تنظيم وتقييم المعلومات في المكتب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على تنظيم المعلومات وتقييمها في المكتب.

تنظيم المعلومات في المكتب:

بعد جمع البيانات وتجميعها وترتيبها في سلسلة ، يجب وضعها على الورق بطريقة تظهر الحقائق والأرقام منها.

يجب أن يتم ترتيب هذه البيانات بطريقة يسهل فهمها.

يعتمد العرض البياني أو عرض البيانات في صفوف وأعمدة على البيانات التي يتم جمعها والغرض الذي يجب أن يتم وضع النظام أو الإجراءات من أجله. سيتضمن التمثيل البياني للبيانات المخطط الانسيابي ، مخطط العملية ، مخطط العملية ومخطط توزيع العمل.

يمكن تنظيم الحقائق بعدة طرق:

1. على أساس المشاكل:

أثناء عملية جمع البيانات ، يتم اكتشاف بعض المشكلات أو الشكاوى الرئيسية. ومع ذلك ، من الضروري إدراج الشكاوى والمشاكل الحقيقية فقط وتلك ذات الأهمية الكبرى.

2. على أساس الأهداف:

يمكن تنظيم الحقائق على أساس الأهداف التي تتعلق بها. ومع ذلك ، ليس من السهل تحديد الأهداف ، كما أنه ليس من الممكن دائمًا إعطاء تقسيم واضح ومتميز للمعلومات.

3. في أساس العملية يعني:

تكشف هذه الطريقة عن الوضع الحالي للبيانات التي تمت معالجتها ومتابعتها. كما يكشف عن استخدام الآلات ونوع المعلومات التي تم الحصول عليها.

4. على أساسيات المنظمة:

يمكن تنظيم الحقائق على أساس الوحدات التنظيمية وموظفيها. من خلال القيام بذلك يتم كشف تدفق البيانات. إلى جانب ذلك ، من خلال دمج أنواع مختلفة من المعلومات في صورة واحدة للمنشأة بأكملها ، يتم تصميم نظام فعال وشامل.

5. على أساس المدخلات والمخرجات:

هذا النهج بسيط ومفيد للغاية عندما يتم تحسين الأنظمة الحالية. يصعب استخدام هذا الأساس عند إدخال نظام لأول مرة.

تقييم المعلومات في المكتب:

لتقييم البيانات ، سيكون من الجيد التعبير عن البيانات العامة إلى المصطلحات الكمية.

للتقييم ، يجب ملاحظة النقاط التالية:

1 - ينبغي إجراء تحليل لفائدة التكاليف لأن النظام المصمم ينبغي أن يكون في نهاية المطاف مناسباً فضلاً عن توفير في التكاليف.

2. من الممكن الحصول على بيانات دقيقة عن التكلفة وإنتاجية الموظفين من الناحية الكمية. وينبغي التحقق من البيانات التي تم الحصول عليها بالفعل بشأن هذه الجوانب من خلال أخذ العينات لتحديد مدى دقة الوثائق المصدر وموثوقية التقارير والسجلات.

3. الأنظمة التي تم تصميمها لإدارة مؤسسة بسلاسة تتأثر بشكل كبير أيضًا بالعوامل التي تعمل خارج المنظمة - على سبيل المثال ، الأنظمة في مكاتب الاستيراد والتصدير التابعة للمنظمة.

4. تعتمد بعض التقييمات إلى حد ما على حكم الفرد واعتقاده. ويرجع ذلك إلى أن بعض المعلومات تتكون دائمًا من عنصر قابل للقياس.