كيفية تنظيم مؤسستك بشكل فعال؟ (5 خطوات)

إن مهمة التنظيم مهمة للغاية ، لأنه بمجرد وضع أهداف المنظمة والخطط ؛ إنها الآلية الأساسية التي يقوم بها المدراء بتفعيل هذه الخطط.

الصورة مجاملة: fasttrakauto.com/blog/wp-content/uploads/2013/02/Members.jpg

"التنظيم" هو وظيفة جمع الموارد ، وإنشاء استخدامات منظمة لمثل هذه الموارد ، وتنظيم المهام للوفاء بالخطط التنظيمية. ويشمل تحديد ما هي المهام التي يتعين القيام بها ، وكيف يتم تجميع المهام ، ومن سيكون مسؤولاً عن القيام بهذه المهام ومن سيتخذ القرارات بشأن هذه المهام.

تتكون عملية التنظيم من الخطوات الخمس التالية.

1. مراجعة الخطط والأهداف:

تتمثل الخطوة الأولى للإدارة في التفكير في الأهداف والغايات التنظيمية وخططها لتحقيقها حتى يمكن تحديد الأنشطة المناسبة. على سبيل المثال ، إذا كان مطعمًا من الدرجة العالية سيتم فتحه في منطقة النخبة ، فيجب على الإدارة تحديد الأهداف ومراجعة هذه الأهداف بحيث تكون متسقة مع موقع المطعم ونوع العملاء الذين سيخدمون.

2. تحديد الأنشطة:

في الخطوة الثانية ، يقوم المديرون بإعداد وتحليل الأنشطة اللازمة لإنجاز الأهداف. بالإضافة إلى الأنشطة العامة مثل التوظيف والتدريب وحفظ السجلات وما إلى ذلك ، هناك أنشطة محددة فريدة لنوع العمل الذي توجد فيه المؤسسة. على سبيل المثال ، في حالة المطعم ، النشاطان الرئيسيان أو المهام هي طهي الطعام وخدمة العملاء.

3. تصنيف وتجميع الأنشطة:

بمجرد تحديد المهام ، يجب تصنيف هذه المهام إلى وحدات عمل يمكن إدارتها. ويتم ذلك عادة على أساس التشابه بين الأنشطة. على سبيل المثال ، في مؤسسة صناعية ، يمكن تصنيف الأنشطة إلى الإنتاج والتسويق والتمويل والبحث والتطوير وما إلى ذلك.

يمكن تقسيم هذه الفئات الرئيسية من المهام إلى وحدات أصغر لتسهيل العمليات والإشراف. على سبيل المثال ، في منطقة خدمة العملاء في المطعم ، قد يكون هناك أشخاص مختلفين لأخذ طلبات الكوكتيل ولأوامر الطعام ولتقويم الطاولات. لطهي الطعام ، قد يكون هناك من قبل طهاة مختلفة لأنواع مختلفة من المواد الغذائية.

4. تخصيص العمل والموارد:

تعتبر هذه الخطوة حاسمة في التنظيم لأن الشخص المناسب يجب أن يتطابق مع الوظيفة المناسبة ويجب تزويد الشخص بالموارد اللازمة لإنجاز المهام المعينة. يجب أن تحدد إدارة المطعم من الذي سيتولى الأوامر ومن سيحدد الجداول وما هي العلاقة بين هؤلاء الأفراد. كما يجب على الإدارة التأكد من توفير الموارد الكافية للمواد الغذائية والأواني وأدوات المائدة حسب الضرورة.

5. تقييم النتائج:

في هذه الخطوة النهائية ، ستحدد التغذية الراجعة حول النتائج مدى نجاح الإستراتيجية التنظيمية المنفذة. ستحدد هذه التعليقات أيضًا ما إذا كانت أي تغييرات ضرورية أو مرغوبة في الإعداد التنظيمي. على سبيل المثال ، في حالة المطعم ، تساعد الشكاوى والاقتراحات المقدمة من العملاء المدير في إجراء أي تغييرات ضرورية في إعداد الطعام أو الديكور الداخلي للمطعم أو الكفاءة في الخدمة.