طرق مراقبة المخزون

لطالما كان وضع نظام فعال لاحتساب مخزون المخزون والحفاظ عليه من المهام الصعبة لكثير من مديري التجزئة. يقال أن الزيادة في المخزون العالي ليست علامة جيدة لأن هناك تكلفة مرتبطة بتخزين المخزون الإضافي.

وبالمثل ، من الناحية الأخرى ، يُعتقد أن النقص في المخزون هو السبب الجذري لجميع نزاعات البيع بالتجزئة. ما الذي يجب إنجازه؟ الإجابة هي معرفة رصيد المخزون غير المفرط أو غير الكافي.

إدارة المخزون الانتقائي (SIM):

لذلك ، لضمان مستوى أمثل من المخزون ، يتم استخدام عدة تصنيفات لتقديم المعالجة الانتقائية لأنواع مختلفة من السلع / البنود بالتجزئة التي يؤكد عليها كل تصنيف على جانب معين. يعتمد الاختيار الصحيح للطريقة على عدة عوامل مثل سعر السلعة ، الحرجة ، الاستهلاك ، المهلة ، صعوبات التوريدات ، إلخ.

مثل هذا التطبيق لمستويات مختلفة من السيطرة على إجمالي المخزون تمكن مديري التجزئة من التركيز على الأمور الهامة فقط. على سبيل المثال ، يركز تحليل ABC على قيمة الاستخدام (استهلاك العناصر من حيث السعر) ، ويعتبر تحليل VED الحرجة ؛ يعتمد تحليل FSN على الطلب على العناصر ونمط حركة المخزون ؛ يستخدم تحليل HML معيار السعر. يساعد هذا التصنيف مديري التجزئة في التحكم في المخزون بشكل أكثر منهجية وعلمية.

وتناقش هذه على النحو التالي:

1. كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) نموذج:

تتمثل الوظيفة الأساسية لإدارة المخزون في تحديدها

(أ) متى تطلب؟ و

(ب) كم طلب؟

متى تطلب؟

تتعامل مشكلة مراقبة المخزون هذه مع مسألة نقطة الوقت التي يتم فيها تقديم طلب المخزون الجديد. يتم حل مشكلة "عند الطلب" عن طريق تحديد مستويات إعادة الطلب المناسبة لكل نوع من أنواع المخزون. يتم تحديد ذلك من خلال المساومة على تكلفة الحفاظ على هذه المخزونات والأذى للعميل إذا لم يتم تسليم أوامره في الوقت المناسب.

مستوى إعادة الطلب:

"عند الطلب" هو استعلام مهم يتطلب إجابة مناسبة. شراء وإصدار قوائم الجرد هي المهام الرئيسية لجميع أنواع المنظمات. عندما تنخفض المخزونات دون مستوى معين كما هو مقرر سلفًا ، يتم إعادة تعبئتها بالمشتريات الجديدة. ولكن ما ينبغي أن يكون كمية للأوراق المالية الطازجة هو دائما سؤال مثير للقلق يتطلب إجابة مناسبة. باختصار ، مستوى إعادة الطلب هو مستوى المخزون الذي ينبغي وضع أمر المخزون الإضافي فيه.

مستوى إعادة الطلب = متوسط ​​الاستخدام × المهلة الزمنية

أي ، R = A u L

مثال على نقطة إعادة الطلب:

الطلب = 10000 وحدة / سنة

المتجر مفتوح = 320 يوم / سنة

متوسط ​​الاستخدام (A u ) = 10000/320 = 33.33 وحدة / يوم

المهلة الزمنية (L) = 10 أيام

R = A u L = (33.33) (10) = 333.33 units

ملحوظة:

إن عملية الحساب هذه تقع على عاتق مديري التجزئة ، لكن موظفي التجزئة هم الذين يطلعون مديري التجزئة على أن العناصر الموجودة في المتجر على وشك الانتهاء ، أي العناصر مطلوبة في فترة معينة. ما العنصر الذي يجب شراؤه / اكتسابه على أساس التفضيل؟ ولأن موظفي التجزئة على اتصال مباشر بالعملاء ، فإنهم قادرون بشكل أفضل على قراءة عصب شراء العميل.

علاوة على ذلك ، يمكن لموظفى التجزئة على مستوى صغار ، / يوم واحد أن يتم ترقيتهم على مستوى كبار حيث يحدث هذا الحساب. لذلك ، يجب أن يتم ممارسة وضوح المفهوم على مستوى الدخول أيضًا.

كم طلب؟

بعد حل مشكلة "عند الطلب" ، فإن القضية الفورية التالية هي "مقدار الطلب". بالنظر إلى الإفراط في الشراء يمكن أن يؤدي إلى استخدام غير منتج لرأس المال العامل وتحت شراء يؤدي إلى أوامر الطوارئ غير المرغوب فيها ويزيد في نهاية المطاف عبء إدارة المشتريات ، مسألة "كم للطلب" هي ذات أهمية حيوية. ومن ثم يتحقق التوازن عن طريق اختيار الكمية الصحيحة لكل طلب. وتعرف هذه الكمية باختصار باسم كمية الأمر الاقتصادي (EOQ).

EOQ هو تقنية مهمة لإدارة المخزون. يشير EOQ إلى حجم الطلب الأمثل الذي سينتج عنه أدنى مجموع من تكاليف النظام والترحيل لأحد عناصر المخزون نظرًا لاستخدامه المتوقع ، وتكاليف التحمل وتكلفة الطلب. بحساب كمية الأمر الاقتصادي ، تحاول الشركة تحديد حجم الأمر الذي سيقلل من إجمالي تكاليف المخزون.

تكاليف المخزون:

1. تكاليف الطلب:

وتعرف تكلفة وضع الطلب والحصول على الإمدادات باسم تكلفة الطلب. وتشمل التكاليف المتعلقة بالعمل الكتابي في التحضير ، والاتصال ، والإصدار ، والنقل ، وتتبع الطلبات وتلقيها ، والتعامل الفعلي مع السلع وعمليات التفتيش وتكاليف إعداد الماكينة. لا تعتمد هذه التكلفة أو تختلف على الرقم المطلوب.

2. تحمل (أو تحمل) التكاليف:

التكاليف المطلوبة لتكبدها بسبب تخزين المخزون ، والمناولة ، والتأمين ، إلخ ، من تاريخ الاستلام حتى تاريخ التخلص. ويشمل المصاريف المتعلقة بالمحل مثل مرتبات الحراس ، ونفقات الكهرباء ، والمناولة ، والتأمين ، والسرقة ، والكسر ، والتقادم ، والإهلاك ، والضرائب ، وتكلفة الفرصة البديلة لرأس المال.

يمكن فهم العلاقة بين تكلفة الطلب وتكلفة التحمل على النحو التالي:

EOQ بسيط للفهم والاستخدام ولكن لديه العديد من الافتراضات التقييدية التي هي أيضا عيوب في الممارسة. حتى مع نقاط الضعف هذه ، فإن EOQ هو مكان جيد للبدء في فهم أنظمة المخزون.

يفترض EOQ:

1. معدل الطلب ثابت ، موحد ، متكرر ، ومعروف.

2. مهلة ثابتة ومعروفة مسبقا.

3. سعر وحدة المنتج ثابت. يتم إعطاء أي خصومات للطلبات الكبيرة.

4. تستند تكلفة الاحتفاظ بالمخزون على متوسط ​​المخزون.

5. تكاليف الطلب أو الإعداد ثابتة.

6. وسيتم تلبية جميع المطالب. لا يسمح الأسهم.

يتم حساب EOQ على النحو التالي:

أين:

د = الطلب السنوي

C 0 = ترتيب التكلفة لكل طلب

P = سعر الوحدة للعنصر

C c = النسبة المئوية للتكلفة الدفترية السنوية للوحدة

مثال EOQ أساسي:

يبيع متجر البقالة 10 حالات من القهوة كل أسبوع. كل حالة تكاليف روبية. 80. تكلفة وضع أمر هي 10 روبية. تقدر تكلفة حمل أو تحمل 30٪ من قيمة المخزون سنوياً.

لذلك يتم تعريف المتغيرات على النحو التالي:

كم مرة يتم طلب القهوة؟

520/21 = 25 طلبًا سنويًا. أو كل 15 يومًا (365/25 = 15)

2. تحليل ABC:

تحليل ABC هو تقنية أساسية لإدارة المخزون التي تم استخدامها في إدارة الأعمال لفترة طويلة. تعرف هذه التقنية أيضًا باسم "التحكّم الأفضل دومًا" والذي يستخدم لممارسة السيطرة على المخزونات. تحت هذا الأسلوب تنقسم عناصر المخزون المختلفة إلى بعض المجموعات. غالبًا ما يتم وضع علامة على هذه المجموعات A و B و C - ومن هنا جاءت التسمية.

إن تحليل ABC هو طريقة ناتجة عن تخطيط متطلبات المواد ، ويسمح بتصنيف المواد حسب حصتها من القيمة الإجمالية للمواد. تتمثل الفكرة الأساسية التي يستند إليها تحليل ABC في أن كل عنصر من عناصر المخزون ليس له نفس القدر من الأهمية من وجهة نظر التحكم.

هناك عناصر معينة كبيرة في الأرقام ولكنها ليست ذات قيم عالية ، في حين أن بعض العناصر قليلة جدًا من حيث الأرقام ولكنها باهظة التكلفة. لذلك ، يتم تعيين العناصر التي يُنظر إليها على أنها ذات أولوية قصوى إلى A ، وهي ذات الأهمية المتوسطة وتسمى بـ B ويتم وسم العناصر غير المهمة نسبياً ذات الأولوية الأقل.

يؤكد تحليل ABC على مبدأ هام للغاية "الحيوية القليلة: تافهة كثيرة". ولذلك ، فإن تحليل ABC ، ​​على أساس التكلفة واستهلاكها ، يميل إلى فصل البنود إلى ثلاث فئات على النحو المذكور أعلاه. يجب التعامل مع كل فئة بطريقة مختلفة ، مع تخصيص مزيد من الاهتمام للفئة "أ" ، أقل من "ب" ، وأقلها "ج".

بموجب تحليل ABC ، ​​بصفة عامة لغرض التحكم في المخزون ، يتم تصنيف البنود على النحو التالي:

إن الغرض من تصنيف المخزون في الفئة A و B و C هو تحديد مكان إنفاق الأموال على المخزون والأماكن التي يجب حفظها. حيث يجب أخذ المزيد من الاهتمام وحيث لا يتطلب المخزون مزيدًا من الرعاية. أثناء تطبيق هذا المفهوم ، يجب أن ينظر بائع التجزئة دائمًا في النقاط التالية.

هؤلاء هم:

1. تخضع بنود الفئة "أ" لرقابة صارمة على المخزون. لذلك ، يجب أن يكون التعاون والتفاعل المستمرين أمرًا ضروريًا حتى يكون الوقت المستغرق في وضع الأمر واستلام المخزون ممكنًا إلى الحد الأدنى.

2. بالنسبة لفئة "B" ، يجب استخدام عناصر تحكم معتدلة. بما أن البنود من الفئة "ب" تخضع لمراقبة المخزون الوسيطة.

3. نظرا لقيمة الاستخدام المنخفضة وتكاليف منخفضة ينبغي أن يتم شراء العناصر 'C' بشكل غير متكرر وبكميات كافية. لذلك ، لا يوصى برقابة صارمة. عادة ما يتم الاحتفاظ بهذه العناصر في منطقة مفتوحة داخل المتجر ، حيث يمكن للعملاء أخذها وفقًا لمتطلباتهم. ولكن يتم إنشاء آلية مراقبة دورية لمثل هذه العناصر ، ويتم طلب الكميات التي تصل إلى ضعف EOQ في وقت واحد.

وكثيرا ما يقترن تحليل ABC مع تحليل "باريتو". كما يستخدم مبدأ "باريتو" في اللوجيستيات والمشتريات بغرض تحسين المخزون من السلع ، فضلاً عن تكاليف حفظ هذا المخزون وتجديده.

افتراضات تحليل ABC:

1. الطلب معروف على وجه اليقين

2. الطلب ثابت نسبيا بمرور الوقت

3. لا يسمح بالنقص

4. يؤدي الوقت المستغرق لاستلام الطلبات

5. استلام كمية الطلب دفعة واحدة

لفهم مفهوم التحليل ، نأخذ مثالًا خياليًا:

على سبيل المثال ، لدى شركة Indian Star سبعة عناصر مختلفة في مخزونها. إن متوسط ​​عدد كل من هذه البنود المحتفظ بها ، مع تكاليف وحدتها ، مدرج في الجدول أدناه: قررت الشركة إدخال تقنية جرد ABC من هذه السنة المالية. كونك خبيرا في هذا الموضوع ، من المفترض أن تقترح التفصيل الصحيح للبنود في فئات A و B و C.

حل:

تطبيق تحليل ABC:

تفسير:

من الحل أعلاه قد يجد المرء كيف يعمل نظام ABC. حسب التعريف ، يتم تصنيف جميع العناصر إلى ثلاث مجموعات. يشكل مخزون الفئة "أ" أول 70٪ من إجمالي المخزون ، وبالتالي فهو يستحق مراقبة صارمة. التالي هو فئة "ب" حيث يتم فرض السيطرة المعتدلة. الفئة الأخيرة هي الفئة "C" ووفقًا للطريقة ، تتطلب أقل قدر من الاهتمام والإخلاص الإداري.

تحليل باريتو:

تم تطوير مبدأ باريتو للمخزون من قبل فيلفريدو باريتو ، وهو اقتصادي إيطالي درس أنماط تركيز الثروة والسكان في بلده الأصلي. عندما قارن إجمالي الدخل السنوي لإيطاليا إلى عدد الأفراد الذين يمتلكون الجزء الأكبر من الثروة ، وجد أن الغالبية العظمى من الدخل والثروة كانت مركزة في أيدي عدد قليل نسبيًا من الأفراد ، أو على العكس ، فإن الأغلبية من الناس يمتلكون أقلية فقط من الثروة. في الواقع ، وجدت باريتو أن 90 في المائة من الدخل ذهب إلى 10 في المائة فقط من الناس.

من هذه الملاحظات قام بصياغة تعبير رياضي ومبدأ عام ينص على "... أن العناصر المهمة في أي مجموعة معينة عادة ما تشكل جزءًا صغيرًا نسبيًا من إجمالي العناصر في المجموعة (وغالبًا ما يطلق عليها" العدد القليل "). وبالتالي ، فإن غالبية العناصر في الإجمالي ، حتى في المجموع ، تكون ذات أهمية بسيطة نسبيًا ("التافهة كثيرة").

كان مبدأ باريتو لسنوات عديدة يُنظر إليه كفضول أكاديمي مثير للاهتمام ، وكانت قيمته العملية غير معترف بها حتى وقت متأخر من الثلاثينيات عندما تم استرعاء انتباه الناس له. فورد ديكي ، الذي طبق لأول مرة قانون باريتو للمخزون و لاحظ أنه عندما تم رسم عناصر المخزون على رسم نسبة مئوية تراكمية من أجل قيمة تنازلية ، يبدو أن مبدأ Pareto في الظهور ؛ أي أن عددًا صغيرًا من عناصر المخزون يشتمل على نسبة كبيرة جدًا من إجمالي قيمة المخزون. على سبيل المثال ، يمثل 20٪ من عناصر المخزون ثمانين بالمائة من قيمة المخزون.

اليوم ، يُعرف "مبدأ جرد باريتو" ، الذي يشار إليه غالبًا بمبدأ "ABC" ، كأداة إدارية مهمة تؤثر على أنظمة التحكم الإدارية من كل نوع وتؤثر فيها. يستخدم تحليل ABC في العديد من المجالات بما في ذلك مراقبة المخزون ، وتخطيط القدرات ، ومراقبة الجودة وتخطيط الإنتاج والتحكم فيه.

تم استخدام كل من دخل المساهمة والمبيعات كتدابير من أهمية أحد العناصر للمنظمة. ليس من غير المعتاد أن نجد أن بعض المنتجات التي تحقق دخلًا مرتفعًا للمبيعات تحقق في الواقع مساهمات منخفضة جدًا أو حتى خسائر. وبالمثل ، قد تنتج بعض المنتجات معظم المساهمة ، لكن دخل مبيعاتها منخفض. لذلك ، ينبغي النظر في كل من دخل المساهمة والمبيعات.

يتم استخدام الإجراء التالي في إجراء تحليل ABC:

1. الحصول على قائمة البنود وتقدير استهلاكها السنوي (في وحدات).

2. تحديد سعر الوحدة لكل عنصر من عناصر المخزون.

3. احسب الاستهلاك السنوي عن طريق ضرب الاستهلاك السنوي للبنود مع سعر الوحدة.

4- وضع العناصر بالترتيب التنازلي لاستهلاكها السنوي بدءًا من الحد الأقصى للاستخدام السنوي إلى الحد الأدنى للاستخدام.

5. حساب النسبة المئوية التراكمية للاستخدامات السنوية والقضية السنوية التراكمية.

مزايا تحليل ABC:

لقد كان تخفيض المخزون هدفًا ثابتًا لجميع اهتمامات التصنيع. إن استخدام مفهوم "ABC" لتحليل ومراقبة استثمارات الجرد والانعطافات هو أبسط الطرق وأكثرها كفاءة. يساعد تحليل ABC مديري المواد على تقليل عدد الروبيات في المخزون ، وزيادة الأموال المتاحة للاستثمار الرأسمالي والتوسع. كما يسمح مفهوم "ABC" للمدير بتخصيص الموارد حيث سيكون له أكبر تأثير إيجابي.

الهدف النهائي للتحليل ABC هو الإشراف عن كثب على البنود وفقا لحصتها في استثمار المخزون. وهذا يساعد على تقليل الوقت وتقليل الجهود المبذولة لإدارة تلك العناصر التي لم يتم الاعتناء بها بشكل صحيح ، ولا تظهر تأثيرًا ملحوظًا على أداء المخزون.

حدود تحليل ABC:

في تحليل ABC ، ​​يتم تقسيم العناصر إلى فئات مختلفة للتحكم في الإدارة الانتقائية. يتم تحديد هذه الدرجات على أساس سعر المواد واستخدامها وتوافرها وحجمها ووزنها. وعلاوة على ذلك ، اعتمادا على نوع الوحدة والحالة ، يتم إجراء هذا التصنيف.

لا يضمن تحليل ABC على الرغم من نهج الجرد القوي نسبة نجاح في المائة. من أجل التنفيذ الناجح ، يجب مراجعة نتائج تحليل ABC على أساس مستمر. في بعض الأحيان حسب ما يشير إليه تحليل ABC ، ​​يمكن أن يكون الإهمال في السيطرة على نوع البند "C" أمرًا مكلفًا أثناء نقصه. ومثلما هو معروف ، فإن "السكر والنفط" خلال "ديوالي" سوف يصبح العنصر ذو القيمة العالية.

3. تحليل VED:

تماما مثل تحليل ABC لتصنيف المخزون ، هناك تقنية إدارة المخزون تسمى VED. في جرد تحليل VED يتم تصنيف عناصر المخزون تبعا لدرجة حرارتها من حيث تأثيرها على وظيفة الإنتاج. تنص درجة الحرجية على ما إذا كان عنصر المخزون أمرًا حيويًا أو ضروريًا أو مرغوبًا فيه لمتجر البيع بالتجزئة. ويعرف هذا التصنيف لتقسيم المخزون باسم تحليل VED ، حيث يمثل V عنصرًا حيويًا ، ويشير E إلى الأساسي ويشير D إلى العناصر المرغوبة.

موضوعي:

يتم تطبيق تحليل VED لتحديد مدى أهمية عنصر ما لعرضه في متجر البيع بالتجزئة وتأثيره الفوري على الشراء الكلي والخدمات الأخرى. وهي تستخدم خصيصا لإدارة المواد. تحت هذا التحليل ، للبنود "V" ، يتم الاحتفاظ عادة بمخزون كبير من المخزون ، بينما بالنسبة للبنود من النوع "D" ، يكون الحد الأدنى من المخزون كافياً.

4. تحليل FSN:

يعمل هذا التصنيف على النحو التالي:

F = نقل سريع

S = بطيئة الحركة

ن = غير متحرك

يستند تحليل FSN على افتراض أن جميع عناصر المخزون غير مطلوبة طوال الوقت في المتاجر. مطلوب بعض العناصر على أساس منتظم وبعضها مرة واحدة في حين. لذلك ، يجب أن تبقى العناصر سريعة الحركة في مكان أقرب إلى نقطة اإلصدار ، وبالمثل يمكن حفظ العناصر غير المتحركة في مكان بعيد حيث تكون مطلوبة أحيانًا.

لذلك ، لغرض التحكم في العناصر تحت تحليل FSN ، يجب مراجعة بنود النوع "F" بشكل منتظم بينما يمكن فحص بنود النوع "S" بشكل أكبر ويمكن النظر في التخلص منها.

لإجراء تحليل FSN ، يتم اعتبار تاريخ الاستلام أو تاريخ آخر إصدار ، أيهما لاحقًا ، لتحديد عدد الأشهر ، التي انقضت منذ آخر معاملة.

5. تحليل HML:

يعمل هذا التصنيف على النحو التالي:

H = عناصر عالية التكلفة

م = متوسط ​​التكلفة البنود

L = عناصر منخفضة التكلفة

وبالمثل ، يتم تصنيف تحليل ABC على أساس تكلفة البنود. تتمثل نقطة الاختلاف بين هاتين التقنيتين في أنه بموجب تحليل HML ، لغرض تصنيف المخزون إلى فئات مختلفة ، يتم النظر فقط في تكلفة البنود بينما يتم تجاهل قيمتها الاستهلاكية السنوية تمامًا.

إجراء تحليل HML:

قم بإعداد قائمة بجميع أصناف المخزون حسب الترتيب التنازلي لقيمة وحدتها ثم استخدم معيار الأسعار من قبل الإدارة لثلاث فئات.

على سبيل المثال ، في حالة البيع بالتجزئة الفاخرة ، قد تقرر الإدارة جميع البنود على النحو التالي: