كيف تجعل عملية التخطيط الخاصة بك أكثر فاعلية؟ (9 خطوات)

كل وحدة عمل لها مشاكلها الخاصة ، ويتم أخذها في الاعتبار عند وضع تفاصيل الخطط. ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها في كل نوع من أنواع التخطيط. عندما يتم اتباع هذه الخطوات ، تصبح عملية التخطيط منهجية.

فيما يلي شرح موجز لهذه الخطوات:

1. تحديد الأهداف:

الخطوة الأولى في التخطيط هي تحديد أهداف الأعمال بوضوح. إنها نقطة بداية حيث يجب على الجميع في المنظمة أن يعرفوا ما الذي يجب تحقيقه في المستقبل. بادئ ذي بدء ، يتم وضع أهداف المنظمة بأكملها ثم يتم تحديد أهداف كل قسم.

من الأفضل تحديد الأهداف الأساسية والثانوية. يجب أن تكون الأهداف الأساسية أو الرئيسية واضحة تمامًا لكل موظف في المؤسسة لأنها تحدد النتائج المتوقعة وتشير إلى ما يجب القيام به. ومع ذلك ، ينبغي تحليل جميع الفرص المستقبلية بعناية قبل تحديد الأهداف.

2. بناء مباني التخطيط:

الخطوة الثانية هي تحديد التنبؤات التي يعتمد عليها التخطيط. إذا كانت هذه التنبؤات دقيقة ، ستكون عملية التخطيط أكثر فائدة. وتتعلق هذه التوقعات بسعر منتج ، ومعدل الأجور ، والمواد ، والطاقة ، وتوافر الموظفين ، وما إلى ذلك. لا يمكن التنبؤ بدقة بعوامل خارجية معينة خارجة عن سيطرة مدير مثل مستوى الأسعار ، والوضع السياسي والتطورات التكنولوجية.

ومع ذلك ، ينبغي توقع تلك العوامل التي يمكن التحكم فيها بشكل كامل (مثل كفاءة العمال) بعناية حتى تتحقق النتائج المرجوة. من الأفضل دائمًا أن يتم الاتفاق على المبنى بالإجماع من قبل مديري ail.

3. جمع وتحليل وتصنيف المعلومات:

للتخطيط الفعال ، يجب جمع كل البيانات ذات الصلة وتحليلها وتصنيفها. ينبغي أيضا دعوة الاقتراحات من موظفي التشغيل. يجب أن يتم جدولة البيانات المجمعة لتيسير التحليل. ينبغي إدراج جميع البيانات المفيدة لتسهيل التحليل والتفسير.

4. تحديد الدورات البديلة:

الخطوة الرابعة من التخطيط هي اكتشاف مسارات العمل البديلة ، أي تطوير أكثر من مسار عمل واحد. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الأموال ، فيمكن طرحها بطرق مختلفة مثل إصدار رأس المال ، أو زيادة القروض من البنوك أو المؤسسات المالية أو الودائع العامة ، إلخ.

يجب تقييم كل هذه الدورات بشكل صحيح لاكتشاف أكثر الطرق المفيدة للعمل. يجب بذل جهد لتقليل البدائل إلى الحد الأدنى الممكن.

5. تقييم مسار العمل البديل:

يتم تقييم كل بديل من حيث النتائج والفوائد المتوقعة. يجب أن توزن النقاط القوية والضعيفة لكل بديل بعناية. العوامل المعتادة والشائعة التي يتم النظر فيها في وقت تقييم البدائل هي المخاطر ونقص رأس المال والأهداف بعيدة المدى وما إلى ذلك.

من أجل جعل عملية التقييم فعالة ، تشمل الأساليب المعتادة المستخدمة التقنيات الإحصائية والبحوث التشغيلية.

6. اختيار خطة:

الخطوة التالية هي اختيار أفضل بديل. عندما يتم جدولة النتائج المقارنة للبدائل المختلفة ، يتم اختيار البديل الذي يبدو أفضل. يجب أن يتم الاختيار بعناية لأن عواقب اختيار مسار عمل معين بعيدة المدى.

7. تشكيل خطط المشتقة:

لتحقيق الأهداف من الخطط الرئيسية ، يتم تأطير الخطط الفرعية أو المشتقة. من أجل تنفيذ الخطة الرئيسية ، يقوم كل رئيس إداري بإعداد خطة لقسمه.

إذا قررت الشركة تطوير منتج جديد عن طريق تركيب أجهزة جديدة معينة ، فإن الخطط الفرعية ستشمل توظيف موظفين جدد ، وشراء أموال ، وإعلان منتج جديد ، وشراء المواد الخام ، إلخ.

8. إبلاغ الخطط:

الخطوة التالية في التخطيط هي توصيل الخطة إلى كل مدير في المؤسسة بحيث تتعاون بشكل كامل في تنفيذ الخطط. من الأفضل ربط جميع المديرين في عملية التخطيط بحيث يتطور لديهم شعور بالمشاركة في الإدارة.

9. السيطرة على الخطط:

الخطوة الأخيرة في التخطيط هي مراقبة تقدم الخطة وملاحظة أوجه القصور والضعف فيها. وينبغي تصحيح أوجه القصور هذه أو معالجتها دون أي تأخير ، وينبغي وضع جميع الخطط المستقبلية في ضوء هذه المخاطر. لذا ، فإن المراجعة المستمرة للخطط تساعد الإدارة على الحفاظ على تحديث الخطط.