قواعد ومبادئ التفويض - أوضح!

لجعل التفويض أكثر فاعلية ، هناك بعض الأدلة والقواعد والمبادئ الهامة. هذه هي كما يلي:

1. وضوح التفويض:

يجب أن يكون تفويض السلطة واضحًا ، سواء كان محددًا أو عامًا ، مكتوبًا أو غير مكتوب ، من حيث محتوياته وعلاقاته الوظيفية ونطاقه ومهامه. الغموض يؤدي إلى نتائج سيئة ويميل إلى جعل الوفد أقل فعالية.

كما أن مبدأ وضوح التفويض يتضمن تعريفًا واضحًا للعلاقات الأفقية والرأسية لموضع كل تابع إلى كل مناصب أخرى في المنظمة. يجب أن يعرف كل مرؤوس موقعه في الهيكل التنظيمي ويجب أن يعرف أيضًا كيف يتناسب وضعه في التسلسل الهرمي للإدارة.

يجب على كل مدير أن يعرف كل هؤلاء الأشخاص الذين يعملون تحت قيادته وكذلك أولئك الذين يشغلون مناصب أعلى منه في المنظمة. هذا يساعد في طلب التوجيه وكذلك في تقديم التوجيه فيما يتعلق بالسلسلة القياسية الموجودة في المنظمة.

تساعد الوفود الخطية المحددة كلا من المدير ومتلقي السلطة. ولكن مع ارتفاع مستوى الهيكل التنظيمي ، تصبح مثل هذه الوفود المحددة أكثر فأكثر صعوبة.

لا ينبغي أن يؤخذ مبدأ الوضوح ليعني أن علاقات السلطة بين المرؤوسين وكبار السن ، بمجرد تأسيسها ، تصبح غير قابلة للتغيير. مع التغييرات في العمل ، ينبغي تعديل تفويض السلطة بشكل مناسب.

2. التفويض ليكون متسقًا مع النتائج المتوقعة:

قبل الشروع في تفويض السلطة الفعلي إلى المرؤوس ، يجب أن يعرف المدير الوظائف والنتائج المتوقعة من هذا التفويض. فقط هذا القدر الكبير من السلطة الكافية لإنجاز النتائج يجب تفويضه. يعمل هذا المبدأ على أساس تحديد الأهداف ووضع الخطط وإعداد الوظائف لإنجاز هذه الأهداف أو تنفيذها. يساعد هذا المبدأ أيضًا في تقليل مخاطر تفويض الكثير أو القليل جدًا من السلطة.

3. المسؤولية لا يمكن تفويضها:

التزام لإنجاز المهمة المعينة هو مطلق ولا يتم تقسيمه عندما يتم تفويض السلطة إلى المرؤوس. الرئيس التنفيذي حتى بعد التفويض يظل مسؤولاً أمام مجلس الإدارة لإدارة وإشراف المؤسسة بأكملها.

إذا تم انتهاك هذا المبدأ ، فسيتم تنفيذ ثلاث عواقب مهمة:

(أ) إذا كان المدير قادراً على تمرير التزام مع تفويض السلطة إلى المرؤوسين ، فسوف يتم انتهاك قاعدة التسلسل الفردي للقيادة.

(ب) تتحمل الإدارة في الموعد النهائي مسؤولية كبيرة ولكنها لن تكون مسؤولة عن النتائج.

(ج) إذا سمح للمدير بتفويض التزامه ، فلن تكون هناك طريقة لمعرفة من هو المسؤول عن ماذا.

وبالتالي ، عندما يتم تفويض السلطة ، لا يتم تمرير الالتزامات إلى أسفل المنظمة ؛ يتم إنشاء مسؤوليات جديدة بدلاً من ذلك على كل مستوى.

تعادل السلطة والمسؤولية:

كلما تم تفويض السلطة ، تتعهد المسؤولية وتتعايش مع السلطة. يمكن محاسبة المرؤوسين للمهام القاتلة الموكلة إليهم حتى يموتوا حد السلطة المخولة إليهم لإنجاز الموت.

وبناءً على ذلك ، لا يمكن تحميل مدير المبيعات مسؤولية إخفاقات الإنتاج التي لم يمنح لها أي سلطة. لذلك لا يمكن أن يكون مسؤول المتجر مسؤولاً عن إصدار المواد ضد البادئة الخاطئة الواردة من مدير المتجر. ومن ثم ، ينبغي أن تتعلق السلطة والمسؤولية بالمهمة نفسها.

مبدأ الاستثناء:

يتم تفويض السلطة لخفض عملية اتخاذ القرار بالقرب من مصدر المعلومات والعمل قدر الإمكان. يجب أن يستفيد المستفيدون من السلطة بشكل صحيح وأن يتخذوا جميع القرارات في نطاق السلطة.

فقط في حالات استثنائية ، عندما لا يستطيعون اتخاذ قرار على المستوى الخاص بهم ، يجب عليهم إحالتها إلى أعلى من أجل النظر فيها واتخاذ القرارات من جانب الرؤساء.

من خلال تفويض السلطة ، لا يعفي المدير نفسه من مسؤوليته. ولذلك ، من الضروري أن يقوم المدير بإعداد تقنيات تحكم مناسبة لضمان استخدام السلطة المفوضة بشكل صحيح وتحقيق النتائج حسب التوقعات.

الجمع بين سلطة مديرين أو أكثر قبل حل المشكلة أو وصف القرار بأنه سلطة مشتتة.

سلطة مشتركة:

ويعرف مجيء المتفوقين من المرؤوسين لاتخاذ القرار باسم السلطة المشتركة.