المعلومات: 5 سمات مهمة تضيف قيمة لجودة المعلومات

فيما يلي بعض السمات المهمة التي تضيف قيمة إلى جودة المعلومات:

هناك العديد من السمات التي ترتبط بمعلومات ذات نوعية جيدة. كل واحدة من هذه السمات تضيف قيمة إلى المعلومات.

يجب أن تركز عملية توليد المعلومات على جودة المعلومات من خلال تحسين درجة كل من هذه الصفات. ويتعين على مستخدم المعلومات أن يعرّف أي حل وسط يتعلق بجودة المعلومات بسبب القيود التقنية أو المادية أو الاقتصادية ، عند إرسال المعلومات.

تضيف السمات التالية قيمة إلى جودة المعلومات:

(أ) سرعة التوافر والتحديث:

يجب اتخاذ القرار ضمن إطار زمني ، وبالتالي يجب أن تكون المعلومات متوفرة في الإطار الزمني المطلوب. يقال جيدًا "تأخر المعلومات تم رفض المعلومات". بعض أنواع المعلومات مطلوبة بشكل دوري ويجب أن تكون متاحة للمستخدم بشكل منتظم وفي الوقت المناسب لتجنب التأخر في اتخاذ القرار.

الأنواع الأخرى من احتياجات المعلومات مفاجئة وغير منتظمة. مثل هذه الاحتياجات تنشأ عندما يتم النظر في فرصة عمل أو تهديد. هذه المعلومات ، إذا تم تقديمها على الفور ، يمكن أن تساعد المدير في اتخاذ قرار أسرع لتقليل الخسائر في الفرص أو التخفيف من الخسارة المحتملة بسبب تهديد العمل.

تحديث المعلومات هو ، بالتالي ، نشاط منتظم في أي نظام معلومات جيد. في الواقع ، يتم تصميم بعض أنظمة المعلومات بطريقة يتم تحديث مخزون المعلومات بها تلقائيًا فورًا بعد تسجيل الحدث. تسمى أنظمة المعلومات هذه أيضًا أنظمة الوقت الفعلي.

(ب) الدقة:

الدقة هي درجة عدم وجود خطأ في عملية توليد المعلومات. إنها خاصية مهمة للمعلومات الجيدة. ومع ذلك ، قد يكون لزيادة الدقة تكلفة. لذلك ، من الضروري تحديد مستويات الدقة المقبولة لكل نوع من المعلومات.

على سبيل المثال ، يجب أن تكون تقديرات التكلفة للمنتج دقيقة قدر الإمكان نظرًا لأن عدم الدقة الثانوية قد يكون له تأثير كبير على أداء المؤسسة. ومع ذلك ، فإن تقدير الحجم الإجمالي للسوق وحصة الشركة فيه مع درجة أعلى من الخطأ قد تظل ذات قيمة كبيرة لصانع القرار.

(ج) الدقة:

الدقة هي فضل هام لمعلومات ذات نوعية جيدة. أحيانًا ينتج عن الكثير من المعلومات إغراق معلومات مهمة في كومة التفاصيل التي قد لا تكون مطلوبة في وقت معين.

ينتج عن الإفراط في تفاصيل المعلومات زيادة في المعلومات مما يسبب ما يسمى الآن بمتلازمة التعب المعلوماتي. يتم احترام المعلومات الدقيقة فقط واستخدامها من قبل المديرين. يتم تقديم التفاصيل غير الضرورية فقط.

(د) الاكتمال:

يجب أن تكون المعلومات المرسلة إلى المدير كاملة وتفي بجميع احتياجاته. قد تكون المعلومات غير الكاملة مضللة وقد تؤدي إلى قرارات خاطئة. لهذا السبب ، يجب على المدير الإصرار على تورطه في تحديد المعلومات التي ستتاح له.

في حالة ، تقديم معلومات شاملة غير ممكن لسبب أو لآخر ، يجب أن يكون المدير على علم بهذه الحقيقة ، بحيث يتم استخدام المعلومات غير المكتملة بحذر.

(هـ) عدم اللبس:

يعد وضوح المعلومات سمة مهمة للمعلومات الجيدة. يجب أن تكون المعلومات لا لبس فيها ويجب توصيلها بطريقة توصل المعنى نفسه إلى مختلف المستخدمين. تحتفظ قواعد البيانات الحديثة بقواميس البيانات التي تحدد بوضوح المتغير المستخدم في المعلومات من أجل توحيد المصطلحات المستخدمة في التقارير.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك سمات أخرى مثل القابلية للقياس الكمي ، وإمكانية التحقق ، وعدم الانحياز ، وما إلى ذلك التي قد يحاول الشخص دمجها لتحسين جودة المعلومات. إلى أي مدى يمكن الحفاظ على جودة المعلومات ، يجب أن تعتمد على اعتبارات التكلفة وطبيعة ومصدر المعلومات والوقت المتاح لتوليد المعلومات وعوامل أخرى.