التواصل الرسمي: المعنى ، الخصائص ، المزايا والقيود وأنواعها

يشير الاتصال الرسمي إلى تبادل المعلومات رسميًا. يتم التحكم في تدفق الاتصالات وهو جهد متعمد. هذا يجعل من الممكن وصول المعلومات إلى المكان المطلوب دون أي عائق ، بتكلفة قليلة وبطريقة مناسبة. يُعرف أيضًا باسم "من خلال اتصالات القناة المناسبة".

مميزات

فيما يلي الخصائص الرئيسية للاتصال الرسمي:

(1) كتابي وشفوي:

يمكن أن يكون الاتصال الرسمي مكتوبًا وشفهيًا. يتم التعامل مع الأعمال اليومية من خلال التواصل الشفهي ، في حين أن مسائل السياسة تتطلب التواصل الكتابي.

Image Courtesy: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) العلاقات الرسمية:

يتم اعتماد هذا التواصل بين هؤلاء الموظفين حيث تم تأسيس العلاقات الرسمية من قبل المنظمة. المرسل والمتلقي لديهم نوع من العلاقات التنظيمية.

(3) المسار المحدد:

يجب أن يمر الاتصال عبر قناة محددة أثناء الانتقال من شخص إلى آخر. على سبيل المثال ، لنقل مشاعر العامل إلى المدير ، يجب البحث عن مساعدة أحد المعاونين.

(4) الرسالة التنظيمية:

تختص هذه القناة بالرسائل التنظيمية المصرح بها فقط والرسائل الشخصية خارج اختصاصها.

(5) الجهد المتعمد:

لم يتم إنشاء قناة الاتصال هذه بشكل تلقائي ولكن يجب بذل جهد لإنشائها. ومن المتفق عليه مراعاة أهداف المنظمة.

مزايا

يحتوي الاتصال الرسمي على المزايا التالية:

(1) صيانة سلطة الضباط:

تحتفظ الاتصالات الرسمية بعلاقات ثابتة بين الرؤساء والمرؤوسين نتيجة الحفاظ على كرامة رؤسائهم. وبالتالي ، فإنه من المناسب التحكم في المرؤوسين وتحديد مسئوليتهم التي هي ضرورية للغاية من أجل التحكم الفعال والناجح.

(2) الاتصال الواضح والفعال:

في الاتصال الرسمي ، هناك اتصال مباشر بين المديرين والمرؤوسين. كل من يفهم القدرة والعادات والمشاعر ، وما إلى ذلك من بعضها البعض. يعرف المديرون متى وتحت أي ظروف يحتاج مرؤوسوهم إلى معلومات. وبهذه الطريقة ، فإن هذا الاتصال قادر على توفير المعلومات في الوقت المناسب. ومن ثم ، فهي واضحة وفعالة.

(3) تدفق المعلومات المنظم:

يجب أن تمر المعلومات عبر مسار محدد من شخص إلى آخر. وبالتالي ، فإن تدفق المعلومات منهجي.

(4) سهولة المعرفة من مصدر المعلومات:

في هذا النوع من الاتصالات ، يمكن تحديد مصدر كل معلومة بسهولة.

محددات

فيما يلي عيوب أو قيود الاتصال الرسمي:

(1) الحمولة الزائدة من العمل:

في منظمة تجارية حديثة الكثير من المعلومات ، العديد من الرسائل والأشياء الأخرى يجب أن يتم توصيلها. تحت الاتصالات الرسمية ، يتم توجيهها من خلال قناة محددة وهذا يستهلك الكثير من وقت الرؤساء وبالتالي يتم ترك بعض الأعمال الهامة الأخرى دون رقابة.

(2) تشويه المعلومات:

هذه الطريقة يمكن أن تكون عائقا في تدفق المعلومات. في بعض الأحيان تكون المسافة بين المرسل والمتلقي كبيرة لدرجة أن المعلومات يجب أن تمر من خلال العديد من الأيدي وبمرور الوقت تصل إلى جهاز الاستقبال تكون مشوهة. وبالتالي فشل في خدمة غرضه.

(3) الضباط غير المختصين:

لا يولي الضباط الكثير من الاهتمام لاقتراحات وشكاوى المرؤوسين. في مثل هذه الحالة ، قد يفقد المرؤوس إيمانه بفعالية الاتصال.

أنواع الاتصالات الرسمية

التواصل الرسمي هو من نوعين:

(1) الاتصال الرأسي:

(ط) الاتصال التنازلي

(2) الاتصال التصاعدي

(2) الاتصال الأفقي. تم توضيح كل هذه الأنواع في الرسم البياني التالي:

(الاتصال التنازلي) (الاتصال الأفقي) (الاتصالات التصاعدية)

(1) الاتصال الرأسي

الاتصال العمودي هو من النوعين التاليين:

(ط) الاتصال التنازلي:

يسمى الاتصال حسب التسلسل الهرمي الأعلى مع مرؤوسيه الاتصال الهابط. تتضمن هذه الرسالة الأوامر والقواعد والمعلومات والسياسات والتعليمات ، إلخ. وتتمثل الميزة الرئيسية للاتصال الهابط في حصول المرؤوسين على معلومات مفيدة في الوقت المناسب تساعدهم في أداء عملهم ،

(2) الاتصال التصاعدي:

هذا هو تماما عكس الاتصال الهبوطي. هذا يتدفق من المرؤوسين إلى الرؤساء. يشمل موضوع هذا الاتصال الاقتراحات وردود الأفعال والتقارير والشكاوى ، الخ. هذا النوع من التواصل يساعد الرؤساء في اتخاذ القرارات.

(2) الاتصال الأفقي

يحدث الاتصال الأفقي عندما يقوم شخصان من نفس المستوى بتبادل المعلومات. يتم استخدام الاتصال الأفقي من قبل ضباط المستوى نفسه لحل المشاكل ذات الطبيعة والربح المماثل من خلال تجربة أشخاص آخرين. يشمل موضوع الاتصال الأفقي المعلومات والطلبات والاقتراحات والمشاكل المتبادلة والمعلومات المتعلقة بالتنسيق.

شبكة الاتصالات الرسمية

تُعرف الطريقة التي يتم بها الاتصال الرسمي بشبكة الاتصال الرسمية. يمكن إجراء الاتصال الرسمي بطرق مختلفة - قد يكون الاتصال الرأسي أو الاتصال الأفقي. تم توضيح الأشكال المختلفة لشبكة الاتصالات الرسمية في الرسم البياني التالي:

(1) سلسلة الاتصال:

يشير الاتصال التسلسلي إلى الاتصال بين متفوق ومرؤوس. ترتبط جميع الأشخاص في منظمة من أعلى إلى أسفل بمساعدة سلسلة قياسية كما هو موضح في الرسم التخطيطي (1). يوضع A في أعلى رتبة ، B هو تابع لـ A ، C هو تابع B ، D هو تابع C و E هو تابع D.

(2) عجلة الاتصالات:

في هذا الشكل من التواصل ، كل المرؤوسين يتحدثون إلى بعضهم البعض من خلال وسيطته. أعمال متفوقة كمحور للعجلة. في المخطط (2) ، A هو المتفوق و B و C و D و E هي المرؤوسين. جميع الأتباع الأربعة يتواصلون عبر الوسيط أ.

(3) التواصل الدائري:

هذا التواصل يحدث بين أعضاء المجموعة. يمكن لكل عضو في المجموعة التواصل مع أقرب عضوين. في المخطط (3) ، يمكن أن يكون A اتصال مع B و E. وبالمثل ، يمكن أن يكون B للاتصال مع A و C. وينطبق الشيء نفسه على جميع أعضاء المجموعة. في هذه الحالة يتحرك الاتصال بسرعة بطيئة.

(4) اتصال التدفق الحر:

هذا النوع من التواصل يحدث أيضا بين مختلف أعضاء المجموعة. ميزته الخاصة هي أن كل عضو في المجموعة يمكنه التحدث مع جميع الأشخاص الآخرين في المجموعة.

وقد تم توضيح ذلك في الرسم التخطيطي (4). يمكن التحدث مباشرة إلى B و C و D و E. بالطريقة نفسها يمكن أن يتحدث B مباشرة إلى A و C و D و E. وينطبق الشيء نفسه على جميع أعضاء المجموعة. في هذه الحالة ، يتحرك الاتصال بوتيرة سريعة.

(5) الاتصال المقلوب "V":

في هذا الشكل من الاتصال ، يُسمح للمرؤوس بالتواصل مع رئيسه. في هذا الشكل من الاتصال ، تتحرك الرسائل بسرعة عالية ، fn المخطط (5) ، C و D هما تابع B الذي ، بدوره ، هو تابع لـ A. هنا C و D يمكن التحدث مباشرة إلى A الذي يحدث ليكون رئيس ب.