نظام التكاليف: الخصائص ، التركيب والصعوبات
اقرأ هذه المقالة للتعرف على خصائص نظام التكلفة المثالي وتركيبها وصعوباتها وخطواتها للتغلب عليها.
خصائص نظام التكلفة المثالي:
النظام المثالي لتقدير التكاليف هو الذي يحقق أهداف نظام التكلفة ويحقق جميع مزايا تكلفة الأعمال. فيما يلي الخصائص الرئيسية التي ينبغي أن يمتلكها نظام مثالي للتكاليف أو النقاط التي ينبغي أخذها في الاعتبار قبل تثبيت نظام تقدير التكاليف.
(1) ملاءمة الأعمال:
يجب أن يكون نظام تقدير التكاليف مناسبًا وعملية ويجب أن يتم تصميمه وفقًا لطبيعة وشروط ومتطلبات وحجم النشاط التجاري. أي نظام يخدم أغراض العمل ويزودك بالمعلومات الضرورية لإدارة الأعمال بكفاءة هو نظام مثالي.
(2) البساطة:
يجب أن يكون نظام تقدير التكاليف بسيطًا وبسيطًا حتى يمكن فهمه بسهولة حتى من قبل شخص متوسط الذكاء. يجب تقديم الحقائق والأرقام والمعلومات الأخرى التي توفرها محاسبة التكاليف بالشكل الصحيح في الوقت المناسب إلى الشخص المناسب لجعله أكثر فائدة.
(3) المرونة:
يجب أن يكون نظام تقدير التكاليف مرنًا بحيث يمكن تغييره وفقًا للظروف والظروف المتغيرة. سيكون النظام دون هذه المرونة عتيق الطراز بسبب التغيرات السريعة في الأعمال والصناعة. وبالتالي ، يجب أن يكون لدى النظام القدرة على التوسع أو الانكماش دون تغيير كبير.
(4) اقتصادية:
نظام التكلفة هو مثل السلع الاقتصادية الأخرى. يكلف المال مثل السلع الاقتصادية. إذا كان النظام مكلفًا للغاية ، فقد تكون الإدارة غير راغبة في الدفع لأن المشترين غير مستعدين لدفع ثمن السلع إذا كانت هذه الأسعار باهظة مقارنةً بمنتجاتهم. لا ينبغي أن يكون نظام تقدير التكاليف مكلفًا ويجب تكييفه وفقًا للقدرة المالية للنشاط التجاري.
يجب أن تكون الفوائد المستمدة من النظام أكثر من تكاليفها ، حيث ستكون الإدارة راغبة في تثبيت النظام عندما تتفوق الفوائد المتوقعة على التكاليف المتوقعة المتوقعة. باختصار ، يجب أن يكون النظام اقتصاديًا مع الأخذ في الاعتبار متطلبات العمل. تكلفة تثبيت وتشغيل النظام يجب أن تبرر النتائج.
(5) القابلية للمقارنة
يجب أن يكون نظام حساب التكاليف بحيث يمكنه تقديم الحقائق والأرقام اللازمة للإدارة لتقييم الأداء بمقارنته بالأرقام السابقة ، أو أرقام المخاوف الأخرى أو ضد الصناعة ككل أو دائرة أخرى ذات الاهتمام نفسه.
(6) القدرة على تقديم المعلومات في الوقت المرغوب:
يجب أن يوفر النظام معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب بحيث يكون من المفيد للإدارة اتخاذ القرارات والإجراءات المناسبة لغرض التحكم في التكاليف.
(السابع) التعاون الضروري ومشاركة المديرين التنفيذيين من مختلف الإدارات المعنية أمر ضروري لتطوير نظام جيد لحساب التكاليف. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون الإدارة مؤمنة بنظام حساب التكاليف ويجب أن تقدم يد العون لتطويره ونجاحه.
(8) لا ينبغي لنظام التضحية أن يضحي بالمنفعة بإدخال تفاصيل دقيقة وغير ضرورية.
(9) ينبغي إعداد برنامج مرحلي بعناية باستخدام تحليل الشبكة لإدخال النظام.
(10) الحد الأدنى من التغييرات في المجموعة الحالية:
يجب عدم تعكير نظام التفويض الحالي وتقسيم السلطة والمسؤولية مع نظام تقدير التكاليف. بقدر الإمكان ، يجب أن يكون النظام على هذا النحو لدرجة أنه قد يكون أقل تعقيدًا من الإعداد التنظيمي الحالي.
(11) انتظام الأشكال:
يجب أن تكون جميع الأشكال والأشكال الأولية الضرورية للنظام متجانسة في حجمها ونوعيتها. يمكن الحصول على كفاءة أعلى باستخدام لون الورقة للتمييز بين الأشكال المختلفة. يجب أن تحتوي النماذج المطبوعة على تعليمات بشأن استخدامها والتخلص منها. يجب تصميم النماذج بشكل مناسب لجمع ونشر بيانات التكلفة.
(12) الحد الأدنى من الأعمال الكتابية:
يجب أن يتضمن ملء النماذج من قبل الملاحظين والعمال أقل قدر ممكن من العمل الكتابي لأن معظم العمال غير متعلمين بشكل جيد. لضمان إحصائيات موثوقة ، يجب أن يكون كل إدخال أصلي مدعومًا بتوقيعات الفاحص.
(xiii) نظام فعال لمراقبة المواد:
يجب أن يكون هناك نظام فعال للمخازن ومراقبة المخزون لأن المواد تمثل عادة نسبة أكبر من التكلفة الإجمالية. يجب اتباع طريقة جيدة لمواد التسعير الصادرة للإنتاج.
(14) إجراء الأجور الكافي:
يجب أن يكون هناك إجراء محدد بشكل جيد للأجور لتسجيل الوقت الذي يقضيه العمال في وظائف مختلفة ، من أجل إعداد جداول الأجور ودفع الأجور. وبالتالي فإن إدخال نظام الأجور المحدد جيدا سيساعد على التحكم في تكلفة العمالة.
(15) تقسيم المصروفات:
يجب وضع خطة سليمة لجمع وتخصيص وتوزيع وامتصاص النفقات العامة من أجل التأكد من التكلفة بدقة.
(16) تسوية حسابات التكلفة والحسابات المالية:
إذا أمكن ، يجب أن تكون حسابات التكلفة والحسابات المالية متشابكة في نظام محاسبة متكامل واحد. إذا لم يكن ذلك ممكناً ، يجب أن تكون الأنظمة مصممة بحيث تكون مجموعتي الحسابات قادرة على التوفيق بسهولة.
(xvii) العوامل الخارجية:
يعتمد تثبيت نظام التكلفة بشكل رئيسي على العوامل الداخلية للشركة ، ولكن العوامل الخارجية قد تؤثر أيضًا على بنية النظام. على سبيل المثال ، تتطلب قواعد محاسبة التكاليف المطبقة على صناعات معينة كما أبلغت عنها الحكومة المركزية معلومات معينة عن التكلفة يتم وضعها وإدراجها في دفاتر الحسابات. لذلك ، ينبغي أن يعتني النظام المثالي لتقدير التكاليف بالعوامل الداخلية والخارجية.
(18) واجبات ومسؤوليات محاسب التكلفة:
في إطار نظام جيد لحساب التكاليف ، يجب تحديد واجبات ومسؤوليات محاسب التكلفة بوضوح. يجب أن يكون محاسب التكلفة الوصول إلى جميع الأعمال والإدارات.
في الختام ، المعيار الأساسي لنظام التكلفة المثالي هو: ما مدى أهميته في تحقيق الأهداف الإدارية فيما يتعلق بتكلفته؟
تركيب نظام التكاليف:
العوامل الأساسية التي يجب على محاسب التكلفة النظر فيها مع الأخذ بنظام حساب التكاليف هي:
(ط) ينبغي إزعاج المنظمة القائمة بأقل قدر ممكن.
(2) ينبغي أن يكون هناك إدخال تدريجي وسلس للنظام.
`٣`بينما ينبغي تجنب اﻹفراط في وضع السجﻻت ، سيكون من اﻻقتصاد الزائف تقليم العناصر اﻷساسية وإعاقة الكفاءة.
خطوات التثبيت:
فيما يلي الخطوات الواجب اتباعها في تثبيت نظام تقدير التكاليف:
1. الهدف الذي يجب تحقيقه من خلال نظام التكاليف:
سيكون نظام حساب التكاليف بسيطا إذا كان الهدف هو تحديد التكلفة فقط ولكن يجب أن يكون مفصلا إذا كان الهدف هو الحصول على معلومات تساعد الإدارة في ممارسة السيطرة واتخاذ القرارات.
2. دراسة المنظمة والروتين الحاليين:
في هذا الصدد ، النقاط التي يجب ملاحظتها هي: طبيعة الأعمال والعمليات أو العمليات التي تتم ، ومدى المسؤولية والسلطة المرتبطة بالموظفين المختلفين ، وتصميم المصنع مع إشارة خاصة إلى دوائر التصنيع ، طرق التعامل مع إهدار المواد ونظام تسجيل الوقت وطرق الحوسبة ودفع الأجور ونظام إصدار أوامر الإنتاج للمصنع ومقدار النفقات العامة الثابتة وشبه المتغيرة والمتغيرة.
3. تقرير هيكل حسابات التكلفة:
ما هو نظام محاسبة التكاليف المناسب ومدى التفصيل المطلوب يمكن تقريره بعد دراسة شاملة لعملية التصنيع والخدمات الملحقة بها. يجب أن يتبع هيكل حسابات التكلفة خط الإنتاج الطبيعي. يمكن أن يكون التسلسل بسيطًا أو تحليليًا أو صناعيًا. يجب أن يكون تصميم النظام بحيث يكون هناك تراكمًا تدريجيًا للتكلفة في كل مرحلة مهمة من الإنتاج مع انتقال المنتج إلى مرحلة الإنجاز.
4. تحديد أسعار التكلفة:
ويستلزم ذلك دراسة دقيقة لظروف المصنع ، ويتعين اتخاذ قرارات بشأن تصنيف التكلفة في شكل مباشر وغير مباشر ، وتجميع التكاليف غير المباشرة في الإنتاج ، والبيع ، والإدارة ، وما إلى ذلك ، ومعالجة النفايات بجميع أنواعها ، وطرق تسعير الأسعار ، وطرق استرداد النفقات العامة وحساب معدلات النفقات العامة. ينبغي وضع رمز كامل لحساب التكلفة بحيث يمكن تصنيف النفقات بسرعة في المكتب فيما يتعلق بكل من المصدر والسبب.
5. تقديم النظام:
لا يتوقع أن يعمل أي نظام للتكاليف بفاعلية ما لم يتم الحصول على تعاون جميع المسؤولين. قبل وضع النظام موضع التنفيذ ، ينبغي تفسير الآثار المترتبة على النظام على أنها تشير جميعها إلى الفوائد التي ستعود على كل منها وعلى الأعمال ككل.
ومع ذلك ، يكمل النظام ، يجب أن يتم إدخاله فقط على مراحل ويجب استخدام الروتين والممارسات القائمة إلا إذا كانت هناك أسباب جيدة لتحل محلها. على سبيل المثال ، يمكن البدء في المخازن من خلال تقديم حسابات مناسبة للإيصالات والمسائل ، وفتح بطاقات الصناديق ، ومخازن المتاجر ، وما إلى ذلك.
6. تنظيم مكتب التكلفة:
من الأفضل دائمًا أن يقع مكتب التكلفة بجوار المصنع بحيث يتم تجنب التأخير في إخراج المستندات أو إزالة المخالفات والشكوك. يجب السماح لموظفي تقدير التكاليف بالوصول إلى المصنفات إذا أرادوا أداء واجباتهم بشكل صحيح.
يعتمد حجم الموظفين على حجم العمل المتضمن. منظمة تقدير التكاليف لا تستحق وجودها إذا لم تستطع تقديم الأرقام بسرعة ودقة ومراقبة البساطة في عرض النتائج.
تقع واجبات مكتب التكلفة في المجالات التالية:
(1) حسابات المتاجر:
نشر قضايا إيصالات المواد والمتاجر في دفاتر المتاجر ، وإعداد ملخصات المواد.
(2) محاسبة العمل:
تقييم جداول الوقت ، وبطاقات العمل وما إلى ذلك ، وإعداد ملخصات العمل. في بعض الحالات إعداد لفات الأجر الفعلي.
(3) حسابات التكلفة:
نشر جميع حسابات التكلفة سواء كانت وظيفة أو عملية أو حسابات الخدمة.
(4) التحكم في التكاليف:
ترحيل حسابات التحكم في التكاليف من البيانات المقدمة من الأقسام (1) إلى (2) أعلاه.
إعداد المعلومات الإحصائية الخاصة وغيرها للإدارة لإجراء تحقيقات خاصة وإعداد بيانات التداول الدورية.
7. علاقة مكتب التكاليف بالإدارات الأخرى:
يجب أن يعمل قسم التكلفة بشكل مستقل ، وأن يكون محاسب التكلفة مسؤولاً بشكل مباشر أمام المدير العام أو المدير العام. ينبغي تصميم نظام حساب التكاليف لخدمة الإدارة على جميع المستويات.
وعليه ، ينبغي لمحاسب التكاليف أن يصمم نظامه بالكامل من السجلات والتقارير وما إلى ذلك ، مع مراعاة هذه الغاية. يجب أن يعرف ويفهم المشاكل التي تواجهها في عملية الإنتاج ، ويحاول ترجمتها إلى آثار مالية حتى يتم اتخاذ القرار الصحيح.
8. السلطة والمسؤولية:
يجب تحديد السلطة والمسؤولية بوضوح إذا كان نظام التكلفة ناجحًا. يجب ألا يكون هناك غموض ، يجب أن يكون كل شيء واضحًا.
باختصار ، يجب أن يكون نظام التكلفة متقنًا بطريقة تمكن من حساب تكلفة المبيعات ؛ توفير وسائل لتقييم المخزونات ؛ المساعدة في مراقبة وإدارة الشركة ، وقياس كفاءة الرجال والمواد والآلات ، وتحديد النفايات التي يتم جمعها بواسطة رموز التكلفة وذلك لتمهيد الطريق لخفض التكاليف ، وجعل المقارنة بين الشركات ممكنة ، وتوفير بيانات للتسعير وقرار السياسة وتشكل أساسا لإعداد تقرير تحليلي مختلف.
صعوبات عملية في تثبيت نظام تقدير التكاليف:
الصعوبات العملية ، بصرف النظر عن مشاكل التكلفة التقنية التي يتعين على المحاسب التكلفة لمواجهة تركيب نظام التكاليف ، هي:
1. عدم وجود دعم من الإدارة العليا:
في معظم الحالات ، يتم إدخال نظام محاسبة التكاليف دون دعم الإدارة العليا في جميع المجالات الوظيفية. حتى أن العضو المنتدب أو رئيس مجلس الإدارة يقدم في كثير من الأحيان مثل هذا النظام دون استشارة رؤساء الإدارات. يعامل مديرو الإدارة ذلك كتدخل في عملهم من قبل الأشخاص المشتركين في نظام تقدير التكاليف. وبالتالي يخلق الخوف في ذهن المديرين الإداريين لأنها تعامل النظام كجهاز للتحقق من أنشطتها.
2. المقاومة من موظفي المحاسبة الحاليين:
عندما يكون النظام الجديد مقاومًا فهو أمر طبيعي ، فقد يشعر الموظفون الحاليون أنهم سيفقدون أهميتهم وقد لا يكونوا متأكدين من موقعهم في المنظمة.
3. عدم التعاون على مستويات المنظمة الأخرى:
قد يشعر العاملون والمشرفون والموظفون الآخرون بالاستياء أيضًا من الأعمال الورقية الإضافية التي قد تنشأ بسبب إدخال نظام التكاليف وقد لا يتعاونون مع الإدارات الأخرى في توفير المعلومات الضرورية بشكل مطلق للعمل السلس والفعال لأي نظام محاسبي .
4. نقص الموظفين المدربين:
قد يكون هناك نقص في المحاسبين التكلفة للتعامل مع أعمال تحليل التكاليف ، ومراقبة التكاليف وخفض التكاليف. لا يمكن التعامل مع قسم تقدير التكاليف دون توافر موظفين مدربين.
5. التكلفة الثقيلة لتشغيل النظام:
قد تكون تكلفة تشغيل النظام ثقيلة ما لم يتم تصميم نظام التكلفة بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات كل حالة بشكل خاص. قد يكون النظام قادرًا على توفير المعلومات المطلوبة من جميع مستويات الإدارة. قد تنطوي على عمل ورقة إضافية. وبالتالي ، فإن تكلفة تشغيل النظام تكون ثقيلة.
خطوات للتغلب على الصعوبات العملية:
للتغلب على الصعوبات أعلاه ، يتم اتباع الخطوات التالية:
1. الدعم من الإدارة العليا:
قبل تثبيت أو تشغيل نظام تقدير التكاليف ، يجب أن يكون هناك التزام راسخ بالنظام من جانب الإدارة العليا. وسيؤدي ذلك إلى خلق وعي بالتكاليف والاهتمام بتحسين التكلفة بين الإدارة الفنية والإنتاج والإدارة العليا.
2. فائدة النظام إلى الموظفين الحاليين :
ﯾﻧﺑﻐﻲ إﺑداع اﻟﻌﺎﻣﻟﯾن اﻟﻣﺣﺎﺳﺑﯾن اﻟﺣﺎﻟﯾﯾن ﺣول اﻟﺣﺎﺟﺔ إﻟﯽ اﺳﺗﮐﻣﺎل ﻧظﺎم اﻟﻣﺣﺎﺳﺑﺔ اﻟﻣﺎﻟﻲ اﻟﺣﺎﻟﻲ سيعمل على توسيع وظيفة المحاسب وسيخلق فرصًا جديدة لموظفي المحاسبة.
3. ثقة العمال في التعاون:
يجب أن يكون مختلف الموظفين على دراية جيدة فيما يتعلق بالفوائد التي يمكن الحصول عليها من هذا النظام. يجب كسب ثقة العمال في النظام للحصول على تعاونهم قبل اتخاذ الخطوات لوضع النظام في الواقع العملي.
4. تدريب موظفي المحاسبة الحاليين:
يجب أن يكون الموظفون الحاليون العاملون في قسم الحسابات ملائمين ومدربين على طرق وتقنيات حساب التكاليف بمساعدة معهد محاسبة التكاليف والأعمال في الهند ، كلكتا.
5. نظام التكلفة وفقا لمتطلبات محددة للقلق:
يجب أن يتم تركيب النظام وتشغيله وفقًا لمتطلبات حالة معينة ، بحيث لا تترتب عليه تكلفة باهظة على القلق. يجب تجنب العمل الإضافي غير الضروري قدر الإمكان. وسيوفر النظام ، عند تركيبه وتشغيله ، العديد من الفوائد للقلق مقارنة بالتكلفة ويثبت أنه مفيد للقلق.
6. الإشراف السليم:
يجب أن يكون هناك إشراف مناسب بعد التركيب والجهود المتواصلة من جانب محاسب التكلفة لجعل النظام ناجحًا وتحقيق الهدف المنشود وهو التأكد من التكلفة وعرض التكلفة ومراقبة التكاليف.
