سجلات الموارد البشرية: الأنواع والأهداف والأساسيات والاحتياطات

سجلات الموارد البشرية: أنواع ، والأهداف ، والأساسيات والاحتياطات!

تشير سجلات الموارد البشرية إلى الوثائق المعلوماتية التي تستخدمها المنظمة للقيام بوظائفها. يمثل ذاكرة التنظيم. توفر السجلات معلومات حول المنظمة التي يتم الاحتفاظ بها في شكل ملموس أي مكتوبة أو مصورة أو رسوم بيانية إلخ.

وبالتالي فهي دليل ملموس على أنشطة المنظمة. تقدم سجلات الموظفين معلومات حول وضع الموارد البشرية في المنظمة ، على سبيل المثال - السجلات المتعلقة بالتدريب والأداء والتغيب والأجور والمرتبات ودوران العمالة والإنتاجية ومسوح المعنويات والرضا الوظيفي والضمان الاجتماعي ورعاية الموظفين الخ. يتم تخزين السجلات التقليدية في شكل أوراق ، بطاقات ، ملفات ، رسوم بيانية ، مطبوعات زرقاء ، إلخ. لكن في العصر الحديث يتم تخزين السجلات في C.Ds ، أفلام الفيديو ، الكاسيتات السمعية الخ.

أنواع المعلومات:

يتم إعداد السجلات من التقارير ومحاضر الاجتماعات والأوامر وما إلى ذلك. وهي تحتوي على معلومات عن الموظفين والنقابات العمالية وصاحب العمل والحكومة والوصف الوظيفي والتحليل الوظيفي والتوظيف والاختيار والترقية والنقل والانتهاء وإعادة النشر والتدريب والتطوير قبالة ، الإضرابات ، مساهمات PF ، استحقاقات الموظفين ، الأجور والمرتبات ، نزاعات التظلمات إلخ.

أهداف سجلات الموظفين:

الهدف الرئيسي من التسجيل في عدم تخزين ولكن الحصول على معلومات لإجراء تحليل للمشاكل المختلفة. تمكن السجلات المخزنة بشكل فعال من تحليل أفضل للمشاكل.

السجلات تخدم الغرض التالي.

(1) مساعدة المديرين على تحديد وإعداد وتنفيذ البرامج التدريبية للموظفين والتطوير التنفيذي للمديرين.

(2) تسهيل اتخاذ القرار فيما يتعلق بالنقل ، والترقية ، وإلغاء الرتبة ، وإعادة النشر وما إلى ذلك.

(3) يساعد في إعداد جداول الأجور والرواتب.

(4) تمكن من توفير المعلومات المتعلقة بالحوادث والتغيب ودوران العمالة والأجور والرواتب للوكالات الحكومية.

(5) يسهل تدقيق الموارد البشرية.

(6) تمكين البحث في العلاقات الإنسانية.

(7) توفير المعرفة بصحة اختبارات التوظيف والمقابلات.

(8) الاحتفاظ بالبيانات المتعلقة بالأوراق والتدريب والترقية والنقل وتسريح العمال والفصل والمصروفات المتكبدة على استحقاقات الموظفين وما إلى ذلك.

أساسيات سجل جيد:

لتحقيق الأهداف المذكورة أعلاه ، يجب أن يشتمل السجل الجيد على الميزات التالية:

(1) يجب أن يكون موضوعيًا. يجب المحافظة على تحقيق الأهداف المعلنة.

(2) يجب أن تكون عملية حفظ السجلات بسيطة وسهلة الفهم.

(3) يجب أن تكون دقيقة دون أي فرصة للأخطاء أو الاحتيال.

(4) ينبغي أن تكون متسقة مع الاحتياجات.

(5) يجب أن يكون من السهل تتبعه أو إتاحته.

(6) في الحفاظ على السجلات يجب اتباع مبدأ الاقتصاد. لا ينبغي أن تكون صيانة السجلات باهظة الثمن.

(7) ينبغي أن يكون مفيدا لإدارة الأعمال بشكل أفضل. يجب عدم حفظ الأوراق غير الضرورية في السجلات.

(8) ينبغي أن يكون من السهل الوصول إلى المعلومات المطلوبة ، ومن ثم ينبغي الحفاظ عليها وفقاً لذلك.

(9) ينبغي التمييز بين السجلات المختلفة بسهولة.

(10) ينبغي ألا يكون هناك ازدواجية.

(11) ينبغي أن يُسَلَّم أمين السجل ليعتني بصيانة السجلات.

الاحتياطات في صيانة السجلات:

السجلات تخدم أغراض كثيرة. يتم الاحتفاظ بسجلات الأفراد من تاريخ استقالتهم حتى وقت تقاعدهم أو مغادرة المنظمة. وفقا ل Jucius Michael بعض الاحتياطات ضرورية في الحفاظ على سجلات الموظفين.

هم انهم:

(1) قد يتم الاحتفاظ بكل معلومات التوظيف لكل موظف في مجلد. يتم وضع المعلومات الأخرى المتعلقة بالموظف مثل تقييم الأداء ، المؤهلات العلمية ، التدريب ، الإجراءات التأديبية ، إن وجدت ، ضد الموظفين إلخ في المجلد.

(2) إلى جانب المجلد ، يمكن تقديم بطاقة تحتوي على معلومات مهمة في المجلد مما يتيح سهولة الوصول لسجل الموظف في أي وقت.

(3) في بعض الحالات ، حيث يكون عدد الموظفين كبيراً جداً ، يمكن استخدام معدات معالجة البيانات للمحافظة على السجلات.

أنواع سجلات الموظفين:

السجلات الأساسية للعاملين في المنشآت الصناعية هي:

سجل الخدمة الفردية:

يتضمن هذا السجل الاسم والعنوان والجنس والعمر والمؤهلات التعليمية والخبرة والإدارة والقسم وتاريخ التعيين وتاريخ الراتب التقاعدي والأجر والزيادة والترقية المستلمة والنقل وما إلى ذلك للموظف.

تسجيل الآداء:

وترد في هذا السجل التقييمات المعطاة لكل موظف على أساس تقييم الأداء السنوي.

اترك السجلات:

ويشمل أنواع مختلفة من الأوراق التي اتخذتها الموظفين وتوازن الأوراق.

سجل التدريب:

وهذا يشمل برامج التدريب التي يحضرها الموظفون مع فترات زمنية ووقت.

سجلات الصحة والسلامة:

تتضمن هذه السجلات المعلومات المتعلقة بالحوادث والتقارير الطبية وسجلات التأمين وغيرها.