أساسيات تقرير جيد

أساسيات تقرير جيد!

1. ينبغي أن يكون للتقرير عنوان مناسب لوصف الموضوع الوارد في التقرير. يجب أن يكون التقرير في صيغة جيدة ويجب أن يحتوي على عناوين فرعية وأقسام فقرة. يجب كتابة اسم مستلم التقرير في الجزء العلوي من التقرير.

2. يجب أن يكون التقرير واقعيًا. لا ينبغي السماح لأهواء وأفكار الشخص الذي يعد التقرير بالتأثير على التقرير.

3. يجب أن يرتبط التقرير بفترة معينة ، ويجب الإشارة إلى الفترة الزمنية في أعلى التقرير.

4 - ينبغي أن يكون التقرير واضحا وموجزا ومختصرا. لا ينبغي التضحية وضوح على حساب تكلفة الإيجاز.

5. يجب أن يكون تقديم التقارير سريعًا لأن المعلومات المتأخرة تم رفضها. إذا انقضى وقت طويل بين حدوث الأحداث والإبلاغ ، فقد تضيع فرصة اتخاذ الإجراء المناسب أو قد تتخذ بعض القرارات الخاطئة من قبل الإدارة في غياب المعلومات.

ينبغي أن توضع في الاعتبار دورية التقارير وينبغي تقديم التقارير في الوقت المناسب. يجب أن يكون التقرير في صيغة جيدة ويجب أن يحتوي على عناوين فرعية وأقسام فقرة.

6. يجب أن يميز التقرير بين العوامل القابلة للتحكم وغير القابلة للتحكم ويجب الإبلاغ عنها بشكل منفصل. ذلك لأن الإدارة يمكن أن تتخذ الإجراء المناسب فيما يتعلق بالعوامل القابلة للتحكم.

7. ينبغي إعطاء ملاحظات مناسبة في التقرير. يوفر الوقت الثمين للإدارة ويضمن الانتباه الفوري. يجب إعطاء بيانات كافية لاقتراح مسار عمل ممكن.

8. يجب مراجعة التقرير بشكل دوري. لا ينبغي أن يكون شكل ومحتويات التقرير ذات طبيعة دائمة. يجب أن يتغيروا مع التغيير في الظروف ؛ وإلا فسيأخذها المتلقي كنوع عديم الفائدة وروتيني.

9- ينبغي اعتبار التقرير صحيحاً ضمن درجة عدم الدقة المسموح بها. يعتمد هامش الخطأ المسموح به على الغرض الذي يتم إعداد التقرير من أجله.

10. ينبغي أن يلفت التقرير انتباه المدير على الفور إلى المسائل الاستثنائية بحيث يمكن تنفيذ الإدارة استثناءً بفعالية. وبالتالي ، ينبغي أن تسلط التقارير الضوء على انحرافات كبيرة عن المعايير.

11. يجب أن يتم تفضيل التقارير المرئية من خلال الرسوم البيانية والرسوم البيانية والرسوم البيانية إلى التقارير الوصفية لأن التقارير المرئية تجذب العين بسرعة أكبر وتترك انطباعًا دائمًا على العقل.

12- عندما تنعكس المقارنة في أحد التقارير ، ينبغي التأكد من أن الأمر نفسه ينطبق على مسائل مماثلة (مثل ،) بحيث يمكن إجراء مقارنة ذات معنى ، ويمكن تشكيل فكرة عن الكفاءة أو عدم الكفاءة.

13- في جميع الحالات الممكنة ، ينبغي إجراء تحليل مفصل لجميع الفروق الناتجة بين الفعلي للفترة مقارنة بالمعايير / الميزانيات ، سواء كانت المبيعات أو المشتريات أو الإنتاج أو الربح أو الخسارة أو النفقات الرأسمالية أو رأس المال العامل أو ما إلى ذلك ، بحيث يمكن معرفة الأسباب الدقيقة للأداء المنخفض والإجراء التصحيحي المناسب في الوقت المناسب.

14- لا ينبغي تغيير شكل التقرير من فترة إلى أخرى ، إذا كان ينبغي تغيير الشكل لإجراء أي تحسن ، ينبغي تقديم مبرر للتغيير في الشكل أو المحتويات.