أهمية وعناصر تفويض السلطة

اقرأ هذه المقالة للتعرف على أهمية وعناصر تفويض السلطة!

في كل منظمة مديرين يتم تعيين الكثير من العمل والمدير وحده لا يمكن القيام بجميع الأعمال. يقسم العمل بين مختلف الأفراد الذين يعملون تحت إمرته وفقا لمؤهلاتهم والحصول على العمل المنجز منهم. يبدأ المدير بمشاركة مسؤولياته مع مرؤوسيه. يتعمد تمرير بعض مسؤولياته إلى مرؤوسيه.

Image Courtesy: geobandwm.com/Images/main٪20management.jpg

بعد انتقال المسؤوليات ، يشترك المدير أيضًا في بعض سلطاته ، أي القدرة على اتخاذ القرار مع مرؤوسيه بحيث يمكن تنفيذ المسؤوليات بشكل صحيح. للتأكد من أن أتباعه يؤدون جميع الأعمال بفعالية وكفاءة وبطريقة متوقعة ، يقوم المدير بإنشاء المساءلة وتُعرف هذه العملية بأكملها باسم التفويض. لذلك يمكن تعريف التفويض على أنه:

مبدأ مطلق المساءلة:

التفويض هو عملية مهمة للغاية لمتابعة العمل بشكل منهجي في المنظمة. لكن التفويض ليس عملية تنازل تعني المساءلة مطلقة. لا يمكن أبدا تمريرها أو تفويضها. بعد خلق المساءلة على المرؤوسين ، تظل الرؤساء مسؤولين أيضًا. على سبيل المثال ، إذا تم تعيين مدير المبيعات بهدف بيع 1000 وحدة في شهر واحد ، قام بتقسيم هذا الهدف بين الباعة الخمسة الذين يعملون تحته. سقط أحد الباعة المرضى.

لذلك ، في نهاية شهر واحد فقط يمكن بيع 800 وحدة. وفي مثل هذه الحالة ، تقع المساءلة على عاتق المدير على الرغم من قيامه بتفويض أو تمرير هذا الهدف إلى مرؤوسيه. ولكن من خلال تمرير أو تفويض المسؤوليات لا يمكنه التخلص من المساءلة. كان عليه أن يدقق بين وأشرف من وقت لآخر على ما إذا كان العمل يسير في الاتجاه الصحيح أم لا ، واتخاذ إجراءات في الوقت المناسب.

أهمية التفويض:

1. الإدارة الفعالة:

في عملية تفويض المديرين تمرير العمل الروتيني إلى المرؤوسين. لذا فهم أحرار في التركيز على الأمور الهامة الأخرى. وتتمثل المهمة الرئيسية للمديرين في إنجاز العمل بفعالية ومن خلال تفويض السلطات والمسؤوليات يمكن للمديرين إنجاز العمل بفعالية وكفاءة من المرؤوسين.

2. تطوير الموظفين:

نتيجة لموظفي الوفد الحصول على مزيد من الفرص للاستفادة من مواهبهم. إنه يسمح لهم بتطوير تلك المهارات التي تساعدهم على أداء المهام المعقدة. يساعد التفويض في جعل مديري المستقبل أفضل من خلال منحهم فرصة لاستخدام مهاراتهم واكتساب خبرة في العمل ذي الصلة بالمراكز الوظيفية الأعلى.

3. تحفيز الموظفين:

في الوفد عندما يتقاسم المدير مسؤولياته وسلطته مع المرؤوسين فإنه يحفز المرؤوسين بينما يطورون شعور الانتماء والثقة التي يظهر لهم من قبل رؤسائهم. يمكن تحفيز بعض الموظفين بهذا النوع من الحوافز غير المالية.

4. يسهل النمو التنظيمي:

في عملية التفويض ، عندما ينقل المديرون مسؤوليتهم وسلطتهم إلى المرؤوسين ، يضعون في اعتبارهم مؤهلات وقدرات جميع المرؤوسين. وهذا يؤدي إلى تقسيم العمل والتخصص وهو أمر مهم للغاية للنمو التنظيمي.

5. أساس التسلسل الهرمي للإدارة:

يُنشئ الوفد علاقة متفوقة تابعة هي قاعدة التسلسل الهرمي للمديرين. يحدد مدى السلطة الموفدة إلى المرؤوسين من سيقدم تقريرًا إلى من ، والسلطة في كل منصب وظيفي تشكل التسلسل الهرمي للإدارة.

6. تنسيق أفضل:

في التفويض المنظم تنقسم المسؤولية والسلطة ويتم جعل الموظفين مسؤولين عن عدم الانتهاء من المهمة. هذا التقسيم المنهجي للعمل يعطي صوراً واضحة للعمل للجميع ولا يوجد أي ازدواجية في وضوح العمل في الواجبات الموكلة والعلاقة بين الإبلاغات يجلب التنسيق الفعال في المنظمة.

7. يقلل من عبء العمل للمديرين:

في عملية التفويض ، يُسمح للمديرين بمشاركة مسؤولياتهم والعمل مع المرؤوسين مما يساعد المديرين على تقليل عبء العمل. مع عملية التفويض يمكن للمديرين تمرير جميع أعمالهم الروتينية إلى المرؤوسين والتركيز على العمل الهام. بدون مديري الوفود سيكون مثقلا بالعمل.

8. أساس العلاقة العليا-المرؤوس:

في عملية التفويض فقط هناك طرفان متورطان متفوقان ومرؤوسان. إذا كان الرؤساء يشاركون أو ينقلون مسؤولياتهم وسلطاتهم إلى المرؤوسين فإنه يشير إلى علاقة جيدة بين الرئيس والمرؤوس لأن الرؤساء سوف ينقلون مسئوليتهم وسلطتهم إلى مرؤوسيهم فقط عندما يكون لديهم ثقة بهم. لذلك يحسن الوفد العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين.

عناصر التفويض / عملية التفويض:

هناك ثلاثة عناصر من التفويض:

أنا. المسئولية

ثانيا. السلطة

ثالثا. المسائلة

1. المسؤولية:

المسؤولية تعني العمل المخصص للفرد. ويشمل جميع الأنشطة البدنية والعقلية التي يتعين القيام بها من قبل الموظفين في وظيفة معينة. تبدأ عملية التفويض عندما يقوم المدير بتمرير بعض مسؤولياته إلى مرؤوسيه مما يعني أنه يمكن تفويض المسئولية.

ميزات المسؤولية:

1. المسؤولية هي التزام من المرؤوس لأداء الواجب المعين بشكل صحيح.

2. ينشأ من علاقة ثانوية متفوقة لأن المرؤوس ملزم بأداء الواجب الذي حدده رئيسه.

3. تتدفق المسؤولية نحو الأعلى لأن المرؤوس يكون مسؤولاً دائماً أمام رئيسه.

2. السلطة:

السلطة تعني السلطة لاتخاذ القرار. للاضطلاع بالمسؤوليات كل موظف يحتاج إلى بعض السلطة. لذا ، عندما ينقل المديرون مسؤولياتهم إلى المرؤوسين ، يقومون أيضًا بتمرير بعض السلطة إلى المرؤوسين. سلطة التفويض هي الخطوة الثانية في تنظيم العملية. في حين أن تقاسم مديري السلطة نضع في اعتبارنا أنه لا ينبغي تفويض السلطة المطابقة للمسؤولية. لا يجوز لهم تمرير كل سلطتهم إلى مرؤوسيهم.

ميزات السلطة:

(1) تشير السلطة إلى الحق في اتخاذ القرار بسبب منصبك الإداري.

(2) تحدد السلطة علاقة المرؤوس العليا. كما يخاطب المرؤوس قراراته إلى المرؤوسين توقع الامتثال منه وفقا لتوجيهاته.

(3) السلطة مقيدة بموجب القانون والقواعد واللوائح المنظمة.

(4) تنبع السلطة من السلسلة القياسية التي تربط مختلف مواقع الوظائف.

(5) تتدفق السلطة صعودا ونحن نرتفع في التسلسل الهرمي للإدارة يزيد نطاق السلطة.

(6) يجب أن تكون السلطة مساوية للمسؤولية ،

السلطة = المسؤولية

3. المساءلة:

للتأكد من أن الموظفين أو المرؤوسين يؤدون مسؤولياتهم بالطريقة المتوقعة ، يتم إنشاء المساءلة. تعني المساءلة أن المرؤوسين سيكونون مسؤولين عن عدم إنجاز المهمة ؛ إنشاء المساءلة هو الخطوة الثالثة والأخيرة لعملية التفويض.

لا يمكن تمرير أو تفويض المساءلة. ولا يمكن مشاركته إلا مع المرؤوسين ، مما يعني أنه حتى بعد تفويض المسؤولية والسلطة ، سيكون المديرون مسؤولين عن عدم إنجاز المهمة.

إذا تم إعطاء مدير الإنتاج هدف إنتاج 20 آلة في غضون شهر واحد وقام بتقسيم هذا الهدف بين أربعة عمال يعملون تحت قيادته ، أي 5 آلات يتم إنتاجها من قبل كل رئيس عمال ، ولكن لم يتمكن أحد العمال من تحقيق الهدف وفي النهاية يتم تصنيع 17 آلة فقط من هذا الشهر ، وبعد ذلك سيحاسب مدير الإنتاج عن عدم استكمال الهدف حيث لا يمكن نقل المسؤولية أو مشاركتها: إنه مصطلح مطلق.

ميزات المساءلة:

(1) تشير المساءلة إلى المساءلة عن الناتج النهائي.

(2) لا يمكن تفويضه أو تمريره.

(3) ينفذ من خلال ردود الفعل المنتظمة على مدى العمل المنجز.

(4) إذا كان يتدفق إلى الأعلى ، أي أن يكون المرؤوس مسؤولاً أمام رئيسه.