كيفية تحسين التنسيق لتحقيق أهداف العمل؟ (11 تقنيات)

ينطوي التنسيق على تزامن جميع أنشطة الأعمال التجارية من أجل تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا. "يجب على المدير ، في الإدارة ، تنسيق العمل الذي يخضع للمساءلة من خلال الموازنة والتوقيت والتكامل".

فيما يلي تقنيات التنسيق:

1. تحديد واضح للسلطة والمسؤولية:

يوجد في المؤسسة عدد من علاقات السلطة الرأسية والأفقية. السلطة تتدفق من الأعلى إلى الأسفل. ويزيد الارتباك فيما يتعلق بالسلطة من مشاكل التنسيق المتعدد لأن المسؤولية لا يمكن حلها إلا عندما يتم تحديد السلطة ومصدرها بوضوح.

2. صياغة سياسات واجراءات واضحة:

يصبح التنسيق سهلاً للغاية إذا كانت هناك سياسات وإجراءات واضحة ومحددة بشكل جيد. وسوف يضمن وحدة العمل. يتم استبعاد المعالجة الذاتية للمشكلات تمامًا عند وضع السياسات والإجراءات.

3. التواصل المتبادل:

التواصل الفعال ضروري للتنسيق. يساعد الاتصال المباشر على حل الاختلافات الفردية والإدارات. وتشمل أنواع الاتصالات المختلفة أخبار الإدارات ، ونشرات التقارير ، واجتماعات المجموعات أو اللجان ، وما إلى ذلك. ومن خلال المناقشة ، يتم تبادل الأفكار بشكل مشترك ويساعد في تحقيق الانسجام بين الإدارات المختلفة للمشروع.

4. وجود مجتمع الاهتمام:

من أجل تحقيق تنسيق فعال ، من الضروري أن يكون هناك فهم مشترك للأهداف الرئيسية للمنظمة. يجب على كل عضو في المنظمة مراعاة اهتماماته الفردية خاضعة لمصالح المنظمة.

5. القيادات الفعالة:

يخلق القائد الجيد الثقة بين مرؤوسيه ويحل الخلافات ، إن وجدت ، من الأشخاص الذين يعملون تحت قيادته. من المؤكد أن القيادة الفعالة ستعزز التنسيق على جميع المستويات بدءاً من مرحلة التخطيط إلى مرحلة التنفيذ.

6. التحكم الفعال:

عند وجود نظام تحكم مدمج ، فإنه يضمن تلقائيًا جهودًا منسقة للمجموعة. وبمساعدة مخططات التحكم ، يمكن للإدارة أن تعرف على الفور الدرجة التي تم بها تنسيق الأنشطة المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن ممارسة السيطرة الفعالة إذا تم اتباع نظام مراقبة الميزانية.

في ضوء "العامل الرئيسي" ، يتم تحديد أولوية الميزانيات. عموما جميع الأنشطة تتحرك حول المبيعات ويتم إعداد ميزانية المبيعات في المقام الأول. تعتمد جميع الميزانيات الأخرى على هذه الميزانية. تمارس الرقابة الفعالة من خلال هذه الميزانيات لضمان أداء منسق للمنظمة ككل.

7. التعاون التطوعي:

التعاون الطوعي يسهل التنسيق. إذا كان جميع أعضاء المنظمة يعملون كفريق واحد ، يمكن أن تتبع النتائج تلقائيًا. على سبيل المثال ، ينتج فريق كرة قدم مؤلف جيداً أو فريق هوكي نتائج أفضل من الفريق الذي يلعب بلعب بطريقة غير منسقة. عندما تكون الظروف مثالية ، يجب على الإدارة محاولة تأمين التعاون التطوعي من أعضاء المنظمة.

8. تنظيم الصوت

ﻣﻦ اﻟﻀﺮوري ﺟﺪا أن ﻳﻜﻮن هﻨﺎك هﻴﻜﻞ ﺗﻨﻈﻴﻤﻲ ﺳﻠﻴﻢ. يجب أن تكون هناك خرائط تنظيمية ، أوصاف وظيفية ، وكتيبات عمل ، إلخ ، لأن هذه تساعد إلى حد كبير في تأمين التنسيق. عموما نجد صراع بين مواقف الخط والموظفين. يساعد الهيكل التنظيمي السليم في ضمان التنسيق.

9. أدلة المنظمة:

يتم رسم كتيبات المنظمة من قبل منظمة واسعة النطاق للمؤسسة ككل ثم لمختلف الإدارات والأقسام. تضع هذه الأدلة الفلسفة العامة للمنظمة وتعمل كدليل لفهم الأعمال وتقدير دور كل قسم أو قسم.