إجراءات الشراء: أهم 7 إجراءات شراء قياسية - شرح!
يلقي هذا المقال الضوء على أعلى سبعة إجراءات الشراء القياسية التي اعتمدتها شركة التصنيع. الإجراءات هي: 1. طلب الشراء 2. الحصول على عرض سعر 3. وضع الأمر 4. متابعة الطلب 5. الفاتورة والبضاعة المتحصلة بالمقارنة مع الطلب 6. إدخالات الحساب 7. المدفوعات.
إجراء الشراء القياسي #
1. طلب الشراء:
هذا الطلب يبدأ إجراء الشراء. يتم وضع أمر الشراء عند استلام الطلبات الموقعة والموافقة حسب الأصول. تحدد طلبات الشراء نوع المواد المطلوبة ، وكم ومتى ، ومكان تسليم المواد في المصنع.
في مجال الاهتمام التجاري ، يقترح قسم المبيعات على الإدارات الأخرى فيما يتعلق بالمشتريات وكل دائرة ، وفقا لذلك ، يملأ طلبها في نموذج طلب مقدم ويشكل نسخة واحدة من نفس كل أسبوعين أو بشكل دوري إلى قسم المشتريات. يحتوي نموذج الطلب على الكمية والوصف والمخزون المتبقي ومتوسط الاستهلاك والسعر المحتمل وغير ذلك.
يتم إرسال نسخة واحدة من النموذج أعلاه إلى وكيل الشراء ويتم الاحتفاظ بالنسخة الثانية بواسطة المنشئ.
إجراء الشراء القياسي #
2. الحصول على الاقتباسات:
في هذه المرحلة ، سيدعو قسم الشراء عروض الأسعار والعينات من الموردين المدرجين. كما يتم إجراء استفسارات عن البضائع التي يتم استلامها من خلال إدخال الصحف لتحديد الطلب والمتطلبات بالتفصيل.
إجراء الشراء القياسي #
3. وضع أمر:
يعتمد ترتيب الطلب على عروض الأسعار المناسبة. بعد الاختيار الصحيح ، يتم وضع الطلبات على النماذج المطبوعة.
يتم إجراء كل طلب في أربع نسخ تحتوي على هذه المعلومات:
(أ) الرقم التسلسلي وتاريخ الطلب
(ب) اسم البائع وعنوانه وما إلى ذلك ،
(ج) التفاصيل الكاملة للبضائع ،
(د) أسعار وشروط الخصم ،
(ه) طريقة وطريقة وتاريخ التسليم
(و) تعليمات خاصة تتعلق بالفواتير والتعبئة ووضع العلامات ووضع العلامات والتأمين وطريقة النقل.
يجب على الشخص المسؤول المخول رسميًا التوقيع على الطلب مع التاريخ. سيتم إرسال نسخة واحدة من الطلب إلى البائع ، واحد إلى قسم الإنتاج ، واحد إلى قسم الحسابات وآخر سيحتفظ به المكتب للرجوع إليه في المستقبل.
إجراء الشراء القياسي #
4. متابعة الطلب:
لتسريع تنفيذ الطلب ، المتابعة ضرورية. يتم إجراء هذا لمساعدة المنتج على بدء الإنتاج في وقت سابق بحيث لا يتم حظر المواد. تضمن استثمارًا أقل في المواد وتوفير رأس المال.
إجراء الشراء القياسي #
5. مقارنة الفاتورة والبضائع المستلمة مع الأوامر:
في هذه المرحلة ، يجب التحقق من الفاتورة بالترتيب. يتم الإبلاغ عن أي تباين على الفور. يتم إجراء مقارنة مماثلة عند وصول البضاعة فعليًا. في حالة استلام مذكرة تسليم من المورد ، سيتم تحصيلها مع الطلب والبضائع المستلمة. يتم إرجاع النسخة المكررة من مذكرة التسليم بعد التوقيع والتاريخ كإيصال إقرار.
إجراء الشراء القياسي #
6. إدخالات وكتب الحساب:
سيقوم قسم المشتريات الآن بإرسال الفاتورة مع المصادقة الضرورية إلى قسم الحسابات حيث يتم إدخال الفاتورة في دفتر الأستاذ.
إجراء الشراء القياسي #
7. المدفوعات:
هذه هي المرحلة الأخيرة - تسوية الحساب عن طريق الدفع. للاستفادة من الخصم النقدي ، والدفع يظهر على الفور. في عمليات الشراء الائتمانية ، سيتم إصدار أمر الدفع بعد استلام كشوف الحسابات والتحقق منها.
