إجراءات شراء المواد: 7 مراحل
بعض المراحل هي: 1. إيصالات وتحليل المتطلبات وتجهيز طلبات الشراء 2. اختيار وموقع الموردين المحتملين 3. طلب وتلقي وتحليل عروض الأسعار 4. وضع أوامر 5. متابعة وتسريع أوامر الشراء وغيرها .
مراحل في إجراءات الشراء:
- إيصالات وتحليل متطلبات ومعالجة طلبات الشراء
- اختيار وموقع الموردين المحتملين
- طلب وتلقي وتحليل عروض الأسعار
- وضع أوامر
- متابعة وتسريع أوامر الشراء
- التحقق من فواتير البائعين للدفع بعد معالجة التناقض والردود
- إغلاق الطلبات المكتملة وصيانة السجلات
المرحلة رقم 1. إيصالات وتحليل متطلبات ومعالجة طلبات الشراء:
تقوم الإدارات المختلفة في المنظمة بإبلاغ متطلباتها الخاصة بالعناصر المختلفة إلى قسم المشتريات من خلال نموذج الطلب.
يُعد نموذج طلب الشراء أساسًا لعملية الشراء ويحتوي على البيانات التالية:
(1) ما هي المادة / المادة المطلوبة بجودة المواصفات وغيرها من المواصفات الضرورية؟
(ثانيا) الكمية المطلوبة؟
(3) التاريخ الذي تحتاج فيه المواد؟
(4) مكان التسليم؟
(5) اسم المورد المقترح.
يتم إعداد طلب الشراء من نسختين وتوقيعه من قبل السلطة المختصة. من أجل الحفاظ على التحقق من توافر العنصر في المتجر ، يتم توجيهه من خلال المتجر. الشكل موضح في الشكل 6.3
المرحلة الثانية. اختيار وموقع الموردين المحتملين:
تتكون هذه العملية من اختيار عدد معقول من البائعين إما من خلال الممثلين المعتمدين والكتالوجات والمجلات التجارية. إعلانات أو أدلة تجارية أو معارض تجارية.
يعتمد معيار الاختيار النهائي للبائع أيضًا على العوامل التالية:
(1) موثوقية التوريد: استنادا إلى الأداء السابق للمورد.
(2) ضمان تسليم البضائع في الوقت المناسب مرة أخرى بناء على البيانات السابقة.
(3) اعتبارات أخرى مثل خدمة ما بعد البيع ، وموقف تجاه السلع المرفوضة من قبل المشتري ، والمساعدة التقنية في التركيب وبعده ، إلخ.
في حين تعطى الاعتبارات المحتملة للموردين النظر في ما يلي:
(ط) إذا كان الشراء من السوق المحلية أو أي مكان تنافسي آخر بعيدا عن الصناعة.
(2) إذا كان كل عملية شراء تتم من بائع واحد أو من عدة بائعين.
(3) سواء للشراء مباشرة من الشركات المصنعة.
يقوم وكلاء الشراء باستمرار بمسح السوق بحثًا عن موردين جدد محتملين.
المرحلة رقم 3. طلب وتلقي وتحليل عروض الأسعار:
اقتباس هو استفسار لمعرفة ما إذا كان يمكن للموردين توريد المواد المطلوبة في التاريخ المحدد ، وإذا كان الجواب بنعم فما معدل ذلك.
يتم تقديم طلب عروض الأسعار على نموذج محدد كما هو موضح في الشكل 6.4
يتم دعوة عروض الأسعار لشراء المواد كما هو موضح أدناه ، ويجب أن تصل إلى هذا المكتب في موعد أقصاه (تاريخ) في (وقت). يجب إرسال عروض الأسعار مع التفاصيل الكاملة والمدعومة بتفاصيل المنشورات أو الكتيبات إلخ.
(1) يرجى ذكر أعلى الظرف
الاستفسار لا ......... التاريخ المستحق .....................
(2) ينبغي تقديم الاقتباسات من نسختين.
(3) ينبغي إعطاء الاقتباسات بنفس الترتيب الوارد في رسالة الاستفسار.
(4) يجب أن تكون عروض الأسعار صالحة لمدة شهر واحد على الأقل من تاريخ الفتح ،
(ت) يجب أن تكون الأسعار المذكورة هي وجهة المشتري وتشمل جميع الضرائب.
(6) ينبغي إرسال الاقتباسات في أغلفة مختومة.
(7) والحق محجوز لقبول أو رفض أي عرض كليا أو جزئيا دون إعطاء أي سبب.
(8) يجوز لممثل البائع أن يكون حاضرا عند فتح عروض الأسعار.
تقديم طلب عروض الأسعار:
يتم تقديم طلب عروض الأسعار على Performa الموضحة في الشكل 6.4 لكافة البائعين أو المصادر المحددة والعرض. يحتوي نموذج الاقتباس على تفاصيل المواد التي يتم شراؤها والشروط والأحكام التي يود المشتري بموجبها شراء المواد.
تحليل الاقتباسات:
بعد تلقي عروض الأسعار من مصادر مختلفة يتم دراستها لمقارنات الأسعار والشروط والأحكام الأخرى المذكورة في طلب عروض الأسعار. يتم تحضير بيان مقارن كما هو موضح في الشكل 6.5 للتحليل. يتم وضع علامة على N.TS و A.TS على كل عنصر أي ليس للمواصفات ووفقا للمواصفات واختيار البائع الصحيح هو من العناصر التي تحمل علامة ATS
يقدم البيان المقارن الذي تم إعداده أعلاه دليلاً جيدًا في اختيار البائع المناسب بمعنى أن مادته تلبي المواصفات المطلوبة.
المرحلة # 4. وضع أوامر:
بعد اختيار البائع المناسب ، يتم إرسال طلب شراء (كما هو موضح في الشكل 6.6) إليه. يمثل أمر الشراء مستندًا قانونيًا ويعمل بمثابة سلطة المورد لتسليم المواد وفقًا لشروط أمر الشراء.
المرحلة # 5. متابعة وتسريع أوامر الشراء:
إن مجرد وضع أمر الشراء لا يضمن توفير المواد ، كما أن بعض عمليات الشراء مطلوبة أيضًا.
لذلك يحتفظ قسم الشراء بالاتصال مع المورد من أجل:
(ط) احصل على معلومات حول تقدم الطلب.
(2) يجب تذكير المورد قبل انتهاء فترة التسليم حيث أنه هو جوهر عقد الشراء.
(3) اتخاذ إجراءات تصحيحية (مثل تغيير وسائل النقل ، أو نقل بعض الأوامر إلى الموردين الآخرين) بحيث يمكن استلام المواد في الوقت المحدد كما كان مخططا له في وقت سابق.
يتم إعداد ست نسخ من أمر الشراء بواسطة قسم الشراء. ويتم توقيع كل نسخة من قبل مسؤول الشراء.
من هذه النسخ يتم إرسال نسخة واحدة منها إلى:
(ط) البائع.
(2) قسم المتجر.
(3) قسم الحسابات.
(4) قسم التفتيش.
(الخامس) Deptt. وضع طلب.
(السادس) شراء Deptt للتسجيل.
المرحلة رقم 6. التحقق من فواتير البائعين للدفع بعد معالجة التناقضات والردود :
تتم مقارنة التقارير المتعلقة بالمواد مهما كانت مستلمة بأوامر الشراء لمعرفة الاختلافات ، أي تغيرات الجودة وما إلى ذلك. يجب أن يتم عرض التناقضات إذا وجدت فيما يتعلق بالجودة أو الكمية على الفور على إشعار البائعين. قد تعاد المواد المرفوضة إلى المورد لاستبدالها.
يتم التحقق من الفواتير للتأكد من استلام المواد وفقًا لمواصفات طلب الشراء والسعر المتفق عليه. بعد تأكيد هذه الأمور يتم الدفع إلى البائع للحصول على المواد المستلمة.
المرحلة رقم 7. إغلاق الطلبات المكتملة وصيانة السجلات:
بعد مقارنة أمر الشراء مع تقارير الاستلام وفاتورة البائع. يتم التعامل مع الطلبات كطلبات مكتملة ويتم إغلاقها. تتمثل الخطوة الأخيرة في إجراء الشراء في إيداع سجلات هذه المعاملات ، مثل صيانة السجلات.
