دليل المكتب: المعنى والأهمية والمحتويات

دليل المكتب: المعنى والأهمية والمحتويات!

المعنى:

مكتب ، وهو أمر ضروري لكل نوع من التنظيم ، هو المكان الذي يتم فيه القيام بأنواع مختلفة من الأنشطة مثل التواصل والحوسبة والتسجيل. كل وظيفة لها طريقتها الخاصة لتحقيق أفضل أداء وتتكون من عدة خطوات يتبعها الموظفون وبمساعدة أنواع مختلفة من المعدات. المصطلح "يدوي" يعني كتيب يتكون من بعض "الحركات المحددة". يجب على أي شخص يرغب في القيام بعمل بكفاءة معرفة الخطوات أو الحركات المنصوص عليها لتحقيق أفضل أداء له.

دليل المكتب هو نوع من الكتيب الذي يحتوي على الممارسات القياسية وكذلك السياسات التنظيمية لإضفاء تأثير على تلك الممارسات المخصصة للمكتب. وهو دليل لأعضاء الطاقم. ويحدد المبادئ التوجيهية التي يتعين القيام بها على أساس الوظائف. وهو مصدر ثابت للمعلومات يتم من خلاله توجيه موظفي المكتب بشكل ملائم وتلقائي.

أهمية:

في مكتب يتم تنفيذ أنواع مختلفة من العمل بها. تقع على عاتق إدارة المكتب أن ترى أن أقصى قدر من العمل يتم بالكفاءة خلال ساعات العمل. لذلك يحتاج موظفو المكتب إلى التعليمات وكذلك الإشراف. ليس من المرغوب فيه أو من الناحية العملية إصدار التعليمات في كل خطوة وفي كل مرة.

يتكون عمل المكتب من عمل روتيني أو مبرمج وعمل غير مبرمج. من الصحيح تماماً أنه بالنسبة للأعمال غير المبرمجة ، يجب إصدار تعليمات محددة ولكن بالنسبة للعمل الروتيني أو المبرمج ، يجب اتباع بعض الممارسات القياسية.

بالنسبة لهذا العمل ، يتم إعداد دليل مكتبي يحتوي على تعليمات حول الممارسات القياسية ويتم تسليم نسخة من الدليل إلى كل عضو من الموظفين كدليل إرشادي. من خلال هذه الممارسة ، هناك توفير للوقت وكذلك يتم تجنب الهدر من جميع الأنواع. إنه يؤدي إلى استمرار تدفق العمل والاقتصاد. أهمية الدليل اليدوي لذلك هو عظيم جدا. وبصرف النظر عن ذلك ، يمكن الشعور بأهمية الدليل المكتبي من الجوانب الأخرى أيضًا.

أولاً ، عندما يتم تعيين شخص ما في وظيفة ما ، يمكنه أيضًا فهم طبيعة سلطته ومسؤوليته من خلال تفاصيل الوظيفة الممنوحة في دليل المكتب.

وثانيا ، فإنه يوفر الفحص التلقائي. بمجرد أن يعرف الشخص وظيفته بشكل جيد ، فإنه يصبح مسؤولا عن أداء المهمة على أكمل وجه ممكن. دليل المكتب وبالتالي يضمن ضبط النفس.

بشكل عام ، يتم إنشاء لجنة مع رؤساء الأقسام الوظيفية المختلفة للمكتب ، لإعداد دليل المكتب بحيث يتم الحفاظ على التنسيق المثالي بين الأنشطة المختلفة الموضحة في الدليل. يمكن القول إن أهمية دليل المكتب مدعومة بشكل أكبر لأنها تعزز التنسيق.

محتويات:

يحتوي دليل رسمي على أنواع مختلفة من المعلومات حول المنظمة ومكان العمل (أي المكتب) والعمل والعمال. كل هذه يجب أن تكون مرتبة بشكل منهجي وبطريقة سرية لجعلها مفهومة بوضوح.

يكون الترتيب على النحو التالي:

(أ) عن المنظمة:

بشكل عام ، في البداية يتم توفير وصف موجز للمنظمة ككل مع الأهداف الرئيسية والسياسات العامة. يجب تقديم حساب مفصل حول منتجاتها أو خدماتها لأن الكثير يعتمد على طبيعة المنتجات أو الخدمات. من خلال المرور عبرها ، يمكن لكل موظف إدراك الدور الذي يجب أن يلعبه في إطار العمل بأكمله.

(ب) حول المكتب :

للمكتب نفسه موقعه ومكان إقامته وهيكله التنظيمي وعلاقته بالسلطة. الهيكل التنظيمي ذو التقسيمات الرأسية والأفقية هو سمة أساسية ، فالأقسام العمودية تكون على أساس مستويات السلطة وتكون التقسيمات الأفقية وظيفية أو إدارية. يجب ألا يكون مثل هذا الهيكل جامدًا ولكنه يتغير مع نمو وتوسع المنظمة ومكتبها. لذلك ، يخضع دليل المكتب للتعديل في المواقف المتغيرة.

حتى أن تصميم المكتب ككل يجب أن يكون معروفًا للموظفين لتحسين الاتصال الداخلي. يجب أن يكون لدى الموظف معرفة حول موقع بعض الإدارات الوظيفية الشائعة مثل إدارة النقد ، إدارة الإرسال ، إلخ ، وحتى المقصف أو الغرفة الطبية

(ج) عن العمل :

(1) العمل القياسي:

ترتبط معظم الإرشادات أو الإرشادات بالأعمال القياسية أو الروتينية التي يمكن اتباعها بسهولة تحت أي ظرف من الظروف. يستلزم العمل المعياري التعامل مع البريد ، والإيداع ، وما إلى ذلك. يجب أن يشير الدليل إلى الخطوات التي يجب اتباعها والمعدات التي سيتم استخدامها لهذا الغرض. هنا تأتي أهمية استخدام الآلات والنماذج.

يجب أن يكون لدى الموظف معرفة كاملة حول الآلات والأجهزة ، إن وجدت ، التي سيتم استخدامها من قبله وكذلك النماذج المرتبطة بشكل وثيق مع الآلات. إنها مسألة سياسة عامة لمنظمة ما ومدى استخدام الآلات والأجهزة المنزلية. مكتب كبير لديه قسم منفصل للتشغيل والصيانة لتحسين أسلوب المكتب والممارسة. إذا كان الأمر كذلك ، فيشير الدليل إلى أنه يجب أن يكون هناك أمر دائم باتباع أي ابتكارات متبعة.

(2) العمل غير القياسي :

لا يعتبر العمل غير القياسي في المكتب n أقل أهمية على الرغم من أنه قد لا يكون شائعًا أو يمارس بشكل متكرر ، على سبيل المثال التعامل مع المراسلات الأجنبية. ما لم تكن مراسلة التصدير والاستيراد ، فإن المراسلات الأجنبية ليست شائعة. ويجب أن يبين الدليل الخطوات التي يجب اتباعها ، ومن الذي يجب الاتصال به للحصول على التعليمات ، وما إلى ذلك في ظل هذه الحالة.

(د) عن الموظفين:

أساسا هناك نوعان من الناس في المكتب - التنفيذية والتنفيذية. النوع السابق له سلطة أكبر في صنع القرار والتوجيه وكذلك التحكم أكثر من المجموعة الأخيرة. ولكن لكل نوع هناك قواعد ولوائح.

تختص قواعد Office بما يلي:

(أ) طريقة التوظيف ؛

(ب) أحكام وشروط التعيين فيما يتعلق بالتعويض والحوافز والمزايا الإضافية والأوراق وغير ذلك ؛

(ج) مختلف المزايا ، والمرافق ، وتدابير الرعاية. إلخ.؛

(د) ساعات العمل والحضور ؛ إلخ

يجب أن يكون كل عضو من الموظفين على دراية بهذه التعقيدات غير الضرورية أو سوء التفاهم الذي قد يؤدي إلى عدم الرضا والاضطراب مما يضر الإدارة وكذلك الإدارة. يجب على كل عضو من الموظفين على الأقل لمصلحته أن يعرف القواعد.

يمكن أيضًا تصنيف موظفي المكتب إلى: الأعضاء الحاليين والداخلين الجدد. بالنسبة للفئة الأخيرة ، قد تكون هناك أحكام خاصة للتدريب ، على الرغم من أن تدريب الموظفين الحاليين ليس أمراً غير شائع. يجب أن يذكر الدليل مرافق التدريب ، إن وجدت ، المتاحة ، سواء في العمل أو خارج الوظيفة. يصبح تدريب الداخلين الجدد أمرا لا مفر منه حيث يستخدم أحد المكاتب الآلات والأدوات المتطورة بشكل خاص. من واجب المشرف أو المدير المباشر للوافد الجديد أن يطلعه على الدليل.

(هـ) آخرون :

هناك العديد من التعليمات الأخرى التي يمكن الحصول عليها من دليل المكتب. على سبيل المثال ، ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة الطوارئ الجسدية مثل الحريق أو الحوادث أو غيرها ؛ معرفة عامة حول آلات المكاتب العامة وصيانة هذه الأجهزة ؛ دستور ووظائف نقابات الموظفين ، والمرافق الترفيهية ، إلخ.