إدارة المشروع: المعنى ، الوظائف والخطوات

بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: - 1. معنى إدارة المشاريع 2. وظائف إدارة المشاريع 3. خطوات.

معنى إدارة المشاريع:

تجمع إدارة المشروع وتحسن الموارد اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.

وقد حددت أولسن إدارة المشاريع بأنها "... ... تطبيق مجموعة من الأدوات والتقنيات (مثل CPM و Matrix Organization) لتوجيه استخدام الموارد المتنوعة نحو إنجاز مهمة فريدة ومركبة لمرة واحدة في الوقت المناسب ، والقيود التكلفة والجودة. تتطلب كل مهمة مزيجا خاصا من هذه الأدوات والتقنيات المصممة لتتناسب مع بيئة المهام ودورة الحياة (من المفهوم إلى الإكمال) للمهمة ".

وبالتالي ، تختلف إدارة المشروع عن إدارة الأعمال المعتادة الأخرى على النحو التالي:

1. لها فترة حياة محدودة. و

2. غالباً ما يحتاج إلى موارد المنظمة على أساس عدم التفرغ خلال فترة تنفيذ المشروع.

وبناءً على ذلك ، يمر عمر إدارة المشروع خلال المراحل التالية من:

1. تحديد المشروع

2. تخطيط المشروع

3. تنفيذ المشروع و

4. إنجاز وتسليم المشروع.

يتراكم مستوى الأنشطة حتى الذروة خلال مرحلة التنفيذ ثم يتدحرج إلى الصفر عند الانتهاء.

إدارة المشاريع في جوهرها بسيطة ، وفي الواقع ، في حياتنا اليومية ، نقوم دائما بمثل هذه الوظيفة مع الموارد المتاحة لنا وننجح في الإدارة لأننا نحدد بوضوح الأهداف التي تحدد هدف الوقت المتاح لدينا ، والموارد التي يستطيعون تحمل الجودة التي نود تحقيقها. نود توضيح هذا البيان في مشروعنا الشخصي ، على سبيل المثال ، ل "طلاء منزلنا".

وظائف إدارة المشاريع:

قبل البدء في تنفيذ المشروع ، نقرر ، في إطارنا العقلي ، النقاط التالية:

التصميم والمواصفات:

1. نحدد نطاق عمل اللوحة الخارجية أو الداخلية أو كليهما.

2. نحدد مواصفات اللون. تستخدم الدهانات التمهيدي ، الأكريليك أو العادي.

3. نخصص الميزانية الزمنية التي يمكننا تحملها لهذه اللوحة ، و

4. وضعنا أيضًا هدفًا للتكلفة التقديرية الإجمالية لهذه اللوحة.

ب. المنظمة:

1. النظر في الحد من الفترة الزمنية ، ونحن نقرر ما إذا كان من الصعب على وظيفة اللوحة إلى المقاول ، أو مجرد تعيين قوة العمل وتنفيذ العملية مع الإشراف الخاص.

2. حدد قوة العمل أو المقاول ، وتقييم خبرتهم في أدائهم في حالة الرسم لمنزل صديق أو قريب بما في ذلك معدل الرسوم.

3. تحديد السياسة التي يجب اتباعها في شراء الدهانات ، وكميتها ، ونوعيتها ومعدلاتها. الخيارات المتاحة لنا هي المشتريات الخاصة من وكيل الشركة المصنعة لعلامة تجارية محددة ، أو ، السماح للمقاول بشراء المواد نيابة عنا.

4. شراء أو استئجار سلم الإكسسوارات اللازمة ، وفرشاة ، وأنابيب المياه الخ.

جيم التنفيذ والمراقبة:

1. شراء الموارد اللازمة ، وفي بعض الأحيان ، أثناء سير العملية ، مراقبة الاستهلاك الفعلي الفعلي للموارد.

2. تسجيل وتحديث النفقات التي تم تكبدها حتى الآن والمقارنة مع إجمالي الميزانيات في كل من الوقت والتكلفة.

3. النظر في الوضع العام ، قد نغير حتى نطاق العمل.

دال - تقييم مشروع ما:

نكتشف وقت الأداء الفعلي والتكلفة والجودة. قارن نفس الشيء مع المجموعة المستهدفة واثري أنفسنا بالتجارب التي ستكون مفيدة في وقت لاحق أو حتى لمساعدة صديقنا أو علاقتنا.

خطوات إدارة المشروع:

يمثل كامل وظائف الوظيفة الموصوفة في A و B و C و D أعلاه ، في الواقع ، وظائف إدارة المشاريع. عندما ننظر إلى مشروع صناعي ، فإن مبادئ وظيفة إدارة المشروع هي نفسها تقريبا في حالة مشروع طلاء منزل ، كما هو موضح في وقت سابق.

ومع ذلك ، بسبب حجم وتعقيدات مشروع صناعي ، يتم تضخيم المشاكل المحتملة من خلال عدد لا يحصى من الوقت بالمقارنة مع تلك التي تواجهها أثناء التعامل مع اللوحات. من أجل التعامل مع هذه الأحجام والتعقيدات ، يتم استخدام عدد من التقنيات الخاصة من قبل إدارة المشروع عندما ينتقل تنفيذ المشروع خلال دورة حياته.

من أجل تنفيذ مشروع كبير بطريقة ناجحة ، يجب على المنظمة التي تطلق المشروع أولاً تطوير فريق إدارة المشروع المكون من محترفين كالمهندسين والمحاسبين الذين لديهم مسؤوليات في المجالات المعنية.

يجب أن يرأس الفريق مدير مشروع مع أفراد ضمن معلمة محددة مسؤولة عن مجالاتهم الخاصة لتحقيق هدف مشترك ، أي إكمال التنفيذ ، ضمن الجدول الزمني المتوقع ، والتكلفة المتوقعة وتسليم المشروع بجودة محددة.

تم تصميم بنية بسيطة لفريق المشروع من هذا القبيل بتفاعلها المتناغم على النحو التالي:

اعتمادا على حجم وتعقيدات المشروع ، يمكن توسيع فريق المشروع إلى مستويات مختلفة.

بمجرد الانتهاء من الفريق ، تكون الخطوات مع الأنشطة الواجب اتباعها:

خطوات:

I. البدء وتحديد:

أنشطة

1. تطوير وتحديد الأهداف.

2. عندما لا يكون مالك المشروع هو المروج الذي يسعى للحصول على موافقة الإدارة.

3. تحديد الفريق مع التدريب المطلوب.

4. مواصفات تفاصيل المشروع ، التفويض بما في ذلك:

ا. نطاق ، اجتماعات التحكم ، خطة الاتصال ، تحليل المخاطر ؛

ب. قائمة أنشطة المشروع مع مقياس الوقت والتكلفة والجودة ؛

ج. واجهة مع مشاريع أخرى ، إن وجدت ؛

د. قضايا المشروع الرئيسية ؛

ه. التقنيات والأساليب والتدريب على النحو المفصل والموافق عليه.

II. التخطيط:

1. يتم توجيه التخطيط للرد على ما يجب القيام به ، ومتى ، وبأي تكلفة.

2. يجب أن تكون الخطط والمواصفات مفهومة بشكل واضح لإزالة الارتباك ، إن وجد.

3. أعضاء فريق المشروع لفهم تنظيم الفريق والقضايا الرئيسية مع منظور واضح وإظهار الالتزام ، على هذا النحو ، مما يؤدي إلى تنسيق جهود الفريق.

يتم عرض تخطيط المشروع برسم تخطيطي كما هو موضح أدناه (تنسيق المواصفات والتخطيطات):

III. التنفيذ (مع الموارد اللازمة اصطف):

1. تنفيذ حزم العمل المعينة ضمن الأهداف الملتزمة.

2. عقد اجتماعات الرقابة ، ومراقبة الفعلية ، ومراجعة التقدم المحرز في مقابل مجموعة المهام واتخاذ الإجراءات التصحيحية. دمج الإجراءات في التقارير الأسبوعية / الشهرية.

يتم إنتاج العرض التخطيطي أدناه مشيرا إلى:

أ) الرصد المستمر الفعلي ؛

ب) مقارنة الفعلي بالأهداف فيما يتعلق بجميع الموارد في تنفيذ المشروع ، مع بيان الفروق الرئيسية مع أسباب هذه الفروق ؛

ج) إجراءات الرقابة عند الحاجة كتدابير علاجية ؛ و

د) التقارير.