المعلومات: اكتساب البيانات ، تحويل البيانات وإدارة المعلومات

تنطوي عملية توليد المعلومات على سلسلة من الأنشطة. بشكل عام ، هناك ثلاثة أنشطة أساسية:

1. اكتساب البيانات ،

2. تحويل البيانات ،

3. إدارة المعلومات.

1. الحصول على البيانات:

البيانات (جمع المعطيات) هي حقائق يتم التعبير عنها بمساعدة الرموز مثل الحروف الأبجدية ، والأرقام ، والرسوم البيانية ، والرسوم البيانية ، والصور ، إلخ ، أو بأي شكل آخر. قد تصف البيانات حدثًا أو قد تمثل حالة عنصر من عناصر البيئة.

مهما كان مصدر البيانات قد يتم تسجيله في البداية ويتم التحقق منه لاحقًا للتأكد من دقته وأصالته. يسمى هذا النشاط التقاط البيانات.

قد يتم التقاط البيانات من خلال الضرب باستخدام لوحة المفاتيح أو المسح الضوئي باستخدام أجهزة المسح الضوئي ، وحقائق من المستندات التي تم تسجيلها عليها. في حالة تسجيل البيانات بالفعل على وسائط الكمبيوتر مثل الأقراص والأشرطة ، قد يتم التقاط البيانات عن طريق تحديد الجزء ذي الصلة من هذا التسجيل لتلبية احتياجات البيانات للغرض في متناول اليد. ويمكن أيضا أن يتم التقاط البيانات فيما يتعلق بالأمور المتعلقة بالعملية الصناعية بمساعدة أجهزة الاستشعار المختلفة.

على سبيل المثال ، يمكن التقاط الضغط في خط أنابيب النفط ، أو درجة الحرارة في الفرن باستخدام أجهزة استشعار مناسبة لهذا الغرض. بما أن التقاط البيانات وتخزينها له تكلفة ، فمن الضروري أن تكون انتقائيًا في التقاط البيانات. يقترح أنه يجب تحديد احتياجات البيانات بعناية في ضوء احتياجات جميع المستخدمين من المعلومات.

يتم تنظيم معظم البيانات التي يتم التقاطها لأنظمة معلومات الأعمال في ملفات البيانات. يحتوي كل ملف على سجلات تتعلق بعناصر البيانات المختلفة (الحقول) التي يتم التعبير عنها بمساعدة الرموز المختلفة (الأحرف). هذه الملفات مرتبطة بقواعد البيانات؛ يمكن وصف التسلسل الهرمي للبيانات في أنظمة معلومات الأعمال بمساعدة الشكل 1.4

2. تحويل البيانات :

قد يتم تحويل البيانات عن طريق تنفيذ أي من العمليات التالية على البيانات:

(1) إعادة الترتيب:

إعادة ترتيب البيانات في بعض الطلبات المحددة هو نشاط معالجة بيانات شائع جدًا على سبيل المثال ؛ يمكن إعادة ترتيب البيانات المتعلقة بالمخازن حسب تاريخ الشراء أو حسب قيمة كل وحدة أو بالترتيب الأبجدي لأسماء هذه العناصر. ويعرف هذا الترتيب أيضًا بفرز البيانات. الفرز قد يضيف إلى فائدة البيانات.

(2) التصنيف:

يمكن تصنيف البيانات على أساس المتغيرات / العوامل المحددة. على سبيل المثال ، قد يتم تصنيف بيانات المبيعات على المتغيرات مثل رمز العميل ، والمدينة ، والمنتج أو مندوب المبيعات المشترك في الحصول على الطلب.

التصنيف هو أيضا عملية معالجة البيانات المستخدمة بشكل شائع ، لا سيما في نظم المعلومات المحاسبية. في الواقع ، يعتمد مفهوم دفتر الأستاذ بأكمله على التصنيف كنشاط ذو قيمة مضافة في عملية توليد المعلومات. يضيف التصنيف قيمة للبيانات ويجعلها أكثر قيمة للمستخدم في معظم حالات القرار.

(3) حساب:

بالنسبة للشخص العادي ، تتم معالجة البيانات فقط عن طريق الحساب. ويطلق على سلسلة الحسابات التي يتم إجراؤها على القيم الرقمية اسم الحساب. ربما هذا هو كيف حصلت أجهزة الكمبيوتر على اسمها ، مثل الأجيال السابقة من أجهزة الكمبيوتر التي تهدف إلى توفير مرافق الكمبيوتر.

وحتى في الوقت الذي يمكن فيه معالجة الأشكال المتنوعة من البيانات بمساعدة أجهزة الكمبيوتر ، فإن عملية التوليد هي في الغالب حوسبة. ينطوي الحساب على تنفيذ العمليات الحسابية (مثل عمليات الجمع والطرح والضرب والقسمة والمنطق).

على سبيل المثال ، يمكن حساب النسب المالية عن طريق إجراء العمليات الحسابية على القيم المختلفة في البيانات المالية. حتى المجموعة المعقدة من الحسابات قد تحدث أثناء استخدام تقنيات كمية مختلفة لتحليل البيانات. تساعد هذه النماذج الكمية على غربلة المعلومات من حجم كبير من البيانات. يستخدم هذا النوع من عمليات معالجة البيانات على نطاق واسع من قبل المديرين للتنبؤ بسلوك عناصر مختلفة من بيئة الأعمال.

(4) تلخيص:

التلخيص هو عملية تجميع عناصر بيانات مختلفة ، مما يؤدي إلى تقليل حجم البيانات إلى شكل أكثر فائدة. على سبيل المثال ، قد يكون المدير المالي مهتمًا بمعرفة العدد الإجمالي للأسهم المطبقة في إصدار عام. ويمكن تلخيص البيانات في هذا الصدد ، وقد يكون هذا التقرير الموجز أكثر فائدة له من البيان بأكمله الذي يقدم تفاصيل كل طلب سهم يتم تلقيه.

قد يشمل التلخيص أيضًا التجميع في كل فئة أو فئة القيمة. توسيعًا للمثال أعلاه ، قد يحتوي تقرير الملخص على إجماليات فرعية لكل فئة من فئات طلبات الأسهم التي يتم تلقيها ، مثل الأفراد ، أو هيئات الشركات ، أو الثقة ، إلخ ، أو عدد الأسهم المطبقة في كل مدينة.

3. إدارة المعلومات:

بعد الاستحواذ و / أو التحويل ، قد يتم توصيل البيانات المعالجة إلى المستخدم النهائي أو قد يتم تخزينها للرجوع إليها مستقبلاً. إذا تم إبلاغ المستخدم بالمعلومات ، فيجب تحديد تنسيق الإبلاغ. قد يشتمل تنسيق التقارير على تنسيق عمودي / جدولي بسيط أو تنسيقات مرئية ، مثل المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية ، إلخ.

مع توفر أجهزة كمبيوتر أسرع وأجهزة عرض أفضل ، أصبحت تقنيات رسم الخرائط والتصور شيوعًا. بمجرد تحديد شكل التقرير ، يجب اختيار قناة اتصال مناسبة واستخدامها.

في حالة استخدام المعلومات المولدة في المستقبل ، يمكن تخزينها على بعض وسائط التخزين الكبيرة. يمكن تسمية مثل هذه الأنشطة للتواصل و / أو تخزين المعلومات على أنها إدارة المعلومات.

مثال على توليد المعلومات

من أجل فهم عملية توليد المعلومات ، دعونا نأخذ متطلبات المعلومات الافتراضية. شركة تجارية كبيرة الحجم تفكر في تقديم خطة حوافز لعملائها من المنتجات القابلة للتلف. يُقترح في البداية أن يكون النظام قابلاً للتطبيق فقط على العملاء الذين قاموا بتطبيق أوامر المبيعات التي تتجاوز Rs. 15 lac في القيمة في شهر.

ومن المقدر أن العملاء الذين وضعوا أوامر للقيم تتراوح بين 12 إلى 15 روبية لايك سيجدون الحافز جذابًا وبالتالي ، أطلق على هؤلاء العملاء "العملاء المستهدفين". من المرجح أن يزيد الحافز من قيمة أوامر المبيعات من هؤلاء العملاء المستهدفين في الشهر الحالي.

وبما أن المنتج قابل للتلف ، فإن زيادة المبيعات في الشهر الحالي لن يقلل من متطلبات الشراء للعملاء في الشهر المقبل. حتى يكون بمقدور مدير التسويق تقييم الزيادة المحتملة في المبيعات للشهر الحالي كنتيجة لنظام الحوافز ، فإنه يحتاج إلى معلومات تتعلق بالقيمة التي انخفض بها إجمالي طلبات المبيعات من كل عميل مستهدف إلى 15 روبية لاك وإجمالي ومن المتوقع أن يؤدي هذا النقص إلى زيادة إيرادات المبيعات في الشهر الحالي.

تم بالفعل وضع علامة على تفاصيل أمر مبيعات الشهر السابق على شريط مغناطيسي. للحصول على معلومات حول إجمالي المبيعات من كل عميل ، يجب تصنيف جميع معاملات المبيعات على أساس اسم العميل. ثم يمكن إعداد قائمة بتلك العملاء التي تكمن فيها قيمة أمر المبيعات الإجمالي بين 12 إلى 15 روبية ، ويتم حساب أوجه النقص وتلخيصها. قد يتم إرسال المعلومات كقيم باردة إلى المدير.

قد تكون هناك طريقة بديلة لتمثيل المعلومات في شكل توزيع الترددات بحيث يمكن للمدير أن يقيّم المساهمة المحتملة لكل طبقة من العملاء إلى الزيادة المتوقعة ، وبالتالي مراجعة نطاق أهلية العملاء لنظام الحوافز. . يمكن أن يساعد المخطط الدائري الذي يعرض هذه المساهمة لكل فئة المدير في استيعاب المعلومات بسرعة.

توضح الحالة المذكورة أعلاه فقط طبيعة الأنشطة التي ينطوي عليها توليد المعلومات وهي مثال افتراضي مبسط لدور كل نشاط من هذا القبيل على العملية. قد يكون توليد المعلومات عملية معقدة للغاية وتتضمن أنشطة متعددة.

تستمر عملية توليد المعلومات حيث أن هناك العديد من الأغراض التي تحتاج إلى المعلومات في مشروع تجاري. ونتيجة لذلك ، تشارك المؤسسة بشكل عام في دورة لا تنتهي من توليد المعلومات.