الاجتماعات: أنواع ، غرض ، مزايا وعيوب

الاجتماعات: أنواع ، الغرض ، مزايا وعيوب!

إن الاجتماع عبارة عن تجمع (بشكل عام) لثلاثة أشخاص أو أكثر لتبادل المعلومات بطريقة مخططة ومناقشة القضايا المحددة أمامهم للوصول إلى القرارات وحل المشكلات وما إلى ذلك.

يمكن أن يكون الاجتماع رسميًا أو غير رسمي. فيما يتعلق بالاجتماع الرسمي ، هناك قواعد محددة لعقده وإجرائه ، مع سجل مكتوب لإجراءاته. يتطلب إشعارًا هو عبارة عن دعوة ، دعوة لحضوره.

لديه جدول أعمال أو قائمة من الأشياء للتعامل معها ، ويتم كتابة النتيجة بشكل منهجي في شكل دقائق. يمكن أن يكون الاجتماع غير الرسمي دون أي إشعار مكتوب ، على سبيل المثال اجتماع نقابة الموظفين في غرفة الغداء لمناقشة نزهة.

للاجتماع منظم يدعو إليه ويطلق عليه قائد أو رئيس يديره.

أنواع الاجتماع:

الاجتماعات على نطاق واسع من ثلاثة أنواع:

(1) إعلامي ، حيث يكون الغرض هو تقديم معلومات للمشاركين عن مخطط جديد ، منتج ، وما إلى ذلك.

(2) استشاري ، حيث يتم التشاور مع الأعضاء لحل مشكلة ما.

(3) السلطة التنفيذية ، التي تتخذ القرارات من قبل أولئك المخولين للقيام بذلك.

في الممارسة العملية ، فإن معظم الاجتماعات تخدم أغراضًا أكثر من واحدة. بعض التصنيفات الإضافية للاجتماعات هي - الاجتماع لأغراض التفاوض والاجتماع لإعطاء التعليمات ، إلخ.

الغرض من الاجتماع:

يتم سرد أغراض عقد الاجتماعات هنا في شكل هيكل عظمي:

للوصول إلى قرار / اتفاق مشترك

من أجل حل مشكلة

لفهم موقف ما ، وتبادل الأفكار والخبرات

للإبلاغ ، شرح ، تقديم الأفكار

لإعطاء والحصول على ردود الفعل على الأفكار الجديدة

لإعطاء التدريب

للتخطيط والإعداد للعمل

لحل الخلافات وسوء الفهم

لتوليد الحماس والسعي للتعاون

لمراجعة الأداء السابق وتقييمه

لخلق شعور بالاستمرارية والتضامن في عمل الجسم.

في هذا العصر الميكانيكي ، يعتبر الاتحاد قوة ، ويتم العمل الموحد عن طريق الاجتماعات. وتشير التقديرات إلى أن ملايين الاجتماعات في جميع أنحاء العالم تجري كل يوم ، وعددها وفائدتها آخذ في الارتفاع.

هذا هو السبب على الرغم من العديد من الملاحظات السلبية حول استخدام الاجتماعات ؛ على العموم نجد أن هذا الاجتماع هو أداة مفيدة لاتخاذ قرارات جماعية واتخاذ إجراءات.

مزايا الاجتماعات:

(ط) توفير الوقت:

بما أن المرء يستطيع مقابلة عدد من الأشخاص في وقت ما بشكل تفاعلي ، فإن الاجتماع يمكن أن يوفر الوقت.

(2) مجموعات المناقشة:

يمكن للمرء أن يقسم الجماهير وفقا لخلفيتهم وحاجتهم ، ومعالجتهم مجموعة حسب المجموعة.

(3) التعامل مع انفجار المعلومات:

التكنولوجيا الجديدة واللوائح الجديدة تأتي سميكة وسريعة. الاجتماعات تمكننا من التعامل مع هذا الوضع.

(4) الدعم الاجتماعي والعاطفي:

يحصل الأعضاء على دعم شخصي من بعضهم البعض عندما يلتقون ويتبادلوا الأفكار.

(v) الشعور بالتشاور:

يشعر الأعضاء أنهم استشيروا وهذا مفيد في الحصول على تعاونهم الذكي والراغب.

(6) الأداء الديمقراطي:

تهدف الديمقراطية إلى تحقيق رفاهية كل الناس من خلال مشاركة جميع الناس. هذا ممكن من خلال الاجتماعات.

(السابع) تطوير فكرة:

يتم تبسيط الأفكار وتحليلها وتحسينها بشكل منتظم من قبل مجموعة.

(ثامنا) إبطال مثيري الشغب:

من خلال تجميع القوى البناءة ، يمكن عزل مثيري الشغب في اجتماع والعمل الإيجابي. يحصل معارضو الخطة على منتدى للتعبير عن معارضتهم ، والتي يمكن التغلب عليها أمام مجموعة من الأشخاص الداعمين.

(9) القرارات الأكثر جرأة:

بشكل جماعي ، يمكننا اتخاذ قرارات أكثر ميلاً إلى المغامرة بسبب القوة الموحدة.

(10) مجموعات المصالح المختلفة الممثلة:

في اجتماع يمكن تمثيل العديد من مجموعات المصالح ويمكن أيضا إيلاء الأقليات الاهتمام اللازم.

(11) منع الأخطاء:

يساعد الاجتماع على تجنب الأخطاء من خلال تركيز جماعي ومتعدد الجوانب على القضايا.

سلبيات:

1. تستغرق وقتا طويلا:

تتطلب الاجتماعات عددًا من الأشخاص للاجتماع معًا في نفس الوقت والمكان. هذا الوقت يكلف لأن العمل الآخر يجب أن يكون جانبا من أجل الاجتماع.

2. عدم القدرة على التوصل إلى قرار:

وكما أن "الرأسان أفضل من واحد" ، فمن الصحيح أيضًا أن "الكثير من الطهاة يفسدون الحساء". قد يؤدي تعدد وجهات النظر والعناد الشخصي للأعضاء إلى منع الاجتماع من اتخاذ قرار قد يتخذه الرئيس التنفيذي بمفرده.

3. عدم الجدية:

العديد من الاجتماعات تعاني من العائق الذي يأتي الأعضاء غير مستعدين ويشعرون أن الآخرين سوف يفعلون التفكير والحديث. انهم يشعرون بأنهم يستطيعون القيام برحلة مجانية. "وظيفة الجميع هي وظيفة أي شخص."

4. غير حاذق كرسي:

مثلما يتم توجيه طائرة من قبل طيار ، يتم تجريب اجتماع من قبل الرئيس. قد يفشل عدم قدرته على المهارة والفشل / التحيز الشخصي في الاجتماع.

5. باهظة الثمن:

اجتماعات مكلفة لترتيب - أنها تتطلب مكانا ، والأوراق ، والاتصالات المسبقة ، والسفر من قبل الحضور.

6. فتح لاضطراب:

والاجتماع عرضة للتأثر بعنصر يعارض هدفه. هناك أوقات عندما يؤدي رفض أحد الركاب لتعديل نفسه إلى تأخير الرحلة بأكملها. الشيء نفسه بالنسبة للاجتماعات. قد تكون روح العطاء والخسارة مفقودة في بعض المشاركين.