كيف تجعل التواصل أكثر فعالية في منظمتك؟

بعض الطرق لجعل الاتصال أكثر فعالية داخل مؤسستك هي كالتالي: - (1) الوضوح والكفاءة ، (2) اللغة المناسبة ، (3) الهيكل التنظيمي السليم ، (4) توجيه الموظفين ، و (5) الاستجواب العقلي وتجنب التقييم المبكر ، (6) الحافز والثقة المتبادلة ، (7) السلوك المتناسق ، (8) استخدام الكرمة ، (9) التعليقات ، و (10) الإيماءات والنغمات

1. الوضوح والاكتمال:

من أجل التواصل بشكل فعال ، من الضروري للغاية معرفة "الجمهور" الذي تُقصد به الرسالة. يجب أن تكون الرسالة المراد نقلها واضحة تمامًا في ذهن المتصل لأنه إذا لم تفهم فكرة ، فلا يمكنك أبدًا التعبير عنها لشخص ما. يجب أن تكون الرسالة كافية ومناسبة لغرض الاتصال. يجب أن يكون الغرض من التواصل ، في حد ذاته ، واضحًا.

2. اللغة المناسبة:

لتجنب الحواجز الدلالية ، ينبغي التعبير عن الرسالة بلغة بسيطة وموجزة وواضحة. يجب أن تكون الكلمات أو الرموز المحددة لنقل الرسالة ملائمة لمرجع وفهم جهاز الاستقبال.

3. هيكل المنظمة السليم:

لجعل الاتصال فعالاً ، يجب أن يكون الهيكل التنظيمي سليمًا ومناسبًا لاحتياجات المنظمة. يجب بذل محاولة لتقصير المسافات ليتم نقلها لنقل المعلومات.

4. توجيه الموظفين:

ينبغي توجيه الموظفين لفهم الأهداف والقواعد والسياسات وعلاقات السلطة وعمليات المؤسسة. وسوف يساعد على فهم بعضنا البعض ، والحد من الصراعات وتشويه الرسائل.

5. الاستماع عن كثب وتجنب التقييم المبكر:

للتواصل بفعالية ، يجب أن يكون المرء مستمعا جيدا. يجب على الرؤساء تطوير عادة الاستماع للمريض وتجنب التقييم المبكر للتواصل من مرؤوسيهم. سيشجع هذا التدفق الحر للتواصل الصاعد.

6. الدافع والثقة المتبادلة:

يجب أن تكون الرسالة التي يتم توصيلها مصممة بحيث تحفز المتلقي على التأثير في سلوكه لاتخاذ الإجراء المطلوب. يجب خلق شعور بالثقة والثقة المتبادلة لتعزيز التدفق الحر للمعلومات.

7. السلوك المتسق:

لتجنب فجوة المصداقية ، يجب على الإدارة التأكد من أن أعمالهم وأفعالهم تتوافق مع اتصالاتهم.

8. استخدام الكرمة:

تساعد Grapevine أو قنوات الاتصال غير الرسمية على تحسين القرارات الإدارية وجعل الاتصال أكثر فعالية. وبالتالي ، يجب استكمال قنوات الاتصال الرسمية باستخدام الكرمة.

9. ملاحظات:

الاتصال غير كامل ما لم يتم الحصول على استجابة أو رد فعل المتلقي للرسالة من قبل المتصل. يمكن الحكم على فعالية الاتصال من ردود الفعل. لذلك ، يجب تشجيع الملاحظات وتحليلها.

10. الإيماءات والنغمات:

الطريقة التي تقول بها شيئًا مهمًا جدًا إلى جانب رسالة الإيماءات مثل وميض العين ، أو الابتسامة أو المصافحة ، وما إلى ذلك ، تنقل أحيانًا معانيًا أكثر من الكلمات حتى المنطوقة أو المكتوبة. وبالتالي ، يجب أن يكون لدى المرء تعبير الوجه المناسب ، والنبرة ، والإيماءات ، والمزاج ، وما إلى ذلك ، لجعل التواصل فعالاً.