التفويض: التعريف والخصائص والعناصر والأنواع

هنا نعرض بالتفصيل معنى وتعريف التفويض وخصائصه وعناصره وأنواعه.

التفويض هو عملية إدارية لإنجاز الأمور من قبل الآخرين من خلال منحهم المسؤولية. يتم اتخاذ جميع القرارات الهامة على أعلى مستوى من قبل مجلس الإدارة. تم تفويض التنفيذ إلى الرئيس التنفيذي. يعين الرئيس التنفيذي العمل لمديري الإدارات الذين يفوضون السلطة إلى مرؤوسيهم. كل رئيس يفوض سلطة المرؤوسين للحصول على عمل معين. تذهب العملية إلى المستوى حيث يتم تنفيذ العمل الفعلي. يمنح الشخص المسؤول عن عمل معين السلطة اللازمة لإنجازه.

هناك حد يصل إلى أي شخص يمكن أن يشرف على المرؤوسين. عندما يزيد عدد المرؤوسين بعدها ، سيتعين عليه تفويض صلاحياته للآخرين الذين يشرفون عليه. لا يتم الحكم على المدير من خلال العمل الذي يؤديه في الواقع بنفسه ، بل العمل الذي يقوم به من خلال الآخرين. يعين واجبات وسلطات لمرؤوسيه ويضمن تحقيق الأهداف التنظيمية المنشودة.

تعريفات:

ألين:

إسناد جزء أو مسؤولية وسلطة لآخر وإنشاء المساءلة عن الأداء ".

OS هاينر:

"يحدث التفويض عندما يمنح شخص آخر الحق في أداء العمل نيابة عنه وباسمه ، ويقبل الشخص الثاني واجب أو التزام مقابل القيام بما هو مطلوب منه".

دوغلاس سي باسل:

"يشير الوفد إلى قدرة المدير على مشاركة عبئه مع الآخرين. وهو يتألف من منح السلطة أو الحق في اتخاذ القرار في مجالات محددة معينة وتكليف المرؤوسين بمسؤوليتهم عن القيام بمهمة معينة. "

خصائص التفويض:

الميل هو تعيين السلطة للمرؤوسين في منطقة محددة وجعلهم مسؤولين عن النتائج.

التفويض لديه الصفات المميزة التالية:

1. يتم التفويض عندما يمنح المدير بعض صلاحياته إلى المرؤوسين.

2. لا يتم التفويض إلا عندما يكون الشخص المفوّض للسلطة لديه تلك السلطة ، أي يجب أن يمتلك المدير ما يريد تفويضه.

3. يتم تفويض جزء فقط من السلطة إلى المرؤوسين.

4. يمكن لمدير تفويض السلطة أن يقلل أو يعزز أو يعيدها. يمارس سيطرة كاملة على أنشطة المرؤوسين حتى بعد التفويض.

5. هي فقط السلطة المفوضة وليس المسؤولية. لا يمكن للمدير التنازل عن المسؤولية عن طريق تفويض السلطة إلى المرؤوسين.

عناصر التفويض:

يتضمن التفويض ثلاثة عناصر:

1. تنازل المسئولية:

الخطوة الأولى في التفويض هي التنازل عن العمل أو الواجب تجاه المرؤوس ، أي تفويض السلطة. يطلب الرئيس من مرؤوسه أداء مهمة معينة في فترة زمنية معينة. هذا هو وصف الدور المخصص للمرؤوس. تمثل الواجبات من حيث الوظائف أو المهام التي يتعين القيام بها أساس عملية التفويض.

2. منحة السلطة:

إن منح السلطة هو العنصر الثاني في التفويض. يمنح المفوض السلطة إلى المرؤوسين بحيث يتم إنجاز المهمة المعينة. تفويض المسؤولية مع السلطة لا معنى له. يمكن للمرؤوس فقط إنجاز العمل عندما يكون لديه السلطة اللازمة لاستكمال هذه المهمة.

السلطة مشتقة من المسؤولية. إنها القوة ، أو الأوامر أو الأوامر ، المفوضة من الأعلى ، لتمكين المرؤوس من القيام بمسؤوليته. يجوز للرئيس نقلها لتمكين المرؤوس من إكمال عمله المحدد بشكل صحيح. يجب أن يكون هناك توازن بين السلطة والمسؤولية. يجب أن يفوض الرئيس السلطة الكافية للقيام بالعمل المحدد.

3. إنشاء المساءلة:

المساءلة هي التزام على المرؤوس بأداء الواجبات المسندة إليه. ينشئ الوفد التزاما على المرؤوس لإنجاز المهمة الموكلة إليه من قبل الرئيس. عندما يتم تعيين العمل ويتم تفويض السلطة ، تكون المساءلة هي المنتج الثانوي لهذه العملية.

يتم نقل السلطة بحيث يتم الانتهاء من عمل معين حسب الرغبة. وهذا يعني أن المفوض يجب أن يضمن الانتهاء من العمل المعين. تتدفق السلطة إلى الأسفل في حين تتدفق المساءلة صعودًا. يجب أن يكون للتدفق الهبوطي للسلطة والتدفق التصاعدي للمساءلة تكافؤ في كل موقف من التسلسل الهرمي للإدارة. يجب أن يخضع المرؤوس للمساءلة عن متفوقة واحدة فقط. تؤدي المساءلة الواحدة إلى تحسين العمل والانضباط.

أنواع التفويض:

قد يكون التفويض من الأنواع التالية:

تفويض عام أو محدد:

عندما يتم منح السلطة لأداء وظائف إدارية عامة مثل التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، إلخ ، يقوم المديرون التابعون بأداء هذه الوظائف والاستمتاع بالسلطة المطلوبة للقيام بهذه المسؤوليات. يمارس الرئيس التنفيذي الرقابة الشاملة ويوجه المرؤوسين من وقت لآخر.

قد تتعلق التفويض المحدد بوظيفة معينة أو مهمة معينة. ستكون السلطة المفوضة إلى مدير الإنتاج لتنفيذ هذه المهمة بمثابة تفويض محدد. ويحصل مديرو الإدارات المختلفة على سلطة محددة للقيام بواجباتهم الإدارية.

وفد رسمي أو رسمي:

تفويض السلطة الرسمي هو جزء من الهيكل التنظيمي. عندما يتم تعيين مهمة لشخص ما ، يتم منحه أيضًا السلطة المطلوبة. هذا النوع من التفويض جزء من الأداء الطبيعي للمنظمة. يتم منح كل شخص السلطة تلقائيا وفقا لواجباته. عندما يحصل مدير الإنتاج على صلاحيات لزيادة الإنتاج ، فهو تفويض رسمي للسلطة. لا ينشأ الوفد غير الرسمي بسبب موقعه ولكن حسب الظروف. قد يقوم الشخص بمهمة معينة ليس لأنه تم تكليفه بها ولكن من الضروري القيام بعمله المعتاد.

الوفد الجانبي:

عندما يفوض الشخص سلطة إنجاز مهمة ، قد يحتاج إلى مساعدة عدد من الأشخاص. قد يستغرق الحصول على المساعدة من هؤلاء الأشخاص بعض الوقت. يمكنه الاتصال بالأشخاص بشكل غير مباشر للحصول على مساعدتهم في تولي العمل عن طريق قطع وقت قصير من التفويض الرسمي. عندما يتم تفويض السلطة بشكل غير رسمي يسمى التفويض الجانبي.

الهيئة المحفوظة والسلطة المفوضة:

قد لا يرغب أحد المفوضين في تفويض كل سلطة إلى المرؤوسين. وتسمى السلطة التي يحتفظ بها به سلطة محجوزة والسلطة الموكلة إلى المرؤوسين هي السلطة المفوضة.

المتطلبات المسبقة للتفويض:

يحاول كل متفوق الاحتفاظ بالسلطة قدر الإمكان. قد يحمل حمل العمل أو الظروف التفويض إلى الأسفل. إذا لم يتم تفويض السلطة عن عمد ، فلن تحقق النتائج المرجوة. من المهم أن تذهب السلطة المختصة إلى الأسفل حتى يتم العمل بسلاسة وكفاءة. سيتم إكمال عملية التفويض فقط في حالة استيفاء المتطلبات الأساسية التالية.

الرغبة في التفويض:

الشرط الأساسي الأول للتفويض هو رغبة الرئيس في التخلي عن سلطته. ما لم يكن الرئيس متفوقًا نفسيًا على ترك سلطته ، لن يكون التفويض فعّالًا. إذا اضطر أحد الرؤساء إلى تفويض السلطة إلى الأسفل دون إرادته ، فإنه سيحاول استنباط طرق للتدخل في عمل المرؤوس. يجوز له أن يلقي بظلاله على المرؤوس إلى حد أن كل قرار ينفذ بموافقة الرئيس أو الأداء قد يمر من خلاله بتدقيقه الوثيق. سيكون من الأفضل عدم تفويض السلطة إلا إذا كان الرئيس مستعدًا ذهنياً للقيام بذلك.

مناخ الثقة والثقة:

يجب أن يكون هناك مناخ من الثقة و الثقة بين الرؤساء و المرؤوسين. ينبغي إعطاء المرؤوسين فرصاً كافية أو مواقف وظيفية حقيقية حيث يستخدمون مواهبهم وخبراتهم. في حالة ارتكاب بعض الأخطاء ، يجب على الرؤساء توجيههم وتصحيحها. يجب أن يثق الرؤساء في مرؤوسيهم ويجب ألا يأخذوهم كمنافسين. مناخ الثقة والثقة سيساعد المرؤوسين على التعلم والنمو وهذا سيساعد في عملية التفويض.

الإيمان في المرؤوسين:

في بعض الأحيان لا يفوض الرؤساء السلطة بخوف من أن المرؤوسين لن يكونوا قادرين على تولي المهمة بشكل مستقل. إنهم غير واثقين من صفات المرؤوسين ولا يريدون المخاطرة. قد يكون الرئيس أكثر وعيا بمهارته وكفاءته مع النتيجة التي يتردد في تفويض السلطة. يجب على الرؤساء تجنب هذا النوع من التفكير والمواقف. يجب أن يكون لديهم الثقة في مرؤوسيهم وينبغي بالأحرى مساعدتهم في تعلم الوظيفة بشكل صحيح. بعد أن تعلّم جميع الرؤساء الكثير من الأشياء من رؤسائهم ، كما أن المرؤوسين الحاليين هم أيضًا من يتحملون مسؤوليات أكبر. مناخ الإيمان سيساعد المرؤوسين على تعلم الأشياء بشكل أسرع ويتحملون المزيد من المسؤوليات.

الخوف من المشرفين:

غالباً ما يكون هناك خوف بين الرؤساء الذين قد لا يأخذهم مرؤوسوهم ، بمجرد أن يتم منحهم مسؤولية أكبر. هذه حالة من عقدة النقص. قد يعطي الرؤساء العديد من المنطق لتفويض السلطة ولكن هذا الخوف هو أحد الأسباب المهمة. يجب على الرؤساء تجنب هذا النوع من التفكير ويكون لديهم موقف إيجابي تجاه المرؤوسين.

ينبغي تشجيع المرؤوسين على تحمل المزيد من المسؤوليات وسيكون لديهم المزيد من الاحترام للرؤساء وقدرتهم على الثقة في مرؤوسيهم ، بل يجب مساعدتهم في تعلم الوظيفة بشكل صحيح. بعد أن تعلّم جميع الرؤساء الكثير من الأشياء من رؤسائهم ، كما أن المرؤوسين الحاليين هم أيضًا من يتحملون مسؤوليات أكبر. مناخ الإيمان سيساعد المرؤوسين على تعلم الأشياء بشكل أسرع ويتحملون المزيد من المسؤوليات.

الخوف من المشرفين:

غالباً ما يكون هناك خوف بين الرؤساء الذين قد لا يأخذهم مرؤوسوهم ، بمجرد أن يتم منحهم مسؤولية أكبر. هذه حالة من عقدة النقص. قد يعطي الرؤساء العديد من المنطق لتفويض السلطة ولكن هذا الخوف هو أحد الأسباب المهمة. يجب على الرؤساء تجنب هذا النوع من التفكير ويكون لديهم موقف إيجابي تجاه المرؤوسين. ينبغي تشجيع المرؤوسين على تحمل المزيد من المسؤوليات وسيكون لديهم المزيد من الاحترام للرؤساء وقدرتهم.