أشكال الاتصال الحديثة - الفاكس والبريد الإلكتروني وعقد المؤتمرات بالفيديو

أشكال الاتصال الحديثة - الفاكس والبريد الإلكتروني وعقد المؤتمرات عبر الفيديو!

وقد أتاح التقدم التكنولوجي الذي شهدته العقود القليلة الماضية إرسال الرسائل المطبوعة والصور وحتى العروض الحية إلى جميع القادمين من العالم بسرعة.

مع لمسة واحدة ، يمكنك إرسال الاتصالات إلى عدد من الوجهات. ليس فقط بيوت الأعمال الكبيرة ولكن حتى المتوسطة والصغيرة تستخدمها في عملها اليومي. ومن بين هذه الوسائل الفاكس والإنترنت / البريد الإلكتروني وعقد المؤتمرات بالفيديو.

فاكس:

وكما يحمل الهاتف التقليدي الصوت ، فإن الفاكس أو جهاز الفاكس يحمل رسائل مطبوعة (كلمات وصور في صورة نسخ) من أداة المرسل إلى جهاز الاستقبال.

يقوم مرسل رسالة الفاكس بإعداد النسخة على ورقة (بشكل عام ليس أكبر من حجم A4) والتي يمكن إدخالها في جهاز الفاكس. يقوم بطلب رقم الوجهة ، ويحصل على نغمة الفاكس ويغذي الرسالة في الجهاز.

يتم تحويل الرسالة المطبوعة إلى إشارات إلكترونية أثناء تدوير الورق عبر جهاز الفاكس. يتم استلام هذه الرسالة بنفس الشكل على الطرف الآخر في لفة الورق المرفقة بالجهاز.

قد تحتوي أجهزة الفاكس على هذه الميزات الإضافية:

(أ) التنشيط عن بعد:

يجوز للمالك استخدام جهاز تحكم عن بعد لتشغيل الماكينة.

على الرغم من انقطاع التيار الكهربائي:

(ب) قد يتم تشغيل جهاز الفاكس حتى أثناء انقطاع التيار الكهربائي.

(ج) الذاكرة:

قد يتم الاحتفاظ بالرسالة المرسلة في ذاكرة الجهاز. في الطرف المستقبل ، في غياب الورق ، قد يتم تسجيل الرسالة في الجهاز لتطوير نسخة مطبوعة بعد ذلك.

(د) آلة الرد:

في الطرف المستلم ، لا يلزم وجود مشغل لاستقبال الرسائل الواردة. يتم استلامها تلقائيا.

مزايا:

(A) فاكس يتيح نقل دقيق لمستند بما في ذلك الصور والكتابة اليدوية. الفاكسات الملونة هي أيضا إمكانية.

(ب) يمكن إرسال الفاكس من خلال جهاز كمبيوتر ، وفي هذه الحالة يقتصر على الرسائل التي تم إنشاؤها على جهاز الكمبيوتر.

(ج) يمكن تأكيد رسالة فاكس على الهاتف للتأكد من صحتها.

(د) تقبل الفاكسات كإثبات في المحكمة. في هذا الصدد فهي متفوقة على البريد الإلكتروني.

(E) مع خاصية الاتصال المتكرر ، يمكن الوصول إلى رقم مشغول بمجرد أن يصبح مجانيًا.

سلبيات:

(أ) أنها مكلفة مقارنة بالبريد الإلكتروني والبريد.

(ب) في بعض الأحيان يكون الاستقبال غير واضح بسبب عيوب القناة أو عطل ميكانيكي في أي من طرفيها.

(ج) في نهاية المرسل أو المتلقي ، قد يتعرض المستند للأشخاص الخطأ. ومن ثم غالباً ما يكون من الصعب الحفاظ على السرية في إرسال واستقبال رسالة فاكس.

(د) في الطرف المتلقي ، تتم طباعة الرسالة على حساب المستلم. في حالة تدفق الرسائل غير المرغوب فيها ، يجب أن يتحمل المستلم التكلفة.

رسائل فاكس العينة:

هناك اتفاقيات جديدة حول صياغة ووضع رسالة فاكس. هناك ميل لتقليل المساحة الرأسية للحرف.

إذا كان يجب إرسال خطاب العمل عن طريق الفاكس ، فسيتم تنسيقه بإحدى الطرق التالية:

نموذج فاكس رقم 1:

شركة ABC:

1 ، MG الطريق ، ناجبور

رسالة فاكس:

إلى LMN Inc. ، مومباي

من جوزيف دي كونها

موضوع نقص في شهادتك

التاريخ 4 يوليو 2011

Page / s 1

نود منك أن تلاحظ على الفور النقص في شحنتك بتاريخ 1 يوليو 2011 الذي كان من المفترض أن يحتوي على 40 حوض من الصلب غير القابل للصدأ ولكن يحتوي على 30 فقط. ونحن على ثقة من أنك ستقوم بفحص قسم الإرسال الخاص بك وتسهيل عملية النقص على الاقرب. يرجى تأكيد عن طريق الفاكس.

جوزيف دي كونها

مدير مشتريات

نموذج فاكس رقم 2

ابيكس المستوردين والمصدرين:

1244 Dock Yard Street، Mumbai.

رسالة فاكس:

إلى كيران جافر شركة من راج ديساي

Fax No. AIE / 233 Subject Extension of L / C

تاريخ 30 يونيو 2011 صفحات 2 ، بما في ذلك هذا واحد

بناء على طلبكم ، قمنا بترتيب تمديد خطاب الاعتماد المؤرخ في 1 يناير 2011 ، والذي كان من المقرر أن ينتهي في 30 يونيو ، إلى 31 يوليو 2011. يتم إرسال نسخة منه إلى جانب. نأمل أن تستفيد من هذا وشحن الملابس في هذا التاريخ. في حالة عدم قدرتك على القيام بذلك ، سوف نكون مقيدين لإلغاء الأمر. يرجى البقاء على اتصال وتقديم المشورة للتقدم في شحن النظام.

راج ديساي

دى. المدير العام

الإنترنت والبريد الإلكتروني:

الإنترنت هي شبكة كمبيوتر دولية تربط أجهزة الكمبيوتر من قطاعات مثل الوكالات الحكومية ودور الأعمال والمؤسسات التعليمية والأفراد. يتلقى المعلومات ، يخزنها ويسمح لها بقراءة على تلبية شروط معينة.

يسمح مزودي خدمة الإنترنت (ISP) بتكوين معرف البريد الإلكتروني مجانًا ، على أمل استرداد التكلفة من خلال الإعلانات التي يتعرض لها المستخدم أثناء استخدام البريد الإلكتروني. عنوان بريد إلكتروني نموذجي يقرأ [email protected]. بعض مزودي خدمات الإنترنت الآخرين هم bsnl و yahoo و hotmail و Gmail.

لاحظ استخدام البريد الإلكتروني للحروف الصغيرة (الصغيرة) الصغيرة فقط في المعرفات.

في كل مرة يريد المستخدم إرسال رسائل أو التحقق من البريد الوارد ، يمكنه الوصول إلى معرفه عن طريق كتابة كلمة مرور تجعل حساب البريد خاص. ومع ذلك ، بمجرد إرسالك إلى آلية البريد الإلكتروني ، فإنك لا تعرف من يمكنه قراءة هذه المعلومات "الخاصة" بعيدًا. كما لا يضمن هذا البريد الإلكتروني سرية 100 ٪.

مزايا:

(أ) إن البريد الإلكتروني هو أرخص وأسرع وسيلة لإرسال المعلومات المطبوعة (سواء كانت شفهية أو غير لفظية). في نقرة واحدة على الزر ، يمكن إرسال مئات الصفحات من المعلومات إلى مئات عناوين البريد الإلكتروني في جميع أنحاء العالم (يتم تدوينها من قبل المستلمين عند التحقق من البريد الوارد أو البريد الوارد).

(ب) لا توجد ورقة مطلوبة. يمكن إنشاء الرسائل مباشرة على الكمبيوتر ، وإضافتها من ملفات الكمبيوتر المختلفة ، والأقراص المدمجة ، والأقراص المرنة ، وما إلى ذلك.

(ج) هذا المرفق متاح الآن بالعديد من اللغات الإقليمية في الهند.

(د) هو غير رسمي ويسمح للمرسل بالبقاء مجهول الهوية (لأنه يمكن أن يستخدم أي اسم كبريد البريد الإلكتروني الخاص به. على سبيل المثال ، يمكن لـ JK Singh استخدام udankhatola كاسم البريد الإلكتروني الخاص به).

(هـ) تطلع المنظمات ودور النشر على الرسائل الواردة عبر البريد الإلكتروني. تقوم الصحف والمجلات بطباعة الرسائل التي تأتي عبر البريد الإلكتروني.

(و) طالما كنت تحمل كلمة المرور الخاصة بك معك ، يمكنك فتح حساب البريد الإلكتروني الخاص بك على أي جهاز كمبيوتر في العالم لديه هذا المرفق. أنت تبقى غير مرتبط حتى مع هاتف محمول. يمكنك فقط الدخول إلى مقهى للإنترنت ، ودفع الإيجار واستخدام البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني هو محمول للغاية.

(ز) يمكن أن يكون لديك دفتر عناوين في حساب بريدك الإلكتروني ، وقم بتسجيل الرسائل الواردة وتحريرها وما إلى ذلك.

(ح) عند الرد على رسالة بريد إلكتروني ، يتم إرسال رسالة المرسل إليه تلقائيًا للرجوع إليها.

(ط) كدليل على الحاجة للإنسان والخيال ، هناك المزيد من الابتكارات الممكنة.

(ي) يمكن أن يتيح البريد الإلكتروني عقد مؤتمر إلكتروني مستمر. يمكن للناس في جميع أنحاء العالم "الالتقاء" على الإنترنت والتشاور حول موضوع ذي اهتمام مشترك.

(ك) لا يحتاج المستقبِل إلى الاستجابة في الحال كما في الهاتف ، ولكن يمكنه أن يأخذ وقته. البريد الإلكتروني يساعد على تجنب واجهة مباشرة.

(ل) في أي منظمة ، قد يصل المرؤوس بسرعة وبشكل مباشر إلى أعلى على البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني يجعل المنظمة أكثر ديمقراطية (حيث أن الأفراد لديهم فرصة أكبر لسماعها من قبل الشخص المناسب حتى لو كان أعلى مستوياته).

العيب:

(ط) البريد الإلكتروني ، بسبب احتمال إخفاء الهوية ، يظل قناة اتصال غير رسمية.

(2) يعد الاستخدام الزائد والفيضانات للرسائل غير المرغوب فيها (خاصة من المعلنين) أحد العوائق الرئيسية لهذا النظام. ما لم يكن أحد يهتم بمنع الإعلانات غير المرغوب فيها ، يجد المرء أن علبة الوارد مليئة بالعروض التي قد تكون مشكوك فيها وغير صادقة. يعد الخوض في أجزاء البريد الإلكتروني واحدة من أكبر المشكلات بالنسبة لأولئك الذين يعتمدون على البريد الإلكتروني لتلبية احتياجات الاتصالات الخاصة بهم.

(3) قد لا يكون أحدها خاصًا أثناء استخدام الكمبيوتر لإرساله بالبريد الإلكتروني. إلى هذا الحد يتم فقدان السرية.

(4) في حالة عدم تمكن جهاز الاستقبال من فتح حساب البريد الإلكتروني الخاص به بمجرد استلام الرسالة ، لا يمكن أن تعمل الرسالة له.

إرشادات لاستخدام البريد الإلكتروني:

البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال جديدة وغريبة ، مع جلب الاتفاقيات الخاصة بها:

(1) يمكن قراءة رسالتك الإلكترونية بواسطة أشخاص أكثر من العدد المقصود. لذلك عليك أن تأخذ الرعاية.

(2) في رسالة البريد الإلكتروني يجب أن يكون كل عناصر تكوين جيدة مثل الإيجاز والوضوح ، المجاملة.

(3) يجوز لك استخدام آلية التدقيق الإملائي للكمبيوتر لضمان الهجاء الصحيح.

(4) يوفر تنسيق البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر لإرسال و ذكر نسخة cc (نسخة كربونية) و الموضوع. ويمكن كتابة هذه لراحة المتلقي.

(5) إذا كان البريد الإلكتروني الوحيد يحتوي على رسائل لأقسام مختلفة من المؤسسة ، فقد يتم فصلها في مرحلة التأليف.

(6) يجب عليك عدم استخدام جميع العواصم في كتابة رسالة لأن هذا يبدو محرجا وغير مهذب.

(7) عند الرد على رسالة ، لا يمكن إلا اقتباس الجزء الأساسي منها وحذف الباقي.

(8) يمكنك إنشاء الرسالة في برنامج مختلف (مثل WordPad أو notepad) ونقلها إلى بريدك الإلكتروني.

(9) إذا كنت تدقيق على شاشة الكمبيوتر ، كن حذرا للغاية.

تجدر الإشارة إلى أن تاريخ ووقت إرسال الرسالة ومعرف البريد الإلكتروني للمرسل يتم نقلهما تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني. لا يزال من المعتاد كتابة عنوان بريدك الإلكتروني في نص رسالة البريد الإلكتروني.

يتم إعطاء معرف البريد الإلكتروني في نص الرسالة خاصة عند دعوة استجابة بمعرف مختلف. إذا كان هناك فارق زمني بين إنشاء رسالة وإرسالها ، لأي سبب من الأسباب ، فقد تتم كتابة تاريخ الإنشاء.

مؤتمرات الفيديو والمؤتمرات عن بعد:

هذا النمط من التواصل يبدأ في المؤتمرات عن بعد. يتم توصيل عدد من الهواتف في وقت واحد مع بعضها البعض. عقد المؤتمرات عن بعد هو وسيلة تمكن الناس في أنحاء مختلفة من العالم من عقد لقاءات صوتية (في مقابل الحوار) ، وتوفير وقت الترانزيت والإقامة في الفندق. فهو يساعد في القضاء على مجموعة متنوعة من الآراء حول موضوع ما للوصول إلى نتيجة أسرع.

ومن التطورات الأخرى في هذه التكنولوجيا هو عقد المؤتمرات عن بعد بالكمبيوتر. يمكن للمشاركين الرد على الرسائل والمدخلات من أجل معرفة الآخرين. قد لا تكون موجودة حتى في وقت واحد من أجل مؤتمر عبر الكمبيوتر ولكن إضافة مساهمتها في الوقت المناسب.

ومع ذلك ، فإن عقد المؤتمرات عبر الفيديو هو الأقرب إلى رؤيتها وسماع بعضها البعض دون التقاءها معًا. التقنيات المستخدمة في مؤتمر الفيديو هي: شاشة المراقبة ، الكاميرا ، الميكروفون ، برنامج الترميز (ضاغط - فك الضغط أو) ، لوحة تحكم المعدات في كل موقع ، والاتصال بشبكة الإنترنت. مع مرور الوقت ، أصبح هذا أكثر شعبية وأسهل في الاستخدام. غالبا ما تراه في المقابلات التلفزيونية.

غالبا ما تراه في المقابلات التلفزيونية. من أجل عقد مؤتمر فيديو ، يدخل المشاركون إلى غرفة خاصة في مواقعهم الخاصة ، مجهزة بالأدوات. يمكنهم رؤية وسماع والتحدث إلى الآخرين وإظهار المعروضات بدون التواجد المادي معًا.

يمكن تسجيل الإجراءات بالكامل على أشرطة الفيديو. كما قال شخص ما بشكل جذاب ، باستثناء الوجبات الخفيفة والقهوة ، كل شيء آخر يمكن نقله في دائرة تلفزيونية مغلقة. في الوقت الحاضر ، وميزات بيوت الأعمال الأكثر ثراء ، يتم تعيين videoconferences للحصول على شعبية أوسع.

تعتبر فصول الفيديو فرصة أخرى في هذا المجال ، حيث يمكن لعضو هيئة تدريس خبير تدريس عدد من الفصول في عدد من المدن في وقت واحد والإجابة على استفسارات المشاركين.