وظائف مهمة لمؤسسة أعمال نموذجية (7352 كلمة)

وفيما يلي بعض الفئات المهمة التي يمكن تصنيف وظائف مؤسسة أعمال نموذجية على نطاق واسع:

تقوم مؤسسات الأعمال بتطوير واستخدام نظم المعلومات التجارية لتلبية احتياجاتها من المعلومات. يتم تحديد احتياجات المعلومات الخاصة بمؤسسة الأعمال بشكل أساسي من خلال (أ) طبيعة وظائف أو أنشطة العمل ، و (ب) عملية اتخاذ القرارات الإدارية التي يتبعها مديرو الأعمال.

ومن ثم ، فمن الضروري فهم احتياجات المعلومات من الأعمال فيما يتعلق بمختلف أنشطة أو أنشطة العمل وعملية اتخاذ القرارات الإدارية في مجال رواج ، في مؤسسة معينة. تختلف وظائف أو أنشطة العمل وعملية اتخاذ القرارات الإدارية من مؤسسة إلى أخرى ، لذا تحتاج المعلومات.

يمكن تصنيف وظائف مؤسسة أعمال نموذجية على نطاق واسع إلى الفئات التالية:

1. وظيفة التسويق ،

2. وظيفة المالية ،

3. وظيفة الإنتاج ،

4. وظيفة إدارة الموارد البشرية ،

5. وظيفة المعلومات.

وبالتالي ، يمكن تحديد الاحتياجات من المعلومات لمؤسسات الأعمال في إطار هذه المجالات الوظيفية الواسعة. ومع ذلك ، فمن الضروري في البداية الإشارة إلى أن حقائق السوق الحالية تشير إلى أن تركيز جميع وظائف العمل ينبغي أن يكون هو العميل ، وهو سبب وجود أي عمل تجاري.

لذلك ، يجب أن تهدف كل وظيفة من وظائف الأعمال إلى أهداف مثل خفض التكاليف ، وتبسيط العمليات ، والحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء ، وتقليل أوقات الدورات ، والحفاظ على درجة عالية من مراقبة الجودة ، وتخصيص المنتجات والخدمات ، وتقديم الطعام للأسواق المتخصصة ، إلخ.

لتحقيق هذه الأهداف ، يحتاج المدير إلى معلومات وخدمات وشبكات تمكنه من التركيز على العملاء. وتناقش أدناه أهم هذه المعلومات والخدمات والشبكات مع إشارة خاصة إلى كل من وظائف الأعمال.

1. وظيفة التسويق واحتياجات المعلومات:

التسويق ، على الرغم من كونه جزءًا أساسيًا من الأعمال ، إلا أنه يحصل على أقل اهتمام من مصممي أنظمة المعلومات. تعتمد إنتاجية وظيفة التسويق جزئياً على ديناميكيات قوى السوق ونظام معلومات السوق.

لأن فوائد تكنولوجيا المعلومات في وظائف التسويق غير ملموسة بشكل رئيسي ، ويصبح من الصعب للغاية فصل أثر نظام المعلومات عن ديناميات قوى السوق ، وكثيراً ما يلاحظ أن مديري التسويق غير قادرين على تقديم المبررات المطلوبة للاستثمار في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

إن ظروف السوق المتغيرة بسرعة والاتصال الشخصي بين مديري التسويق يجعلهم أكثر ثقة في العوامل النوعية مقارنة بالعوامل الكمية في صنع القرار. ونتيجة لذلك ، فإن توقعاتهم من البنية التحتية لتقنية المعلومات منخفضة.

يتم توفير بعض المعلومات الكمية لتسويق التنفيذيين من قبل إدارات أخرى مثل التمويل والإنتاج. وهذا سبب آخر لعدم حصول أقسام التسويق على مستحقاتها من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

جعلت ديناميكيات السوق المتغيرة من الاتصال الشخصي مع المشترين المحتملين غير كافية. مع تزايد المنافسة ، أصبح تخصيص المنتجات وخدمات ما بعد البيع أكثر أهمية. من المتوقع أن يقدم قسم التسويق معلومات تتعلق بتصميم المنتج ومتطلبات الإنتاج.

من المفترض الآن قسم التسويق لتوفير المعلومات الرائدة إلى الإدارات الأخرى. يتم عكس الأدوار في هذا الصدد. كما بدأ التنفيذيون التسويقيون يشعرون بقصور عدم كفاية المعلومات ، وهناك تغير تدريجي في نهجهم نحو البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. انهم يشعرون الآن أن البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات يمكن أن تساعدهم في جميع الأنشطة التسويقية تقريبا.

الاحتياجات من المعلومات لوظيفة التسويق :

تشمل احتياجات قسم التسويق النموذجي من المعلومات ما يلي:

1. معلومات الاتصال بالعميل والترويج ،

2. معلومات المبيعات ،

3. معلومات أبحاث السوق ،

4. تخطيط المنتج وتقييمه وتطويره ،

5. معلومات التسعير ، و

6. معلومات مراقبة الميزانية.

يجب أن تهدف البنية التحتية الفعالة لتكنولوجيا المعلومات إلى تلبية كل هذه الاحتياجات من المعلومات لقسم التسويق.

اتصال العملاء والترويج:

يعد إنشاء اتصالات مع العملاء المحتملين الخطوة الأولى في عملية التسويق. والطريقتان الأكثر شيوعًا للتواصل مع العملاء هما الإعلان والبيع الشخصي.

لفترة طويلة ، لم يكن لتقنية المعلومات أي دور تقريبًا في هذا النشاط الرئيسي لقسم التسويق. ومع ذلك ، مع تقارب تكنولوجيا الاتصال مع تقنية المعلومات ، يمكن الاتصال بالعملاء من خلال البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

يتم إنشاء الاتصال مع العميل والمحافظة عليه أثناء عملية الشراء بالكامل من قبل العميل. تقليديا ، تم الاعتراف بخمس مراحل واسعة في عملية الشراء ؛ كل مرحلة تنتهي مع تحقيق هدف التسويق. هذه المراحل هي:

1. إدراك الحاجة لمنتج ،

2. الحصول على المعلومات المتعلقة بالتوافر ،

3. تطوير مواصفات المنتج ،

4. شراء المنتج ،

5. بعد استعراض الشراء.

تهدف جهود التسويق إلى مساعدة العملاء المحتملين خلال هذه المراحل. يتم ذلك عن طريق إقامة اتصال مع العملاء المحتملين من خلال الإعلان والبيع الشخصي.

يركز الإعلان عمومًا على المرحلتين الأوليتين ، بينما تساعد جهود البيع الشخصية العملاء المحتملين في المرحلة الثالثة. يكمل شراء النظام وتجهيز الطلبات وتحصيل المدفوعات عملية الشراء وتتولى خدمات العملاء في المرحلة الأخيرة. ومع ذلك ، فإن الفعالية النسبية للإعلان والبيع الشخصي تختلف في المراحل المختلفة من عملية الشراء للمنتجات المختلفة.

دور تكنولوجيا المعلومات في عملية الشراء:

يمكن لتقنية المعلومات أن تمكن مؤسسة الأعمال من إقامة اتصال مع العميل المحتمل والمحافظة عليه طوال عملية الشراء. ويتم ذلك عن طريق إنشاء اتصال إلكتروني مع العميل باستخدام الأكشاك الإلكترونية في مواقع مختارة غالباً ما يزورها العملاء المحتملون ومواقع الويب على الإنترنت. الأكشاك الإلكترونية هي أجهزة الوسائط المتعددة المصممة لتكون سهلة الاستخدام وتفاعلية في عملية تسليم المعلومات إلى المستخدمين الخارجيين مثل العملاء ، والمستثمرين ، إلخ.

وتتزايد شعبيتها ليس فقط في الصناعات الغنية بالمعلومات مثل الخدمات المصرفية والمالية بل وأيضاً في بيع الصور المتحركة وغيرها من منتجات العرض. كما نجح استخدام الإنترنت كأداة للوصول إلى العملاء.

تنمو التجارة على الإنترنت بمعدل مرتفع للغاية ومن المرجح أن تقترب من 2000 مليار دولار بحلول عام 2000. سوف تتمتع المؤسسات التجارية بالمزايا التالية عن طريق استخدام الأكشاك الإلكترونية والإنترنت للاتصال بالعميل والترويج له:

(أ) خدمة النافذة الواحدة:

باستخدام تقنية المعلومات ، من الممكن إنشاء اتصال إلكتروني مع العميل المحتمل. توفر الأكشاك الإلكترونية ومواقع الويب على الإنترنت خدمة نافذة واحدة للعملاء المحتملين في مراحل مختلفة من عملية الشراء. هذا يساعد على تعجيل تقدم العملاء في عملية الشراء.

(ب) التفاعلية والخاصة:

يمكن إجراء اتصال إلكتروني مع العميل المحتمل بشكل تفاعلي تمامًا. إن الموقع الجيد على شبكة الإنترنت هو موقع تفاعلي للغاية ويسمح للعملاء ليس فقط بتحديد متطلبات المنتجات بطريقة أكثر تفاعلية ، بل يضمن أيضًا الحفاظ على خصوصية التفاعل.

ونتيجة لذلك ، فإنه يسجل أكثر من جهد البيع الشخصي. في كثير من الأحيان ، لا يرغب عميل محتمل في التعرف عليه ولا يحب أن يدركه من حوله أنه يستكشف إمكانيات شراء منتج معين ، على الأقل في المراحل الأولية. وهذا أمر شائع في حالة العملاء الأفراد وحتى في حالة بعض المستثمرين من الشركات والمؤسسات الذين يشترون سلع ذات قيمة عالية أو عناصر من الاستخدام الشخصي. في حالة جهود البيع الشخصية ، يتم فقدان خصوصية العمل الاستكشافي ، في مرحلة واحدة أو أخرى.

(ج) الاستجابة السريعة:

في حالة البيع الشخصي ، يجب أن تتوافق راحة كل من المشتري المحتمل وممثل المبيعات. في حالة الاتصال الإلكتروني ، فهي ليست قضية على الإطلاق. التفاعل ممكن 24 ساعة في اليوم على مدار 365 يومًا. يساعد موقع الويب التفاعلي العميل في تحديد التفاصيل المطلوبة ويقدم تفاصيل المنتج في التسلسل والسرعة التي ينظمها العميل.

لذلك ، فهو أكثر فعالية من البيع الشخصي ، خاصة عندما يلعب التفاعل بين المشتري والبائع دوراً هاماً في جهود البيع. في حالة المنتج المالي ، يبحث المستثمرون الجادون عن الكثير من التفاصيل المتعلقة بالمنتج وملف الشركة ، كما أن التفاعل الأكثر تكرارا يلبي احتياجات المعلومات. يساعد هذا كثيرًا في تحويل استعلام إلى عملية بيع.

(د) وسيلة الإعلان الاقتصادي:

الويب هو وسيلة إعلانية اقتصادية. لا يكلف موقع ويب جيد سوى جزء صغير من أي وسيلة إعلانية شائعة أخرى للإذاعة المتوفرة. إنه أكثر فعالية من حيث جذب انتباه العملاء المحتملين.

أرسل بنك التنمية الصناعية في الهند (IDBI) أكثر من 50،000 بريد ، وينفق روبية. 6 أمريكا اللاتينية لالتماس استجابة لروبية لها. إصدار سندات بقيمة 1000 كرور.

كان الرد لا يكاد يذكر. بدلا من ذلك ، فإن الموقع الخاص بهذه القضية ، بتكلفة روبية. 50،000 تولد من 10،000 إلى 15،000 زيارة كل أسبوع. وسوف تكلف أجهزة الكشك الإلكترونية في أي مكان بالقرب من Lac 2 روبية ، وقد تكلف برنامج جيد بين Rs 4 إلى 6 Lac. كما أن تكاليف الصيانة منخفضة للغاية مقارنةً بالوسائط الإعلانية الأخرى ذات الإمكانات المماثلة للتعرض.

(هـ) الوصول العالمي:

ربما يكون أحد الأسباب الأكثر أهمية لزيادة شعبية الويب كوسيلة إعلانية هو أنه يوفر تغطية جغرافية واسعة للغاية. حوالي ثلاثة أرباع مستخدمي الإنترنت البالغ عددهم 40 مليونًا هم من الولايات المتحدة وأوروبا. لا تقدم وسائط إعلانية أخرى مثل هذه التغطية الجغرافية الواسعة بمثل هذه التكلفة المنخفضة. هذا هو السبب ، تم تصميم محتويات المواقع مع التوجه العالمي.

(و) قابلة للقياس:

تأثير الاتصال الإلكتروني هو أكثر قابلية للقياس من حيث عدد وعمق التعرض للعملاء المحتملين أكثر من أي شكل آخر من أشكال الإعلان. الملاحظات حول فعالية موقع الويب سريعة.

إن حزم البرمجيات المستخدمة لهذا الغرض لا تسجل فقط عدد الزيارات على الموقع ، بل تحتفظ أيضًا بالمعلومات المتعلقة بخطورة الزيارة ، وأقسام الموقع التي تجذب انتباه مستخدمي المرفق أكثر من غيرها.

يقومون بتحليل كل هذه المعلومات على أساس الوقت الحقيقي. توفر حزم البرامج هذه أيضًا المعلومات الضرورية المطلوبة لمراجعة التصميم وعوامل أخرى. وعلاوة على ذلك ، يمكن إجراء تعديلات في واجهة المستخدم للمرفق بسرعة كبيرة. وبالتالي ، فإنه يقلل من الفارق الزمني بين قرار التغيير وإجراء التغيير.

يمكن أن يكون تأثير تكنولوجيا المعلومات على اتصال العملاء عميقًا حتى في حالة الإعلام غير الإلكتروني للتواصل مع العملاء. لا توجد ندرة في قصص النجاح فيما يتعلق بمعدل الاستجابة المحسَّن للبريد المباشر الانتقائي عندما تكون مدعومة بالبرمجيات المناسبة.

ستحلل هذه البرامج الملف الشخصي للمنتج وتتطابق مع ملف تعريف احتياجات العميل لتحديد ما إذا كان من المفيد إرسال بريد إلكتروني للمنتج إلى عميل محتمل. يمكن أن تساعد تقنية المعلومات كثيرًا في توفير زيادة تكلفة إرسال البريد إلى العملاء المحتملين.

لإعطاء مثال على زيادة شعبية البرامج التي تساعد في تحسين معدل استجابة البريد الإلكتروني ، يقوم نظام Gold Mine بتتبع رسائل البريد ومراقبة نتائج الحملات التسويقية. فهو يساعد المستخدمين على استهداف ذلك الذي يجب أن يستلم رسائل البريد والحصول على دعوة لحضور ندوات الشركة.

كما أنه يساعد في تسليم المراسلات مع العملاء المحتملين وإرضاء الاستفسارات المشتركة منهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لتقنية المعلومات أن تعزز بشكل كبير فعالية الجهود الترويجية عن طريق توليد وتحليل المعلومات ، مثل عروض الخصم الموسمية ، ومخططات الهدايا ، وشاشات العرض الخاصة ، والمسابقات والمسابقات ، وما إلى ذلك. يمكن أن يكون تأثير هذه الأنشطة الترويجية أكثر قابلية للقياس بكثير ممكن بدون بنية تحتية مناسبة لتكنولوجيا المعلومات.

آخر ، ولكن ليس أقلها ، تقنيات ترويج مبيعات تكنولوجيا المعلومات عادة ما تساعد في توجيه البيع. البيع المباشر أقل كلفة لأنه يستهدف المشترين المحتملين فقط. تعتبر خيارات الترويج هذه أكثر فائدة في الحالات التي يرغب فيها العملاء في معرفة المزيد من التفاصيل عن المنتجات قبل الشراء.

معلومات المبيعات:

بمجرد إنشاء الاتصال مع العميل المحتمل بمساعدة تكنولوجيا المعلومات أو بدونها ، يجب أن تتدفق المعلومات المتعلقة بالنشاط التسويقي لتحويل جهة الاتصال بالإضافة إلى الإيرادات ورضا العملاء.

يمكن مساعدة هذه العملية إلى حد كبير من خلال بنية تحتية فعالة لتكنولوجيا المعلومات. يوفر نظام معلومات المبيعات معلومات عامة عن ثلاثة أنشطة أساسية في أي قسم مبيعات ، وهي دعم المبيعات وتحليل المبيعات وتحليل العملاء.

دعم المبيعات:

سيتضمن دعم المبيعات معلومات تتعلق بتوليد العملاء المحتملين للعملاء المحتملين وتتبع الطلبات والمتابعة ومعالجة أوامر المبيعات. تعتبر هذه الأنشطة حاسمة في توليد المبيعات وقد يؤدي أي توقف في أي مرحلة بسبب فجوة الاتصال بين العميل وقسم المبيعات إلى فقدان المبيعات.

تساعد أنظمة دعم المبيعات الحديثة موظفي المبيعات في الحفاظ على اتصال دائم مع العميل وتعجيل عملية الشراء من قبل العميل قبل أن يقع في نداء المبيعات الخاص بالمنتجات المنافسة.

تساعد أنظمة المعلومات هذه أيضًا في الحفاظ على اتصال منتظم ببنية دعم المبيعات للمؤسسات وإنشاء المعلومات المتعلقة بمستوى الخدمة الذي تحتفظ به البنية الأساسية.

وبالتالي ، يعمل نظام معلومات دعم المبيعات كحلقة وصل بين العميل والبنية التحتية لدعم العملاء. ويبقي كلا الطرفين على علم بالتقدم المحرز في مختلف مراحل عملية الشراء.

تحليل المبيعات:

يركز تحليل المبيعات عمومًا على عنصرين أساسيين ، وهما إقليم المنتج والمبيعات. يتطلب تحليل المبيعات معلومات تتعلق بهذه العناصر. في الواقع ، يعد سجل معاملات المبيعات مصدراً هاماً للمعلومات المتعلقة بهذه العناصر.

يمكن أن يكون من مساعدة كبيرة في استخدام المعلومات مع هذه الاتجاهات المختلفة. تعتبر مراقبة الاتجاهات في ربحية المنتج والطلب ودورة الحياة مريحة للغاية مع البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات. من السهل تحديد عناصر الحركة السريعة والبطيئة الحركة مع نظام مراقبة المخزون الآلي.

تقريبا نفس بنك البيانات يمكن أن يكون مفيدا أيضا في تتبع الاتجاهات في عادات الشراء من أنواع مختلفة من العملاء. إن تحليل محلل المبيعات والأرض يساعد كثيراً في تحديد نقاط القوة والضعف في الجهد التسويقي ، فضلاً عن خصوصيات الاختلافات الجغرافية. معظم المعلومات المطلوبة لتحليل المبيعات داخلية ويمكن لمدير التسويق الحصول على هذه المعلومات من البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات.

تحليل العملاء:

مع تزايد عدد البائعين الذين يطاردون عددًا محدودًا من المشترين ، اكتسب تحليل العملاء أبعادًا جديدة. وقد نمت الآن من تحليل عادات الشراء العامة إلى الاهتمام بتحليل الاحتياجات الفردية وتخصيص المنتجات والخدمات. هذا يساعد على الاحتفاظ بالعملاء عن طريق تقليل فرص العملاء في البحث عن مصادر أخرى لتلبية احتياجاته.

لا يمكن إغفال دور تحليل منفصل بشأن المشترين الصغار والكبار. يتطلب تحليل العملاء الكثير من المعلومات الداخلية والخارجية. حجم المعلومات الداخلية في مثل هذا التحليل مرتفع للغاية ويمكن للبنية التحتية لتقنية المعلومات فقط أن تمكن المدير من تنظيم وتحليل هذه المعلومات.

البحث عن المتجر:

تهتم أبحاث السوق في المقام الأول بالتأكد من حجم السوق لكل منتج من المنتجات التي تهتم بها الشركة والحفاظ على الوقفة الاحتجاجية القوية على نقاط القوة والضعف واستراتيجيات المنافسين في السوق.

تتطلب أبحاث السوق الكثير من المعلومات من مصادر داخلية وخارجية. يتطلب تحليل المشروع معلومات السوق وأدوات التحليل ، مثل نظرية الاحتمالات ، نظرية القرار ، والنمذجة الرياضية. يمكن استخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بشكل فعال لجمع المعلومات المطلوبة وكذلك تطبيق أدوات التحليل.

في الواقع ، فإن مراقبة السوق العادية أمر ممكن اليوم مع وجود سوق واسعة ومتفرقة جغرافيا فقط بمساعدة تكنولوجيا المعلومات. اعترف أحد كبار المديرين التنفيذيين للتسويق أن معظم موظفي المبيعات في الشركة كانوا على دراية بتحركات معينة من المنافسين ولكن المعلومات لم تصل إلى كبار مديري التسويق لمجرد "الجميع يعتقد أن الجميع يعرف عن ذلك ". كان بإمكان عنصر بسيط في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، مثل البريد الإلكتروني أو الإنترانت ، تجنب هذا النوع من فجوة المعلومات.

التنبؤ بالمبيعات:

توقعات المبيعات هي مدخلات المعلومات الأساسية لتخطيط الأعمال الفعال. تعتمد استراتيجيات ترويج المبيعات والمتطلبات المالية وخطط الإنتاج وحجم الطلبات وما إلى ذلك إلى حد كبير على توقعات المبيعات.

مطلوب توقعات المبيعات لفترات خطة مختلفة. قد يحتاج المدير إلى توقعات مبيعات أسبوعية وشهرية وربع سنوية وسنوية. مطلوب أيضا توقعات متوسطة المدى طويلة المدى للتخطيط الاستراتيجي للمؤسسة التجارية.

تاريخيا ، تم تنفيذ توقعات المبيعات من خلال تحليل الاتجاهات في المبيعات على مدى فترة من الزمن. ومع ذلك ، فإن ديناميات بيئة السوق الجديدة تجد أن أداء المبيعات السابق غير كاف لهذا الغرض.

في كثير من الحالات ، يقدم تحليل الشبكات العصبية واستخدام المنطق الضبابي توقعات أكثر موثوقية من تلك التي يقدمها التحليل التقليدي للسلسلة الزمنية.تستخدم هذه التقنيات المتقدمة للتنبؤ بالمبيعات توافر البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات.

تطوير المنتج:

أصبح تمييز المنتجات عنصرا أساسيا في استراتيجيات التسويق الخاصة بالشركات الحديثة. يمكن استخدام أبحاث السوق ، وتحليل المبيعات والمعلومات الأخرى ذات الصلة لفهم الخصائص المميزة للمنتج التي ستكون أكثر جاذبية للعملاء المحتملين. يجب أن يكون تطوير منتجات جديدة نشاطًا منتظمًا لأي مؤسسة ديناميكية.

مع توافر برامج للتصميم والمحاكاة والنماذج ، أصبح من السهل الآن تطوير منتجات جديدة وتمييز المنتج عن المنتجات المنافسة الأخرى. في الواقع ، تكنولوجيا المعلومات نفسها مفيدة للغاية في بناء الحواجز الاستراتيجية في السوق ضد المنافسة.

توفر البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في اليوم الحالي معلومات تتعلق بملف بيانات المخاطر ، وهياكل التكلفة ، وتقديرات الإيرادات ، ودورات حياة المنتج وما إلى ذلك من المنتجات المقترحة. وهذا يمكّن مدير التسويق من اتخاذ قرار مستنير بشأن تمييز المنتجات وإطلاق المنتجات الجديدة في السوق.

معلومات التسعير:

يعد التسعير أحد أهم القرارات التي يتخذها مدير التسويق. عملية اتخاذ قرار التسعير معقدة للغاية حيث يشارك عدد كبير من الإدارات في عملية اتخاذ القرار.

ويتأثر هذا القرار بالعديد من العوامل الداخلية والخارجية ، وبالتالي ، يتطلب معلومات عن التكاليف ، وهيكل تسعير منافس ، وأسعار المنتجات المنافسة وسياسة التسعير الشاملة للشركة. يمكن جمع وتحليل مجموعة كاملة من المعلومات بمساعدة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

معلومات مراقبة الميزانية:

من الضروري التأكد من بقاء نفقات البيع والدعم في المستويات المخطط لها. مع تقلص الهوامش في معظم الصناعات ، فإن مراقبة التكلفة أو النفقات في قسم التسويق ستكون حاسمة في نجاح أي مشروع تجاري. بما أن كل جهد في السوق يحقق فوائد ملموسة لتحقيق أهداف التسويق ، فمن المحتمل أن تتجاوز تكاليف التسويق المستويات المخطط لها.

يمكن استخدام تكنولوجيا المعلومات لمراقبة هذه التكاليف وممارسة السيطرة على التكاليف من خلال الإبلاغ المنتظم للمعلومات المتعلقة بالمصروفات المدرجة في الميزانية والفعلية. وهذا يتطلب معلومات عن النفقات والميزانيات الفعلية التي تتسم بالمرونة حيث قد تكون المبيعات الفعلية بعيدة عن المبيعات المخطط لها.

يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أن تكون ذات فائدة كبيرة في ممارسة الرقابة على الميزانية على تكلفة التسويق وتقليل مخاطر الإفراط في الحماس لدى موظفي التسويق.

وبالتالي ، هناك حاجة إلى كميات كبيرة من المعلومات جنبا إلى جنب مع أدوات تحليل البيانات من قبل مديري التسويق. يجب أن تكون البنية التحتية الحديثة لتكنولوجيا المعلومات مجهزة لتلبية احتياجات المعلومات لمديري التسويق حتى تتمكن الشركة من البقاء على قيد الحياة من خطر المنافسة التي تلوح في الأفق على رأس هؤلاء المديرين التنفيذيين في كل وقت.

2. وظيفة المالية واحتياجات المعلومات:

التمويل هو خط الحياة لكل عمل. لقد شهد دور المدير المالي تغييرًا بحريًا خلال العقدين الماضيين. أدرج الدور التقليدي لمدير الشؤون المالية الأنشطة المتعلقة بإعداد التقارير المالية المتعلقة بأداء المؤسسة ومركزها المالي إلى جانب زيادة الأموال لتلبية احتياجات المؤسسة.

ونتيجة لذلك ، اعتبر المحاسبون أكثر ملاءمة لمهمة مدير الشؤون المالية. ومع ذلك ، فإن المدير المالي الحالي يهتم بالمبلغ الإجمالي لرأس المال المستخدم مع المؤسسة ، وتخصيص الأموال لمختلف الأنشطة وقياس نتائج هذه الأنشطة في ضوء الأهداف المشتركة للمؤسسة.

وهذا يشمل قرار الاستثمار ، قرار التمويل ، قرار توزيع الأرباح ، إدارة المحافظ ، إدارة الأصول إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، تقع على عاتق الإدارة المالية مسؤولية الحفاظ على السجلات المحاسبية المناسبة فيما يتعلق بأداء المكونات المختلفة للمؤسسة لغرض الإبلاغ إلى مجموعة متنوعة من مستخدمي المعلومات المحاسبية.

وبالتالي ، فإن المدير المالي يؤدي وظائف تؤدي إلى السيولة والربحية والإدارة السليمة للأصول. ومن ثم تقع أنشطة المدير المالي في النطاقات الرئيسية التالية:

أنا. محاسبة دفتر الأستاذ العام ،

ثانيا. التخطيط المالي والميزنة ،

ثالثا. إدارة الأصول والخصوم

د. التحليل الربحي،

ضد التدفقات النقدية وإدارة الصناديق ،

السادس. تقييم الصناديق والاستثمارات

السابع. تحليل التكاليف

الثامن. المسؤولية وتقرير الربحية.

تتم مناقشة متطلبات المعلومات الخاصة بمدير الشؤون المالية فيما يتعلق بكل مجال من مجالات النشاط المذكورة أعلاه في الأقسام التالية.

معلومات المحاسبة دفتر الأستاذ العام:

بدأ التطبيق الأول لتكنولوجيا المعلومات في الأقسام المالية ولا يزال يبدأ بأتمتة إجراءات المحاسبة العامة لدفتر الأستاذ. إن البنى التحتية لتكنولوجيا المعلومات ناضجة إلى حد كبير في الشركات المدارة بشكل جيد فيما يتعلق بأتمتة الفواتير ، ومحاسبة المدينين ، ومحاسبة المخزون ، ومحاسبة المرتبات ، ومحاسبة الأصول وغيرها من العمليات ذات الصلة.

لم تساعد زيادة استخدام البنية التحتية لتقنية المعلومات في هذه الأنشطة على تحسين مستويات الدقة فحسب ، بل أيضًا على سرعة توفير المعلومات الحديثة ، مما أدى إلى درجة أعلى من الموثوقية والامتثال على نحو أفضل لالتزامات إعداد التقارير المالية وغيرها من التزامات مدير التمويل.

من المزايا الرئيسية الأخرى لاستخدام تكنولوجيا المعلومات في المحاسبة العامة لدفتر الأستاذ هو خفض تكاليف القوى العاملة والفضاء لتخزين المعلومات المحاسبية. كما أنها ضمنت سهولة الوصول إلى كميات كبيرة من المعلومات المحاسبية لمزيد من التحليل في اتخاذ القرارات المالية.

تقدم حزم برامج المحاسبة المالية الحديثة الآن تقارير عن تحليل النسبة المالية ، ومراقبة الميزانية ، وإدارة الائتمان ، وتحليل الشيخوخة للمدينين ، وما إلى ذلك بالإضافة إلى تقارير دفتر الأستاذ العام من نوع "الفانيلا" ، مثل بيان الحسابات المستحقة القبض ، وتقارير المصروفات ، وانحرافات الموازنة. التقارير وبيان اقتناء الأصول والتخلص منها ، إلخ.

التخطيط المالي والميزنة:

يعتبر تخصيص الأموال لمختلف الأنشطة في الشركة أحد الوظائف الرئيسية لمدير الشؤون المالية. الميزانيات والخطط المالية تنطوي على التنبؤ بنتائج استراتيجيات الأعمال المختلفة واستباق التغيرات في قوى السوق التي تؤثر على أداء المشروع. هذه التنبؤات تتم على افتراضات بخصوص المستقبل. تحتاج نتائج الأنشطة إلى إجراء تحقيقات تفاعلية بحيث يمكن اتباع الإجراء التصحيحي دون ضياع الوقت.

يمكن أن يساعد الإجراء التصحيحي السريع في تخفيف الضرر المحتمل لمصلحة المؤسسة عندما تسوء التنبؤات بسبب افتراضات غير واقعية أو خوارزمية خاطئة في نموذج التنبؤ.

لقد مكّن استخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات من تطوير ميزانيات مرنة في الوقت الفعلي والتحقيق في نتائج الأنشطة لتمكين مدير الشؤون المالية من اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة.

يمكن للبنية التحتية الحديثة لتكنولوجيا المعلومات أن تساعد أيضًا مديرًا ماليًا على توظيف نماذج أكثر دقة لتحليل الميزانية في تصميم الميزانيات وممارسة الرقابة على الميزانية. لا تأخذ هذه النماذج بعين الاعتبار العوامل القابلة للقياس الكمي فحسب ، بل تشمل أيضًا العوامل الحاكمة باستخدام أساليب الهندسة المنطقية والمعرفية غير الواضحة.

يمكن أن تخضع المعلومات المتعلقة بالأنشطة في المؤسسة إلى إجراء تحقيق دائم باستخدام برنامج العميل الذكي بحيث يتم الإبلاغ عن الاستثناءات تلقائيًا وبدون تفشل.

إدارة الأصول والخصوم:

يتم تحديد الربحية من خلال استخدام موارد المؤسسة. إدارة الأصول هي بالتالي أحد المسؤوليات الرئيسية لمدير الشؤون المالية. يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات توفير معلومات لمدير مالي لإدارة الأصول ومراقبة استخدامها على أساس منتظم.

قد يتم التخلص من الأصول الزائدة عن الحاجة أو التخلص منها أو إعادة وضعها لضمان أنها تضيف قيمة إلى تحقيق أهداف المؤسسة. يمكن استخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لتحديد الأصول ذات عوامل الاستخدام المنخفضة وتوليد المعلومات الضرورية لتقييم الاقتراحات الخاصة بتوظيف الأصول عند الحاجة ، أو استكشاف إمكانيات التعاقد من الباطن.

وبما أن مثل هذه القرارات تتطلب الكثير من المعلومات ، فإنها عادة ما تحصل على أولوية منخفضة في غياب البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات. وبالمثل ، يمكن لمدير الشؤون المالية إدارة التزامات المنشأة بفعالية إذا كانت المعلومات المطلوبة متوفرة بانتظام

التحليل الربحي:

تحليل الربحية هو نشاط مهم في قسم الشؤون المالية. مع سيناريو السوق المتغير بسرعة ، هناك حاجة للحفاظ على يقظة دائمة على منحنى الربحية وإعادة توجيه العمليات التجارية وفقا لذلك. لا يشكل تحليل الربحية هذا أساس خطة تخصيص الأموال لمختلف الأنشطة فحسب ، بل يرشد أيضًا مدير الشؤون المالية لاتخاذ قرارات مثل "الاستمرار أو الإقلاع" والتسعير.

تساعد تكنولوجيا المعلومات المدير المالي في الحفاظ على مسار دورة حياة المنتج واتخاذ القرارات المتعلقة بمزيج المنتجات. توفر البنية التحتية الحديثة لتكنولوجيا المعلومات مديرًا ماليًا بالمعلومات المطلوبة لتحليل الربحية بالإضافة إلى الأدوات الحديثة لتحليل هذه المعلومات.

تعتبر فوائد استخدام البنية التحتية لتقنية الربحية أكثر عمقاً في حالة وجود عدد كبير من المنتجات والخدمات التي تقدمها أو لديها عدد كبير من مراكز الربح.

في مثل هذه الحالات ، يصبح حجم المعلومات كبيرًا جدًا ومتناثرًا ليتم تحليله بدون مساعدة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. وبالتالي ، فإن الشركات المتنوعة التي لديها عدد كبير من الفروع أو مكاتب المبيعات تجد البنية التحتية لتقنية المعلومات مفيدة جدًا في تحليل الربحية.

على سبيل المثال ، سيكون أحد البنوك ذات الحجم المعقول في حالة فقدان لفهم كيفية إجراء تحليل الربحية بدون بنية تحتية مناسبة لتقنية المعلومات.

إدارة التدفق النقدي والصناديق:

كانت إدارة الأموال النقدية وتدفق الأموال دائما مصدر قلق لمديري الشؤون المالية. على الرغم من كونه مجالًا مدروسًا جيدًا في الإدارة المالية ، فإن سوء إدارة النقد هو ظاهرة متكررة في مؤسسات الأعمال.

للحصول على إدارة فعالة للأموال والنقد ، من الضروري الحصول على معلومات تتعلق بالطلب واحتمال توفر الموارد السائلة من العمليات والقرارات الاستثمارية وقرارات التمويل.

وبما أن المعلومات المتعلقة بالطلب المحتمل وتوافر النقد والأموال الناتجة عن العمليات تتأثر بديناميات قوى السوق ومجموعة من العوامل الأخرى ، يصبح من الصعب للغاية تقدير الطلب وتوافر الأموال لكل فترة خطة.

حتى خلال فترة الخطة ، هناك حاجة لضمان تسوية الموارد كما هو الحال في حالة إدارة المشروع. مطلوب كمية كبيرة من المعلومات المتعلقة بالأنشطة في دورة التشغيل لاتخاذ القرار فيما يتعلق بالنقدية وإدارة تدفق الأموال.

يجب استخدام أساليب متقدمة لنمذجة إدارة النقد للتأكد من وجود أموال كافية لتلبية المتطلبات. يمكن للبنية التحتية لتقنية المعلومات أن تساعد كثيرًا ليس فقط في استخراج مثل هذه المعلومات من قواعد البيانات ولكن أيضًا في تقدير الطلب وتوافر الأموال من مصادر أخرى مختلفة.

مع وجود شركات متعددة الجنسيات ، فإن بعدًا آخر أضيف إلى إدارة النقد يتعلق بإدارة محفظة العملات. يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أن تساعد في توليد المعلومات المطلوبة لمثل هذه القرارات باستخدام نماذج أكثر تعقيدًا من التقدير والتنبؤ.

تقييم الأموال والاستثمارات:

يشير قرار الاستثمار إلى اختيار الأصول التي ينبغي استثمار الأموال فيها. ويشمل ذلك تقييم المقترحات البديلة واختيار المقترحات القابلة للتطبيق مالياً وتحديد أولوية الاستثمار في الأنشطة المختلفة.

تكلفة الأموال أو رأس المال هو العنصر الأساسي لمعايير الاختيار. أصبحت المعلومات المطلوبة لتقييم المقترحات أكثر احتمالية وتصبح عملية التقدير أكثر تعقيدًا مع دخولنا للمراعي الجديدة والمسارات غير المهزومة في مجال الأعمال.

وتساعد المنافسة القاطعة في إبعاد المدير المالي عن المشاريع التي تتوفر لديها معلومات أكثر حتمية فيما يتعلق بالتكاليف والتدفق النقدي من المشروع.

يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أن تساعد في استخدام نماذج أكثر تطورا لتقدير التكاليف والتدفقات النقدية ، وقياس نسب المخاطر والعائد للمشروعات المختلفة. استخدام نماذج الربحية المختلفة أمر ممكن بمساعدة بنية تحتية مناسبة لتكنولوجيا المعلومات.

في الواقع ، بالنسبة للمقترحات الاستثمارية الأصغر ، بالكاد يتم إجراء أي تقييم جدي في غياب البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات.

مع تطبيق الذكاء الاصطناعي ، أصبح من الممكن الآن تقييم كل اقتراح استثماري بسرعة ودقة تقريبًا تقريبًا. وهذا يشجع على تنفيذ الميزنة الصفرية ، وهي تقنية تنطوي على إمكانية تجنب الإنفاق الهدر على الأنشطة الزائدة عن الحاجة.

في الواقع ، أصبحت الميزانية الصفرية أسلوبًا شائعًا فقط بعد أن أصبحت البنية التحتية لتقنية المعلومات متاحة للتقييم المنتظم لكل مقترح استثماري ، في فترة زمنية قصيرة.

تحليل التكلفة:

تحليل التكلفة هو نشاط هام يقوم به مدير الشؤون المالية بشكل منتظم من أجل التحكم في تكلفة وقيمة المخزون. يتم استخدام معلومات التكلفة أيضًا كمدخل معلوماتي هام في قرار التسعير. وحيث أن معلومات التكلفة مطلوبة على أساس الوقت الحقيقي تقريبًا ، فإن أنظمة المعلومات اليدوية لتحليل التكلفة لم تقدم قيمة كبيرة لقرار صناعة الأعمال.

توفر البنية التحتية الحديثة لتقنية المعلومات معلومات وأدوات حديثة عن التكلفة لدراسة سلوك العناصر المختلفة للتكلفة. يتيح ذلك للمدير المالي اتخاذ قرارات أسرع وممارسة سيطرة فعالة على التكاليف. مع البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات ، من الممكن توليد معلومات أكثر تفصيلاً عن التكلفة.

إنه يمكّن المدراء من التحكم حتى في العناصر الأصغر للتكلفة بشكل أكثر فعالية. يساعد التوليد التلقائي لتقارير التفاوت في التكلفة المديرين على الحصول على المزيد من التبصر في مواقف الأعمال المتغيرة واتخاذ إجراءات تصحيحية أسرع. وهو يوفر فرصًا لتحديد الفرص لخفض التكاليف وتحسين الربحية

المسؤولية والتقارير الربحية:

تتضمن محاسبة المسؤولية وضع أهداف أنشطة قصيرة الأجل كمعايير أداء لوحدات تنظيمية مختلفة تسمى مراكز المسؤولية. وهو أسلوب تحكم ينطوي على مراقبة الأداء الفعلي مقابل المعايير ، وتحديد عوامل التكاليف والعائدات التي يمكن التحكم فيها والتي لا يمكن السيطرة عليها ، وقياس أداء كل مركز من مسؤولياته بالنظر إلى المعلومات التي تم إنشاؤها بهذه الطريقة.

تستخدم محاسبة المسؤولية مفهوم الموازنة المرنة لقياس أداء الوحدات المختلفة في المنظمة. وقد اكتسبت الكثير من شعبيتها بعد توافر البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للحفاظ على المعلومات التفصيلية لغرضها وتحليل الفروق لتحديد أسباب الفروق من الخطط اللازمة لممارسة الرقابة المناسبة. يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات توفير منصة للمحاسبة الفعالة للمسؤولية والإبلاغ عن ربحية كل وحدة من الوحدات التنظيمية بشكل منفصل.

يمكن تمثيل احتياجات المعلومات لوظيفة التمويل بمساعدة الشكل 3.2.

وتجدر الإشارة إلى أن النظام اليدوي للمحاسبة والإبلاغ كان أيضا يولد معلومات لاتخاذ القرارات المالية. ما قامت به تكنولوجيا المعلومات هو أنها غيرت إطار التحليل وإعداد التقارير.

كما أنها استخدمت بعض التقنيات المعقدة لتحليل المعلومات القابلة للحياة حتى لو كانت وحدات تنظيمية أصغر نسبيًا.

تم تغيير إطار عمل التقارير من البيانات الدورية في تنسيقات محددة مسبقًا إلى التقارير التفاعلية بالتنسيق المرغوب. المعلومات المالية محدثة وتوافرها تلقائي.

نهج الإبلاغ هو استباقي بمعنى أنه يتم تلبية احتياجات المعلومات المحددة مسبقًا دون طلبات دورية من المستخدم. تربط تكنولوجيا المعلومات بين أنظمة المحاسبة المختلفة ككل متكامل وبالتالي تقلل التكرار في المعلومات المخزنة.

يجب أن يساعد استخدام تكنولوجيا المعلومات في الإدارة المالية أيضًا في ضمان التناسق في البيانات على مستويات مختلفة في المؤسسة بحيث يتطابق تجميع قيم جميع الأقسام مع القيمة المقدمة من القسم ، والقيم الإجمالية للقسائم تتطابق مع القيم المدمجة للشركة المشغلة للعديد من العوامل المالية. يوضح الشكل 3.3 الحاجة إلى تناسق البيانات.

3. وظيفة الإنتاج واحتياجات المعلومات:

وظيفة الإنتاج أو الإدارة هي عملية لإدارة موارد التصنيع واستخدامها بكفاءة لتلبية احتياجات العملاء. تقليديا ، تم اعتبار ثلاثة موارد صناعية مهمة في عملية التصنيع ، وهي الرجال والمواد والآلات (المعروفة شعبيا باسم السيدة الثلاث).

مع زيادة كثافة التكنولوجيا للمنتجات وشعبية عملية التصنيع المرنة ، تعتبر التكنولوجيا الآن موردا منفصلا. إدارة الإنتاج ، وبالتالي ، يركز على المشتريات والاستخدام والصيانة لهذه الموارد.

بشكل عام ، يقوم مدير الإنتاج بمهمتين أساسيتين:

أنا. إدارة المواد

ثانيا. تخطيط الإنتاج والتحكم

إدارة المواد:

تتضمن إدارة المواد أنشطة مثل تخطيط المواد ، والتأكيد على متطلبات المواد ، وإدارة المخزون ، والشراء ، وجدولة الإنتاج ، والتخصيص ، وتوزيع المواد ، إلخ.

يحتاج مدير الإنتاج إلى معلومات للتنبؤ بمتطلبات المواد وتطوير الموردين وشراء المواد وإدارة المخزون.

لقد خضعت كل هذه الوظائف لتغييرات جوهرية في العقد الماضي. مع تزايد المنافسة والتغيرات السريعة في التقنيات ، أصبحت إدارة المواد أكثر تحديًا من ذي قبل. حتى في خطوط الإنتاج التقليدية ، يجد المرء مجالًا واسعًا للابتكار في إدارة المواد.

لقد تغير النهج الأساسي تجاه الشراء. العثور على مديري الإنتاج الحفاظ على اتصال في الوقت الحقيقي مع البائعين نشاطا حاسما في شراء المواد. يعتبر تطوير المورد مسئولية أساسية لتحسين المشتريات.

لقد أصبح الحد الأدنى لمستويات المخزون حرجًا نظرًا لأن معدل التقادم مرتفع جدًا. يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات المساعدة في جميع هذه الأنشطة لإدارة المواد. توفر البنية التحتية الحديثة لتكنولوجيا المعلومات الاتصال المباشر مع البائعين من خلال شبكات الكمبيوتر.

يمكن استخدام تقنية إدارة المخزون "في الوقت المناسب" لتقليل مستويات المخزون فقط في ظل ظروف بيئة الشراء المترابطة بشكل كبير التي توفرها البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

تخطيط الإنتاج والتحكم فيه:

بمجرد التأكد من توافر المواد الضرورية ، فإن الخطوة التالية في عملية الإنتاج هي تخطيط الإنتاج والتحكم فيه. يركز تخطيط الإنتاج على جدولة الإنتاج بحيث يمكن نقل جميع الموارد اللازمة للإنتاج حسب الخطة. يركز التحكم في الإنتاج على تصميم المنتج والتحكم في عملية التصنيع وضمان الجودة.

تشكل بيئة السوق الناشئة تعدد التحديات أمام مديري الإنتاج. من ناحية ، هناك ضغوط لخفض التكاليف عن طريق خفض مستويات المخزون ، واستبدال المواد الخام ، وزيادة إنتاجية الإنسان والآلة.

من ناحية أخرى ، هناك ضغط لتحسين الأداء من حيث جودة المنتج ، والتخصيص من خلال تقديم تنوع أكبر في المنتج ، وتقصير وقت التسليم ، وما إلى ذلك. يمكن أن تلعب تكنولوجيا المعلومات دورًا مهمًا في مواجهة تحدي هذه الضغوط.

يساعد التصميم بمساعدة الحاسوب (CAD) وأنظمة التحكم في العمليات مدير الإنتاج في عملية الإنتاج ، بينما تساعد أنظمة معلومات الإنتاج في اتخاذ القرارات المتعلقة بجدولة الإنتاج وتخطيط المشتريات وحركة موارد الإنتاج المختلفة. مع تطبيق الذكاء الاصطناعي في التصنيع ، يمكن تحقيق بعض العناصر الرئيسية للتحدي بنجاح.

المزايا الأساسية التي يجب أن توفرها تكنولوجيا المعلومات لإدارة الإنتاج هي المرونة والتحكم والتخصيص. تحدث هذه المزايا بسبب التدفق الحر للمعلومات من وإلى عملية الإنتاج إلى جميع الوحدات التنظيمية الأخرى التي تساعد على تخطيط الإنتاج وعملية التصنيع.

لا يساعد التدفق الأسرع للمعلومات فقط في تقليل الهدر ، وهو سبب شائع لارتفاع التكاليف ، ولكنه أيضًا يزيد من المرونة في نشاط الإنتاج. يساعد هذان البرنامجان معا على تلبية احتياجات العملاء المحددة واستهداف الأسواق المتخصصة التي لا يمكن استغلالها من قبل منافسين آخرين في السوق. وبمساعدة البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات ، يصبح من المجدي أخذ رؤية أوسع لإدارة الإنتاج وخلق بيئة أكثر تفاعلية لإدارة الإنتاج.

يوفر حل برمجيات MRP-II روابط بين أوامر المبيعات وأوامر العمل ، ويقدم نصائح حول مسائل مثل وقت تقديم طلبات الشراء وكمية الطلب في ضوء الطلبات المستلمة ، والطلب الملغى ، وجرد المواد في مراحل الإنتاج المختلفة ، أوامر الشراء التي تنتظر التسليم ، وما إلى ذلك ، لكل نوع من المواد المطلوبة.

يتم تتبع أوامر العمل ويتم تنقيح جداول الإنتاج وفقًا لذلك ، في حالة ملاحظة أي تباين في التنفيذ المخطط والفعلي لأوامر العمل. يدمج نظام المعلومات هذا جدولة الإنتاج ، والمشتريات ، وإدارة المخزون ، ومراقبة العمليات وغيرها من الأنشطة ذات الخطط المالية والتسويقية للمؤسسة.

وبالتالي ، يمكن تمثيل احتياجات المعلومات الخاصة بوظيفة الإنتاج بمساعدة الشكل 3.4 كما هو موضح أدناه.

4. إدارة الموارد البشرية واحتياجات المعلومات:

تلعب إدارة الموارد البشرية دوراً رئيسياً في نجاح أي مشروع تجاري. وتتزايد أهمية هذه الوظيفة بسبب تزايد كثافة المعرفة في الوظائف في المشاريع التجارية.

لا يوجد ندرة في الأشخاص الذين يبحثون عن وظائف في السوق ، لكن النقص في النوع المناسب من قوة الرجل كان عائقاً خطيراً في طريق النجاح في العمل.

الوظائف الأساسية لمدير الموارد البشرية هي:

أنا. تخطيط القوى العاملة،

ثانيا. الاختيار والتوظيف ،

ثالثا. التدريب والتطوير،

د. التخطيط للتعويض والحوافز

خامسا تقييم الأداء.

ومع تنامي حجم الشركات وزيادة حركة اليد العاملة ، مقترنة بزيادة التشريعات المتعلقة بحماية حقوق الموظفين ، هناك مشكلة متنامية تتمثل في نقص الموارد البشرية. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.

The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.

Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.

يعد الاحتفاظ بالمعلومات التفصيلية المتعلقة بتعويض القوى العاملة أحد أكثر الأنشطة شيوعًا التي تقدم فوائد ملموسة لتبرير الاستثمار في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. تنبع الميزة الأساسية لتقنية المعلومات في هذا الصدد من تحليل حزم التعويضات إلى فئات مختلفة من الموظفين وتقدير التأثير المحتمل لأي قرار بشأن الربحية الإجمالية للمشروع.

هذه المعلومات ليست مفيدة فقط في المساومة الجماعية ولكن أيضا في ترشيد حزمة التعويض ، وذلك لتقليل تكاليف الموارد البشرية مع الحفاظ على مستوى تحفيز كل موظف على مستوى عال. هذا يساعد في الحفاظ على الأشخاص المناسبين في المنظمة.

تطبيق أحدث للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في إدارة الموارد البشرية هو في نشاط التطوير. بمساعدة تقنيات الوسائط المتعددة والمحاكاة ، أصبح من الممكن الآن لمؤسسة تدريب موظفيها على وظائف مختلفة.

إن تقديم الوكلاء الأذكياء في حلول البرمجيات يجعل الناس يفهمون عمليات الأعمال بسهولة من خلال تحليل المعلومات المتوفرة في قواعد بيانات المؤسسة.

تقوم الأنظمة الخبيرة بإضفاء الطابع الرسمي على قاعدة المعرفة الخاصة بالمؤسسة وتخزينها وإتاحتها ، وتمكين الوافدين الجدد من الحصول على ثروة المعرفة المكتسبة بالتجربة والتجريب من قبل المؤدين الأوائل.

أصبح تقييم الأداء الآن أكثر تفصيلاً واستناداً إلى مجموعة المسؤوليات بأكملها من مجرد استناد إلى عوامل مختارة وقابلة للقياس بسهولة. لقد جعلت تكنولوجيا المعلومات من تقييم الأداء أكثر انتظاما وشمولا وانتظاما.

الأدوات الحديثة لتقييم الأداء التي وجدت مكانا فقط في الأدبيات الإدارية تكتسب شعبية متزايدة بين المديرين في العديد من المنظمات. وقد كان هذا ممكنا أساسا بسبب توافر المعلومات التفصيلية في الوقت المناسب فيما يتعلق بأداء كل موظف وكل وحدة من وحدات المؤسسة.

يتم تمثيل الأنشطة الرئيسية لإدارة الموارد البشرية التي من شأنها تحديد احتياجات المعلومات في الشكل 3.5.

"الموارد البشرية (HR) وأنظمة المعلومات (IS) ستكون المفتاح لمستقبل منظمة متسارعة. وفي الوقت نفسه ، فإن إدارة الموارد البشرية وإدارات الدولة الإسلامية كما نعرفها سوف تكون قد ماتت ودُفنت. كيف يمكن أن يكون كلا البيانين صحيحين؟ بسبب تقديم الخدمات المطلوبة منهم ، يجب أن تتغير وظائف الموارد البشرية ودولة ما بعد التعريف ".

5. إدارة المعلومات كوظيفة العمل:

يتم الآن عرض تقنية المعلومات كوظيفة عمل منفصلة. وهي تهتم بتخطيط البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتطويرها وصيانتها لتلبي احتياجات المعلومات لمجموعة متنوعة من مستخدميها داخل المؤسسة وخارجها.

يتحمل مدير تكنولوجيا المعلومات مسؤولية التأكد من تطوير المعلومات المطلوبة وإتاحتها للاستخدام في عملية صنع القرار في جميع وظائف العمل.

وبشكل أكثر تحديدًا ، يمارس الأنشطة التالية:

أنا. تحديد الاحتياجات من المعلومات للمنظمة ،

ثانيا. تتبع تقنية المعلومات ،

ثالثا. التخطيط للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ،

د. شراء موارد تكنولوجيا المعلومات المناسبة ،

v ضمان الاستخدام السليم وأمن البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

يجب على مدير تكنولوجيا المعلومات أن يضع في اعتباره الخصائص التالية لبيئة تكنولوجيا المعلومات:

(1) تعتبر المعلومات موردا غير ملموس ومحددة لاحتياجات مؤسسات محددة فقط. وبما أنه لا يكاد يوجد أي فرص لإقراض هذا المورد أو بيعه للآخرين للدفع ، فإن التكلفة على توليد المعلومات هي تكلفة باهظة. يمكن استخدامه فقط إضافة قيمة لمورد المعلومات.

(2) تخضع المعلومات وتقنيتها لنسبة عالية من التقادم.

(3) يجب أن تتغير المعلومات بسرعة وأن تكون الحلول الأسرع مجزية.

(4) المعلومات للمستخدمين ولجيلها ليس غاية في حد ذاته.

تتطور وظيفة تكنولوجيا المعلومات ولا تكون الخبرات السابقة كافية للعمل كدليل للعمل المستقبلي. التعلم عن طريق التجريب ، وبالتالي ، من الطبيعي جدا في هذه الوظيفة.

تكامل وظائف العمل:

مجرد إنشاء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لا يعد علاجا شافيا لمشاكل مدير الأعمال. هناك حاجة لاستخدام البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لتطوير ثقافة تعزز المزيد من الشفافية وتقاسم المعلومات. يجب أن تساعد البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في دمج وظائف العمل لتحقيق "وحدانية" في أنشطة المؤسسة.

يجب توجيه كل نشاط نحو تحقيق الأهداف المشتركة الموضوعة للمنظمة ككل. وبالتالي ، أصبحت أنظمة المعلومات متعددة الوظائف أكثر فأكثر ، كما أن الحدود التنظيمية لمختلف وظائف الأعمال يتم انتهازها بحق.

يمكن للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أن تلعب دوراً حيوياً في تقليل وقت الدورات ، مع التركيز على العملاء وضمان التدفق السلس للمعلومات عبر مختلف وظائف الأعمال ، وبالتالي تحسين كفاءة وفعالية أداء الأعمال.

تقليل وقت الدورة:

يمكن لتقنية المعلومات أن تقلل الوقت المتضمن في دورة الإنتاج ودورة دوران المخزون ودورة الإيرادات وما إلى ذلك. ويمكن تحقيق ذلك من خلال دمج معالجة وتبسيط العمليات.

التركيز على العملاء:

من خلال إنشاء تدفق منتظم وسلس للتواصل مع العملاء ، يمكن للبنية التحتية لتقنية المعلومات المساعدة في التركيز على احتياجات العملاء وتمكين جميع الوظائف للتكيف بسرعة مع تفضيلات العملاء المتغيرة. خدمة العملاء ، وتخصيص المنتجات ، وإعادة تنظيم مرافق الإنتاج في ضوء احتياجات العملاء هي بعض المجالات التي توفر فيها تكنولوجيا المعلومات نتائج ملموسة وسريعة.

التدفق السلس للمعلومات عبر الوظائف:

يجب تطوير البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بطريقة تضمن التدفق السلس للمعلومات عبر جميع وظائف الأعمال. يعتبر توفير مجال متكافئ لجميع المديرين فيما يتعلق بالوصول إلى المعلومات خطوة مهمة نحو تمكين المدير من الإطلاع بشكل عام على المنظمة ككل بدلاً من أخذ رؤية قصيرة المدى لوظائف العمل.

تهدف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى تحقيق مثل هذا التكامل لوظائف الأعمال وتقديم فوائد التآزر بين الوظائف المختلفة في تحقيق أهداف المنظمة.

تختلف الاحتياجات من المعلومات لمختلف وظائف العمل من حيث الطبيعة والمحتويات. يجب تلبية هذه الاحتياجات مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن هذه الوظائف تتحول إلى نفسها في ضوء سيناريو العمل المتغير.

هناك حاجة لدمج الاحتياجات من المعلومات لمختلف وظائف الأعمال في شبكة مترابطة من المعلومات الغنية بالمحتوى وتركز على العملاء.

تعتبر محاولات تنفيذ أنظمة معلومات الأعمال المتكاملة ، المعروفة باسم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، خطوات في الاتجاه الصحيح. تجدر الإشارة إلى أن المستخدم الأكثر تكرارا وهامة لنظم المعلومات التجارية هو مدير الأعمال. ولذلك ، ينبغي أن تكون احتياجاته من المعلومات محور أي نظم معلومات تجارية.

يتم تحديد احتياجات المعلومات الخاصة بمؤسسة الأعمال من خلال وظائف الأعمال التي تقوم بها. وتشمل هذه الوظائف التسويق والتمويل والإنتاج وإدارة الموارد البشرية. لقد تغيرت هذه الوظائف كثيرا في السنوات القليلة الماضية بسبب التغيرات في ديناميكيات الأعمال.

ونتيجة لذلك ، هناك حاجة إلى إلقاء نظرة جديدة على الاحتياجات من المعلومات لمختلف الوظائف. ومع ذلك ، قد يتذكر أن هذه الوظائف ليست مقصورات ضيقة للماء. ترتبط ببعضها البعض. مع تزايد التركيز على احتياجات العملاء وفعالية التكلفة في العمليات التجارية ، أصبحت أنظمة المعلومات المتكاملة أكثر شعبية.

من الواضح أن المناقشة المتعلقة باحتياجات المعلومات لوظائف مختلفة تجلب حقيقة أن معظم الاحتياجات من المعلومات تهدف في المقام الأول إلى مساعدة المديرين على أداء وظيفتهم بفعالية. هو مدير الأعمال المسؤول عن توجيه جهود المؤسسة نحو أهداف العمل.

لفترة طويلة ، تجاهلت تكنولوجيا المعلومات احتياجات المدراء من ذوي الاحتياجات الخاصة ، وركزت بشكل أساسي على المعلومات التشغيلية المجزأة إلى شرائح تستند إلى وظائف العمل.