كيف تحسن التواصل داخل منظمتك؟ (17 طرق)
بعض الطرق لتحسين الاتصال داخل مؤسستك هي كما يلي:
1. وضوح الهدف:
في المقام الأول يجب أن نكون واضحين حول ما نريد التواصل. هذا يتطلب التخطيط الدقيق. لقد قال شخص ما على نحو مناسب ، "الخطأ الرئيسي في التواصل هو الاعتقاد بأنه يحدث". يجب أن يوضع في الاعتبار أن كل الاتصالات هي نتيجة للتفكير مسبقا والتخطيط لما يجب أن يتم نقله إلى من ، بأي طريقة ومتى. لا يحدث أي اتصال ذي معنى بشكل عشوائي أو عشوائي.
2. تلبية لرئيس والقلب:
تعتبر المشاركة العاطفية مهمة بقدر أهمية المعلومات عندما يتعلق الأمر بجذب جمهور وتحفيز المستمع على التغيير. إن الاستجابة العاطفية تزيد من الوقت والطاقة التي يقضيها المستمع في التفكير في الرسالة. وعلاوة على ذلك ، فإن القرارات التي يتم التوصل إليها منطقيًا تزداد قوة إذا كان القرار عاطفياً أيضاً. يجب أن يكون التركيز على احتياجات المتلقي.
3. مشاركة النشاط:
التواصل الفعال هو مسؤولية جميع الأشخاص في المنظمة. قد يكونون على أي مستوى - إداري أو غير إداري. عليهم جميعا العمل من أجل تحقيق هدف مشترك. وهذا يعني أن جميعهم ، بطرق مختلفة ، لديهم حصة في عملية التواصل. هذا هو السبب في نصح المديرين بالتشاور مع الآخرين عند الضرورة. من الممارسات المفيدة تذكر العناوين "For Action" و "For Information" عندما يتم التخطيط للاتصالات.
4. استخدام الرموز:
لقد قيل مرارا وتكرارا أن التواصل يتم من خلال مجموعة من الرموز مفهومة بشكل متبادل. ويعني ذلك أن كل من التشفير وفك الشفرة ينبغي أن يتم من خلال رموز مألوفة لدى المرسل والمستقبل.
ولهذا السبب ، يُنصح المديرون ، وخصوصًا الموظفون المتخصصون ، بتجنب استخدام المفردات أو المصطلحات الفنية العالية التي لا تُفهم إلا ضمن مجموعة محدودة للغاية. يجب أن يتذكروا أنه بالإضافة إلى مفرداتهم الفنية ، هناك لغة مفهومة بشكل عام لا تخلق أي مشكلة في التواصل.
5. التركيز على احتياجات المتلقي:
عندما نتواصل ، يجب أن نضع في اعتبارنا احتياجات المتلقي للرسالة أو المعلومات. ينبغي أن يكون جهدنا هو التأكد من أن الرسالة أو المعلومات التي نرسلها عبر الإنترنت يجب أن تكون ذات قيمة للمستقبل. هذا الوعي من جانبنا سيجعله أكثر تقبلا.
6. استخدام ردود الفعل:
تقول سلطة مشهورة بشأن السلوك التنظيمي ، "استخدام التعليقات". التواصل يكتمل فقط عندما يفهم المتلقي الرسالة. لا يمكننا أبدا أن نعرف ما إذا كان قد فهم الرسالة ما لم نحصل على ردود الفعل.
تنشأ العديد من مشاكل الاتصال بسبب سوء الفهم وعدم الدقة. يمكننا تجنب هذه المشاكل عن طريق طرح الأسئلة ، وطلب الرد على رسالتنا ، وتشجيع المتلقي على تقديم ردود فعله على الرسالة.
7. الاستماع:
لا يمكن أن يكون الاتصال فعالا ما لم يستمع المتلقي مع الاهتمام الواجب أو بشكل متوقع. ويبين كذلك أن الاتصال مسؤولية مشتركة لكل من المرسل والمتلقي. الاستماع التشاركي هو شرط أساسي للتواصل الفعال.
8. السيطرة على العواطف:
من المحزن أن نلاحظ أننا لا نتواصل دائما بطريقة عقلانية بالكامل. غالبًا ما يكون غموض تفكيرنا مشاعر سلبية أو مشاعر سلبية. والنتيجة هي أن جميع أنواع سوء الفهم تنشأ بسبب تشفير الرسالة المشحون بالعاطفة أو سوء تفسير الرسالة الواردة على مستوى فك التشفير. هذا هو السبب في أن خبراء الإدارة الحديثة ينصحوننا بممارسة ضبط النفس. يمكن للمشاعر ، وخاصة المشاعر السلبية ببساطة مجرد التواصل.
9. تأدب الآداب:
في التواصل ، نغمة الصوت ، واختيار اللغة والتطابق أو الربط بين -logical ما يقال وكيف يقال تؤثر على رد فعل المتلقي. لهذا السبب ينصح المديرون اليوم بتجنب الاستبداد أو بكلمات أخرى ، ممارسة السلطة بالنعمة. إن التأدب يولّد الأدب ويشجع التواصل التشاركي الذي يشمل الناس على جميع المستويات. ويستند التواصل الفعال حقا على الأدب والجودة.
10. القضاء على الضوضاء:
يجب بذل كل جهد ممكن للقضاء على عنصر الضوضاء الذي يشوه الاتصال في مرحلة الإرسال. أي شيء يحدث خطأ في المعدات الصوتية أو أي اضطراب في خط النقل لا بد أن يفسد التواصل.
11. توضيح الافتراضات:
لا يمكن أن يستند أي تواصل فعال إلى افتراضات. يجب بذل كل جهد لتوضيح الافتراضات ولدينا صورة واضحة وإيجابية عن المتلقي لرسالتنا. بنفس الطريقة يجب على المتلقي أيضا التخلص من جميع الافتراضات حول المرسل.
12. تجنب الغموض:
الدلالات والغموض تؤدي إلى مشاكل دلالية. يجب أن يكون مرسل الرسالة حذراً لمعرفة أن المتلقي لا يحتاج إلى تجاوز نص الرسالة. ولذلك ، فمن المستحسن استخدام الكلمات والعبارات الصريحة. ويجب تجنب الكلمات ذات المعاني المزدوجة.
13. الخلفية الاجتماعية النفسية للتواصل:
جميع الواعين الفعالين يهتمون بفهم الخلفية الاجتماعية النفسية لمستقبلي رسائلهم. القاعدة الذهبية هي "فهم أولا ، ثم يتم فهمها".
14. اكتمال الرسالة:
الرسالة الفعالة هي رسالة كاملة. لا ينبغي أن يترك المتلقي التخمين. قد يؤدي إلى سوء الفهم. تحمل الرسالة الكاملة كل الحقائق والأرقام الضرورية.
15. إيجاز التعبير:
لا يعني الاكتمال وجود تفاصيل أو تحويلات غير ضرورية. رسالة فعالة موجزة وواضحة. لهذا الغرض يجب أن يكون المرسل واضحًا ومركّزًا بشكل مناسب في رؤيته.
16. لغة الجسد الودية:
هذه النقطة مهمة بشكل خاص للتواصل الشفوي وجهاً لوجه. يجب أن نكون حذرين لنرى أننا نحافظ على الموقف الصحيح بما في ذلك الثقة والتأدب ، الاتصال بالعين ، وبقدر الإمكان ، الإيماءات السارة. وتستند لغة الجسد الإيجابية على المشاعر الإيجابية.
17. أوامر الاهتمام:
من خلال إظهار مدى ملاءمة الرسالة للمستقبل وأخذه في تحقيق فائدته عن طريق ارتداء أنه متوافق مع معتقدات المستمعين ، يمكن أن يكون الاتصال فعالا. الاهتمام ضروري للغاية لضمان تضمين جميع التفاصيل ذات الصلة بطريقة صحيحة وواضحة.
