كيف يمكن تقدير تكلفة المشروع؟ (6 خطوات)

تلقي هذه المقالة الضوء على الخطوات الستة الأولى المتضمنة في تقدير تكلفة المشروع. الخطوات هي: 1. المشتريات والتعجيل 2. موقع المكتب 3. إدارة العقود 4. دعوة المناقصة 5. العقد 6. إدارة العقد.

الخطوة رقم 1. المشتريات والمتابعة:

الخطوة الأولى لتقدير تكلفة المشروع هي الشراء. ينبغي أن يشمل فريق المشروع لكل مشروع متوسط ​​إلى كبير الموظفين المسؤولين عن وظيفة الشراء ولمتابعة وظيفة الشراء هذه. وتسمى متابعة هذه المشتريات باسم Expediting أو Chasing. يتضمن تنفيذ مشروع شراء عدد كبير من العناصر والخدمات بعضها ذات حجم كبير.

من المستحسن شراء النوع المناسب من المواد بالأسعار المناسبة في الوقت المناسب. المهمة كبيرة ، وحتى بعد التفاوض وقرار يؤدي إلى إصدار أوامر الشراء ، يحتاج الوضع إلى متابعة وبالتالي "المطاردون".

تشمل وظيفة المشتريات ما يلي:

ا. دعوة العطاءات ، كلما كان ذلك ممكنا ؛

ب. شراء سلع قياسية على أنها "جاهزة للاستخدام" أو سلع تحمل علامات تجارية ، مثل مفاتيح من شركة Siemens ، وتجهيزات إضاءة وتجهيزات من Philips إلخ ، والتي يمكن أيضًا التفاوض بشأنها مع الشركات المصنعة (اعتمادًا على الحجم المعني). خلاف ذلك ، يمكن شراء هذه المواد من الوكلاء الرائدين ، للعثور على أفضل الأسعار المتاحة (BOPs) ؛

ج. شراء المواد السائبة مثل الأسمنت والصلب والرقائق الحجرية وغيرها التي تتطلب مهلة للتسليم بالجملة والتفاوض للوصول إلى أسعار العقود لتوريد كمية معينة خلال فترة زمنية معينة ، بالطبع بمواصفات الجودة ؛

د. مفاوضات لتوظيف الآلات والمعدات الكبيرة مثل الرافعات والخلاطات ، إلخ. توقيت المتطلبات ، والمسؤولية عن التغطية التأمينية ، والأداء / القدرة المتوقعة ، ومعدلات الأسعار ، وما إلى ذلك ؛

ه. شراء سلع مثل المركبات وأجهزة الكمبيوتر والثلاجات وما إلى ذلك ؛

F. التعاقد مع قوة العمل التي قد تشمل التفاوض مع قادة عصاباتهم ، والامتيازات التي سيتم تقديمها لمثل هذه القوى العاملة الخ.

أثناء إجراء المقارنات المختلفة للمعدلات المقتبسة من العناية المستعدة يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار شروط مثل التكاليف ، والتأمين ، والشحن (التسليم في الموقع) ، والخصم النقدي ، والفترة الائتمانية المقدمة وما إلى ذلك. وينبغي النظر في كل ذلك من أجل جعل الأسعار للمقارنة. في المهام التي تشمل فتح العطاءات وتسجيلها ، يجب أن يشارك محاسب المشروع كجزء من الرقابة الداخلية.

بمجرد إصدار أوامر الشراء ، تكون مهمة Expeditor / Chaser في المتابعة مع الموردين لضمان إيصالات السلع في الوقت المناسب والكمية الصحيحة وبالطبع الجودة الصحيحة (وفقًا للمواصفات المذكورة في أوامر الشراء).

يتم إجراء فحوص الجودة قبل قبول السلع من قبل موظفي ضمان الجودة المختصين في فريق المشروع ، والذين يجب أن يكونوا ، بغض النظر عن التحكم الداخلي الجيد ، مستقلين عن فريق المشتريات.

يجب أن يكون "أمر الشراء" (PO) الصادر عن التوريد:

أنا. رقم تسلسلي مطبوع مسبقًا للطلب ؛

ثانيا. وصف واضح ومواصفات المواد المراد توريدها ؛

ثالثا. سعر الوحدة مع تفاصيل البنود الأخرى ، إن وجدت ، التي تؤثر على المدفوعات مثل الضرائب ورسوم التسليم وما إلى ذلك ؛ مركز التكلفة الذي يتم فيه إصدار أمر الشراء بعد الترميز كما هو موضح في تكامل WBS و OBS.

الخطوة رقم 2. موقع المكتب:

عندما تم الانتهاء من المشروع ، الذي يشمل أعمال البناء ، واتخاذ الخطوات اللازمة للمشتريات الضرورية ، من المستحسن بدء العمل في موقع المشروع الذي يعد الخطوة الثانية الأكثر أهمية لتقدير تكلفة المشروع. يعتبر مكتب الموقع جزءًا أساسيًا لتسهيل الإدارة ومراقبة العمل الفعلي للمشروع ، ولا يمكننا المضي قدمًا بدون وصف الضروريات في موقع المكتب حيث يتم تنفيذ عمل المشروع.

وتشمل الضروريات ما يلي:

ا. يجب أن يكون موقع المكتب مؤقتًا بطبيعته مع وصول واضح من الطرق ؛

ب. ينبغي أن يكون مكتب الموقع مسكناً مناسباً لعقد اجتماعات متكررة بين أعضاء فريق المشروع (على الأقل من الأعضاء ذوي الصلة) ، والممثلين المخولين للمقاولين / الموردين والمفتشين من السلطات المختلفة وما إلى ذلك.

ويشار إلى نتائج هذه الاجتماعات مع القرارات التي يتم التوصل إليها في شكل قرارات لها رقم وتاريخ مسلسل ويوقعها مدير المشروع ، وتعميم القرارات على الموظفين المعنيين ؛

ج. يجب أن تكون هناك غرفة مكتبية سرية مع جميع أنواع القرطاسية كما قد تكون مطلوبة في المشروع بما في ذلك السجلات الخاصة بسجل العمل وسجلات التكلفة ، إلخ. يجب أن يكون مكتب الموقع مزودًا بمرفق اتصال سهل ؛

د. يجب أن يكون مكتب الموقع مجهزًا بأثاث أساسي مثل الكراسي والطاولات والألواح وأجهزة الكمبيوتر والهاتف والفاكس وما إلى ذلك ؛

ه. يجب أن يكون لمكتب الموقع سجل الحضور.

F. وينبغي توفير المرافق ، مثل الماء والكهرباء والمراحيض وما إلى ذلك ؛

ز. ينبغي أن يكون هناك ترتيبات كافية لتخزين المواد ، لا سيما تلك التي يمكن سرقتها ؛

ح. يجب أن يكون لدى مكتب الموقع الأدوات والأدوات وأجهزة الفحص والقياس.

أنا. ينبغي أن يكون مكتب الموقع مجهزا بشكل جيد بتوفير الإسعافات الأولية ؛

ي. يجب تغطية الموقع بأكمله بترتيب أمني متماسك.

الخطوة # 3. إدارة العقود:

الخطوة التالية لتقدير تكلفة المشروع هي إدارة العقد. في سياق تنفيذ المشروع ، يتم توزيع الأعمال إلى أطراف ثالثة ، حيث أنه من غير الممكن ولا من الناحية الاقتصادية تنفيذ جميع الأعمال باستخدام الموارد الداخلية. حجم هذه العقود يعتمد على حجم وتعقيدات المشروع. على الرغم من وجود الموارد الداخلية الكافية ، يصبح من الضروري تقديم بعض الأعمال إلى أطراف ثالثة للتعامل مع الجدول الزمني للمشروع.

إلى جانب ذلك ، هناك شركات هندسية متخصصة في مجال المقاولات / الاستشارات الهندسية والخدمات من هؤلاء المتعاقدين تصبح ضرورة خاصة للمشاريع الكبيرة والمعقدة. روبية. 3600 كرور هاليديا مشروع البتروكيماويات لـ 4-2 ألف طن في السنة ، قامت شركة نفتا للتكسير في الوحدة الأم باختيار شركة تويو للهندسة في اليابان كمقاول رئيسي لها.

الخطوات المتبعة في اتخاذ قرار بشأن العقد وإدارة العقود هي:

ا. دعوة للمناقصة

ب. تحليل المناقصة والتفاوض مع العارضين المختارين ووضع اللمسات الأخيرة على الشروط ؛ و

ج. إدارة العقود والعقود.

4. دعوة المناقصة:

المناقصات مدعوة من المقاولين المتعاقدين ، ويتم تحليلها ومقارنتها بفكرة اختيار المقاول. وفي ضوء ذلك ، من المهم للغاية التأكد من تلقي العطاءات في وثيقة موحدة ، تسمى وثيقة العطاء ، بحيث يتم تجنب استخدام الكلمات / التعبيرات المختلفة التي تستخدمها المنظمات المختلفة لجعل الاقتباسات قابلة للمقارنة.

أحد أهم وثائق المناقصة لأعمال البناء هو "المسح الكمي".

المسح الكمي (QS):

من الرسومات والتصميمات الخاصة بالبناء ، يقوم المهندس بإعداد كتيب ضخم يسمى في كثير من الأحيان تقرير QS الذي يحتوي على فصول مختلفة لأنواع مختلفة من العمل الذي ينطوي عليه البناء مثل المدنية والسباكة والكهرباء ST الخ.

محتويات theQ.S. تقرير لكل نوع من أنواع العمل يشمل:

ا. البند حسب مواصفات البند من العمل ، والرسومات ، وحجم المشاركة ؛

ب. فاتورة المواد بالكمية المطلوبة والمواصفات الفنية / العلامة التجارية المراد استخدامها ؛

ج. نطاق كتابة عروض الأسعار لكل بند من البنود ، أي المعدل والمبلغ المحسوب (الذي يمثل عرض الأسعار) لكل عنصر محدد. كما يسمح المجموع النهائي بإضافة نسبة مئوية من إجمالي المبالغ كرسوم لحالات الطوارئ.

يتم عادةً شراء تقرير QS ، الذي يمثل ورقة المناقصة بعنوان "مناقصة للمشروع ................." ، من قبل المقاول المقصود.

تشير إلى تواريخ مختلفة على النحو التالي:

أنا. التاريخ الذي تقدم فيه المناقصة ؛

ثانيا. التاريخ الذي ينبغي فيه فتح ورقة المناقصة ؛

ثالثا. تاريخ للمناقشة / التفاوض بشأن المناقصة ؛

د. تاريخ بدء العمل ؛ و

v. التاريخ عند اكتمال العمل.

نماذج العطاءات القياسية مفصلة من قبل المؤسسات الهندسية أيضا. قبل تقديم المناقصة ، يجوز للمقاول المقصود أن يزور المنظمة (مدير المشروع ، أو مهندس المشروع ، إلخ) للتقييم الأولي للموقع و / أو أي توضيح لتقرير QS الذي يجب مناقشته وتوضيحه.

تحليل العطاءات ووضع اللمسات الأخيرة عليها:

فتح المناقصة:

بالنسبة للطلب والرقابة الداخلية ، يتم التوقيع على المناقصات وإغلاقها وتسليمها في صندوق المناقصة المقفل الموضوعة في تنظيم المشروع ويتم فتحه فقط في تاريخ محدد. عادة ، هناك لجنة العطاءات النهائية (TFC) داخل فريق المشروع ومحاسب المشروع هو دائما عضو في هذه اللجنة. يتم توقيع جميع العطاءات عند الفتح من قبل أعضاء TFC.

قائمة قصيرة من المقاولين المتعهدين:

عند فتح العطاءات ، يقوم TFC باختيار أسماء المناقصين في الاعتبار:

أنا. الخلفية الفنية لمقدمي المناقصات

ثانيا. تستثنى من تجربتهم تجربة هؤلاء الذين لا يملكون خبرة كافية في التعقيدات التقنية وحجم العمل المعني.

ثالثا. كما يتم تجاهل الاقتباسات ذات معدلات مرتفعة أو منخفضة للغاية. هذه الاقتباسات غير الطبيعية تعكس نقص الخبرة و / أو أسعار السوق.

ثم يتم سرد أوراق المناقصة بعد ذلك وتحليلاً إضافيًا للبند حسب العنصر لمعرفة ما يلي:

أنا. أخطاء من قبل العارضين

ثانيا. أي بند محدد مذكور في العطاء والذي يحتاج إلى مزيد من التوضيحات.

يتم إجراء المناقشات بشكل فردي ويتم توضيح الاستعلامات ، إن وجدت ، وتصحيح الأخطاء.

مع عروض أسعار المقاولين المتواجدين في القائمة المختصرة يتم إعداد تقرير تحليل العطاء مع عروض الأسعار المقارنة. على الرغم من أن المبلغ الإجمالي لكل نوع من أنواع العمل مثل Civil، Electrical إلخ هو المبلغ النهائي للمقارنة ، ولكن لأن هذا الإجمالي يشمل عروض أسعار لعدد كبير من العناصر ضمن نوع قد TFC ، في اجتماعهم لمناقشة

تقرير تحليل المناقصة ، يقترح المزيد من التفاوض مع العارض عن عرضه لعنصر معين ضمن نوع العمل وبالتالي الوصول إلى الأرقام النهائية لمجموع الأسعار. قد تكون المناقصة لأعمال البناء هذه من مقاول واحد كمهمة جاهزة ، مع الاهتمام بجميع أنواع العمل المعنية ، أو من المتعاقدين بشكل منفصل ، لأنواع العمل المنفصلة.

لا ينبغي بالضرورة أن يكون وضع العطاءات في أدنى الأسعار ، ولكن بعد ذلك يجب توثيق سبب منح العقد لصالح عرض أسعار أعلى.

5. العقد:

مرة واحدة يتم تحليل الاقتباسات / مقارنة والقدرة على تقييم المقاولين يتم اتخاذ قرار لصالح مقاول لمنح العقد من قبل TFC. قد يتم منح العمل بأكمله للمشروع المعني كعقد مفتاح إلى مقاول واحد ، والذي ، بدوره ، قد يعين المقاولين من الباطن لأجزاء معينة من العمل.

ومن ناحية أخرى ، يجوز لمؤسسة المشروع أن تمنح العقد لمقاولين مختلفين ، حسب الجدول الزمني للمشروع ، وحجم إجمالي عبء العمل ، والحد من قدرة المتعهدين وأي اعتبارات خاصة أخرى. عادة ما يتخذ TFC قرارًا بشأن هذه الأمور حتى قبل دعوة العطاءات.

الضمانات قبل الدخول في العقد:

وقد وضع المتخصصون في إدارة المشاريع تنبيهات محددة قبل الانتهاء من ترتيبات التعاقد التي يتم تلخيصها أدناه:

(أ) توفير الوقت الكافي لإعداد المناقصة.

(ب) خطوات الحماية لضمان أن تكون العطاءات وتلقيها وتبويبها مناقضة وتمثيلية.

(ج) حذار من أرخص الاقتباس.

(د) ضمان أن يكون المتعاقدون المحتملون الذين يظهرون اهتمامهم بعقد المشروع يتمتعون بالخبرة الكافية.

(هـ) تحديد مسؤوليات المقاولين بوضوح في وثيقة العطاء نفسها مما يجعله مسؤولا ماليا.

(و) الحذر من العلاقة ، إن وجدت ، بين المقاول ومالك المشروع.

(ز) لا ينبغي معاقبة المتعاقد بصورة غير عادلة لأسباب خارجة عن إرادته وبالتالي تبرر "الضرر المصفي" عندما يكون هذا الشرط موجوداً في العقد.

(ح) تعتبر الحوافز في تنفيذ العقد قيّمة ، ولا سيما بالنسبة للأعمال الصعبة دون منافسة كبيرة

(ط) في حالة تدخل المالك في تنفيذ العقد ، تضمن تبرير هذا التدخل.

الاتفاق مع المقاول:

بمجرد الانتهاء من عرض الأسعار ، يتم إبرام اتفاقية بين المقاول ومنظمة المشروع مع الاهتمام بالتفاصيل الضرورية بحيث يكون هذا الاتفاق ساريًا قانونيًا. تتضمن الاتفاقية ورقة المناقصة مع معدلات / مبالغ نهائية ورسومات ومواصفات وما إلى ذلك ، وتوقيعها على ورقة ختم.

يحتوي الاتفاق بالإضافة إلى تفاصيل حزم العمل في ورقة المناقصة على شروط مختلفة (بالإضافة إلى الشروط القانونية اللازمة للعقد) مع الحرص على:

ا. السلطات والمسؤوليات فيما يتعلق بتنفيذ العقد.

ب. مرافق العمل التي ستعرض على المقاول.

ج. شروط الدفع التي قد تكون:

أنا. Lumpsum - تمثل سعرًا ثابتًا ، أو

ثانيا. "التكلفة الزائدة" - التي تمثل سدادًا للمتعاقد للتكلفة المتكبدة بالإضافة إلى مكافأة المقاول بنسبة معينة من التكلفة. في عقد "التكلفة الزائدة" ، يتم اتخاذ الحذر لتحديد التكلفة ؛

ثالثا. أو مزيج من النوعين المذكورين أعلاه.

د. الأموال الجادة المطلوبة لإيداعها من قبل المقاول وطريقة إعادة الوديعة عند إتمام العقد.

ه. طريقة الدفع يتم سدادها للمقاول. هذا عادة على أساس فواتير التشغيل التي أثارها المقاول مع تفاصيل التقدم في العقد (مصدقة حسب الأصول من قبل مهندس مكتب الموقع من منظمة المشروع أو استشاريها) أقل من أموال الاحتفاظ.

وتبلغ قيمة الأموال المحتجزة حوالي 10 في المائة من قيمة العمل المنجز على النحو المعتمد من قبل المهندس حسب الأصول على النحو المتفق عليه في المناقصة النهائية. يقوم محاسب المشروع برعاية القيمة المتراكمة للعقد المنجز وأموال الاستبقاء المتراكمة المقتطعة من فواتير التشغيل.

F. المتعهد هو المسؤول عن تنفيذ العمل حسب المواصفات المفصلة في ورقة المناقصة ضمن الجدول الزمني المتوقع. في حالة التأخير ، تفصّل الاتفاقية طرق تسوية مثل هذه النزاعات والغرامة المفروضة على هذا التأخير.

ز. يحصل المقاول ، في نفس الوقت ، على تعويض إضافي عن الانحرافات عن الأعمال المتفق عليها في البداية. ويرجع ذلك إلى أن مثل هذه الانحرافات عندما يطلبها مالك المشروع قد تتسبب في تأخير أو تكلفة إضافية للمقاول ، وبالتالي التعويض إلى المقاول.

ح. التفتيش والموافقة على الأداء و / أو الإمدادات من قبل المقاول ؛ وعادة ما تعتمد سلطة هذا القبول أو الرفض على مهندس المشروع ويتم التعبير عنها على هذا النحو في الاتفاق.

أنا. المخاطر التي ينطوي عليها تنفيذ العمل والتغطية التأمينية اللازمة لنفسه.

ي. شرط التحكيم مع طريقة التسوية.

قد يكون هناك الكثير من البنود في الاتفاق وقد تم توضيح عدد قليل منها. وقد تم توحيد العقود من الطبيعة المختلفة من قبل المؤسسات الهندسية مثل الرابطة الوطنية للمهندسين الاستشاريين في الهند ، والتي لديها مسودات تعاقدية قياسية تهتم باهتمام الطرفين في الاتفاقية.

الخطوة # 6. إدارة العقود:

الخطوة الأخيرة لتقدير تكلفة المشروع هي إدارة العقود. لا يمكن أن تبقى منظمة المشروع غير نشطة من خلال منح الوظيفة أو وظائف معينة إلى المقاول. ويتمثل القسم الوظيفي ذي الصلة لفريق المشروع في المتابعة مع المتعهد ، والمعدات التي يجلبها المقاول والمواد التي يوفرها موردين مختلفون للمقاول.

في حين أنه من ناحية ، يجب أن يكون التعاون الكامل مع المقاول في نفس الوقت ، يجب مراقبة أداء المقاول بانتظام لتجنب التأخير في وقت متأخر.

يجب أن يضمن فريق المشروع:

ا. يتم تمديد منشآت العمل إلى المقاول بما في ذلك عمال المقاول. من المستحسن الحفاظ على سجل الحضور.

ب. يتم جلب الآلات المطلوبة من قبل المقاول في الوقت المحدد وهي في حالة عمل جيدة.

ج. يتم تغطية جميع العمال في الموقع بالتأمين ضد الحوادث.

د. المواد المقدمة لأعمال البناء هي من العلامات التجارية / الجودة المقبولة ، إذا لم يتم ذكر هذه العلامة التجارية في المناقصة.

ه. إن عملية العمل التي يقوم بها المقاول من قبل هو وفقا للتفاصيل حسب الاتفاق ، أو عندما لا يتم تحديد هذه العملية ، يجب أن تكون وفقا للقاعدة القياسية.

F. تقدم العمل مرضٍ ، وإلا فقد يؤثر على الجدول الزمني للمشروع.

ز. يتم تنسيق جميع الأعمال التي يقوم بها المقاول مع أعمال داخلية أخرى لتنفيذ المشروع أو مثل هذه الأعمال من قبل مقاول آخر بحيث لا يعوق تقدم الشخص بسبب تأخر الآخر.

ح. من أجل تعاون وتنسيق جيدين ، تعقد اجتماعات الموقع كل أسبوع تقريبًا حيث تتم مناقشة تقدم الأعمال لكل مقاول فردي وكذلك الجداول الزمنية للمشروع بشكل مفتوح بين المقاولين و. فريق المشروع (عضو ذو صلة). التأخير المحتمل ، إن وجد ، والسبب الذي تم التأكد منه - يتم توسيع كل التعاون لتجنب هذا التأخير.

أنا. يتم التحقق من الخطوات التي يجب اتخاذها في هذه الاجتماعات ، مثل الخطوات المرقمة بشكل متسلسل ، والمطبوعة بمسؤوليات مخصصة ، وتعميمها على المقاولين وأعضاء ومدير فريق المشروع ذي الصلة.

ي. يشارك محاسب المشروع أيضا في هذا الاجتماع للحفاظ على نشره عن التنمية العادية. ينبغي تسجيل المدفوعات إلى المقاول في رؤوس الحسابات الصحيحة ، مع الاهتمام بأموال الاحتفاظ.