التنظيم: المعنى ، المفهوم ، الميزات والمزايا

اقرأ هذه المقالة للتعرف على معنى ومفهوم وخصائص ومزايا التنظيم.

معنى المنظمة:

لا يمكن للإنسان أن يعيش في عزلة. فهم غير قادرين على تلبية احتياجاتهم ورغباتهم وحدهم ، لأن أي فرد واحد يفتقر إلى القوة والقدرة والوقت والإمكانيات. عليه أن يحصل على تعاون الأشخاص الآخرين في تحقيق أهدافه. بكلمات بسيطة ، ينظر إلى التنظيم على أنه مجموعة من الأشخاص الذين يتم تشكيلهم للبحث عن أهداف معينة. المنظمة ليست اختراعا أو ظاهرة جديدة وحديثة.

منذ فجر الحضارة ، كان الناس دائما يشكلون منظمات تجمع بين جهودهم لإنجازات أهدافهم المشتركة. على سبيل المثال ، استخدم أباطرة الصين المنظمات منذ ألف عام لبناء أنظمة ري كبيرة. خلق البابا الأول كنيسة عالمية لخدمة دين عالمي. أعظم مثال على ذلك هو بناء الأهرامات العظيمة من قبل المصريين الأوائل.

الانتهاء من هرم واحد مطلوب 1 ، 00000 رجل يعملون عشرون عاما. لتخطيط وتنظيم 1 ، 00000 رجل على مدى فترة عشرين سنة بحد ذاتها كانت مهمة ضخمة ، مع الاحتفاظ بالمنتجات النهائية المعقدة. لكن المجتمع الحديث لديه تنظيم أكثر من أي وقت مضى.

وهو يتألف من منظمات كبيرة ومعقدة تهيمن على كل مجال من مجالات النشاط الإنساني في جميع بلدان العالم تقريبا ، بغض النظر عن الاختلافات الثقافية والعرقية والإيديولوجية وغيرها. المنظمات تؤثر على نوعية الحياة البشرية في المجتمع الحديث. لذلك تعتبر دراسة المنظمات ضرورية للغاية لفهم سلوك البشر.

يمكن دراسة المنظمات من منظورين. الصغرى والماكرو. في منظور دقيق ، تركز الدراسة على الفرد البشري. إنها تهتم بالتكوين النفسي لكل فرد ، وتفاعله مع الأفراد والجماعات الأخرى ، والمتغيرات التي تحدد كيف يمكن أن يتفاعل الشخص في موقف معين وما إلى ذلك. كما أن النظرة الدقيقة تتعلق أيضاً بكيفية تعلم الفرد ، وما الذي يحفزه ، و أي نوع من استراتيجيات القيادة قد ينتج السلوك الذي يريده الزعيم. يُنظر إلى هذا المنظور الجزئي للأفراد في المنظمات على أنه نظام يدعى السلوك التنظيمي.

يعتبر عرض الماكرو المؤسسة كوحدة التحليل بدلاً من الفرد. يهتم بالأهداف التنظيمية والهيكل التنظيمي والتقنيات المستخدمة في التنظيم وكيفية تفاعل المؤسسة مع البيئة. يتم التعرف على المنظور الكلي كنظام يدعى نظرية المنظمة. كل من هذه الجوانب مجتمعة تقدم صورة كاملة للدراسة التنظيمية. منظمة جمع الدراسات النظرية من الناس تسمى منظمة في حين أن السلوكية المنظمة تدرس الناس كأعضاء في منظمة.

مفهوم التنظيم:

من الصعب للغاية تحديد مصطلح المنظمة على وجه التحديد لأن استخدام مصطلح المنظمة غير موحد. انها ليست ثابتة. فهي ديناميكية ومتغيرة باستمرار حسب احتياجات المجتمع وأعضائه وأهداف العمل والتغيرات البيئية. وقد تم تعريف المنظمة بطرق مختلفة من قبل مختلف المنظرين ، وذلك لأن مختلف النظريين قد أكدوا على خصائص مختلفة للمؤسسة.

التعريفات المقدمة من قبل بعض المنظرين يعرفون جيدا على النحو التالي:

وفقا لموني ورايلي:

"تُعرف المنظمة على أنها شكل الارتباط البشري لتحقيق الأهداف المشتركة."

وفقا لتلكوت بارسونز:

"تُعرّف المنظمة على أنها وحدة اجتماعية يتم بناؤها وإعادة بنائها عمداً للبحث عن أهداف محددة."

وفقا لأميتاي إتزيوني:

"لدى المنظمة ثلاث خصائص:

(1) تقسيم العمل ،

(2) وجود واحد أو أكثر من مراكز القوى، و

(3) تبديل الأفراد ".

وفقا ل WR سكوت:

"تُعرّف المنظمات على أنها مجموعات تم تأسيسها لتحقيق أهداف محددة نسبيًا على أساس مستمر إلى حد ما. لدى المؤسسات حدود ثابتة أو أكثر ، أو نظام معياري ، أو رتبة سلطة ، أو نظام اتصالات ، أو نظام حوافز يتيح لمختلف أنواع المشاركين العمل معاً في السعي لتحقيق أهداف مشتركة. "

وفقًا لـ Chaster I. Barnard:

"المنظمة هي نظام للأنشطة المنسقة بوعي لشخصين أو أكثر.

ووفقا له ، هناك أربع خصائص للتنظيم:

(ط) الاتصال ،

(2) الجهود التعاونية ،

(3) الأهداف المشتركة ، و

(4) القواعد واللوائح. "

وفقًا لماكس فيبر:

"تُعرّف المنظمة على أنها مجموعة شركات. مجموعة الشركات هي علاقة اجتماعية تكون إما مغلقة أو تحد من دخول الغرباء بالقواعد ... يتم فرض أمرها بواسطة تصرفات أفراد معينين تكون وظيفتهم العادية ".

وفقا لويز ألين:

"يمكن تعريف المنظمة بأنها عملية تحديد وتجميع العمل الذي يتعين القيام به ، وتحديد وتفويض المسؤولية والسلطة وإقامة علاقات لغرض تمكين الناس من العمل بشكل أكثر فعالية في تحقيق الأهداف".

وفقا لكونتز و O 'دونيل:

"إن إقامة علاقات السلطة مع توفير التنسيق من أجل التنسيق بينهما ، رأسيًا وأفقيًا في هيكل المؤسسة ، هو جوهر التنظيم".

وفقا لأوليفر شيلدون:

"إن المنظمة هي العملية التي تجمع بين العمل الذي يتعين على الأفراد أو المجموعات القيام به مع المرافق اللازمة لتنفيذها ، وأن المهام التي تؤديها توفر أفضل القنوات للتطبيق الفعال والمنتظم والإيجابي والمنسق للجهد المتاح."

وفقا لجورج تيري:

"التنظيم هو إقامة علاقات سلطة فعالة بين عمل وأشخاص وأماكن عمل منتقاة لكي تعمل المجموعة معاً بكفاءة." وهكذا ، فإن المنظمة هي جمعية الأشخاص لتحقيق أهداف معينة. إنه تنسيق منطقي لأنشطة عدد من الناس لتحقيق بعض الأهداف المشتركة المحددة جيدا ، من خلال تقسيم العمل والوظيفة ومن خلال التسلسل الهرمي للسلطة والمسؤولية.

ميزات المنظمة:

ينظر مؤلفون مختلفون إلى كلمة "منظمة" من زاوية خاصة بهم. شيء واحد مشترك في جميع وجهات النظر هو أن المنظمة هي إنشاء علاقة السلطة بين الأشخاص بحيث يساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية.

تتم مناقشة بعض ميزات المنظمة أدناه:

1. تكوين الأفراد المترابطين:

المنظمة هي تكوين أو تجميع الأفراد المترابطين. المنظمات ليست مجرد عدد من الأفراد الذين يتم جمعهم بشكل عشوائي ولكنهم يتألفون من الأفراد المترابطين. تحدد مجموعة الأفراد المترابطة القابلة للتحديد حدود المنظمة. ويعرض المنظمة ككيان منفصل عن العناصر الأخرى في بيئته.

2. الخلق المتعمد والإبداعي والاستجمام:

المنظمة عبارة عن وحدة اجتماعية تم بناؤها أو إعادة بنائها بشكل متعمد. وهو نظام من الأنشطة المنسقة بوعي لشخصين أو أكثر. هذه الميزة تميز المنظمة عن الوحدات الاجتماعية الأخرى. على خلاف الوحدات الاجتماعية الأخرى ، يدخل الأعضاء في المنظمة من خلال عقد ويمكن تحريكهم أيضًا إذا لم يكن أداءهم مرضياً. وبالتالي ، فإن العلاقة هي مجرد طبيعة تعاقدية. يمكن تنظيم المجموعات من خلال الترقيات أو التخفيضات أو نقل الأشخاص في المؤسسة.

3. تحقيق الأهداف المشتركة:

المنظمة هي خلق واعية ومقصودة. إنها وسيلة لتحقيق أهداف مشتركة. أهداف مختلف القطاعات تؤدي إلى تحقيق أهداف الأعمال الرئيسية. ينبغي أن يستند الهيكل التنظيمي إلى أهداف مشتركة واضحة. هذا سوف يساعد في الإنجاز الصحيح للأهداف.

4. تقسيم العمل:

المنظمة تشمل تقسيم العمل بأكمله إلى شرائح مختلفة. ثم يتم تعيين أجزاء مختلفة من العمل لأشخاص مختلفين لإنجازهم الفعال. هذا يجلب تقسيم العمل. ليس الأمر أن شخصًا واحدًا لا يستطيع القيام بالعديد من الوظائف ، ولكن التخصص في الأنشطة المختلفة ضروري لتحسين الكفاءة. تساعد المنظمة في تقسيم العمل إلى الأنشطة ذات الصلة بحيث يتم تعيينها لأفراد مختلفين.

5. التنسيق:

تنسيق الأنشطة المختلفة أمر أساسي مثل تقسيمها. وهو يساعد في دمج ومواءمة مختلف الأنشطة. التنسيق أيضا يتجنب الازدواجية والتأخير. في الواقع ، تعتمد وظائف مختلفة في منظمة على بعضها البعض ، وأداء واحد يؤثر على الآخر. ما لم يتم تنسيقها جميعًا بشكل سليم ، يتأثر أداء جميع الشرائح سلبًا.

6. العلاقة التعاونية:

تنشئ المنظمة علاقة تعاونية بين مختلف أعضاء المجموعة. لا يمكن تأسيس منظمة من قبل شخص واحد. يتطلب شخصين أو أكثر على الأقل ؛ التنظيم هو نظام يساعد في خلق علاقات ذات معنى بين الناس. يجب أن تكون العلاقة رأسية وأفقية بين أعضاء الأقسام المختلفة. يجب تصميم الهيكل بحيث يحفز الناس على القيام بجزءهم من العمل معًا.

7. علاقة مسؤولية السلطة المحددة جيدا:

تتكون المنظمة من عدة مواقع مرتبة في هرمية ذات سلطة ومسؤولية محددة بشكل جيد. هناك دائما سلطة مركزية تمتد من خلالها سلسلة من علاقات السلطة في جميع أنحاء المنظمة. يحدد التسلسل الهرمي للمواقف خطوط الاتصال ونمط العلاقات.

8. سلوك المجموعة:

المنظمة هي تكوين الناس. يعتمد نجاح المنظمة على سلوك الناس والمجموعة. المجموعات الفردية والهياكل هي أساس سلوك المجموعة. يتم تأسيس العلاقات على مستوى الشخص إلى شخص وخاضع للمرؤوسين وكذلك مع الرئيس في المجموعة. تساعد المنظمات الرسمية وغير الرسمية في تطوير السلوك السليم للمجموعة.

لقد أنجب سلوك المجموعة العمل الجماعي الذي تم قبوله باعتباره أكثر أشكال التنظيم فعالية. حققت روح الفريق وأداء الفريق ومكافآت الفريق وحافز الفريق أبعادًا جديدة في المؤسسات الكبيرة في بداية هذا القرن. المجموعات في منظمة لديها سلوك أكثر فعالية. يمكنهم تحقيق شيء أكثر من ما يمكن تحقيقه بشكل فردي.

9. الأداء:

المنظمة بأكملها أكبر من مجموع أجزائها. الهدف الرئيسي للمنظمة هو تحقيق الأهداف والغايات من خلال الأداء الفعال الممكن مع تنمية الموارد البشرية. تزيد برامج التطوير التنظيمي من دوافع العمل والإبداع. كما يأتي توسع الوظائف وإثراء الوظائف والرضا الوظيفي تحت الأداء التنظيمي. يساعد التخصص على وجه الخصوص في الأداء الفعال للوظيفة.

الميزات المذكورة أعلاه للمنظمة تجعلها مختلفة عن الوحدات الاجتماعية الأخرى. في المنظمات الحديثة ، والتي هي كبيرة ومعقدة في الطبيعة ، هذه الميزات مهمة جدا من وجهة نظر الإدارة.

أهمية المنظمة:

المنظمة هي الآلية التي تحدد العلاقة بين الأشخاص المختلفين. بمساعدة إدارة منظمة محددة بشكل جيد قادرة على أداء وظائف التوجيه والتنسيق والتحكم. لن تمكن خطة المنظمة غير المحددة الإدارة من إقامة معرض فعال لموهبتها الإدارية لتحقيق أهداف العمل.

مزايا منظمة جيدة:

1. يساعد في الاستخدام الأمثل للابتكارات التكنولوجية:

اختبار منظمة جيدة هو نجاحها في التكيف مع الوضع الجديد والمتغير. تجري التحسينات التكنولوجية في كل مرة ، ويلزم بعض الإدارة لاستخدامها في الوجود في عالم تنافسي. يجب أن تكون المنظمة مرنة لدمج جميع المتطلبات الجديدة. سوف تتطلب التعديلات على التغييرات الجديدة إعادة جدولة وإعادة ضبط الواجبات والمسؤوليات في المنظمة. قد تكون هناك حاجة أيضًا إلى تفويض صلاحيات جديدة لتحقيق الاستفادة المثلى من التغييرات التكنولوجية.

2. يساعد في الإدارة:

توفر المؤسسة أساسًا سليمًا للتحكم الإداري الفعال. سيتم تنفيذ وظائف إدارية مختلفة بشكل فعال بمساعدة منظمة. تتطلب المهام مثل التنسيق والتحكم تقسيمًا مناسبًا لمختلف الوظائف وتخصيصها للأشخاص المناسبين.

لن تكون وظيفة مهمة للتخطيط فعالة إلا إذا كانت هناك منظمة لتنفيذها. قد تفشل أفضل الخطط إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح. وسيكون من الضروري إسناد المسؤوليات بين مختلف الأشخاص للبت في وظائف مختلفة لجعل الخطط فعالة. ستكون هناك حاجة إلى سلطة مناسبة للقيام بالمهام بشكل منتظم وفعال. تعد المنظمة الجيدة أحد الأصول للإدارة. فهو يساعد في تحقيق أهداف المنظمة من خلال ممارسة الضوابط الفعالة. توفر المنظمة قناة لإدارة أفضل.

3. يعزز النمو والتنوع:

المنطقة والأنشطة التجارية تنمو إذا كان لديها منظمة متماسكة جيدا. ستكون هناك حاجة لتوظيف المزيد من الأشخاص كلما تم التوسع والتنوع. مرن
الهيكل التنظيمي سيمكن من توظيف المزيد من الأشخاص دون إزعاج العمل. الأنشطة الإضافية لن تضع أي ضغط على الإدارة.

4. سهولة التنسيق:

كل مؤسسة لديها عدد من الإدارات والأقسام. يتم تعيين هذه واجبات مختلفة لتحقيق أهداف العمل. هناك حاجة لتنسيق عمل مختلف القطاعات. ستقوم المنظمة الجيدة بتقسيم الأنشطة وتقسيمها إلى فئات بحيث تصبح أنشطة القطاعات المختلفة متكاملة. هذا سيجلب التنسيق التلقائي في العمل.

5. تدريب وتطوير الموظفين:

توفر منظمة جيدة فرصة لتدريب وتطوير الموظفين. توفر سلطة محددة بوضوح مجالًا لاستخدام المواهب. سيكون هناك نطاق كاف لتجربة أفكار جديدة في تحسين عمل المنظمة. يحصل المشاركون الجدد على تدريب كافٍ في عملهم. وهم مرتبطون بأشخاص ذوي خبرة يرشدونهم في القيام بمختلف الوظائف. على التدريب الوظيفي هو أفضل بكثير ويعطي نتائج جيدة بالمقارنة مع تدريب غرفة الصف. سيوفر النظام التنظيمي الجيد التصميم فرصة كافية لتدريب المتدربين الجدد وتطوير الموظفين الحاليين.

6. تشجع المبادرة:

سيوفر الهيكل التنظيمي الجيد المجال الكافي لأخذ المبادرة. يسمح للأشخاص بمحاولة أفكار جديدة لتحسين عملهم. وضعت السياسات والإجراءات لتوجيه الموظفين الإداريين. ولكن في حدود هذه الحدود ، يمنح الناس الحرية لإظهار مواهبهم.

إن المبادرة والإبداع اللذان شجعا في المنظمة ستجعلها ديناميكية وتستجيب للحالات الجديدة. إذا لم يتم تشجيع الأشخاص على اتخاذ مبادرة جديدة ، فقد لا تكون الإدارة قادرة على التعامل مع بيئة الأعمال المتغيرة. تحدد منظمة جيدة بوضوح نطاق عمل كل شخص وتسمح لهم بالنمو في هذا المجال.

7. علاقات إنسانية أفضل:

العلاقات الإنسانية تتحسن في وضع تنظيمي جيد. منظمة تتكون من البشر ويسعدهم في تحسين العلاقات الإنسانية. إن العمل ، والسلطة ، والمسؤولية ، والمساءلة المحددة بوضوح سوف تمكن الأفراد من العمل في جو حر. سيعرف الجميع حدوده وقد يحاول البقاء في هذا المجال. هذا سوف يعطي الرضا الوظيفي للموظفين.