أهمية نظام أتمتة المكاتب لمشاريع الأعمال

أهمية نظام أتمتة المكاتب للشركات الأعمال!

مع تزايد نسبة العاملين في مجال المعرفة في الشركات التجارية ، هناك قلق متزايد لتحسين بيئة العمل. يمكن تحسين إنتاجية العاملين في مجال المعرفة من خلال توفير مساعدة سكرتارية ومرافق اتصالات أفضل. ويمكن تحقيق ذلك بمساعدة أتمتة أنظمة المكاتب.

Image Courtesy: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

تعمل أنظمة المكاتب بشكل عام على تسهيل الأنشطة التالية:

أ) إنتاج المستندات الصادرة (باستخدام معالجات النصوص)

ب) تخزين واسترجاع الوثائق (باستخدام نظم إدارة الوثائق)

ج) إرسال الرسائل (باستخدام أنظمة اتصالات الرسائل)

د) جدولة وإدارة الاجتماعات (باستخدام أنظمة عقد المؤتمرات بالفيديو).

يتم استخدام مجموعة متنوعة من أجهزة التشغيل الآلي للمكاتب في المكاتب الحديثة. وتشمل هذه المنتجات أجهزة الفاكس ، وآلات النسخ ، EPBX ، الخ. ومع ذلك ، فإن معظم هذه الأجهزة هي أجهزة قائمة بذاتها تخدم أغراضها المحددة. لا ترتبط بأجهزة أخرى ولا يمكن مشاركتها عن بُعد.

هذا يؤدي إلى الكثير من هدر الوقت من المديرين التنفيذيين في جمع الوثائق والمعلومات ، ونقلهم إلى المكان في المكتب حيث يقع الجهاز والانتظار في طابور لاستخدام المعدات. وبما أنه لا يمكن مشاركة هذه المعدات تلقائياً ، فهي غير مستغلة استغلالاً كافياً لمعظم ساعات العمل ومكتظة خلال ساعات الذروة.

اكتسبت أتمتة المكاتب القائمة على الحاسوب شعبية بين المديرين ، لأن هذه الأتمتة تقدم حلولاً متكاملة يمكن مشاركتها تلقائيًا. فهي أكثر كفاءة وتتعامل مع مجموعة متنوعة من أنشطة التشغيل الآلي للمكاتب والبيانات.

تستخدم أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب هذه الأجهزة والبرامج والموارد البشرية لجمع ومعالجة وتخزين واسترجاع وتوصيل الرسائل بين الأفراد ومجموعات العمل والمنظمات. قد تكون هذه الرسائل في شكل مستندات أو كلمات منطوقة أو معبّرة في نماذج أخرى مثل الصور أو الصور الثابتة أو الفيديو ، إلخ.

لا تخدم أنظمة التشغيل الآلي المكتبية القائمة على الكمبيوتر احتياجات الاتصالات لمديري المكاتب داخل الشركة فحسب ، بل تخدم أيضًا الكيانات الخارجية مثل العملاء والبائعين والمستثمرين وغير ذلك.

ويمثل الشكل 10-7 اللبنات الأساسية لنظام أتمتة المكاتب النموذجي.

أنظمة معالجة النصوص:

أنظمة معالجة النصوص هي المكونات الأكثر استخدامًا في أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب. وذلك لأن نسبة كبيرة من الاتصالات المكتبية تتم كتابةً باستخدام كلمات بلغة طبيعية. نسبة الاتصال الكتابي أعلى في حالة التواصل الخارجي.

تعمل أنظمة معالجة النصوص على أتمتة عملية تطوير المستندات مثل الخطابات والتقارير والمذكرات وغيرها. فهي تسمح باستخدام المعلومات القياسية المخزنة لإنتاج مستندات مخصصة. هذه الأتمتة تقلل من جهد القفل وتقليل فرص الأخطاء في المستند. بشكل عام ، يمكن لمعالجي النصوص الحصول على المعلومات مباشرة من قواعد البيانات وجداول البيانات ودمجها في مستند.

قد يتم مساعدة أنظمة معالجة النصوص من قبل أنظمة الإملاء. تتكون هذه الأنظمة من أنظمة التعرف على الصوت "المدربة" على التعرف على صوت السلطة التنفيذية. بعد "التدريب" ، تستمع هذه الأنظمة إلى إملاء التنفيذي وتطوير النص على معالج النصوص. تساعد هذه الأنظمة في تقليل الوقت الذي يقضيه القارئ في النص من قبل السكرتير بعد أن تم إملاء النص على الإملاء.

كما أنها تمكن السلطة التنفيذية من الحصول على وثيقة جاهزة في أي وقت تقضي على اعتماد السكرتير. وبالتالي ، يمكن إنتاج الوثائق في أي وقت من اليوم وليس بالضرورة خلال ساعات العمل.

قد يكون معالج النصوص عبارة عن أنظمة بسيطة لمعالجة النصوص أو أنظمة النشر المكتبي. تساعد أنظمة النشر المكتبي في الإنتاج السريع للنسخ المتعددة من المستند باستخدام الطباعة عالية الجودة. هذه المتطلبات شائعة جدا في حالة إعداد جدول الأعمال وورقات المعلومات الأساسية للاجتماعات.

قد تكون النسخ المتعددة مطلوبة أيضًا لتوثيق الخطط المختلفة مثل الميزانيات ، والسياسات ، والقواعد ، والإجراءات ، إلخ. يتم دعم أنظمة النشر المكتبي غالبًا بطابعات الليزر وطابعات نفث الحبر والماسحات الضوئية وغيرها من هذه الأجهزة لإنتاج مستندات ذات جودة جيدة. مع الانخفاض الحاد في أسعار هذه الأجهزة ، لا بد من زيادة استخدام أنظمة النشر المكتبي في المكاتب.

أنظمة إدارة الوثائق:

تهدف أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى الكمبيوتر إلى التقاط المعلومات الموجودة في المستندات وتخزينها كمرجع في المستقبل وتوصيل الأجزاء ذات الصلة للمستخدمين عند الحاجة. وترتبط هذه الأنظمة بأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب الأخرى مثل معالجات النصوص وأنظمة اتصالات الرسائل الإلكترونية وما إلى ذلك.

هذه الأنظمة مفيدة للغاية في الوصول عن بعد للمستندات يكاد يكون من المستحيل مع أنظمة إدارة المستندات اليدوية. على سبيل المثال ، قد يكون لدى العميل شكوى تتعلق بتسليم البضائع لا تتوافق مع تعليمات التسليم في الطلب.

سيتطلب المسؤول التنفيذي للسفر الوصول إلى مستند الطلب ليثبت أن العميل لم يعط تعليمات خاصة لتسليم البضائع. وسيمكن نظام إدارة المستندات المستند إلى الكمبيوتر المسؤول التنفيذي من الوصول إلى المستند من خلال جهاز كمبيوتر دفتر الملاحظات الخاص به والمتصل بأي خط هاتف ويعرضه على العميل ، مستند الطلب الخاص به في مكتبه.

حتى في حالة التواصل الداخلي ، يمكن أن تكون أنظمة إدارة المستندات مفيدة جدًا. على سبيل المثال ، يمكن الوصول إلى نموذج طلب القرض المقدم في أحد فروع البنك من قِبل الموظف المسؤول عن التدقيق في المكتب الرئيسي أو أي مكتب لفحص مقترحات القروض.

لا يسهل الوصول الإلكتروني للمستندات الوصول السريع إلى المستندات فحسب ، بل يقلل أيضًا من العمل الورقي نظرًا لأنه يتم التخلص من الحاجة إلى نسخ متعددة. يتم تخزين الوثائق على وسائط مغناطيسية وبالتالي يتم تقليل مساحة التخزين المطلوبة لهذا الغرض. مع أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى الكمبيوتر ، يصبح موقع الجهاز التنفيذي غير ذي صلة للوصول إلى المستندات.

وبالتالي ، يمكن أن تكون هذه الأنظمة مفيدة جدًا في بيئة المكتب حيث يتشارك التنفيذيون المسافرون في مكان العمل في المكتب. مع زيادة تكلفة المساحات المكتبية ، من المرجح أن تزداد شعبية أنظمة الوصول المستند إلى الكمبيوتر.

جعل توافر برامج قراءة الأحرف البصرية (OCRs) أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى الكمبيوتر أكثر شعبية. تعمل حزم البرامج هذه على تحويل صور المستندات إلى نص يمكن استخدامه لإجراء مزيد من المعالجة باستخدام أي معالج نصوص.

نظم اتصالات الرسائل:

تستخدم مؤسسات الأعمال مجموعة متنوعة من أنظمة الاتصالات لإرسال الرسائل وتلقيها. وهي تشمل الهاتف ، والبريد ، والفاكس (الفاكس) ، إلخ. إن أنظمة الاتصالات بالرسائل القائمة على الحاسوب تقدم الكثير من الاقتصاد ليس فقط من حيث تقليل الوقت في إرسال أو استلام الرسالة ولكن أيضًا من حيث موثوقية الرسالة وتكلفة الاتصال .

المكونات الأساسية الثلاثة لأنظمة اتصالات الرسائل القائمة على الحاسوب هي:

أنا. بريد إلكتروني

ثانيا. البريد الصوتي

ثالثا. الفاكس

بريد إلكتروني:

الفرق بين البريد العادي ، - الاتصال الشخصي للمعلومات في شكل نص وصورة مقابل الأشكال الأخرى من التواصل بين الأشخاص مثل الهاتف والبريد الإلكتروني هو الاتصال غير المتزامن حيث لا يكون وجود المستقبل ضروريًا وقت الإرسال.

تم استخدام البريد من قبل الشركات التجارية لفترة طويلة ولا يزال واحدا من أكثر وسائل الاتصال غير المتزامنة شعبية. ومع ذلك ، فقد غير البريد الإلكتروني بشكل كبير الطريقة التي يتم بها تبادل الرسائل بين الأفراد والمؤسسات التجارية.

يعد البريد الإلكتروني ، المعروف باسم البريد الإلكتروني ، نظامًا إلكترونيًا يعتمد على الكمبيوتر لإرسال المعلومات الإلكترونية ، بما في ذلك الرسائل والمستندات والصور بين شخصين أو أكثر.

الملامح الرئيسية للبريد الإلكتروني هي:

أ) الإرسال الإلكتروني:

إرسال الرسائل بالبريد الإلكتروني هو إلكتروني ، وتسليم الرسائل سريع جدًا ، فوريًا تقريبًا. كما أن تأكيد الإرسال سريع وموثوقية عالية للغاية.

ب) التطوير والتحرير عبر الإنترنت:

يمكن تطوير رسالة البريد الإلكتروني وتحريرها عبر الإنترنت قبل الإرسال. يعمل التطوير والتحرير عبر الإنترنت على التخلص من الحاجة إلى استخدام الورق في الاتصال. كما يسهل تخزين الرسائل على وسائط مغناطيسية ، وبالتالي تقليل المساحة المطلوبة لتخزين الرسائل.

ج) الإذاعة وإعادة التوجيه:

يسمح البريد الإلكتروني بإرسال رسالة إلى عدد كبير من المستلمين المستهدفين. وبالتالي ، من السهل إرسال تعميم إلى جميع فروع البنك باستخدام البريد الإلكتروني مما يؤدي إلى توفير الكثير من الورق. يمكن إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى الأشخاص الذين لديهم اهتمام مباشر بالرسالة مع أو بدون تغيير أو إلحاق الرسالة ذات الصلة بالرسالة.

على سبيل المثال ، يمكن إعادة توجيه البريد الإلكتروني الذي يتلقاه مسؤول التسويق من عميل مسجل شكوى بخصوص جودة المنتج إلى قسم مراقبة الجودة للتعليق عليه واتخاذ إجراء بشأنه.

د) التكامل مع أنظمة المعلومات الأخرى:

يتمتع البريد الإلكتروني بميزة التكامل مع أنظمة المعلومات الأخرى. يساعد هذا الدمج في ضمان دقة الرسالة والوصول إلى المعلومات المطلوبة للرسالة بسرعة.

ه) القدرة على النقل:

البريد الإلكتروني يجعل الموقع الفعلي للمستلم والمرسل غير ذي صلة. يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني من أي جهاز كمبيوتر شخصي مجهز بمعدات الاتصالات والبرامج والبرمجة ذات الصلة. يمكن للمدير في المكتب الرئيسي الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به أثناء وجوده في الفرع الموجود في منطقة نائية أو حتى في منتجع لقضاء العطلات ، باستخدام روابط مثل خطوط الهاتف.

و) الاقتصادية:

جعلت التطورات في تكنولوجيات الاتصال والمنافسة بين مزودي خدمات الاتصالات من E-mail الأسلوب الأكثر اقتصادا لإرسال الرسائل. نظرًا لزيادة سرعة الإرسال ، فإن تكلفة الوقت على وسائط الاتصال لكل صفحة تتراجع أكثر ، مما يزيد من شعبية البريد الإلكتروني.

لقد أثبت البريد الإلكتروني أنه مفيد للغاية ليس فقط للاتصال الرسمي ولكن أيضًا في التواصل غير الرسمي داخل المؤسسة التجارية. معلومات السوق والأفكار الشخصية من المديرين التنفيذيين الآن تجد بصمات في رسائل البريد الإلكتروني إلى رؤسائهم ومجموعات الأقران.

يمكن تحسين الاتصال في مجموعات العمل بشكل كبير عن طريق الاستخدام السليم لمرافق البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن نجاح البريد الإلكتروني لتحسين الاتصالات داخل المنظمة سيعتمد ، إلى حد كبير ، على ثقافة العمل في المنظمة.

الفاكس:

الفاكس (الفاكس) هو اتصال إلكتروني لصور الوثائق عبر خطوط الهاتف. تعمل تقنية الفاكس القائمة على الكمبيوتر على أتمتة اتصالات الفاكس وتسمح بمشاركة مرافق الفاكس. ويستخدم برنامجًا خاصًا وخوادم فاكس لإرسال رسائل الفاكس وتلقيها باستخدام موارد اتصال مشتركة.

هذه الخوادم لديها القدرة على استقبال رسائل الفاكس وإعادة توجيهها تلقائياً إلى المستلم المقصود بعد عرضها على الكمبيوتر المركزي. وبالمثل ، يمكن للمديرين في المؤسسة ترك رسالة الفاكس على الخادم الذي سيرسلها إلى المستلم المقصود تلقائياً.

توفر أنظمة الفاكسات المعتمدة على الكمبيوتر الوقت التنفيذي الذي يتم صرفه في طوابير الانتظار في مرفق الفاكس المشترك ، حيث يتصل هذا الجهاز بالفاكس الخاص بالمستلم المقصود ويتصل به. تساعد هذه الأنظمة أيضًا في تقليل تكلفة إرسال الرسالة حيث يمكن للخوادم الاتصال خلال ساعات التعريفة المنخفضة تلقائيًا.

كما يساعد مرفق المشاهدة في التحكم في مشكلة البريد غير الهام القادم من موردين مختلفين. يساعد استبعاد مثل هذا البريد كثيراً في تقليل الوقت اللازم للانتقال عبر رسائل الفاكس ويساعد في التركيز على الرسائل الهامة فقط ، عن طريق إعادة توجيه الرسائل الأقل أهمية التي يمكن التعامل معها في المستويات الأدنى. بالطبع ، يتم تقليل استخدام الورق أيضًا بمساعدة هذه الأنظمة.

البريد الصوتي:

البريد الصوتي هو شكل مختلف للبريد الإلكتروني. يقوم البريد الصوتي بنقل الرسائل كصوت رقمي. يجب على مستلم البريد الصوتي طلب خدمة البريد الصوتي أو الوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني باستخدام المعدات المحددة ويمكنه سماع الرسالة المنطوقة بصوت المرسل.

قد يتطلب النوع الآمن لخدمة البريد الصوتي من المستلم إدخال رمز التعريف قبل منح الوصول إلى المعلومات المخزنة. البريد الصوتي مفيد جدا في أنظمة المعلومات التي تلبي احتياجات المعلومات للكيانات الخارجية.

على سبيل المثال ، يمكن للعملاء تقديم استفسارات بشأن حالة تنفيذ طلباتهم باستخدام خدمة البريد الصوتي المتصلة بنظام معلومات الإنتاج الخاص بمؤسسة الأعمال.

أنظمة المؤتمرات عن بعد والمؤتمرات بالفيديو:

عقد المؤتمرات عن بعد هو عقد اجتماع عمل يضم أكثر من شخصين في مكانين مختلفين أو أكثر. يساعد عقد المؤتمرات عن بعد في تقليل وقت وتكلفة الاجتماع حيث لا يضطر المشاركون للسفر لحضور الاجتماع. قد يكون عقد المؤتمرات عن بعد عقد مؤتمرات صوتية أو مرئية مع أو بدون استخدام أنظمة الكمبيوتر.

يتميز عقد المؤتمرات عن بعد المستند إلى الكمبيوتر بالمرونة من حيث العروض التقديمية المسجلة مسبقًا والتكامل مع أنظمة المعلومات الأخرى. مع التقدم في تقنيات الوسائط المتعددة ، أصبحت أنظمة المؤتمرات عن بعد المكتبية متاحة الآن بأسعار معقولة.

تعتمد هذه الأنظمة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية التي تتميز بكاميرا رقمية وتعمل على برامج الاتصالات المرئية. لا تزال روابط الاتصال مكلفة للغاية ، مما يجعل عقد مؤتمرات الفيديو على سطح المكتب مفيدًا فقط للتطبيقات المحددة. الاجتماعات الأكثر ملاءمة لعقد المؤتمرات عن بعد / عبر الفيديو هي تلك الاجتماعات منخفضة في النزاعات لأنها ليست فعالة مثل اجتماعات الاتصال الشخصية.

ومع ذلك ، يمكن تحسين الفعالية من خلال توفير التدريب المناسب للمستخدمين فيما يتعلق بالنظم والإيماءات التي تعد جزءًا من لغة الجسد. وتشمل أكثر التطبيقات شيوعاً في المؤتمرات عن بُعد المستندة إلى الحاسوب الاتصالات الإدارية والتدريب ، واجتماعات الميزانية ، والمشاورات الفنية ، واستعراضات المشاريع ، ومفاوضات العقود ، وما إلى ذلك.

فوائد أنظمة أتمتة المكاتب:

نظم التشغيل الآلي للمكاتب ، في وقت من الأوقات التي تعتبر تافهة ، هي الآن محور الاهتمام بسبب زيادة تكلفة القوى العاملة الماهرة.

مع تحسن تقنيات الاتصالات والوسائط المتعددة ، ستساعد أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب في:

أنا. تحسين التواصل داخل المنظمة وبين المنظمات.

ثانيا. تقليل وقت الدورة بين إعداد الرسائل واستلام الرسائل في نهاية المستلم.

ثالثا. خفض تكاليف الاتصالات المكتبية من حيث الوقت الذي يقضيه التنفيذيون وتكلفة روابط الاتصالات.

د. ضمان دقة تدفقات الاتصالات.

وبطبيعة الحال ، يجب أن تخضع أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ، مثلها مثل أي نظام معلومات آخر ، لضوابط سليمة. مشاكل البريد الإلكتروني غير المرغوب ، والبريد المخالف ، ومشاركة المديرين التنفيذيين في الاتصالات التي لا علاقة لها بطبيعة العمل وأمن وخصوصية المعلومات شائعة جدا. يجب تطوير أنظمة التحكم لمعالجة هذه المشاكل للحصول على الفوائد الكاملة لنظم التشغيل الآلي للمكاتب.

تحتاج إلى مطابقة الموارد:

كل نوع من نظام المعلومات له مجال تطبيق خاص به وقد ثبت أنه مفيد للمؤسسات التجارية. ومع ذلك ، من المرجح أن تختلف تكاليف وتأثير كل نوع من أنواع نظم المعلومات من منظمة إلى أخرى.

ولذلك ، من الضروري أن يقوم المدير بدراسة التكلفة والتأثير المحتمل لبنك التسويات الدولية على المنظمة قبل اختيار نوع معين من نظام المعلومات للتنفيذ.

يجب مراعاة الجوانب التالية عند اتخاذ قرار بشأن محفظة أنظمة المعلومات في مؤسسة تجارية:

خط رفيع لترسيم الحدود:

وتجدر الإشارة إلى أن خط ترسيم الحدود بين أنواع مختلفة من نظم المعلومات ضئيل للغاية وغير واضح. قد يكون من الصعب في بعض الحالات تصنيف نظام معلومات معين مثل DSS أو EIS. قد يستخدم بعض EIS أيضًا أدوات BES.

قد يكون للأنواع المختلفة لأنظمة المعلومات وظائف مشتركة. ويمثل العلاقة وتداخل بعض نظم المعلومات. كما يمكن ملاحظته ، فإن السمات المميزة لأي نظام معلومات قد تكون ذات أهمية كبيرة في نظام معلومات آخر.

هياكل التكلفة:

هياكل التكلفة تختلف لكل نوع من نظام المعلومات. على سبيل المثال ، قد يكلف نظام تخطيط موارد المؤسسات في أي مكان بين Rs 10 و Rs 50 lac ، في حين أن أي نظام معالجة للمعاملات قد ينطوي على نفقات تقترب من واحد بالمائة من تكلفة نظام ERP. سوف يتأثر اختيار نظام معلومات لمؤسسة الأعمال بشكل كبير باعتبارات التكلفة.

فوائد متنوعة:

ستكون فوائد نظام معلومات معين مختلفة لأنواع مختلفة من مؤسسات الأعمال والشركات. على سبيل المثال ، قد يكون EIS أكثر فائدة في المؤسسات التي تشارك في أنواع جديدة من الأعمال ، وسوف يقدم DSS المزيد من الفوائد التي تحصل فيها الإدارة المتوسطة إلى المستوى الأعلى على قدر كبير من الحرية فيما يتعلق باتخاذ القرار. ستكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أكثر فائدة في المنظمات الأكبر نسبياً الأكثر انضباطاً في الالتزام بالتعليمات إلخ.

قابلية التوسع:

توفر العديد من أنظمة المعلومات قدرًا كبيرًا من المرونة من حيث مكونات البرامج المختلفة وعمق تحليل المعلومات. على سبيل المثال ، تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بوجه عام قابلة للتطوير بدرجة عالية ، وقد يتم استبعاد عمليات الأعمال المختلفة وأدوات التحليل في المرحلة الأولية للتنفيذ. ونتيجة لذلك ، لا يمكن تحديد تكلفة نظام المعلومات بدرجة معقولة من الدقة إلا بعد تحديد نطاق نظام المعلومات بوضوح.

يتم توفير الكثير من المرونة من قبل معظم أنظمة المعلومات من حيث نطاقها وعوامل التكلفة. ولذلك ، من الضروري تحديد احتياجات المعلومات الخاصة بمشاريع الأعمال ومطابقة موارد نظام المعلومات مع الاحتياجات من المعلومات مع مراعاة عوامل التكلفة.