طرق حفظ الوقت: الطرق اليدوية والميكانيكية

طرق الحفاظ على الوقت: طرق يدوية وآلية!

هناك طريقتان لحفظ الوقت. هم الطرق اليدوية والطرق الميكانيكية. يعتمد اختيار طريقة معينة على متطلبات وسياسة الشركة. ولكن أيًا كان الأسلوب المتبع ، يجب أن يقدم سجلًا صحيحًا للوقت الذي يتكبد فيه الحد الأدنى من النفقات الممكنة ويجب أن يقلل من مخاطر دفع الأجور الاحتيالية.

فيما يلي طريقتان حفظ الوقت التي تمت مناقشتها بالتفصيل:

طرائق يدوية:

الطرق اليدوي لحفظ الوقت هي كما يلي:

(أ) طريقة التسجيل الحضور ، و

(ب) طريقة القرص المعدنى.

(أ) طريقة تسجيل الحضور:

إنها أقدم طريقة لتسجيل الوقت. بموجب هذه الطريقة ، يتم الاحتفاظ بسجل الحضور (المعروف أيضًا باسم Muster Roll) في المكتب الزمني المتاخم لبوابة المصنع أو في كل قسم للعاملين فيه. يحتوي سجل الحضور على أعمدة مثل اسم العامل ، ورقم العامل ، والقسم الذي يعمل فيه ، ومعدل الأجور ، ووقت الوصول والمغادرة ، والوقت العادي ، والعمل الإضافي.

يمكن ملاحظة وقت الوصول والمغادرة من قبل موظف يعرف باسم حارس الوقت. إذا كان العمال يعرفون القراءة والكتابة ، فإنهم قد يسجلون رقما قياسيا من الوقت في وجود حارس الوقت أو رئيس العمال.

هذه الطريقة بسيطة وغير مكلفة ويمكن استخدامها في الشركات الصغيرة حيث عدد العمال ليس كبيرا. قد تؤدي هذه الطريقة إلى ممارسة غير شريفة لتسجيل الوقت الخطأ لأن هناك إمكانية للتواطؤ بين بعض العمال وحارس الوقت. ومع ذلك ، لتسجيل وقت العمال الذين يعملون في أماكن العملاء والأماكن التي تقع على مسافة من المصنع ، قد يكون هذا هو الأسلوب المناسب الوحيد.

(ب) طريقة القرص المعدني:

وبموجب هذه الطريقة ، يُخصص لكل عامل قرص معدني أو رمز مميز يحمل ثقبًا يحمل رقم هويته. يتم الاحتفاظ بلوحة عند البوابة مع أوتاد عليها وتعلق جميع الرموز على هذه اللوحة. يمكن الحفاظ على هذه اللوحات بشكل منفصل لكل قسم حتى يتمكن العمال من إزالة رموزهم من اللوحة دون تأخير غير مبرر.

عندما يدخل العمال بوابة المصنع ، يقومون بإزالة الأقراص أو الرموز الخاصة بهم ووضعها في صندوق أو صينية محفوظة بالقرب من اللوحة. مباشرة بعد الوقت المحدد لدخول المصنع ، يتم إزالة الصندوق وسيكون على القادمين الراحلين إعطاء رموزهم إلى حارس الوقت شخصيا بحيث يمكن تسجيل الوقت المحدد لوصولهم. تمثل الأقراص أو الرموز التي لا تزال معلقة على اللوحة العمال الغائبين. في وقت لاحق يسجل حارس الوقت الحضور في سجل معروف باسم Daily Muster Roll والذي يتم نقله فيما بعد إلى قسم Pay Roll.

هذه الطريقة بسيطة لأن العمال الأميين يمكنهم بسهولة التعرف على رموزهم ووضعها في الصندوق. هذه الطريقة أفضل من طريقة تسجيل الحضور وهي مفيدة عندما يكون عدد الموظفين غير كبير.

ولكن لديها بعض العيوب الخاصة بها على النحو المبين أدناه:

1. هناك احتمالية أن يحاول العامل إزالة رمز صاحبه من اللوحة من أجل إظهار وجوده عندما يكون غائبًا.

2. هناك فرص للنزاعات بخصوص الوقت المحدد لوصول العامل ، لأن الوقت الذي يحدده الحاضرون يمكن أن يرتكب الأخطاء عمدا أو عن طريق الإهمال. لا يوجد دليل حقيقي على وجود أو غياب العمال.

3. هناك فرص لإدراج العمال الوهميين أو الأشباح من قبل حارس الوقت في سجل الحضور أو Daily Muster Roll.

II. الطرق الميكانيكية:

قد تكون الطرق الميكانيكية المستخدمة بشكل عام لتسجيل وقت العمال كما يلي:

(ط) ساعات تسجيل الوقت ؛ و

(2) سجلات وقت الاتصال.

(ط) ساعات تسجيل الوقت :

ساعة تسجيل الوقت هي جهاز ميكانيكي يسجل تلقائيًا وقت العمال. وقد تم تطوير هذه الطريقة لتفادي بعض الصعوبات التي تمت مواجهتها في حالة الطرق اليدوية وهذه الطريقة مفيدة عندما يكون عدد العاملين كبيرًا إلى حد كبير. بموجب هذه الطريقة ، يتم إعطاء كل عامل بطاقة زمنية عادة لمدة أسبوع واحد. يتم ترتيب البطاقات الزمنية بشكل متسلسل في صينية بالقرب من بوابة المصنع وعندما يدخل العامل البوابة ، يلتقط بطاقته من الدرج ، ويضعها في وقت تسجيل الساعة التي تطبع الوقت المحدد للوصول في المكان المناسب ضد يوم.

تتكرر هذه العملية الأولى لتسجيل وقت المغادرة لتناول الغداء ، والعودة من الغداء ووقت مغادرة المصنع في المساء. تتم طباعة الوافدين في وقت متأخر ، والارتفاعات المبكرة والعمل الإضافي باللون الأحمر لجذب انتباه الإدارة.

قد تعطي بطاقة الوقت أيضا تفاصيل مثل معدل الساعة ، إجمالي الأجور الإجمالية أقل الخصومات وصافي الأجور المستحقة. إذا كانت هذه التفاصيل مدرجة في بطاقة الوقت ، فسيتم تعريفها على أنها بطاقة زمنية ومدفوعة مدفوعة مقسمة إلى جزأين ، الجزء العلوي هو سجل الوقت والجزء السفلي يمثل تذكرة للأجور.

يتم احتساب الأجور على أساس الوقت المسجل في الجزء العلوي ويتم إدخالها في الجزء السفلي من قبل قسم دفع الرواتب.

والميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنه لا توجد فرص للنزاعات الناشئة فيما يتعلق بتسجيل وقت العمال لأن الوقت يسجل بواسطة ساعة تسجيل الوقت وليس من قبل حارس الوقت. لا يوجد مجال للتحيز أو اللامبالاة من حارس الوقت كما هو الحال في الأساليب اليدوية.

لكن هذه الطريقة تعاني من العيوب التالية:

1. هناك احتمالات بأن يحاول العامل الحصول على بطاقة وقت صديقه من الدرج من أجل جعله حاضراً في الوقت المناسب عندما يكون متأخراً أو يتضح وجوده عندما يكون غائباً. يمكن إزالة هذا العيب إذا كان حارس الوقت لا يظهر الإهمال.

2. في بعض الأحيان ، تختفي ساعة تسجيل الوقت عن العمل ويتم خلع عمل تسجيل الوقت.

(2) سجلات وقت الاتصال:

مسجل وقت الاتصال الهاتفي هو الجهاز الذي يحتوي على الاتصال الهاتفي على مدار الساعة. يحتوي هذا الاتصال على عدد من الثقوب (عادةً حوالي 150) وكل ثقب يحمل رقمًا مطابقًا لرقم تعريف العامل المعني.

هناك ذراع شعاعي واحد في مركز الاتصال الهاتفي. عندما يدخل العامل بوابة المصنع ، فإنه يقوم بالضغط على الذراع الشعاعي بعد وضعه في فتحة رقمه وسيتم تسجيل وقته تلقائيًا على لفة من الورق داخل مسجل الوقت الهاتفي مقابل الرقم.

توفر الورقة التي يتم تسجيل الوقت فيها حسابًا مستمرًا لوقت العامل. هذا الجهاز يسمح بدقة أكبر ويمكن نفسه تسجيل عدد الساعات لأوراق الأجور. يمكن لهذا الجهاز أيضا حساب أجور العمال ، وبالتالي تجنب الكثير من ضياع الوقت. ومع ذلك ، فإن تكلفة التركيب العالية لمسجل الاتصال الهاتفي واستخدامه لعدد محدود فقط من العمال هي عيوب هذه الطريقة.