كيف تتغلب على حواجز الاتصال في منظمتك؟ - أجبت!
من المهم للغاية بالنسبة للإدارة التعرف على الحواجز التي تحول دون التواصل الفعال من أجل التحسين التشغيلي والتغلب عليها. وسيشمل ذلك تشخيص الحالات وتحليلها ، وتصميم رسائل مناسبة ، واختيار القنوات المناسبة لتوصيل هذه الرسائل ، ومساعدة أجهزة استقبال الرسائل على فك التشفير الصحيح للرسائل وتفسيرها ، وتوفير نظام تغذية فعالة وفعالة.
Image Courtesy: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg
بعض الخطوات التي يمكن اتخاذها في هذا الصدد هي:
1. ردود الفعل والتواصل الصاعد:
تساعد الملاحظات على تقليل سوء الفهم. يتم نقل المعلومات بشكل أكثر دقة عندما يتم منح المتلقي الفرصة لطلب توضيحات وإجابات عن أي أسئلة حول الرسالة. يتجنب التواصل الثنائي ، بالرغم من أنه يستغرق وقتًا طويلاً ، انعدام الثقة ويؤدي إلى الثقة والانفتاح مما يبني علاقة صحية بين المرسل والمستقبل ويساهم في التواصل الفعال. يتم تعزيز الاتصالات التصاعدية من خلال الحفاظ على سياسة الباب المفتوح وتوفير الفرص للعمال لتقديم الاقتراحات التي يجب أن تأخذها الإدارة بجدية من خلال الاعتراف بها واتخاذ الإجراءات المناسبة.
2. تحسين مهارات الاستماع:
وفقا لستيوارت تشيس ، "الاستماع هو النصف الآخر من الحديث" ، وهو جزء مهم جدا من عملية الاتصال. الاستماع هو عملية عقلية نشطة ويتجاوز مجرد الاستماع. تؤدي عادات الاستماع الجيدة إلى فهم أفضل وعلاقات جيدة مع بعضها البعض. الاستماع هو اعتراف بأن المتلقي يتحمل المسؤولية في عملية الاتصال. بعض الإرشادات الخاصة بالاستماع الفعال هي:
أ) يتطلب الاستماع الاهتمام الكامل للمتحدث. لا تدع عقلك يتجول أو ينشغل بشيء آخر ، وإلا لن تتمكن من فهم معنى الرسالة بالكامل.
ب) يجب أن تلقى اللغة المستخدمة لهجة الصوت والعواطف الاهتمام المناسب. الاستماع للمشاعر في محتوى الرسالة والاستجابة بشكل إيجابي لهذه المشاعر.
ج) اطرح أسئلة لتوضيح أي نقاط لا تفهمها بوضوح وتعود إلى المتحدث بفهمك لما قيل.
د) تأكد من عدم وجود انقطاع خارجي والتدخل أثناء المحادثة.
ه) لا نحكم على أهمية الرسالة بسبب تعاملاتك السابقة وتجاربك مع المرسل أو بسبب تصوراتك عنه ، إيجابية أو سلبية.
و) لا تقفز إلى الاستنتاجات قبل انتهاء الرسالة وفهمها بوضوح.
ز) تلخيص الرسالة وإعادة صياغتها بعد أن تتأكد من مضاعفة مضمون الرسالة ورسالتها.
3) تطوير مهارات الكتابة:
يمكن أن تساعد الرسائل المكتوبة بوضوح في تجنب الحواجز الدلالية والإدراك. يزيل الاتصال المكتوب بشكل جيد إمكانية سوء الفهم وسوء التأويل. عند كتابة الرسائل ، سيكون من الحكمة تبني مبدأ KISS الذي يعني "إبقيه قصيرًا وبسيطًا ، مما يجعل المعنى واضحًا قدر الإمكان بحيث يحقق الهدف المنشود. يقترح روبرت ديجيس بعض التلميحات المفيدة في التواصل الكتابي على النحو التالي:
أ) اجعل الكلمات بسيطة:
سيؤدي ذلك إلى تقليل أفكارك إلى الأساسيات وسيكون من الأسهل فهم الرسالة من قبل المتلقي. سيتم فقدان الرسالة إذا كانت الكلمات معقدة ولا تقرض لتوضيح معنى واحد.
ب) لا تتورط في قواعد التكوين:
في حين يجب احترام قواعد القواعد والتكوين ، يجب ألا تأخذ الأولوية على الهدف النهائي للتواصل.
ج) اكتب بإيجاز. استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات:
لا توجز تكلفة الاستيفاء ، بل تعبر عن أفكارك وآرائك وأفكارك في أقل عدد ممكن من الكلمات.
د) كن محددًا:
الغموض يدمر الدقة مما يؤدي إلى سوء فهم لمعنى الرسالة. وفقا لذلك ، أن تكون محددة وإلى هذه النقطة.
4) تجنب ثغرات المصداقية:
التواصل هو عملية مستمرة وهدف الاتصال هو فهم كامل ودقيق للرسالة وكذلك خلق الثقة بين جميع أعضاء المنظمة. وفقا لذلك ، يجب أن تكون الإدارة مخلصة ويجب أن تكسب ثقة المرؤوسين. وينبغي ألا تكون الإدارة حساسة فقط لاحتياجات ومشاعر العمال ، بل ينبغي أن تدعم وعودها أيضاً بالأفعال.
يجب أن تكون كلمة الإدارة جيدة مثل السندات. عندئذ فقط سوف يتراكم جو من التناغم ، مما يعزز عملية الاتصال. ووفقًا للدراسات التي أجرتها ج. لوفت ، فإن الانفتاح وجو الثقة يبني علاقات صحية ويغلقان فجوات المصداقية ، مما يساهم في فعالية الاتصالات وتعزيزها.
