إنترانت: مزايا وعيوب الإنترانت لمؤسسات الأعمال

الإنترانت: مزايا وعيوب الإنترانت لمؤسسات الأعمال!

حتى الآن ، يُنظر إلى الإنترنت على أنها نظام اتصالات يُقصد به ربط مشروع ما ببقية العالم. ومع ذلك ، هناك تطبيق آخر مهم لأعمال البنية التحتية للإنترنت هو Intranet. الشبكة الداخلية (إنترانت) هي شبكة مصممة لتوزيع موارد المعلومات لكل فرد داخل المؤسسة باستخدام تقنيات الإنترنت.

Image Courtesy: blogs.webspiders.com/wp-content/uploads/2011/01/87515146.jpg

تتكون الشبكة الداخلية بشكل عام من خوادم ويب داخلية للشركات يتم توفيرها للموظفين عبر شبكة الاتصال المحلية أو الوصول الخاص. باستخدام قواعد بيانات الشركات والمستودعات الأخرى للمعلومات والمستندات ، توفر خوادم الويب هذه أنواعًا متنوعة من المعلومات للموظفين. يستخدم الموظفون المعتمدون متصفح ويب عامًا مشتركًا لتصفح المخزون الهائل من المعلومات المتاحة داخل الشركة.

جاء الإلهام للإنترانت ، ربما من نجاح البريد الإلكتروني داخل المؤسسات التجارية. متطلبات موارد تكنولوجيا المعلومات بسيطة للغاية ويمكن للأجهزة الموجودة عادة أن تلبي متطلبات الإنترانت. على واجهة البرنامج ، يحتاج المرء إلى خادم ويب مع عميل واحد - متصفح الويب. قد يتم تكوين خادم الويب على شبكة LAN وقد يتم ربطه عبر شبكة WAN للوصول المتعدد المواقع.

ومن المثير للاهتمام أن الإنترانت قد تكون مرتبطة أو غير متصلة بالإنترنت وفي حالة اتصالها بالإنترنت ، يجب اتخاذ تدابير أمنية للقضاء على فرص الوصول غير المصرح به. وهكذا ، توفر شبكة إنترانت الوصول إلى مستودع معلومات الشركات إلى المستخدم المصرح له بأقل تكلفة ووقت وجهد.

يمكن تصور بنية الإنترانت على أنها تكامل بين العناصر الأساسية الأربعة - خدمات معلومات الشركات ، وخادم الويب ، ووصلات الاتصالات ، ومستخدمي الشبكة الداخلية. ويبين الشكل 12-2 عمر الارتباط المنطقي بين هذه العناصر.

لماذا الإنترانت؟

وعلى الرغم من أن مفهوم الإنترانت يعتمد بشكل كبير على تكنولوجيا الإنترنت ، فإن الحاجة إلى الشبكة الداخلية تنشأ أكثر من ضغوط العمل من أجل تغيير طريقة إدارة الأعمال.

فيما يلي بعض العوامل المهمة المسؤولة عن شعبية الإنترانت:

(أ) الحاجة إلى خفض التكاليف:

فعالية التكلفة هي شعار في عالم اليوم تنافسية. يحاول إنترانت تبسيط تدفق المعلومات ويتم توجيه المستخدم. هذا يوفر في الوقت وتكلفة نقل المعلومات.

(ب) ديناميات الأسواق:

اليوم ، تحدث التغيرات بسرعة أكبر في السوق والشركة أكثر من أي وقت مضى. لذلك ، يجب الإبلاغ عن المعلومات وتبادلها بسرعة أكبر بين جميع المرتبطين بالشركة ، بما في ذلك الموظفين والعملاء والبائعين.

(ج) بيئة العمل المتغيرة:

عندما تصبح الأعمال والأسواق متناثرة ، يجب أن يكون الموظفون متنقلين وبعيدون عن العمل. وبالتالي ، يصبح من الضروري أن تستخدم القوى العاملة وسائل اتصال أقل تكلفة للبقاء على اتصال بالمكتب.

(د) دعم العملاء:

لقد أدى الدور المتزايد لدعم العملاء في استراتيجية التسويق إلى تغيير مفهوم التواصل في المؤسسات. إن الاتصال المباشر بالعميل مع قسم دعم العملاء من خلال إنترانت يوجه "الوظيفة إلى الأخصائي" ويضمن معالجة أفضل للشكاوى.

وتتمثل الميزة ذات الصلة في أنها تسمح أيضًا لقوة المبيعات بالعناية بمشاكل أكثر أهمية من العمل كوسيط بين العميل وإدارة دعم العملاء للنوع الروتيني من الشكاوى.

مزايا:

يمكن إدراج مزايا الإنترانت عبر أنظمة الاتصالات التقليدية على النحو التالي:

1. إن إنترانت هو نظام اتصال سهل واقتصادي وسريع داخل المؤسسة. ويوفر فرصا للحفاظ على كل فرد معني على علم بغض النظر عن الموقع. كما أنه يساعد في تقليل وقت السفر حيث يمكن أن يكون الاتصال بين الأشخاص في المؤسسة التجارية أكثر تكرارًا وأقل تكلفة ، لا سيما عندما يكون الأشخاص الراغبون في التواصل بعيدًا عن بعضهم البعض.

2. تخدم المعلومات تلقائياً وبالتالي ، على المرء أن يواجه ازدراء عدم إدراك معلومة مهمة. وبالتالي ، فإن الطلب على المعلومات أكثر تواترا وتفصيلا.

3. إنترانت تحل محل العنب لأنه يسمح التواصل بين الموظفين مع مزيد من الشفافية والتعبير الحر للآراء. إنها تمكن الموظفين على مستويات مختلفة من طرح المشاكل / الأسئلة ، والمشاركة في المناقشات والمساهمة في الإجابة على المشاكل الشائكة للشركة. يمكن إعطاء مفهوم الخبرة الجماعية شكلاً ملموسًا بمساعدة إنترانت.

4. يحسن إنتاجية المدير. مع الإنترانت ، يمكن للمدير أن يقضي المزيد من الوقت في تحليل المعلومات وليس في البحث عن المعلومات وانتظار تسليمها.

5. تساعد الشبكة الداخلية في التخلص من كمون المعلومات في المؤسسة وتجعل تدفق المعلومات مدفوعا بالحاجة إلى ما هو أكثر من التوافر.

سلبيات:

مساوئ الإنترانت قليلة ويمكن التغلب عليها بالتخطيط والدعم المناسبين من الإدارة العليا. بعض العيوب الهامة هي كما يلي:

1. واحدة من العيوب الرئيسية هي خطر الأمن لمورد معلومات الشركات. تعرض الإنترانت مورد معلومات الشركة إلى خطر فقدان الخصوصية وحتى التغيير غير المصرح به. ولا تزال تكنولوجيا الإنترانت هشة إلى حد كبير ، كما أن خطر أمن وخصوصية المعلومات على الشبكة الداخلية أعلى.

2 - وتطرح الشبكة الداخلية تحديا آخر أمام المؤسسة ويتعلق بالحاجة إلى تغيير ثقافة العمل من أجل فعالية الشبكة الداخلية. المديرين التنفيذيين ، ولا سيما في المستوى الأعلى من التسلسل الهرمي الإداري ، في العادة يفوضون التعامل مع المعلومات ، بما في ذلك البريد إلى أمناءهم.

في كثير من الأحيان ، يتم طباعة رسائل البريد الإلكتروني من قبل الأمناء وإلقاء على طاولة التنفيذي من قبل السكرتير. قد تكون ممارسة مشاركة كلمات المرور مع السكرتارية قاتلة للسلطة التنفيذية والمشروع ، في حالة وجود سكرتير طموح أو غير راض. هناك تغيير ثقافي آخر ضروري في سرعة الاستجابة.

وبما أن اتصالات الإنترانت مريحة وأقل تكلفة ، فمن المحتمل أن يزداد عدد الرسائل / الاستفسارات ، وإذا لم يتم الرد عليها بسرعة ، فسوف تتراكم ، وسيفسح الأمر المجال للفوضى في المؤسسة.

3. هناك خوف آخر يتم الحديث عنه في هذه الأيام هو خطر تقليل التفاعل المباشر بين الموظفين مما يؤدي إلى إضفاء طابع شخصي على المشروع. ومع ذلك ، لم تثبت الدراسات حتى الآن أي شيء من هذا القبيل.

تكتسب الشبكة الداخلية شعبية خاصة بين المؤسسات التجارية التي لها فروع ومشاريع منتشرة في منطقة جغرافية أوسع. من المرجح أن يكون التطبيق الرئيسي للإنترنت. "إن أكبر تأثير على شبكة الإنترنت هو كيفية استخدام الشركات لها للبقاء على اتصال وثيق مع عملائها" ، وقال بيل جيتس مرة واحدة. ومع ذلك ، فإن المسائل المتعلقة بالموثوقية والسلامة تستحق المزيد من الفحص.

الإنترانت ومجموعات العمل:

يتم اتخاذ العديد من القرارات في الشركات التجارية بشكل جماعي من قبل مجموعة من الأشخاص. إما أن يكون هؤلاء الأشخاص مرتبطين بشكل مباشر أو غير مباشر بتنفيذ القرار أو من المحتمل أن يتأثر عملهم بنتيجة تنفيذ القرار.

تسمى هذه القرارات بقرارات جماعية ويسمى هؤلاء الأشخاص بشكل جماعي "مجموعة العمل". تصبح الحاجة إلى اتخاذ القرارات الجماعية أكثر أهمية في حالة الأنشطة الجماعية أو في حالة القرارات التي يحتمل أن تؤثر على أداء مختلف الأشخاص أو الوحدات التنظيمية في المؤسسة.

على سبيل المثال ، فإن القرار المتعلق بالتغيير المقترح في المدخلات لمشروع البناء سيؤثر على أداء قسم التصميم ، وإدارة البناء ، والإدارة التجارية وإدارة المشتريات. في مثل هذه الحالة ، قد يؤدي أي قرار من جانب قسم المشتريات أو التصميم فقط إلى حدوث تعارض.

يتميز اتخاذ القرار من قبل مجموعات العمل بميزة توفر عدد أكبر من البدائل ، وإرضاء كل رقم من مجموعة العمل فيما يتعلق بعملية صنع القرار ونتائجه ، وتحسين جودة القرار حيث يتوفر عدد أكبر من التعليقات بشأن الاقتراح المعروض عليه يتم قبولها وتنفيذها.

قد تكون عملية الوصول إلى مثل هذا القرار مختلفة لحالات اتخاذ القرار المختلفة. يمكن أن يتخذ المدير قرارًا بعد التشاور مع الأعضاء المعنيين في المجموعة أو قد يتم اتخاذها بشكل جماعي من خلال مناقشة تفاصيل مزايا وعيوب القرار والوصول إلى توافق في الآراء.

يمكن أن يكون على أساس رأي الأغلبية كذلك. وبغض النظر عما قد يكون هو طريقة إنشاء الرأي الجماعي لمجموعة العمل ، فمن الضروري أن يتم الاتصال الكافي بين أعضاء المجموعة قبل اتخاذ القرار.

قد يحدث الاتصال بين الأعضاء في اجتماع أو يمكن أن يكون في شكل اتصال خطي أو شفوي مع الشخص الذي ينسق العملية. يُنظر إلى الشبكة الداخلية على أنها أداة مهمة لتحسين التواصل بين أعضاء مجموعة العمل.

يمكن أن تساعد الإنترانت في التأكد من أن المعلومات متاحة لصانع القرار دون أن يُطلب منك تحديدًا. قد يتم تبادل كمية كبيرة من المعلومات من المواقع النائية دون الكثير من تكاليف الاتصالات. تشجع الشبكة الداخلية تبادل المعلومات كعادة بالنسبة لأعضاء مجموعة العمل. توفر الشبكة الداخلية بشكل عام تسهيلات للاجتماعات الإلكترونية وأنظمة دعم القرار الجماعي بالإضافة إلى البريد الإلكتروني بين أعضاء كل مجموعة عمل.

مع توافر برامج لتسهيل الاتصال في مجموعات العمل (يطلق عليها أيضًا Group Ware) ، أصبح من السهل بشكل متزايد التأكد من أن مجموعات العمل تصبح أكثر فاعلية في عملية صنع القرار. تعد LOTUS NOTES أحد البرامج الشائعة لتطوير نظام فعال لصنع القرار الجماعي.