، يستخدم أحد أنواع معدات حفظ الملفات مساحة أكبر من الأخرى. إن المعدات المنخفضة ، مثل خزانات الأدراج والخزانات والرفوف المضادّة ، تتمتع بكفاءة منخفضة للمساحة. يمكن تحديد ثلاث فئات من كفاءة الفضاء: منخفضة ومتوسطة وعالية.

تغطي كفاءة المساحة المنخفضة المعدات ذات العوامل التي تزيد عن 1.0. إن مجموعة المعدات في هذه الفئة هي من الخزانة ذات الدرجين ، إلى الملف الجانبي ثلاثي الصفوف ذو الحجم العريض وهو عداد مرتفع وله عامل كفاءة في الفضاء قدره 1. 17. تنسب كفاءة الفضاء الوسيطة إلى الدرج الخمس خزانة بحجم letter مع معامل قدره .98 إلى الملف الوحشي ذو سبعة أحرف بحجم حرف واحد مع عامل 50. تبدأ الكفاءة العالية للفضاء تحت .50 وقمم حول وما دون .20 ، مع أدنى رقم للرفوف المتحركة العمودي ، ثمانية مستويات عالية ، مع أقسام عميقة 12 قدما وأربعة أقسام في الممر. يمكن تقليل هذا العامل بإضافة المزيد من الأقسام إلى النظام في الممر وتوسيع طول المقاطع ". وكما ترون ، كلما كان عامل الكفاءة الفضائية أقل كلما كانت كفاءة الفضاء أفضل.

تعد مساحة الممر أحد المكونات الرئيسية لتكاليف الفضاء ، لذلك فإنه يحدث فرقًا فيما إذا كانت الخزانات أو الملفات مشتركة في الممر المشترك. لذلك ، يكون عامل كفاءة الفضاء أعلى دائماً بالنسبة للملفات الموضوعة بشكل فردي. فالملفات الموضوعة في مقابل بعضها البعض ، والتي تتشارك في ممر مشترك بينها ، يكون لها عامل كفاءة مساحة أقل ، كما هو موضح أعلاه في العمود الأيمن. ولأغراض المقارنة ، عادةً ما يكون من الصواب استخدام عامل الحزم الموضوعة بشكل فريد. عندما يكون تخطيط المعدات المستقبلية معروفًا ، فمن المستحسن استخدام عامل الكفاءة الفضائية المناسب. بالنسبة لبعض أنواع المعدات ، يمكن أن يكون هذا مزيجًا من معدات فردية ومشاركة ، ومعدات مستقلة أو إضافية.

لتحديد تكلفة المساحة التي يشغلها نظام السجلات ، يجب عليك تحديد قيمة المساحة التي تشغلها ، وهي التكلفة السنوية لاحتلال المساحة بالقدم المربع. بالطبع ، تختلف هذه البيانات بشكل كبير وفقًا لحالة وقيمة المبنى وأيضًا الموقع. الاختلافات في تكاليف الفضاء السنوية للقدم المربع بين المناطق الحضرية والريفية هي أيضا كبيرة. ومع ذلك ، يجب أن تحصل على تكلفة المساحة لمنطقتك أو ، بشكل أفضل ، لمبنىك من إدارة المنزل أو المحاسبة أو وضع الميزانية أو إدارة العقارات.

إن أخذ التكلفة العقارية السنوية للقدم المربع وضربه بواسطة عامل الكفاءة الفضائية يؤدي إلى التكلفة الأساسية للفضاء لكل LFF. على سبيل المثال ، إذا كانت التكلفة السنوية للعقار تبلغ 10 دولارات للقدم المربع وكنت تستخدم رفوف مفتوحة من سبعة مستويات ، فإن تكاليف المساحة لكل LFF تبلغ 5 دولارات. ولكن من أجل تسجيل تكاليف المساحة ، يتعين علينا تضمين تكلفة الخدمات بالإضافة إلى تكاليف العقارات.

تكلفة الخدمات هي التكاليف الجارية للإضاءة ، والتنظيف ، وتكييف الهواء ، والتدفئة ، والرسم ، والإصلاحات لتلك المساحة. لسوء الحظ ، لا توجد إرشادات مفصلة لتحديد تكلفة الخدمات ، وكل غرفة قياسية لها متطلبات مختلفة فيما يتعلق بهذه الخدمات ، لذا سيكون عامل التكلفة مختلفًا: فقد أظهرت التجربة أن تكاليف الخدمات هذه تتراوح بين 10٪ إلى 50٪. من تكاليف العقارات السنوية.

لا ينطبق نطاق التكلفة الذي يتراوح بين 30 و 50 في المائة من تكاليف العقارات إلا على السجلات المحفوظة في "حالة المكتب" ، أي عندما يتم استخدام السجاد ، وتكييف الهواء ، وغيرها من "شروط المكاتب الفاخرة" في المنطقة التي يتم فيها الاحتفاظ بالسجلات. معظم غرف التسجيل في الطابق السفلي من 1.030 في المئة لتكاليف الخدمة. وعادة ما تكون الغرفة القياسية في الطابق السفلي التي تخدمها الإضاءة والتنظيف عادة في نطاق يتراوح بين 5 و 20 في المائة. تكييف الهواء يضيف 10-30 في المئة أخرى. يجب أن يكون لدى مدير السجلات تخمينًا متكلفًا لتكاليف الخدمة للمنطقة التي تشغلها معدات تخزين السجلات.

لحساب تكلفة المساحة ، خذ هذه النسبة المئوية للتكاليف العقارية السنوية للقدم المربع الواحد ، والتي تمثل تكلفة الخدمات ، وأضفها إلى تكاليف العقارات السنوية. على سبيل المثال ، إذا كانت تكاليف العقارات تبلغ 10 دولارات لكل عام للقدم المربع وتقدر تكلفة الخدمات بنسبة 25٪ ، تكون تكاليف المساحة 12.50 دولارًا (10 دولارات أمريكية + [25٪ × 10] = 12.50 دولارًا). الآن يمكننا المضي قدما في حساب تكاليف التخزين السنوية لكل LFF

الخطوة 3: تكلفة المواد / سنوات التخزين + تكاليف الفضاء = تكاليف التخزين:

يتم تحديد تكلفة تخزين السجلات في السنة لكل LFF عن طريق قسمة تكلفة المواد على عدد سنوات التخزين وإضافة تكاليف المساحة. بضرب تكلفة التخزين حسب إجمالي عدد LFFs في نظام حفظ الملفات ، يمكنك حساب إجمالي تكلفة التخزين. هذا الرقم لا يشمل أي تكلفة استرجاع. ومع ذلك ، من المفيد جدًا مقارنة أنواع مختلفة من المعدات وخيارات التخزين المختلفة فيما يتعلق بتكاليفها. يجب أن يعرف كل مدير سجلات تكلفة التخزين لنظام الإيداع الخاص به.

السؤال التالي هو: ما هو طول السجل؟ سيتم الاحتفاظ بها في هذا المجال. هذا لا ينبغي أن يكون مخطئا لفترة الاحتفاظ. بدلاً من ذلك ، قد نرغب في حساب "تكلفة منطقة ملف نشطة. ثم يتم النظر فقط في فترة التخزين في هذا الملف بعينه للحساب. عندما يتم الاحتفاظ بالسجلات لمدة تقل عن سبع سنوات ، تتجاوز المعدات السجلات. لاشتقاق التكلفة السنوية للتخزين القصير والمتوسط ​​من حيث LFFs) ، بافتراض أن المعدات تدوم عشر سنوات والوقت في التخزين أقل من سبع سنوات لدينا الصيغة التالية:

تكلفة المعدات / 10 + تكلفة الإمدادات / سنوات التخزين = تكاليف التخزين

تذكر أن تكلفة التخزين توفر أرقام التكلفة على المعدات ، واللوازم ، والمساحة ، ولكنها لا تعطي تكاليف كتابية أو إشرافية أو استرجاع. إنها ببساطة تكلفة تخزين السجلات في بعض المعدات خلال فترة زمنية معينة. كذلك ، لا يتم تضمين تكاليف حفظ الملفات في تكلفة التخزين.

دعونا نلقي نظرة على مثالين لحساب تكلفة التخزين:

التمرين 1:

قسم السجلات لديه رفوف جانبية مفتوحة مع 7 طبقات. الرفوف لديه قيمة شراء 50 في المئة. ومن شأن رفوف جديدة من نفس النوع تكلف SI لكل LFI. هناك 30 سجلاً على رف واحد ، ولكل رف 3 أقدام ، لذلك هناك 10 سجلات لكل قدم. تكلفة ملف المجلدات 380 دولاراً لكل ألف. تكلفة الفضاء 6 دولارات للقدم المربع الواحد في السنة. تقدر الخدمات بنسبة 15 بالمائة من تكلفة المساحة. يجب الاحتفاظ بالسجلات في هذه الغرفة لمدة 20 عامًا.

أولاً ، تحويل تكلفة الرفوف من التكلفة لكل LFI إلى التكلفة لكل LFF ، مضاعفة 0.40 في 12 ، أي 4.80. بعد ذلك ، حساب تكلفة المواد لكل LFF ، بإضافة تكاليف الرفوف والإمدادات:

4.80 + 3.80 = 8.60

الآن ، لحساب رسوم المساحة السنوية ، ضرب التكلفة العقارية السنوية للقدم المربع الواحد من عامل الكفاءة الفضائية ، والتي لهذا النوع من المعدات هي .50 ، ولإضافتها 15 في المئة من هذا الرقم:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

وبالتالي ، فإن التكلفة السنوية الإجمالية لكل LFF هي $ 3.45. وأخيرا ، لاستكمال تكاليف التخزين السنوية:

8.60 + 3.45 = 3.88 20

وتبلغ تكلفة التخزين الإجمالية لكل LFF سنويًا في هذه الحالة ، 3.88 دولارًا.

تمرين 2:

يحتوي القسم على نفس البيانات الموجودة في التمرين 1. إنه نفاد المساحة ، ولكنه ملزم قانونًا بالاحتفاظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات أخرى. وتريد تحديد تكلفة الاحتفاظ بالسجلات على الرفوف الحالي لمدة ثلاث سنوات أخرى. كذلك ، ثبت أنه إذا لم يتم الاحتفاظ بالسجلات في هذه الغرفة ، فلا يمكن استخدام الرفوف الموجودة في مكان آخر.

ما هي تكلفة التخزين لكل LFF سنويا؟ في هذه الحالة ، لا يمكن شراء أي رفوف جديدة ، ولا يمكن استخدام الرفوف القديمة في مكان آخر. كانت مجلدات الملفات قيد الاستخدام ولا يمكن استخدامها في تطبيق آخر. هناك عمليا أي تكاليف المواد. تقتصر تكلفة التخزين على تكلفة المساحة ، والتي تبلغ 3.45 دولار.

اختيار معدات الايداع:

على الرغم من أن التكلفة لا ينبغي أن تكون العامل الوحيد الذي يتم أخذه بعين الاعتبار عند اختيار معدات حفظ الملفات ، إلا أنها في الواقع هي العامل الرئيسي. يجب أن يشير أي تقدير أو عرض للبائع إلى تكلفة المعدات لكل LFI أو لكل LFF. ومع ذلك ، هذه ليست الصورة الكاملة. يجب أن نضيف دائمًا تكلفة المساحة إلى تكلفة المعدات. وسيكون من دواعي السعادة بالنسبة للمشترين الأكثر احتمالاً أن يذكر البائعون عامل الكفاءة الفضائية في كل مادة من المؤلفات. هذا من شأنه القضاء على الكثير من الارتباك. التكلفة الحقيقية لمعدات الإيداع هي مجموع تكلفة المعدات لكل LFF وتكلفة المساحة لكل LFF.

على سبيل المثال ، يدرس مدير السجلات أربع خزانات درج مقابل خزائن الملفات الجانبية مع ستة طبقات قابلة للقفل (بدون سحب ، وأبواب قابلة للسحب). متوسط ​​سعر خزانة الأدراج هو SI 75 ؛ بالنسبة إلى خزانة الملفات الجانبية ، يبلغ سعرها 380 دولارًا. التكاليف العقارية السنوية للمكتب هي في هذه الحالة SI6 لكل قدم مربع. تقدر الخدمات بنسبة 25 في المائة إضافية ، أو 4 دولارات للقدم المربع الواحد. التكلفة الإجمالية للفضاء ، هي 20 دولارًا للقدم المربع. كيف تبدو مقارنة الأسعار؟ عامل كفاءة الفضاء لخزانة الدرج هو 1.62 ؛ للحكومة الجانبية ، .66.

يوجد 8.33 LFF في خزانة الأدراج الأربعة. تبلغ تكلفة المعدات 21 دولارًا لكل LFF (175: 8.33). تبلغ تكلفة الفضاء 20 دولارًا أمريكيًا × 1.62 = 32.40 دولارًا. التكلفة الإجمالية لهذه الخزانات هي $ 21 + 32.40 $ = 53.40 $ لكل LFF. سعر شراء S380 مقسومًا على IS يساوي $ 21.11. التكلفة لكل LFF للمواد. من الواضح أنه لا يوجد فرق كبير في سعر المعدات بين خزانة الدرج وخزانة الملفات الجانبية. ومع ذلك ، فعندما أخذنا على عاتقنا تكاليف الفضاء ونشمل التكاليف في تكاليفنا ، تتغير الصورة. مضاعفة تكاليف العقارات 20 أضعاف عامل الكفاءة الفضائية ، نحصل على تكلفة الفضاء 13.20 دولار لكل LFF (20 × 66).

التخزين خارج الموقع:

عادة ما يكون النقص في المساحة هو الذي يجبر المنظمة على إعادة التفكير في خطط لنظام تخزين السجلات. هناك عدد من الطرق لزيادة سعة التخزين باستخدام معدات مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مدير السجلات لديه خيار اثنين من الاحتمالات الخارجية.

التخزين خارج الموقع هو واحد من هذه البدائل. وهو يعني الاستفادة من المساحة منخفضة التكلفة خارج الموقع ثم استخدام أكثر المعدات والتجهيزات كفاءة من حيث التكلفة ، خاصة وأن معدل الاسترجاع يجب أن يكون منخفضًا للغاية. يجب أن يكون متوسط ​​الرقم لتكلفة التخزين خارج الموقع حوالي 2 دولار في السنة لكل LFF ، ومع ذلك ، في بعض الحالات قد ترتفع هذه التكاليف إلى S4 سنويًا لكل LFF. مرة أخرى ، هذا لا يشمل تكاليف الاسترداد.

تفرض شركات التخزين التجارية خارج الموقع مبلغًا يتراوح بين 1 دولار و 10 دولارات لكل عملية استرداد استنادًا إلى المسافة المضمنة وجدول الاسترداد والإلحاح. وجاء في مسح حديث أن تكلفة منشأة تخزين الغازية تبلغ 0.02 دولار إلى 1.00 دولار لكل قدم مكعب سنوياً. فقط على ، ذكرت المستجيب تكاليف أعلى بكثير. لسوء الحظ ، لم يكن هناك تمييز في المسح بين التخزين خارج الموقع والتخزين في الموقع. وشملت الدراسة أكثر من 55 في المائة من المرافق غير النشطة التي تخزن السجلات في الموقع.

الميكروفيلم:

البديل الخارجي الثاني هو تقليل السجلات إلى الميكروفيلم. عندما ننظر إلى إمكانية الميكروفيلم ، يجب ألا ننظر فقط إلى قيمة التخزين. يقدم حقل التصوير المصغر أداة مختلفة تماماً لإدارة المعلومات. مزاياها في مجال التعامل مع المعلومات وتوزيعها ، وكذلك في مجال التخزين.

يجب تقسيم تكاليف الميكروفيلم إلى تكاليف التحويل وتكاليف التخزين. تحتوي تكاليف التحويل للميكروفيلم الداخلي على تكاليف المعدات والمواد والعمالة. في حالة استخدام مكتب خدمة خارجي للتحويل إلى الميكروفيلم ، عادة ما تكون هناك رسوم إجمالية للمهمة بأكملها ، إلا عندما تكون في إعداد المنزل أي أن الفرز والتعبئة والإعداد يجب أن يتم بواسطة قسم السجلات.

تحتوي تكاليف التخزين على المعدات ، والمساحة ، وتكاليف الحفظ المحتملة. وغالبًا ما يتم تجاهل هذا الأخير كجزء أساسي من الميكروفيلم. لسوء الحظ ، فإن التخزين المناسب للميكروفيلم في ظل ظروف خاضعة للرقابة ليس معتادًا مع العديد من مستخدمي الميكروفيلم. يجب وضع سياسة حفظ مناسبة من قبل كل مدير سجلات لتخزين الميكروفيلم.

في العديد من الحالات ، تكون مكاتب خدمة الميكروفيلم متخصصة لمعالجة الحجم الكبير ويمكن أن تكون أكثر اقتصادية من العمليات المنزلية. اقترحت هذه الدراسة فقط المعدات الأساسية للغاية لتصوير المنزل ، وهي كاميرا دوارة واحدة ، وطابعة واحدة للقارئ ، وقارئ واحد. استندت أرقام التكلفة إلى البيانات التالية: 80000 صورة فيلم تم تصويرها سنوياً. معدل التسلسل على 1000 صورة / صفحة في الساعة ؛ إزالة / تصحيح العوائق عند 800 صورة في الساعة ؛ وضع معرف

بالنسبة إلى الصور البالغ عددها 80000 ، تم التأكيد على التكاليف التالية:

أنا. تسلسل الإعداد 80 ساعة رجل

ثانيا. العوائق "100 ساعة عمل

ثالثا. معرف يستهدف 80 ساعة عمل

د. تصوير 100 ساعة عمل

خامسا - فحص الفيلم ومراقبة الجودة 80 ساعة عمل

السادس. مجموع 440 ساعة عمل

يُفترض أن متوسط ​​التكلفة لكل ساعة عمل هو 8 دولارات. يشمل هذا الرقم "المزايا الإضافية ، والتكاليف العامة والإشرافية ، والتكاليف العامة. وبالتالي فإن إجمالي تكلفة العمالة هو 3520 دولار (440 × S8). بالطبع ، تختلف هذه البيانات حسب الموقع لأن الأجر والنطاق والظروف المحلية ومستوى المزايا الإضافية قد يختلفان. يجب أن يشعر مدير السجلات بالحرية في إدخال الرقم الذي ينطبق على العملية التي يديرها. عنصر التكلفة الثاني هو تكلفة الإمدادات والمعالجة. وهذا يشمل تكلفة المواد بما في ذلك الأفلام والمواد الكيميائية المعالجة ، وكذلك استهلاك معدات الميكروفيلم.

في التطبيق الأول ، سوف تتضخم الفروق الواضحة بين النسخ المطبوعة والميكروفيلم من خلال تكاليف الاسترداد الأعلى للميكروفيلم (إعادة إنتاج النسخة المطبوعة). في تكاليف الاسترداد يقابل بعض تكاليف التحويل العالية ، والتطبيق الثالث أفضل من التعادل ، مما يعني التوفير الفعلي لنظام الميكروفيلم. في التطبيق الرابع ، يتم عكس الصورة تقريبًا: هناك توفير كبير في التكلفة للميكروفيلم.

عادةً ما يكون استرداد النسخة المطبوعة أكثر تكلفة من استرداد الميكروفيلم عندما يرغب التنفيذيون في استخدام الميكروفيلم الأصلي. في الحالة الأخيرة ، هناك قارئات ميكروفيلم موزعة في جميع أنحاء المنظمة ، ولا يتم تحويل معلومات الميكروفيلم بشكل عام إلى نسخة مطبوعة. كما يوضح هذا ، فإن مفتاح الاستخدام الاقتصادي للميكروفيلم هو قدرة مدير السجلات على إقناع الإدارة باستخدام قارئات الميكروفيلم كأدوات استرجاع. ومع ذلك ، في العديد من تطبيقات تخزين السجلات ، يتم استخدام الميكروفيلم كوسيط تخزين ، فقط. عندما يريد شخص ما الحصول على معلومات عن ذلك السجل ، يتم إجراء الطباعة كـ "ورقة عمل". وفي هذه الحالة ، تكون الميكروفيلم أكثر تكلفة من النسخة المطبوعة.

التخزين المحوسب للمعلومات:

وتوقع العديد من خبراء المكاتب أن تكنولوجيا المكاتب التي لا تستخدم الورق ستحكم تخزين المعلومات في الثمانينيات ، ولكنها لم تحدث بسرعة كما توقع العديد من الناس. أصبح شعار المكتب اللاورقي مرتبطًا بدعوة لورقة أقل وليس أكثر. تقول صناعة إنتاج الورق إن الطلب على الورق لم يكن أبداً كما كان في أوائل الثمانينيات.

تم تخفيض تكاليف الكمبيوتر باستمرار. يبدو أن احتمال ظهور فقاعة الذاكرة هو اختراق لتخزين المعلومات المغناطيسية الاقتصادية. لم يحدث. معالجة البيانات (بقي القسم مخلصًا لاسمه: معالجة البيانات هي عمل الكمبيوتر ، وليس تخزين البيانات. ومع ذلك ، فإن أجزاء من صناعة الكمبيوتر والصناعات التابعة تعمل بجد على التغيير. في عام 1977 تم افتراض أن التخزين المحوسب للمعلومات كان 200 مرة أكثر تكلفة من الميكروفيلم ، وهذا تغير بشكل كبير ويستمر في التغير.

في عامي 1982 و 1983 ، يمكن رؤية العلامات الأولى لتكنولوجيا جديدة في أفق التخزين القياسي: أقراص التخزين الضوئي للكمبيوتر. لا تزال أنظمة الأقراص الضوئية باهظة الثمن. محرك أقراص كبير وعالي الأداء للأقراص الضوئية في عام 1982 ، 83 SW80 ، 000 ، قرص في وضع DRAW (Direct Read After Write) يبدأ من $ 1،000 أو أكثر. ومع ذلك ، يتوقع الخبراء سعر مبيعات قدره 200 دولار للأقراص الضوئية التي تخزن 50000 وثيقة ، أو أربعة عشر قرشًا واحدًا لكل مستند.

في جميع حالات حساب تكلفة التخزين ، يتعين علينا فصل التخزين المتكبد مع التكاليف وتكاليف التحويل. تكاليف التحويل هي النفقات ، في نقل المعلومات من وسيط إلى آخر. يبدو أن جميع الإشارات تشير إلى أن الأقراص الضوئية ستلعب دوراً رئيسياً في التخزين المعلوماتي لأنها تصبح اقتصادية وتوفر منافسة حقيقية للتخزين التقليدي.