أهمية نظم دعم العمليات لمؤسسة الأعمال

أهمية نظم دعم العمليات لمؤسسة الأعمال!

تركز أنظمة دعم العمليات على عمليات المؤسسة. الهدف الأساسي لهذه الأنظمة هو تحسين الكفاءة التشغيلية للمشروع. نظرًا لأن هذه الأنظمة تتعلق أساسًا بالعمليات ، فإنها تستخدم البيانات الداخلية بشكل أساسي للمديرين في المستويات الأدنى.

Image Courtesy: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

يمكن تصنيف أنظمة دعم العمليات في الفئات التالية:

ا. أنظمة تسيير التحويلات

ب. نظم المعلومات الإدارية

ج. نظم تخطيط موارد المؤسسات.

أنظمة تسيير التحويلات:

يركز نظام معالجة المعاملات (TPS) على تسجيل ومعالجة الأحداث الاقتصادية (المعاملات) في المؤسسة. ويشمل نطاقها سلسلة كاملة من الروتين اليومي للشركة بما في ذلك المحاسبة المالية ، ومراقبة المخزون ، والرواتب ، ونظام معالجة أوامر المبيعات.

بشكل عام ، يتم تنظيم TPS حول نوع المعاملات في المؤسسة. على سبيل المثال ، سيتم تنظيم نظام المحاسبة المالية حول معاملات المحاسبة المالية مثل الإيصالات ، والمدفوعات ، والفواتير ، ومعاملات دفتر يومية دفتر المشتريات ، وما إلى ذلك. هناك وحدات لمعالجة كل من هذه المعاملات.

ميزات TPS:

أ) حجم كبير من البيانات:

نظرًا لأن TPS موجه إلى المعاملة ، فإنه يحتوي بشكل عام على كميات كبيرة من البيانات. تتطلب هذه الأنظمة سعة تخزين أكبر و همهم الرئيسي هو التأكد من أن البيانات المتعلقة بالأحداث الاقتصادية في المنظمات يتم التقاطها بسرعة وبشكل صحيح.

ب) أتمتة العمليات الأساسية:

أي TPS يهدف إلى أتمتة العمليات الأساسية لمشروع تجاري ويلعب دورا حاسما في الأداء اليومي للمؤسسة. أي فشل في TPS لفترة قصيرة من الوقت يمكن أن تلعب الفوضى مع أداء المؤسسة.

قد تؤدي أي نقاط ضعف في TPS إلى الفشل في الحصول على مدخلات من البيئة أو توفير مخرجات للبيئة. ترتبط TPS بالمؤسسة بعناصر البيئة الخارجية (على سبيل المثال ، العملاء ، البائعين ، المساهمين ، إلخ). وبالتالي ، تعتبر TPS مصدرًا هامًا للمعلومات الحديثة المتعلقة بالعمليات في المؤسسة.

ج) الفوائد قابلة للقياس بسهولة:

يقلل TPS من عبء العمل للأشخاص المرتبطين بالعمليات ويحسن كفاءتها عن طريق أتمتة بعض العمليات. معظم فوائد TPS ملموسة وقابلة للقياس بسهولة. لذلك ، من السهل إجراء تحليل لفائدة التكاليف فيما يتعلق باستصواب TPS. بما أن فوائد TPS ملموسة بشكل أساسي ، فإن الحصول على قبول المستخدم أمر سهل.

د) مصدر المدخلات للأنظمة الأخرى:

TPS هو المصدر الأساسي للمعلومات الداخلية لأنظمة المعلومات الأخرى. الاعتماد الكبير من قبل أنظمة المعلومات الأخرى على TPS لهذا الغرض يجعل TPS مهمًا للقرارات التكتيكية والاستراتيجية أيضًا.

نظم المعلومات الإدارية:

يهدف نظام المعلومات الإدارية (MIS) إلى تلبية احتياجات المديرين من المعلومات ، خاصة فيما يتعلق بالعمليات الحالية والسابقة للمشروع. وهي تقدم تقارير موجزة عن عمليات المؤسسة وأحيانًا توفر رابطًا عبر الإنترنت للمعاملات الفردية أيضًا. هذا هو السبب في أن هذه الأنظمة تسمى أيضًا أنظمة دعم العمليات.

ميزات MIS:

أ) معلومات الملخص:

تساعد نظم المعلومات الإدارية المديرين من خلال توفير المعلومات الموجزة المتعلقة بالعمليات. يتم توفير هذه المعلومات الموجزة بشكل عام في شكل تقارير. قد تكون هذه التقارير دورية ، عند الطلب أو تقارير الاستثناء. في وقت سابق MIS كانت صلبة جدا في تنسيقات التقارير ودورية.

ومع ذلك ، مع تغيير تقنيات البرمجيات ، فإن نظم المعلومات الإدارية الحديثة ستقدم بشكل عام تسهيلات الاستعلام عن البيانات عبر الإنترنت بالإضافة إلى تنسيقات مرنة للتقارير مع تسهيلات لتقارير المستخدم القابلة للتحديد باستخدام كتّاب التقارير التي تكون سهلة الاستخدام. بما أن MIS تقدم تقارير موجزة ، دون استخدام الكثير من أدوات تحليل البيانات ، فإنها تُعرف أيضًا باسم أنظمة التقارير.

ب) التحكم التشغيلي:

كما تقدم MIS معلومات حول المستويات المخطط لها وقيم الفترة السابقة والانحرافات. هذا يساعد في التحكم التشغيلي وتحسين الكفاءة التشغيلية. تستخدم MIS البيانات الداخلية ولا تستخدم عمومًا أي بيانات من البيئة الخارجية.

ج) التركيز على المعلومات الداخلية:

تستخدم MIS في المقام الأول TPS أو قواعد البيانات كمصدر للمعلومات المدخلة. وبالتالي ، فإن تركيز MIS هو البيئة الداخلية. وبما أن دور المعلومات الداخلية في اتخاذ القرارات الإدارية محدود ، فإن نظام المعلومات الإدارية لا يملك سوى تطبيقات محدودة في العملية الإدارية. يوضح الشكل 10.1 هذه التطبيقات:

د) القرارات المنظمة:

بما أن تركيز MIS هو معلومات داخلية ، فإنه يفتقر إلى أدوات متقدمة لتحليل البيانات ، وهو أمر مفيد في المقام الأول للقرارات المنظمة في أنواع يمكن التنبؤ بها لحالات اتخاذ القرار.

حدود MIS:

افتقر العديد من أنظمة MIS في وقت سابق إلى تسهيلات تقارير الاستثناء والتقارير الأساسية للمؤشرات وتقارير الاستدعاء. ومن نقاط الضعف الأخرى في نظام المعلومات الإدارية عدم توافر التقارير الموجهة نحو اتخاذ القرارات. على سبيل المثال ، قد يحتاج المدير إلى تقرير يقدم معلومات كاملة عن هياكل التكلفة لقرار التسعير وليس فقط تقديرات التكاليف المتغيرة والثابتة.

وبسبب الدورية المحددة مسبقاً لتقارير نظام المعلومات الإدارية ، من الممكن أن تصل المعلومات إلى المدير متأخرة جداً وفي بعض الأحيان متأخرة جداً.

على الرغم من أن تقارير MIS تخدم غرض إبقاء المدراء على دراية بالأحداث في المؤسسة ، إلا أنهم لا يتم ضبطهم لتحليل الموقف من حيث تحديد أسباب المواقف غير المرغوب فيها أو العمل بها وتقييم مسارات العمل البديلة.

وهناك شكوى أخرى شائعة من المدراء هي أن نظام المعلومات الإدارية بشكل عام بطيء للغاية في الاستجابة لديناميكيات وضع السوق ، وبالتالي يساعد أكثر في إجراء تشريح الجثة أكثر من التحذير في الوقت الذي تسوء فيه الأمور.

نظم تخطيط موارد المؤسسات:

وبما أن نظام المعلومات الإدارية يستند في العادة على مدخلات من أنظمة معالجة المعاملات ، فقد قاموا على أساس تراث البناء حول أنواع مختلفة من المعاملات. في ضوء ذلك ، فإن الهياكل التنظيمية لها تأثير مهم على تصميم نظم المعلومات الإدارية. يتم توفير المعلومات ، في إطار نظام المعلومات الإدارية ، في شكل تقارير مطلوبة للإدارات المختلفة.

وبشكل عام ، تكون وحدات نظم المعلومات الإدارية على غرار نوع الأقسام المدرجة في الهيكل التنظيمي. زيادة ملاءمة المرونة في العمليات لإعادة توجيهها إلى بيئة الأعمال المتغيرة ، جعلت نظام معلومات الإدارة أقل ملاءمة. مع أن إعادة هندسة العمليات التجارية أصبحت كلمة اليوم ، هناك حاجة لتغيير النهج بأكمله تجاه عمليات الأعمال. يجب أن ينظر النهج الجديد في المباني التالية لتطوير أنظمة المعلومات.

ا. العمليات التجارية تؤثر على الخط السفلي.

ب. في بعض الأحيان ، تصبح الوحدات التنظيمية عوائق في تدفق المعلومات. التواصل بين الإدارات هو الضحية الأولى لزيادة حجم المنظمات.

ج. يلعب الاتصال دورًا مهمًا في تحقيق المرونة في المؤسسة. إن السرعة في تدفق المعلومات أمر بالغ الأهمية في استخدام الموارد بشكل أفضل.

د. يمكن أن يساعد تكامل وظائف العمل المختلفة مثل الإنتاج والتسويق والتمويل في خفض التكاليف وتوجيه العملاء لعمليات الأعمال.

مع التقدم في تكنولوجيا الشبكات ، ظهر نوع جديد من نظام المعلومات يسمى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). نظام تخطيط موارد المؤسسات يدمج جميع عمليات المنظمة مع رضا العملاء ويخطط لإدارة موارد المؤسسة.

وتساعد هذه الحلول في التركيز على قدرات الإنتاج وإدارة اللوجستيات وعمل النتائج المالية لكل قرار بدلاً من تكاليف الحوسبة فقط.

تتمثل الفلسفة الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات في دمج العمليات التجارية على جميع المستويات ، ومعالجة جميع موارد المؤسسة حيث أن الموارد المشتركة تهدف في المقام الأول إلى تلبية الاحتياجات المتغيرة للعملاء.

إدراكًا بأن العميل يحتاج إلى التغيير ، توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات القدرة على التكيف مع الاحتياجات المتغيرة بسرعة محسنة للاستجابة.

هيكل نظام تخطيط موارد المؤسسات:

من أجل فهم كيفية تحقيق تكامل الوظائف المختلفة وتقليل وقت الاستجابة من خلال تحسين الاتصالات داخل المؤسسة ؛ دعونا نلقي نظرة على الرسم التخطيطي لنظام تخطيط موارد المؤسسات النموذجية (الشكل 10.2). وكما يمكن ملاحظته ، تبدأ العملية بأكملها من خلال التنقيب عن المبيعات ، وبمجرد نجاح عملية صيانة أوامر المبيعات.

ترتبط معالجة أمر المبيعات مباشرة بنظام المخزون ، وصيانة أوامر العمل وحسابات الحسابات المستحقة القبض ، وبالتالي دمج وظيفة التسويق مع الإنتاج بالإضافة إلى التمويل.

هناك تكامل بين جميع الأنشطة مثل مراقبة الطوابق ، تخطيط الإنتاج ، جدولة الإنتاج ، شراء المدخلات وتتبع المخزون مع نشاط المبيعات. يرتبط تخطيط موارد التصنيع (MRP) بنشاط المبيعات من خلال نظام المخزون.

يعمل دمج عمليات الأعمال على تحسين سرعة التكيف مع التغيرات في أوضاع السوق. يتم الإنتاج وفقًا لأمر المبيعات المستلم وفي ضوء المخزون المتوفر. قد يحدث العكس في غياب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

يمكن أن تساعد درجة أعلى من التكامل أيضًا في تقليل مستويات المخزون ويمكن استخدام منهج "الوقت المناسب" بنجاح لتقليل مستويات المخزون إلى الحد الأمثل دون التضحية بكفاءة التصنيع أو رضا العملاء.

كما يمكن أن تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات فعالة للغاية في إقامة الروابط بين العميل وكل موظف في الشركة من جهة وبائعي الشركة على الجانب الآخر مما يؤدي إلى تقدير أفضل لمشاكل بعضهم البعض وتحسين العلاقات. مشاكل العملاء والشكاوى يمكن أن يحضر على الفور.

فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات:

أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات جزءًا مهمًا من استراتيجية تكنولوجيا المعلومات للشركات التجارية. كما اختار عدد كبير من الشركات الهندية أيضًا نظام ERP ، "بالنظر إلى الفوائد المحتملة من هذه الشركات.

بعض الفوائد الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي كما يلي:

أ) التركيز على العمليات:

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي أنظمة موجهة للعملية. يركزون على أنشطة العمليات التجارية. نتيجة لذلك ، يتم توضيح أهداف العمل بوضوح. تمكن أنظمة ERP الشركات من التركيز على احتياجات العملاء.

ب) المرونة:

تضيف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مرونة لعمليات الأعمال من خلال أتمتة العملية نفسها ، بدلاً من أتمتة بعض الوظائف في العملية. وبما أن معظم العمليات الهامة مؤتمتة ، فهناك قدر أكبر من المرونة في استخدام موارد المؤسسة بطرق مختلفة ولأغراض مختلفة.

على سبيل المثال ، لا يتطلب طرح عبوة جديدة بحجم أصغر لزيت الطبخ تغييرات في الإنتاج فحسب ، بل يتطلب أيضًا عمليات الفوترة والشحن والتسويق. يتم تنفيذ التغييرات المطلوبة بسرعة بمساعدة نظام تخطيط موارد المؤسسات حيث أن جميع العمليات المعنية تتم أوتوماتيكيا وتتكامل مع بعضها البعض. في الواقع ، في SAP ، حزمة تخطيط موارد المؤسسات الشائعة ، هناك أكثر من 700 عملية تلقائية ومتكاملة مع بعضها البعض.

ج) تقليل وقت الدورة:

تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بدمج عمليات مختلفة بمساعدة وصلات الاتصالات المتقدمة. إن نقل المعلومات بين العمليات يكاد يكون آليًا وحظيًا.

هذا يقلل وقت الدورة في العملية. في عمليات مثل إدارة المخزون ، وإدراك المدينين ، وفواتير العملاء ، والشحن ، وما إلى ذلك ، كان للخفض الطفيف في وقت الدورة تأثير كبير على تكلفة العمليات. قامت Hindustan Lever Limited بربط 55 مستودع لها في جميع أنحاء البلاد بموزعيها الذين يقومون بتجديد مخزونهم بشكل يومي ، مما يقلل بشكل كبير من مستويات المخزون الخاصة بهم.

د) تحسين الاتصال:

واحدة من المزايا الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات هي وضع خطة اتصالات على نطاق المؤسسة. ونتيجة لذلك ، هناك مقاومة أقل للتغيرات المقترحة بسبب سهولة الوصول إلى المعلومات المتعلقة بضرورات التغيير.

عوامل النجاح الحاسمة في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات:

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي حلول باهظة الثمن وتتطلب الكثير من المال والوقت لتنفيذها. تؤثر هذه الأنظمة على جميع العمليات اليومية في المؤسسة تقريبًا ، ويشكل التنفيذ مهمة صعبة تتطلب اتباع نهج حذر.

بعض عوامل النجاح الحاسمة في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات هي:

أ) الانضباط:

يفترض التكامل والأتمتة للعمليات درجة عالية من الانضباط من جانب المشاركين في هذه العمليات. بما أن تخطيط موارد المؤسسات يتضمن تكامل وأتمتة العمليات ، فمن المتوقع وجود درجة عالية من الانضباط في المؤسسة التي تنفذها. على سبيل المثال ، تستخدم SAP (حزمة برمجيات تخطيط موارد المؤسسات) أسلوب First-In-First-Out (FIFO) لحركة المخزون وتقييمه.

في إحدى الشركات التي تستخدم SAP ، ترك مشغل الرافعة الشوكية المواد في أول حاوية فارغة شاهدها بدلاً من وضعها في صناديق أصبحت فارغة أولاً. بعد بعض الوقت ، لا يمكن تنفيذ الاقتراحات الخاصة بنقل المواد من الحاوية المحددة بواسطة SAP لأنها لا تزال فارغة.

من ناحية أخرى ، كانت الصناديق المراد شغلها بالمواد ممتلئة بالفعل مما أدى إلى حدوث فوضى في عملية مناولة المواد. وبالتالي ، فإن الالتزام بالإجراءات يلعب دورا هاما في نجاح نظام تخطيط موارد المؤسسات.

ب) التغيير في ثقافة العمل:

الرغبة في إعادة هندسة العمليات وتبادل المعلومات كعادة هي المتطلبات الأساسية لثقافة العمل في المؤسسات المنفذة لتخطيط موارد المؤسسات. ولذلك ، فإن "الكودات التنفيذية" أقل خطورة في المؤسسات التي تتمتع بثقافة عمل مواتية.

ج) دعم الإدارة العليا:

يتطلب تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات دعم الإدارة العليا والتعاون لجميع أعضاء مجموعات العمل المشتركة في العملية.

في الوقت الحاضر ، فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي تقدم في الهند من قبل البائعين المختلفين مكلفة للغاية ومصممة في ضوء البيئات الأكثر ملاءمة للأسواق المتقدمة. ربما يكون البائعون المحليون أكثر فائدة للشركات الهندية وسيتعين تطوير حلول مخصصة من خلال وحدة نمطية يتم دمجها واحدة تلو الأخرى. مشكلة أخرى مع نظام تخطيط موارد المؤسسات من اليوم هو أنها تركز في المقام الأول على العمليات بدلا من تخطيط الموارد.