معالجات النصوص الحديثة: التخزين والتحرير والتنسيق والطباعة

يمكن تصنيف عمليات معالجات النصوص الحديثة إلى أربع فئات عريضة:

أ) إدخال وتخزين المحتويات

ب) وثيقة التنسيق

ج) وثيقة التحرير

د) وثيقة الطباعة

Image Courtesy: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

تقدم معالجات الكلمات ميزات لكل من هذه العمليات.

على الرغم من اختلاف الميزات التي توفرها حزم معالجة الكلمات المختلفة ، يتم تقديم بعض الميزات الأكثر شيوعًا لهذه العمليات أدناه:

1. إدخال النص وتخزينه:

توفر معالجات النصوص العديد من التسهيلات لتحسين سرعة إدخال النص. بعض هذه الميزات هي كما يلي:

التفاف الكلمة:

أثناء استخدام الآلة الكاتبة اليدوية ، يجب على كاتبة الطباعة تتبع كل سطر وتحريك الأسطوانة أو نقل الآلة الكاتبة في نهاية كل سطر. هذه النفايات الكثير من الوقت خاصة في تخمين حجم الكلمة الأخيرة التي ينوي المستخدم إدخالها في سطر.

في بعض الحالات ، على المرء أن يكسر الكلمة باستخدام الواصلة (-) ، ويكتب الجزء المتبقي من الكلمة في السطر التالي. أثناء استخدام معالجات النصوص ، لا يحتاج المستخدم إلى قضاء بعض الوقت لمثل هذا النشاط.

تتحقق دالة التفاف الكلمات في معالج الكلمات عندما يكون السطر الأول ممتلئًا ويتم التفاف النص التالي تلقائيًا إلى بداية السطر التالي. هذا يوفر الوقت والجهد. يمكن للمستخدم الحفاظ على إدخال النص حتى تنتهي الفقرة.

مرفق اختزال:

تقدم العديد من معالجات النصوص وسيلة لتخزين مجموعة من الكلمات بطريقة يمكن من خلالها إدخال مجموعة كاملة من هذه الكلمات بالضغط على مجموعة من مفتاحين. وهكذا ، يمكن تخزين شرائح النص المستخدمة بشكل شائع وإدخالها في النص عند الاقتضاء بالضغط على مجموعة من المفاتيح.

استخدم مؤلف هذا النص هذا المرفق في إدخال هذا النص. وحيث أن كلمات معالجات الكلمة كانت ستستخدم بشكل متكرر في هذا الجزء من الكتاب ، فإن هذه الكلمات تم تخزينها باستخدام أداة الاختزال / النص الآلي أينما تم إدخال كلمة "معالجات الكلمات" ، قام المؤلف بالضغط على توليفة فريدة من نوعها. مفتاح ومفتاح ساخن. وهذه الكلمات على الفور ادرجت في النص. لا يعزز هذا المرفق سرعة إدخال النص فحسب ، بل يضمن أيضًا صحة التهجئة للأجزاء النصية الشائعة الاستخدام.

استيراد محتوى من ملفات أخرى:

تسمح معظم معالجات النصوص باستيراد جزء أو جزء كامل من النص من أي ملف إلى الملف الحالي. هذا مفيد جدا عندما يعتزم أحد استخدام بعض فقرات النص التي تم إدخالها لغرض آخر في بعض المناسبات السابقة. ومع ذلك ، الأهم من ذلك هو ميزة استيراد الملفات التي تأتي من تكامل معالجات الكلمات مع التطبيقات الأخرى في مجموعة Office.

يتيح ذلك للمدير التأكد من أنه بمجرد وضع أي مستند في أي تطبيق ، يمكن وضعه ، جزئيًا أو كليًا ، في أي مستند معالجة نصوص. في الواقع ، قد يكون التقرير النهائي من معالج النصوص ناتجًا عن تقارب مختلف المستندات والمخططات والرسوم البيانية والصور وما إلى ذلك المطورة في حزم برامج التطبيقات المختلفة.

هذه الميزة لا تقلل فقط من ازدواجية إدخال البيانات في التقرير ولكن أيضا تضمن درجة أعلى من الدقة حيث تم الحصول على البيانات الواردة في التقرير مباشرة من تطبيق المصدر.

الحفظ التلقائي والنسخ الاحتياطي:

توفر معالجات النصوص تسهيلات لحفظ المحتويات في ملف عن طريق الضغط على مفاتيح التشغيل السريع. إن معالجات الكلمات الحديثة لها إمكانية حفظ المستند تلقائيًا مع فترة زمنية محددة من قبل المستخدم.

ميزة أخرى جيدة في هذا الصدد هو توفير إنشاء تلقائي لملفات النسخ الاحتياطي التي تحتوي على الإصدار السابق من الملف. هذه الميزة مفيدة للغاية عندما نجري تغييرات جوهرية في المستند ونرغب في الاحتفاظ بالنسخة غير المحررة من النص أيضًا.

2. وثيقة التنسيق:

ولعل الميزة الأكثر روعة المتوفرة في معالجات النصوص تتعلق بتنسيق النص. تضمن معالجات النصوص إمكانية تحويل النص الذي تم إدخاله مرة واحدة في ملف (بأي تنسيق) إلى أي تنسيق مطلوب دون بذل جهد إضافي.

بعض من هذه المرافق تشمل:

انتقام:

بمجرد الإشارة إلى الهوامش اليمنى واليسرى للنص إلى معالجات النصوص ، يمكن محاذاة النص إلى اليسار أو اليمين أو الوسط أو المبرر داخل الهوامش اليمنى واليسرى. في نص مضبوط يتم وضع الحرف الأول في كل سطر في العمود الأول ويتم وضع آخر حرف في العمود الأخير في المنطقة الواقعة بين الهوامش اليمنى واليسرى المحددتين.

ويتم التبرير من خلال تبطين المسافات بين الكلمات في السطر مما يضمن طباعة أول حرف على الهامش الأيسر ، ويتم طباعة آخر حرف في السطر على الهامش الأيمن.

تباعد الأسطر والحروف:

تسمح معالجات النصوص للمستخدمين بتحديد تباعد الأسطر وإصلاح النص لمباعدة الأسطر المختلفة بشكل فوري تقريبًا. لديهم أيضا منشأة لتغيير الفضاء بين شخصين. هذا المرفق مفيد جدًا للنص الأكبر على مساحة أصغر والعكس صحيح.

فاصل صفحة:

تقوم معظم معالجات الكلمات تلقائيًا بتقسيم النص إلى صفحات عدد الأسطر المحدد مسبقًا. يتم تحديد عدد الأسطر على أساس طول الورق ، الهامش العلوي ، الهامش السفلي وعرض الخط ، الذي تم تعيينه بالفعل من قبل المستخدم.

كما يقومون أيضًا بتعيين الأرقام التسلسلية لكل صفحة. ومع ذلك ، يمكن للمستخدمين تحديد طول الصفحة التي يختارها للنص الكامل لبعض الصفحات في الملف. عادةً ما يتم استخدام طول صفحة شائعة للملف بأكمله. ومع ذلك ، فإن الفاصل في منتصف الجدول يشتت الانتباه. في مثل هذه الحالة ، قد يشير المستخدم إلى طول صفحة مختلفة لتلك الصفحة المعينة في الملف.

يمكن للمرء أيضا الحصول على أرقام الصفحات إدراجها تلقائيا في النص. في حالة وجود عمليات إدراج لاحقة أو حذفها من النص ، يتم تغيير أرقام الصفحات تلقائيًا.

رصاص وترقيم:

تحتوي معظم معالجات النصوص على تسهيلات لإدراج التعداد النقطي أو علامات خاصة أخرى للنقاط التي قد يتم تضمينها في المستند. لديهم أيضا مرافق لترقيم الفقرات تلقائيا. تتمثل الميزة الأساسية لهذا الترقيم التلقائي في أنه في حالة إضافة أي فقرة أو حذفها ، يتغير عدد كل الفقرة المتبقية وفقًا لذلك. بالطبع ، يتم استخدام علامات التبويب المناسبة والمحاذاة لوضع المستند في الشكل الصحيح.

المحارف:

تحتوي معالجات الكلمات الحديثة على ميزة الاختيار من قائمة أنواع الخطوط لكل المستند أو جزء منه. يمكن للمرء أيضًا تحديد حجم الخط ورسم هذا التنسيق لأي قسم من النص.

الجداول والكائنات والصور:

في بعض الأحيان ، يحتوي جزء من المستند على معلومات مجدولة. يجب تنظيم المعلومات المجدولة في أعمدة ويجب أن يكون لكل عمود عنوان. يتم تنفيذ هذه العمليات تلقائيًا عندما يختار المستخدم إدخال جدول في النص.

تتم محاذاة النص داخل العمود تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي معظم معالجات النصوص على أدوات لرسم الكائنات مثل الرسوم البيانية والمخططات وما إلى ذلك. يمكن للمستخدم أيضًا استيراد هذه الكائنات من الملفات الأخرى. تتوفر الكائنات والقصاصات شائعة الاستخدام في البرنامج ويمكن إدراج أي من هذه الكائنات في النص عند الاقتضاء. هذا يساعد في جعل النص أكثر توضيحية.

3. وثيقة التحرير:

معالجات النصوص فريدة في تسهيلات التحرير الخاصة بها. كما يتم تخزين محتويات المستند قبل الطباعة على الورق ، يمكن إجراء أي تغيير مرغوب فيه في المحتويات عن طريق بضع ضغطات المفاتيح. مثل هذا التغيير ، وإلا (في حالة الآلات الكاتبة اليدوية) قد تتطلب إعادة كتابة النص بأكمله.

إعادة الكتابة يستلزم خطر بعض الأخطاء الأخرى التي تحدث في المستند المطبوع الطازج كذلك. يمكن طباعة نص معالج النصوص بعد تحرير النص بشكل مناسب. هذا يضمن أن الطباعة بدون أخطاء يمكن اتخاذها بدقة.

ميزات التحرير الشائعة في معالجات النصوص هي:

إدراج وقص ونسخ ولصق والكتابة فوق:

تسمح معالجات الكلمات بإدراج أجزاء نصية في أي مكان في النص عند الرغبة في ذلك. بعد الإدراج ، يتم إعادة تنسيق النص تلقائيًا. يمكن للمستخدم حذف أي حرف أو كلمة أو سطر بواسطة ضغطة من أي جزء من المستند.

من الممكن أيضًا الكتابة فوق حرف معين. للتنقل خلال المستند (الانتقال من جزء إلى آخر) يتم نقل المؤشر باستخدام عمليات أساسية بسيطة. التحركات السريعة للمؤشرات ممكن أيضا.

حظر التحرير:

بالإضافة إلى حذف النص وإدخاله ، تتوفر ميزات تحرير الحظر في معظم معالجات النصوص. باستخدام هذه الميزات ، يستطيع المستخدم نقل نسخة أو حذف كتلة نصية. يمكن تحديد كتلة النص أولاً بتحديد جزء من النص.

بعد ذلك ، يمكن نقله من جزء من النص إلى الجزء الآخر. يمكن فقط نسخ النص المحدد إلى أجزاء أخرى من النص أو جعله متاحًا لبعض التطبيقات الأخرى أيضًا. على سبيل المثال ، قد يتم نسخ جزء من الاتفاقية من خلال حظره ولصقه في رسالة تشير إلى مقتطفات. هذا المرفق "قص ولصق" مفيد جدا أيضا عندما يتم تطوير النص لأول مرة.

تراجع عن التعديل:

تقدم معالجات Word تسهيلات لعكس عمليات التحرير بمساعدة أداة "التراجع". وبالتالي ، إذا تم حذف جزء من النص عن طريق الخطأ ، يمكن استعادته باستخدام ميزة التراجع. يمكن عكس "التراجع" من خلال منشأة "الإعادة". بشكل عام ، يمكن التراجع عن عدد من الخطوات السابقة وإعادة بنائها بمساعدة هذه الميزات في معالجات النصوص.

البحث والتحرير على مستوى العالم:

هناك أداة تحرير شائعة أخرى في معالجات النصوص تتعلق بالبحث في كلمة أو جزء نص في النص بأكمله. يشير معالج Word إلى حدوث هذه المجموعة من الأحرف في النص بأكمله. كما يسمح للمستخدم بإجراء تغييرات إذا رغبت في ذلك.

يمكن للمستخدمين أيضًا إعطاء تعليمات لاستبدال مجموعة الأحرف هذه من خلال مجموعة أخرى من الأحرف. لنفترض أن كلمة "يناير" تحدث في نص 20 مرة في مواقع مختلفة ، لاستخدام نفس النص مع استبدال شهر فبراير ، يمكن استخدام أداة البحث والاستبدال.

من خلال بضع ضربات المفاتيح ، يمكن للمستخدم إجراء بحث معالج الكلمات في يناير واستبداله بشهر فبراير على الإطلاق في 20 موقعًا في النص. توفر معالجات Word عادةً خيارات للمستخدمين لاستبدال أو عدم استبدال جزء النص في كل مرة.

التدقيق الإملائي:

تكون عملية التدقيق الإملائي مفيدة جدًا عند إدخال مستند كبير للمرة الأولى. يتم الإشارة إلى الخطأ الإملائي تلقائيًا بواسطة أداة تدقيق إملائي على الإنترنت. لدى المستخدم ، بشكل عام ، خيار الاختيار من قائمة اللغات ، وهي لغة يجب استخدامها لإجراء التدقيق الإملائي. يمكن أيضًا استخدام أداة التدقيق الإملائي على ملف نصي موجود.

تتحقق أداة التدقيق الإملائي من وجود كل كلمة في القاموس المخزن مسبقًا للغة المحددة للنص. إذا لم يتم العثور على أي كلمة في القاموس ، فسيتم الإشارة إليها بواسطة الأداة. ويمكنه أيضًا اقتراح بضع كلمات مشابهة للكلمة التي تم بها خطأ إملائي.

يمكن للمستخدم أن يقرر إضافة الكلمة في النص إلى القاموس إذا كانت الكلمة مكتوبة بشكل صحيح ولكن لم يتم تضمينها في قاموس معالج الكلمات. بشكل عام ، هذه الكلمات التي لم يتم تضمينها في القاموس ، هي أسماء أو كلمات جديدة أو مصطلحات فنية. هذه الميزة تساعد في ضمان طباعة النص الخالي من الأخطاء.

لصناعة السيارات في الصحيح:

توفر بعض معالجات الكلمات ميزة تصحيح الكلمات التي بها أخطاء إملائية تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا كانت الكلمة "the" قد تم كتابتها كـ "teh" ، فسيتم تصحيحها تلقائيًا بواسطة معالج الكلمات. مثل هذا التسريع يسرع دخول النص.

المكنز على الإنترنت:

توفر معظم معالجات النصوص إمكانية العثور على الكلمات المناسبة في وقت إنشاء النص. يتم وضع قاموس المرادفات في حزمة البرامج ويمكن للمستخدم البحث عن قائمة المرادفات للكلمة المحددة. هذا المرفق مفيد للغاية عندما يتم تطوير النص لأول مرة.

4. وثيقة الطباعة:

توفر معالجات النصوص ميزات الطباعة التي لا يمكن تخيلها باستخدام الآلات الكاتبة اليدوية. يمكن الحصول على مؤثرات طباعة جميلة بإعطاء أوامر التحكم في الطباعة المناسبة في النص.

لإدراج عدد قليل ، تتوفر تأثيرات الطباعة التالية في معظم معالجات النصوص:

غامق ومائل وتسطير الطباعة:

يتم الحصول على طباعة جريئة على الوجه بطباعة حرف مرتين ، بحيث تكون كل مطبوعة قريبة من بعضها البعض بحيث تظهر كصورة جريئة. هذه الميزة مفيدة للغاية في تسليط الضوء على جزء معين من النص. وبالمثل ، يمكن أيضًا استخدام الطباعة المائلة والخططة لتسليط الضوء على أي جزء من النص.

مرتفع و منخفض:

من الممكن ، مع معالجات الكلمات لطباعة حرف واحد على أنه منخفض أو مرتفع لرمز آخر. هذه الميزة مطلوبة للدلالات الرياضية في النص.

دمج المراسلات:

ميزة أخرى مفيدة في معظم معالجات النصوص هي تسهيل دمج ملفين أثناء الطباعة. يتم استخدام هذه الميزة عندما يتعين علينا إرسال رسائل أو رسائل تذكير مخصصة إلى أشخاص مختلفين بعناوين مختلفة ونصوص مختلفة جزئيًا.

يتم وضع النص الشائع في ملف ويتم وضع البيانات المختلفة مثل الاسم والعنوان والمبلغ وتاريخ الفاتورة وما إلى ذلك في ملف البيانات. أداة دمج المراسلات أو دمج الطباعة ، تلتقط البيانات من ملف البيانات لكل شخص ، وتمتلئ البيانات في النص المشترك في الأماكن المناسبة وتطبعها. هذا هو أداة معالجة الكلمات تحظى بشعبية كبيرة وتوفير الوقت.

إرسال الفاكس:

كما تحتوي معالجات الكلمات أيضًا على إمكانية طباعة رسائل الفاكس وإرسالها عبر خط الهاتف باستخدام المودم المثبت على نظام الكمبيوتر. توفر معظم معالجات النصوص قوالب محددة مسبقًا لتصميم رسالة الفاكس. بمجرد كتابة الرسالة ، قد تتم طباعتها باستخدام برنامج تشغيل الطابعة الخاص. تتم الطباعة في هذه الحالة على شكل إرسال الرسالة إلى رقم الفاكس المحدد.

معاينة:

يمكن الحصول على معاينة النص بأكمله أو جزء منه قبل الطباعة وذلك لمراجعة ترقيم الصفحات والجوانب الأخرى للتنسيق. في حالة النصوص الأطول ، تكون المعاينة مفيدة للغاية حيث يمكن الحصول على عرض مكبر على الشاشة.

معالجات الكلمات الحديثة لديها الكثير لتقدمه للمراسلات المكتبية. يحتاج المستخدمون إلى معرفة جميع الميزات المتاحة وتطبيقها بشكل مناسب للاستفادة الكاملة من صلاحيات برنامج معالجة النصوص.

معالجة النصوص هي تطبيق مكتبي ذو شعبية كبيرة ، وربما لا يوجد أي كمبيوتر شخصي لا يستخدم كمعالج كلمات. ما يقرب من 30 ٪ -40 ٪ من وقت العمل من أجهزة الكمبيوتر الشخصية تنفق على معالجة النصوص.