كيفية اختيار برامج التطبيقات لمؤسستك؟ - أجبت!

فيما يلي بعض الخصائص الهامة التي يجب اتباعها قبل اختيار برنامج التطبيق لمشروع تجاري:

تتوفر مجموعة كبيرة ومتنوعة من حزم برامج التطبيقات في السوق. ونظرا للمنافسة الشرسة بين البائعين (بسبب التكلفة الهامشية التي لا تستحق الذكر للنسخة الإضافية) ، هناك احتمال كبير بأن تكون عملية الاختيار مدفوعة من قبل مديري مبيعات البائعين.

Image Courtesy: downloads.acs.com.hk/product-image-library/en/20110804170147lib_acos6sdk.png

من الناحية المثالية ، ينبغي اختيار برنامج التطبيق بعد تحليل منهجي لخصائص كل حزمة قيد النظر.

لا داعي لذكر أن الحزمة قيد النظر يجب أن تلبي المتطلبات الوظيفية للتطبيق.

بالإضافة إلى هذه الخاصية الأساسية ، يجب على مشتري البرامج المعبأة البحث عن كل حزمة وتقييمها في ضوء الخصائص التالية:

(أ) متطلبات نظام التشغيل:

يجب أن تكون الحزمة متوافقة مع نظام التشغيل المستخدم بالفعل أو المخطط لاستخدامه في المؤسسة. في بعض الأحيان ، يقدم البائع الحزمة مع أداة مساعدة لجعلها تعمل على أنظمة تشغيل مختلفة أو يتم تقديم إصدارات مختلفة لأنظمة تشغيل مختلفة.

قد يؤثر هذا التحويل على كفاءة البرنامج. ولذلك ، فمن المستحسن أن تكون مدركًا للأثر المحتمل لهذه التحويلات. يجب تقييم الإصدار الذي يتم تشغيله على نظام التشغيل المطلوب بعناية قبل إجراء التحديد.

(ب) متطلبات المعدات:

برامج التطبيق ، بشكل عام ، لديها الحد الأدنى من التكوين للمعدات التي ستعمل بشكل صحيح. في بعض الأحيان ، يتم تقديم حزم البرامج المصممة أصلاً لأجهزة الكمبيوتر عالية التكوين لمستخدمي أجهزة الكمبيوتر الصغيرة.

في مثل هذه الحالة ، يتم تعديل بيانات الاختبار وفقًا لذلك للتأكد من أنها تبدو فعالة على أجهزة الكمبيوتر الصغيرة أيضًا. وبالتالي ، يجب على المشتري إعداد مجموعة من بيانات الاختبار بحجم مناسب واستخدامها أثناء تقييم حزمة برامج.

(ج) طريقة الوصول لمدخلات / مخرجات البيانات:

من المهم تقييم كفاءة المدخلات والمخرجات من البيانات بواسطة البرنامج. من الأفضل أن يتم الوصول إلى البيانات التي يتم إدخالها في حزمة البرامج المحددة / مشاركتها بواسطة حزم برامج أخرى. تعتبر التسهيلات الخاصة بمراجعات تدقيق التحقق من البيانات وعناصر التحكم لضمان أن البيانات الصحيحة تدخل فقط إلى النظام مهمة للغاية ، خاصة في التطبيقات التي تتضمن كميات كبيرة من إدخال البيانات.

توفر العديد من حزم برامج التطبيقات تسهيلات لإعادة إنشاء ملفات البيانات التي تم تدميرها بسبب خلل في الأجهزة. هذه المرافق مفيدة للغاية في تقليل فقدان البيانات بسبب فشل الأجهزة.

(د) سهولة الاستخدام:

يجب أن تكون حزم البرامج سهلة الاستخدام وتتطلب الحد الأدنى من التدريب من جانب المستخدم. تعتبر ميزة تغيير صيغة التقرير أو نظام الأمان في نهاية المستخدم ميزة أخرى من ميزات سهولة الاستخدام. والقوائم المنظمة بشكل جيد والقدرة على التعامل مع أخطاء المستخدمين والمساعدة المباشرة للسياق على الإنترنت للمستخدمين هي بعض الميزات المهمة التي تعمل على تحسين سهولة الاستخدام لبرنامج التطبيق.

(هـ) المرونة:

هناك اعتبار آخر مهم لاختيار حزمة برمجيات التطبيقات هو ملاءمتها للتطبيق. يتم إجراء معظم البرامج المعبأة بشكل عام لتعزيز قاعدة العملاء المحتملين. من المحتمل أن تحتوي هذه الحزم على العديد من المرافق التي قد لا تكون مطلوبة من قبل مستخدم معين.

تؤثر هذه المرافق سلبًا على سرعة المعالجة واستهلاك مساحة التخزين للبيانات والبرامج على وسائط التخزين الكبيرة. لذلك ، من المهم تقييم مدى كفاءة هذه الميزات ، التي تم دمجها في البرنامج.

(و) قابلية التعديل:

ستفتقر حزمة برامج التطبيقات الأكثر شيوعًا إلى واحد أو المرفق الآخر الذي يرغب فيه المستخدم. لذلك ، من الضروري أن يفهم المشتري مدى قابلية البرنامج للتعديل. ترتبط معظم التعديلات التي يتم توفيرها بخيارات تتعلق بتصاميم التقارير.

قدم بعض مصممي البرامج المرونة المدمجة في تنسيق شاشة الإدخال أيضًا.

تسمح حزم البرامج الخاصة بهم أيضًا للمستخدم بتغيير تنسيقات الإدخال لتتوافق مع تنسيقات مستندات الإدخال المستخدمة في مؤسسة المستخدم. يساعد هذا المرفق في الحد من الأخطاء في إدخال البيانات ويساعد أيضًا في تقليل وقت التدريب المطلوب للحزمة.

(ز) تنظيم البيانات:

معيار آخر لاختيار حزمة برامج التطبيق هو الطريقة التي يتم بها تنظيم البيانات في حزمة البرامج. تنظيم البيانات هو محدد هام لجودة المعلومات التي يمكن أن يولدها النظام.

توفر العديد من حزم البرامج تسهيلات لإضافة حقول بيانات مخصصة غير مضمنة في حزمة البرامج وحذف حقول البيانات المكررة.

تنظيم البيانات هو أيضا عامل ذو صلة في تصميم وفعالية نظام أمن البيانات. على سبيل المثال ، إذا كان من الممكن الوصول إلى ملفات البيانات وتغييرها أو معالجتها باستخدام بعض حزم التطبيقات القياسية الأخرى مثل FoxPro أو Excel ، فإن نظام أمان البيانات الخاص بالحزمة قيد المراجعة سيتأثر سلبًا.

(ح) الخبرة التجارية:

من الأهمية بمكان إدراك أن إحدى المزايا الأساسية لحزم البرامج الجاهزة هي أنه تم اختبارها بشكل جيد. نظرًا لأنه لا يمكن للمستخدم إزالة الأخطاء الموجودة في البرنامج ، يجب على المشتري التأكد من أن الحزمة تتمتع بخبرة تجارية كافية.

يجب قياس التجربة التجارية من حيث عدد المنشآت والوقت منذ استخدام أحدث إصدار لها في هذه التركيبات. عادة ، تعتبر فترة ستة أشهر كافية للاختبار السليم لحزمة برمجية مطورة / معدلة حديثًا في مؤسسة جيدة الحجم بشكل معقول.

(1) تكلفة الطرد:

يتم التعبير عن سعر حزمة برامج التطبيقات بطرق مختلفة. ولذلك ، ينبغي دراسة وفهم الآثار المترتبة على تكلفة هيكل الأسعار وفهمها. تتكون حزم برامج التطبيقات ، في كثير من الأحيان ، من وحدات عديدة ويتم تسعير كل منها على حدة. في بعض الأحيان ، يقدم البائع خدمات التركيب والتنفيذ والتدريب والصيانة مقابل تكلفة إضافية.

عنصر آخر مهم في استراتيجية التسعير هو الرسوم الإضافية لكل موقع تثبيت في نفس المؤسسة. قد يتطلب مثل هيكل التسعير من المشتري شراء نسخ متعددة من البرنامج ، لاستخدامها على أجهزة كمبيوتر مختلفة ، حتى تحت نفس السقف. في بعض الأحيان ، يتم تقديم حزمة البرامج على أساس التأجير وبعد انتهاء فترة التأجير ، يتم سحب حق استخدام البرنامج من قبل البائع. يجب مراعاة جوانب التسعير هذه أثناء تقييم حزمة برامج التطبيقات.

(ي) دعم العملاء:

على الرغم من أن معظم حزم البرامج الجاهزة مصممة لتكون من نوع "plug-n-play" ، إلا أن المستخدم يجد صعوبة في استخدام الحزمة بشكل صحيح دون دعم البائع. من المهم أن تتحقق ليس فقط من جودة دليل البرامج ، بل أيضًا من خلال تسهيلات حل المشكلات التي يوفرها مصنعو البرامج لمستخدميها.

تعتبر جودة أدلة البرامج ومرفق دعم البرامج مكملة لبعضها البعض. إذا لم تكن الوثائق واضحة ، أو أنها غامضة وغامضة ، سيحتاج العميل إلى دعم أكبر للبرامج من الشركة المصنعة.

(ك) الصيانة:

في كثير من الأحيان ، تتجاوز تكلفة صيانة البرنامج التكاليف الأصلية على مدار دورة حياته. وتشمل هذه التكاليف أيضًا تكلفة الإضافات الثانوية للبرنامج والتغيير بسبب زيادة تدرج أجهزة الكمبيوتر وتركيب البرنامج على الأجهزة الجديدة.

إذا وافق المورد على تقديم هذه الخدمات ، فهذا مفيد للغاية ويستحق الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يوافق الموردون في بعض الأحيان على تقديم نسخ جديدة من البرنامج مجانًا أو بسعر رمزي. هذه العروض تستحق دراسة جدية في وقت الشراء. تساعد هذه العروض أيضًا في تمديد دورة حياة البرنامج.

بشكل عام ، يتم إعداد قائمة مرجعية تتضمن الحقائق التي تم جمعها فيما يتعلق بكل حزمة على أساس الاعتبار المذكور أعلاه. يتم استخدام هذه القائمة المرجعية لترتيب حزم التطبيق. يمكن اتخاذ القرار النهائي على أساس هذه التصنيفات في ضوء المتطلبات المحددة وأهمية هذه الاعتبارات في الحالة المعينة.

على الرغم من حقيقة أن حزم التطبيقات الجاهزة تسجل على البرامج المخصصة ، فإن العديد من المؤسسات تفضل البرامج المخصصة لاعتبارات مختلفة.

العوامل الهامة التي تفضل خيارات "صنع" هي:

(أ) عدم توفر حزمة البرامج التي تلبي المتطلبات المحددة لعملية الأعمال ،

(ب) الحاجة إلى الحفاظ على خصوصية الإجراءات في العملية ،

(ج) درجة دينامية عملية الأعمال: في حالة احتمال تغيير الإجراءات والنظم والمتطلبات في كثير من الأحيان ، تكون البرمجيات المصنّعة حسب الطلب بديلاً أكثر اقتصادا ومجديا.

البرامج المخصصة هي اقتراح مكلف. لذلك ، تستمر العديد من الشركات الصغيرة في استخدام حزم البرامج الجاهزة حتى إذا لم تخدم جميع أهداف سياسة تكنولوجيا المعلومات أو تتطلب تقديم تنازلات في العمليات التجارية. ومع ذلك ، فإن الشركات المتوسطة إلى الكبيرة الحجم تجد العديد من التطبيقات حيث يمكن تبرير تكلفة البرامج المخصصة بسهولة. النفقات مبررة بسبب ارتفاع مستوى النشاط الذي يتأثر بالتطبيق.