حفظ السجلات: أهمية وعمليات حفظ السجلات

في اقتصاد التبادل الحالي لدينا ، أصبحت إدارة الأموال للأسرة عملية معقدة. عمليا ، يتم دفع المال لجميع السلع والخدمات. يتم إجراء عدد من النفقات اليومية الصغيرة في الأسرة من خلال المال. في ظل هذه الظروف ، لا يمكن الاعتماد على الذاكرة لتوفير سجلات قابلة للاستخدام. عندما تكون الميزانية قيد التنفيذ ، فإن الطريقة الأكثر شيوعًا لمعرفة كيفية إنفاق الأموال في العائلة ، هي الحفاظ على السجلات والحسابات. حتى السجلات البسيطة التي يتم إبقاؤها بعناية وبصورة تساعد في تسهيل عملية تمويل الأسرة.

أهمية حفظ السجلات:

تساعد صيانة السجلات المالية الأسرة بعدة طرق:

1. من السهل معرفة الطريقة التي يتم بها إنفاق دخل الأسرة.

2. لدى العائلات التي تحتفظ بسجلات صورة أوضح عن أسعار الأصناف المختلفة ويمكن أن تتخذ قرارًا حكيمًا في شراء المواد.

3. يمكن مقارنة النفقات الحالية مع الماضي.

4. يمكن العثور على طرق ووسائل مختلفة لتحقيق التوازن بين إجمالي الدخل والنفقات للأسرة.

5. السجلات مفيدة كتاريخ سابق لإظهار نفقات الطوارئ. هذا سوف يعطي مؤشرا للمستقبل.

6. يمكن أن يساعد على تسهيل عملية تمويل الأسرة.

7. كما أنها ذات قيمة في تحقيق عوائد ضريبة الدخل وفي تعديل مطالبات التأمين.

8. يمكن إجراء الحفظ بسهولة عن طريق حفظ السجلات.

9. يوفر السجل مجموعة من الكتاب المرجعي الجاهز.

10. سجل يمكن أن يكون بمثابة سيطرة على ميزانية الأسرة.

قد لا تكون مجموعة السجلات التي تكون مرضية تمامًا لعائلة واحدة أخرى. يمكن لكل عائلة تبني نمط لحفظ الحسابات المناسبة لمتطلباتها الخاصة. يمكن للعائلة التي يحرص فيها الأعضاء بالحرص والدقة أن تحتفظ بسجلات مفصلة. قد تحتفظ بعض العائلات الأخرى بالحد الأدنى من المعلومات لأنها لا تحب هذه العملية لأنها متكررة وتستغرق وقتًا في بعض الأحيان.

عمليات حفظ السجلات :

يمكن للعائلة اعتماد ثلاثة أنواع من عمليات حفظ السجلات:

(1) حساب الإيرادات والمصروفات

(2) دفتر الأستاذ الأسرة

(3) الميزانية العمومية

1. حساب الإيرادات والمصروفات:

هذا هو حساب الجري اليومي للعائلة. يمكن الاحتفاظ بها على أساس أسبوعي أو شهري. في هذا الحساب يتم تسجيل دخل الشهر في التواريخ التي تم استلامها فيها. ولوحظت جميع بنود الإنفاق. يجب ملاحظة العناصر الموجودة في رأس واحد على حدة. يجب ملاحظة الإنفاق الأسبوعي على كل بند والأيام الإضافية من الشهر بشكل واضح. في نهاية الشهر ، يتم حساب إجمالي النفقات وخصمها من إجمالي الدخل. إذا كان هناك أي رصيد قد يتم اتخاذها إلى الشهر المقبل.

فيما يلي نموذج لسجل النفقات الشهرية:

(1) الرصيد الافتتاحي (من الشهر الماضي)

(2) مقدار الدخل (خلال الشهر)

(3) النفقات (خلال الشهر)

(4) الرصيد (تم ترحيله إلى الشهر التالي)

2. دفتر العائلة :

يمكن تسجيل سجل جميع النفقات في دفتر الأستاذ. ويشمل ذلك المبالغ المدفوعة عن شراء الممتلكات ، والبناء ، والسيارة ، والثلاجة ، والأثاث ، وأقساط التأمين ، والودائع المصرفية ، والقروض الممنوحة للآخرين وما إلى ذلك ، التي تعتبر من ممتلكات الأسرة.

كما يتم تسجيل جميع اقتراضات العائلة في دفتر الأستاذ الخاص بالعائلة. وينبغي ملاحظة القروض التي يتم أخذها من البنوك أو أي مؤسسات مالية أخرى أو من الأفراد بوضوح في دفتر الأستاذ. وتجدر الإشارة إلى أن الفواتير التي يتعين دفعها فيما يتعلق بالسلع المشتراة على أساس الائتمان أو الأقساط الواجب سدادها ينبغي أن تلاحظ. جميع أنواع الاقتراض والمدفوعات التي يتعين القيام بها هي مسؤوليات الأسرة.

3. الميزانية العمومية:

الميزانية العمومية هي بيان سنوي للموجودات والمطلوبات التي تمت في نهاية السنة. المسؤولية هي جانب الدفع في حين أن الموجودات هي جانب المتلقي من سجلات العائلة. وستكون أرصدة القروض والمهارات غير المدفوعة والأقساط غير المدفوعة في نهاية السنة على جانب المطلوبات. وستكون قيم الأصول المختلفة التي تشتريها الأسرة مثل الأرض والثلاجة والآلات والأثاث والبناء والقروض المدفوعة للآخرين والنقد في متناول اليد والبنك على جانب الأصول. المسؤولية تعني أن على العائلة أن تدفع وأن الأصل يشمل الأشياء التي تستلمها العائلة.

الغرض من الحفاظ على الحسابات والسجلات هو المراجعة على فترات دورية ، والطريقة التي يتم بها إنفاق المال ، والمدخرات المتأثرة ، والأصول التي تم تكوينها. من خلال مقارنة النفقات السابقة والحالية ، تساعد الميزانية العمومية في تحسين الادخار. حفظ السجلات هو بمثابة كتاب مرجعي جاهز. تبني السجلات يبني شعورا بالانضباط في الفرد لأنه يخلق وعيا ضد النفقات الباهظة وغير الضرورية.